Расчёты с поставщиками и подрядчиками

Кладовщик отмечает в обоих экземплярах акта - требования дату и количество отпущенного материала, после чего выводит остаток.

В акте - требовании получателя (цеха, участка и т.д.) расписывается заведующий складом (кладовщик), в акте - требовании склада - представитель получателя (цеха, участка).

Сдача актов - требований в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники производится после выдачи всего количества требуемого материала.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материала другими допускается только по разрешению директора предприятия (организации), главного инженера или лиц, на то ими уполномоченных, и после согласования с соответствующими отделами предприятия.

Накладная - требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов форма № М-11 (Приложение М) применяется для учета движения материальных ценностей внутри предприятия и их отпуска хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям.

Накладная - требование выписывается в двух экземплярах и подписывается главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным.

В случае внутреннего перемещения материалов накладную - требование составляет материально ответственное лицо склада (цеха), сдающего ценности. Один экземпляр служит сдающему складу (цеху) основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу (цеху) для оприходования ценностей.

Карточка складского учета материалов - форма № М-12 (Приложение Н) применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, зав. складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно - расходных документов в день совершения операции.

Реестр приемки - сдачи документов - форма № М-13 применяется для регистрации сдаваемых в бухгалтерию приходно - расходных документов.

Реестр составляется в одном экземпляре материально - ответственным лицом и сдается в бухгалтерию предприятия (организации) вместе с первичными документами и необходимыми приложениями.

Учет спецодежды, спецобуви ведется в личной карточке - форма М-37 (Приложение О).

Ведомость учета остатков материалов на складе (форма № М-14) ведется на предприятиях (в организациях), учитывающих материалы по оперативно - бухгалтерскому (сальдовому) методу учета. Ведомость учета остатков заполняют по данным карточек складского учета, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.

Значительный объем информационной работы с документами по организации материально-технического снабжения на предприятии можно выполнить эффективно лишь при условии использования компьютеров. На РУП «Национальный аэропорт Минск» используется программа «Галактика», которая позволяет перевести все информационное обеспечение и решение задач по управлению материально-техническим снабжением  в автоматизированный режим.

В комплексе «Галактика» функции по отслеживанию предложений поставщика могут быть выполнены средствами программного модуля «Управление маркетингом». Получение и отслеживание заявок на приобретение обеспечивается модулем «Управление документооборотом». Для контроля взаимозачетов с поставщиками рекомендуется использовать модуль «Поставщики, получатели».

Вследствие глубокой интеграции входящих в «Галактику» модулей и наличия единой базы данных, все сведения, необходимые для оформления документов-оснований, накладных, доверенностей могут быть выведены путем выбора из существующих таблиц базы данных.

Статистическая отчетность – необходимый инструмент управления материально-техническим снабжением и сбытом. Отвечает за составление статотчетов ОМТС экономист.

Формы статистической отчетности, предоставляемые  РУП «Национальный аэропорт Минск» представлены в таблице 3.1

Таблица 3.1 Формы статистической отчетности

2.4 Выбор поставщиков

Выбор поставщиков осуществляется по результатам анализа рынка, переговоров и оценки предложений.

Процесс выбора поставщика  -  трудоемкое и ответственное занятие. Главная проблема – отсутствие единичного (комплексного) критерия оценки поставщика. Поэтому, чтобы быть уверенным в выборе (а главное выбор был эффективным для производства и успешного сбыта), необходимо анализировать всю деятельность поставщика.

Выбор поставщика включает три этапа. На первом этапе осуществляется идентификация всех поставщиков интересующей предприятия продукции. Это осуществляется в процессе изучения предложения закупаемой продукции, а также конкуренции в среде поставщиков.

Второй этап – оценка потенциальных поставщиков. При этом для предприятия-покупателя важно установить:

- что следует знать о каждом поставщике, т.е. какие направления его деятельности должны быть изучены, какая информация, полученная ранее на стадии изучения предложения и конкуренции, должна быть востребована и проанализирована;

- возможные методы оценки поставщика.

Третий этап заключатся в комплектовании группы поставщиков, с которыми целесообразно вступать в коммерческие переговоры с целью принятия конечного решения по закупке.

Оценить каждого из установленных поставщиков можно, сравнивая прежде всего его предложение с учетом характеристики продукции, поставляемой на рынок.

Но этого будет недостаточно для полной оценки поставщика. Дальше следует проанализировать технические, производственные, финансовые и управленческие возможности оцениваемого поставщика.

Политика предприятия в отношении выбора поставщика прежде всего предполагает анализ условия поставки:

- цена и качество закупаемого товара,

- скидок,

- условий платежа и предоставлении кредита,

- условий доставки и сервиса (срок, минимальная партия, характер тары, упаковки и т.д.).

Конкретные результаты по этим позициям достигается в виде компромисса в процессе переговоров и зависит от позиций поставщика и покупателя на рынке. При этом, конечно же, учитывается надежность поставщика, выполнение им договорных обязательств.

