Расчёты с поставщиками и подрядчиками

                    Стропальщик осуществляет строповку и увязку грузов для их подъема, перемещения и укладки.

  Оргструктура отдела материально-технического снабжения представлена в Приложении Г.

              В процессе разработки планов материально-технического снабжения и их реализации работники службы снабжения взаимодействуют почти со всеми подразделениями предприятия.

              Внутренние взаимосвязи заключаются, прежде всего, в представлении службе снабжения исходных данных для разработки плана материально-технического обеспечения.

              Служба эксплуатации аэродромно-технического комплекса, ЭСТОП и МП  рассчитывает потребность и составляют заявки на материалы для ремонтно-эксплуатационных нужд, капитального ремонта (Приложение Д).

              Службы организации пассажирских и грузовых перевозок, авиационной безопасности и режима, аэровокзального комплекса и т.д. предоставляют заявки на  спецодежду, обувь.

Все службы аэропорта выявляют потребность во вспомогательных материалах. Расчеты и заявки на материалы обобщаются службой материально-технического обеспечения и включаются в сводный план по предприятию в целом.

              На стадии реализации плана материально-технического обеспечения все подразделения решают со службой ОМТС вопросы, связанные с получением лимитов на материалы, оформлением документов на их отпуск и доставкой к местам потребления.

              От отдела бухгалтерского учета и финансов (ОБУФ) служба ОМТС получает сведения о движении запасов материальных ценностей в денежном выражении, сметы расходов на командировочные расходы, счета для акцепта, информацию о неоплаченных счетах с указанием причин и, в свою очередь, представляет ей первичную документацию на прием и отпуск материалов, инвентаризационные ведомости материальных ценностей, отчетные данные о движении материалов и об остатках их на конец каждого месяца.

              С отделом коммерческой, договорной и претензионной работы (ОКДиПР) согласовываются проекты договоров с поставщиками, обосновываются и предъявляются претензии к поставщикам в случае нарушения условий договора.

              С отделом экономики, труда и заработной платы работники снабжения решают вопросы финансирования развития складского хозяйства, согласовывается положение о премировании, численность работников.

           Скоординированность действий сотрудников ОМТС с другими подразделениями предприятия позволяет эффективно решать задачи ОМТС с учетом экономических интересов предприятия в целом.

              2.2 Планирование снабженческих работ на предприятии.

Сущность планирования материально-технического снабжения заключается в выработке системы плановых решений, направленных на постоянное комплектное и качественное обеспечение производства материальными ресурсами.

Планирование материально-технического снабжения предприятия является основанием для принятия решения о закупке материальных ресурсов, позволяет предвидеть риск, возникающий в данной сфере.

В процессе планирования МТС необходимо определить:

- какие виды материальных ресурсов необходимы для обеспечения производственно-хозяйственной деятельности предприятия;

- количество материальных ресурсов, которое потребуется для выполнения  производственной программы;

- потребность в материальных ресурсах, расписанная по их видам и срокам поступления;

-  требования к количеству закупаемых сырья и материалов;

- формы и методы снабжения;

-   выбор поставщиков и выявление их возможностей;

- необходимые производственные запасы и площади складских помещений для их хранения;

- затраты на материально-техническое снабжение;

- возможности организации производства некоторых материальных ресурсов на своем предприятии.

Поэтому одним из важных элементов планирования материально-технического снабжения предприятия является изучение рынка сырья и материалов, которое предполагает:

- выработку четкой стратегии снабжения;

- систематический сбор, обработку, анализ и оценку информации о потенциальных поставщиках, ассортименте ресурсов, ценах на сырье и материалы;

- хранение информации.

В решении этих задач важная роль принадлежит отделу материально-технического обеспечения, непосредственно осуществляющему планирование снабжения материальными ресурсами.

Выбор метода определения потребности в материальных ресурсах отдельных видов обусловливается особенностями самих ресурсов, условиями и спецификой их потребления и наличием необходимых для соответствующих расчетов документов.

2.3 Документальное оформление операций по движению материальных ценностей. Статистическая отчетность ОМТС.

Поступающие на предприятие материальные ресурсы сопровождаются соответствующими документами (накладными, счетами-фактурами, спецификациями и др.)

Приемка материалов бывает количественная и качественная. В приемке участвуют работники складов и специалисты, имеющие дело с принимаемыми ценностями.

Все лица, имеющие отношение к товарно-транспортным операциям, должны изучить Инструкцию по заполнению товарно-транспортных накладных, форма № ТТН-1, и товарных накладных, форма № ТН-2, а также все другие товарные документы.

Предприятие заключает договор поставки с предприятиями-поставщиками, где предусматриваются права и обязанности сторон, объем, ассортимент, сроки поставки, меры ответственности за нарушение условий договора. Отгружая материалы, поставщик высылает предприятию (покупателю) расчетные и другие сопроводительные документы – платежное требование-поручение, счета-фактуры (Приложение Е), товарно-транспортную накладную, сертификаты, удостоверения качества и другие.

