Пути улучшения учета и повышение эффективности использования товарно-материальных запасов в связи с переходом на МСФО

В ходе документальной проверки операций по приходу материальных ценностей отдел внутреннего аудита установил что: соблюдаются правила количественной и качественной приемки; правильно составляются акты приемки и приходные ордера; не своевременно представляется в главную бухгалтерскую отчетность по материалам со складов, а также оправдательные документы от подотчетных лиц; списаны недостачи материалов на складе, выявленных в вследствие расхождений с сопроводительными документами поставщиков.

При проверке правильности ведения журнала учета поступающих грузов выясняют, используется ли этот журнал для контроля поступления и оприходования материальных ценностей; передаются ли оперативным работникам расчетно-платежные документы для их акцепта в соответствии с договорами на поставку материалов; имеются ли расписки должностных лиц в получении транспортных и сопроводительных документов для контроля прибытия иногородних грузов; делаются ли отметки с указанием количества и даты документа на прием и оприходование материалов; указываются ли в журнале даты и номера запросов о розыске грузов, не поступивших в установленные сроки.

При проверке полноты и своевременности оприходования поступивших материальных ценностей аудиторы не выявили нарушений. Сравнивая даты и номера документов, наименование, единицы изменения, количество, цены и стоимость материалов, показанные в приходных ордерах складов и в карточках складского учета, с данными счетов-фактур, товарно-транспортных накладных и других сопроводительных документов поставщиков, расхождений найдено не было.

В случае выявления каких-либо расхождений аудитор делает встречную проверку у поставщиков или запрашивает копии расчетно-платежных и других сопроводительных документов. Ему следует обратить внимание на оприходование материальных ценностей в соответствующих единицах изменения и в размерах их  фактического приема.

Отделом внутреннего аудита были проверены правильность составления корреспонденции счетов, когда поступающие товарно-материальные запасы не оприходованы, а отмечены на другие счета.

По неотфаткуроаванным поставкам материалов отделом внутреннего аудита были проверены приемные акты, полнота оприходования ценностей, правильность установления цен, их стоимости и записи в ЖО№6 по кредиту счета 671 «Счета к оплате», а также правильности корректировки этих записей после получения счетов-фактур и других документов поставщиков.

Поступившие в отчетном месяце неотфактурованные материальные ценности, по которым поставщики не предъявили к оплате счетов-фактур, отражаются в ЖО №6 по условной оценке раздельно по каждой поставке, причем вместо номера счета ставится буква «Н» (неотфактурованные). В следующем месяце, по поступлении счетов, эти записи сторнируются с одновременным оприходованием материалов по фактической их себестоимости на основании расчетных документов поставщиков.

Также отделом внутреннего аудита проверяются материалы, находящиеся в пути, то есть оплаченные, но еще не прибывшие к концу отчетного года грузов.

Иногда допускаются случаи неправомерного отражения некоторыми организациями выявленных при приемке материалов недостач, различных претензионных сумм по расчетам с поставщиками, дебиторской задолженности за оплаченные и длительное время не оприходованные (а под час и похищенные) ценности. Поэтому объектами аудиторского контроля должны стать учетные записи в журнале-ордере № 6 в части расчетов за оплаченные материальные ценности, находящиеся в пути. Проверяя операции по отпуску материальных ценностей со складов предприятия на изготовление готовой продукции, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов отдел внутреннего аудита должен проверить правильность нормирования материалов и их отпуск по установленным лимитам.

Ежедневный расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды оформляют лимитно-заборными картами. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование №___» и уменьшают остаток лимита. Неиспользованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без оформления каких-либо дополнительных документов.

Внутри предприятия, для учета движения материалов, используют однострочные или многострочные накладные на внутреннее перемещение материалов.

Материалы, отпущенные сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенные за пределами, оформляются накладными на отпуск материалов на сторону.

Проверка правильности списания материальных ценностей осуществляется с помощью лимитно-заборных карт, накладных, требований и других оправдательных документов на отпуск материалов, ведомостей учета движения материалов, карточках складского учета, оборотных и сальдовых ведомостей и других учетных регистров.

На основе изучения документов и учетных записей по операциям отпуска материалов на изготовление готовой продукции отдел внутреннего аудита установил:

1. лимитируется расход сырья  и материалов на выпуск готовых  изделий;

2. потребность в материалах выше  чем определена по действующим  нормам;

3. не своевременно вносятся изменения  в нормы расходов материалов в связи с износом оборудования;

4. используется отпущенные по  лимиту материалы на исправление  брака.

На счетах бухгалтерского учета должны делаться следующие бухгалтерские записи по отпуску материальных ценностей со складов на различные цели:

Таблица № 19

Проверка правильности оценки материальных ресурсов, списанных на издержки производства

МСФО 2 позволяет применять различные формулы расчета для различных групп запасов, если характер одних групп отличается от других. Оценка запасов при их списании на производство или продажу может осуществляться одним из следующих способов:  путем идентификации индивидуальных затрат; первое поступление – первый выпуск (ФИФО); по средневзвешенной стоимости.  Метод ЛИФО исключен из состава методов оценки запасов при их списании на производство или продажу. Считается, что его применение искажает балансовые показатели.