Источниками информации о поставщиках являются предложения, переданные ими по телефонной, факсимильной и почтовой связи, реклама в периодической и специализированной литературе. Каждое поступающее предложение регистрируется в канцелярии, передается в ОМТС и  регистрируется инженером ОМТС в журнале регистрации коммерческих предложений.

В соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.05.2003г. № 652 «О некоторых вопросах осуществления закупок товаров, работ и услуг»  и утвержденным им «Положением о порядке осуществления закупок товаров, работ и услуг на тендерной основе» разработан «Порядок осуществления закупок товаров, работ и услуг в РУП Национальный аэропорт Минск», который применяется для обеспечения повседневной деятельности по приобретению материалов, оборудования, работ, услуг, связанной с обеспечением безопасности и регулярности полетов, обслуживанием воздушных судов, пассажиров, багажа, груза.

При осуществлении закупок товар, работ, услуг начальник ОМТС на основании предварительного изучения конъюнктуры рынка, проспектов фирм, технических описаний товаров, а также при необходимости ознакомления с потребительскими характеристиками этих товаров непосредственно у производителей или в организациях, использующих эти товары, разрабатывает технико-экономическое задание (Приложение У), за исключением закупок коммунальных услуг, услуг почтой, телеграфной, телефонной (кроме мобильной) связи, услуг радиотрансляционной сети, а также закупок товаров, работ и услуг стоимостью до 1 тыс. евро.

Тендеры на закупку товаров, работ, услуг с применением открытой, ограниченной, упрощенной процедуры осуществляются тендерной комиссией, которая создается на основании приказа генерального директора и действует в соответствии с «Положением о тендерной комиссии РУП «Национальной аэропорт Минск».

Открытая процедура – процедура, при которой все заинтересованные претенденты могут представлять тендерные предложения. Открытая процедура применяется: при ориентировочной цене контракта закупки равной или выше пороговой (80 тыс. евро по официальному курсу Национального банка Республики Беларусь на день принятия решения о проведении закупки); если в соответствии с Положением о процедуре закупки допускается участие иностранных и отечественных претендентов, предлагающих товары, работы и услуги иностранного происхождения.

Ограниченная процедура – открытая процедура проведения тендера с применением предквалификации (предварительного отбора претендентов, удовлетворяющих предусмотренными документами квалификационным данным).

Осуществление закупки с использованием ограниченной процедуры возможно при закупке технически сложных товаров, сложных работ и услуг в целях ограничения числа претендентов, способных обеспечить удовлетворительное осуществление контракта закупки, при ориентировочной цене контракта закупки равной или выше пороговой.

Упрощенная процедура – процедура проведения тендера, при которой претенденты имеют право представлять тендерные предложения в письменном виде по приглашению, опубликованному заказчиком в печатном издании.

Закупка с применением упрощенной процедуры осуществляются при ориентировочной цене контракта ниже пороговой.

Процедура переговоров – процедура проведения конкурентных переговоров, при которых заказчик направляет прямые приглашения выбранным им претендентам и обсуждает условия контракта с одним или несколькими из них.

              Основными поставщиками ТМЦ являются: ОДО «Торнефть», Смолевичский филиал «Минскнефтепродукт»,ИЧУПТП «Саммит Технолоджис», ООО «Белвысотстрой», УП «Эндвест Трэйд», ЗАО РХЗ «Нордикс», ОДО «Ренмакс».

      2.5 Порядок заключения договоров

В РУП «Национальный аэропорт Минск» разработано и утверждено положение о договорной работе (приказ № 87 от 31 мая 2004г. с дополнениями и приложениями), где  установлен порядок организации заключения, исполнения, учета и хранения договоров, в том числе порядок:

-         разработки проектов договоров на предприятии, их согласования (визирования),

-         организации взаимоотношений предприятия с потребителями, поставщиками и иными партнерами по предварительной подготовке и заключению договоров, контрактов, соглашений урегулирования разногласий, возникших при заключении, изменении и расторжении договоров;

-         учета и регистрации договоров, исполнения и контроля за исполнением договоров,

в  соответствии с требованиями Указов и Декретов Президента Республики Беларусь, Гражданского кодекса Республики Беларусь, Воздушного Кодекса Республики Беларусь, действующих нормативных документов ИАТА, нормативных правовых документов, регламентирующих хозяйственную деятельность предприятия, основанного на праве полного хозяйственного ведения.

              Целью положения является:

              - обеспечение заключения договоров на уровне, обеспечивающем максимальную эффективность хозяйствования при их выполнении;

- обеспечение правовой защиты интересов предприятия по заключаемым договорам и соглашениям;

- формирование на договорных условиях надежного круга партнеров, а также устойчивого рынка сбыта производимых услуг;

- обеспечение поставок предприятию сырья, материалов, оборудования и т.д. по оптимальным ценам и качеству, а также в сроки, позволяющие осуществлять обслуживание воздушных судов, пассажиров, грузов на уровне мировых стандартов и обеспечивать безопасность полетов;

- обеспечение качественного заключения договоров и соглашений;

- организация надлежащего выполнения заключенных договоров;

- обеспечение полного учета и контроля за выполнением договорных обязательств.