Поступившие документы передаются в отдел материально-технического обеспечения (ОМТС), где они тщательно проверяются с точки зрения их оформления и проверки объема поставки, ассортимента, сроков, цен и т.д. Затем заполняются ведомость оперативного учета выполнения договоров поставок и журнал учета поступающих грузов. В отделе снабжения на документах поставщика делается отметка о полном или частичном акцепте (согласии на оплату).

Журнал учета поступающих грузов (форма № М-1) применяется для учета и контроля за поступлением и оприходованием материальных ценностей.

Записи в журнале производятся отделом снабжения по мере поступления материальных ценностей на склад предприятия на основании товарно - транспортных документов, приходных ордеров, актов о приемке материалов. В журнале также делаются отметки о запросах, связанных с розыском непоступивших грузов.

Проверенные документы поступают в бухгалтерию, квитанции транспортных организаций передаются экспедитору для получения груза.

При отгрузке и перевозке товаров автомобильным транспортом основным документом является товарно-транспортная накладная ТТН-1 (Приложение Ж), которую грузоотправитель выписывает в четырех экземплярах. Со всеми материально ответственными лицами должен быть заключен договор о полной материальной ответственности в двух экземплярах.

Если при приемке груза установлены расхождения между фактическими данными груза и данными поставщика в ТТН-1, то приемка груза приостанавливается и создается комиссия с участием представителя поставщика для составления акта приемки (форма № М-7), который является основанием для предъявления претензии поставщику. Фактический груз в этом случае принимается по приходному ордеру - форма № М-4 (Приложение З).             

Товарная накладная  ТН-2 (Приложение И) применяется для оформления приемки и отпуска груза, если его перемещение осуществляется без участия транспортных средств.

Акт (накладная) приемки - передачи (внутреннего перемещения) основных средств  N ОС-1 (Приложение К) применяется для оформления зачисления в состав основных средств (фондов) отдельных объектов, для учета ввода их в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с существующим законодательством оформляться в особом порядке, для оформления внутреннего перемещения основных средств из одного цеха (отдела, участка) в другой, для оформления передачи основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава основных средств при передаче другому предприятию (организации).

При оформлении приемки основных средств акт (накладная) составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект приемочной комиссией, назначенной распоряжением (приказом) руководителя предприятия (организации). Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т.п., если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. Акт (накладная) после его оформления, с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию предприятия, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия, организации или лицами, на то уполномоченными.

При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт (накладная) выписывается в двух экземплярах работником отдела (цеха) сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, второй - отделу (цеху) - сдатчику.

При получении материалов со склада поставщика экспедитор должен иметь доверенность (Приложение Л), которая выписывается в одном экземпляре (форма № М-2, М-2а) и действует не более 15 календарных дней со дня выписки, а при плановых платежах – весь календарный месяц. Учет выданных доверенностей ведется в специальном журнале (форма № М-3).

Поступление материалов собственного изготовления, отходов производства, материалов от списания основных средств оформляются накладными на внутреннее перемещение в двух экземплярах.

Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги или расчетные чеки. К авансовому отчету должен быть приложен товарный счет и кассовый чек (из магазина), где указывается дата, место покупки материалов, наименование материалов, их количество и цена, данные паспорта продавца. На поступившие материалы составляется приходный ордер. 

Учет материалов на складе ведут материально ответственные лица (зав. складом, кладовщик) в карточках количественно-суммового учета (форма № М-17), которые открывает бухгалтер и под расписку в реестре карточек передает кладовщику. Карточки открываются на год, и учет в них ведется только в натуральном выражении. Бухгалтер проверяет правильность оформления документов и правильность записей в карточках, расписывается в карточках и ставит дату проверки. Такая проверка производится систематически не реже одного раза в  7-10 дней.

Лимитно-заборные карты и требование-накладная заполняются в двух экземплярах: один предоставляется получателю, а второй – работнику склада.

Акт о приемке материалов (форма N М-7) применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов.

Лимитно-заборная карта (формы N М-8 и N М-9) применяются для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и являются оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом на одно или несколько наименований материалов (номенклатурных номеров) в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху (участку) - потребителю материалов, второй - складу или кладовой цеха (участка). Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель цеха (участка).

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя предприятия (организации), главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных.

При этом выписывается акт - требование (форма № М-10).

Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, после чего выводится остаток лимита по каждому номенклатурному номеру материалов. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита.

Акт - требование на замену (дополнительный отпуск) материалов (форма № М-10) применяется для учета отпуска материалов сверх установленного лимита или при замене материала и является основанием для списания материалов со склада.

Акт - требование выписывается на один вид материала и его многократный отпуск в пределах лимита в двух экземплярах: один экземпляр - для получателя (цеха, участка и т.д.), второй - для склада.