Из указанных вариантов оценки ТОО «Гелиос»  выбирало по средней себестоимости и указало в учетной политике самостоятельно. Поэтому надо проверить обоснованность, полезность для управления и правильность использования выбранного в учетной политике варианта оценки материальных ресурсов.

Аудитору обязательно следует проверить, какой метод оценки материалов отражается в приказе по учетной политике предприятия.

В своей работе отдел внутреннего аудита сталкивается с фактами выпуска и реализации неучтенной продукции.

Неучтенная продукция – фактически выпущенная и реализованная (иногда даже через торговые организации, фирмы) продукция, которая по бухгалтерским документам данного предприятия не значится выпущенной, а на торговой фирме не значится проданной. Для ее изготовления создают излишки сырья.

Соответствующую проверку можно сделать выборочно. Она также позволит убедится в соблюдении действующих норм расхода и соответствии этих норм современному уровню технологии и организации производства, что является определенной гарантией предупреждения излишков сырья для выпуска неучтенной, так называемой «левой», продукции.

2.3. Аудит незавершенного производства

При проверке незавершенного производства аудитору следует иметь в виду, что международные стандарты бухгалтерского учета подразделяют бухгалтерский учет на финансовый и управленческий. В связи с этим казахстанские бухгалтерские стандарты, созданные на основе международных стандартов, и Типовой план счетов бухгалтерского учета предусматривает создание двух бухгалтерий: финансовой и управленческой.

В управленческой бухгалтерии ТОО «Гелиос» ведутся счета подразделов: 90 «Основное производство», 91 «Полуфабрикаты собственного производства», 92 «Вспомогательные производства», 93 «Накладные расходы». Остальные счета ведутся в финансовой бухгалтерии.

Для составления баланса и другой отчетности в конце каждого отчетного периода из управленческой бухгалтерии в финансовую передаются остатки незавершенного производства. Для учета стоимости незавершенного производства в финансовой бухгалтерии предусмотрены следующие счета подраздела 21 «Незавершенное производство»: 211 «Основное производство», 212 «Полуфабрикаты собственного производства», 213 «Вспомогательные производства». Передача остатков незавершенного производства из управленческой в финансовую бухгалтерию отражается по дебету счетов: 211 «Основное производство», 212 «Полуфабрикаты собственного производства», 213 «Вспомогательные производства» соответственно с кредита счетов: 900,910, 920.

В начале следующего отчетного периода стоимость незавершенного производства, ученная на счетах  211- 214 подраздела 21, передается в управленческую бухгалтерию: дебет счетов: 900 «Основное производство», 910 «Полуфабрикаты собственного производства», 920 «Вспомогательные производства», кредит счетов 211-214 подраздела 21 «Незавершенное производство».

Отделом внутреннего аудита данные по статье «Незавершенное производство» были сопоставлены с главной книгой, сложены остатки по указанным выше счетам.

Согласно приказа №23 от 31.01.05г.  в период  с 01.02.05г по 05.03.05г проведена инвентаризация  незавершенного производства и ТМЦ заготовительных цехов.

Все данные внесены в инвентаризационные ведомости переведены в денежное выражение, сведены в единую ведомость и на основании которой составлена сличительная ведомость. По фактическому состоянию объем незавершенного производства   в денежном выражении составил 48808 тыс. тенге, а по бухгалтерскому учету – 104943тыс. тенге. Из 193 заказов, числящихся в бухгалтерском учете, фактически  в наличии  31 заказ на сумму 23834 тыс. тенге. Сличительная ведомость передана в главную бухгалтерию.

В процессе инвентаризации вспомогательного незавершенного производства, в цехе №6 обнаружено 1868 кг бронзы ( втулки и литники), предназначенной для текущего ремонта, которая не учтена  в бухгалтерском учете. Так же на территории завода, в районе открытого склада спецотдела, обнаружены крупногабаритные, покупные поковки (около 300 шт.), не состоящие на бухгалтерском учете.  По заданию инвентаризационной комиссии, описание данных поковок  осуществляется мастером цеха № 4, по завершению они будет оприходованы на склад.

Остатки незавершенного производств на предприятиях с единичным (индивидуальным) характером производства оценивают и отражают в балансе по фактическим производственным затратам. В массовом и серийном производстве его можно оценивать и отражать в балансе по нормативной (плановой) производственной себестоимости, тогда все отклонения от норм производственных затрат списываются на себестоимость готовой продукции.

Если на предприятии внедрен производственный учет по системе «директ-костинг», когда исчисляется неполная калькуляция продукции, а сокращенная (частичная), то остатки незавершенного производства оцениваются по фактическим либо нормативным (плановым) производственным затратам без доли условно-постоянных расходов, учитываемых на счетах 821 «Общие и административные расходы», 831 «Расходы в виде вознаграждения», 811 «Расходы по реализации готовой продукции (товаров, работ, услуг).