Учет и аудит основных средств

На рассматриваемом  предприятии служба внутреннего  контроля отсутствует. Контрольные  функции осуществляют директор и  главный бухгалтер, которые не состоянии одни вести и своевременно систематизировать информацию о финансовом состоянии хозяйства в целях осуществления оперативного контроля и эффективного финансового планирования расходов как в целом по производству, так и по отдельным элементам бухгалтерского учета – основным средствам.

Однако  применение в настоящее время  информационных технологий и постепенное  формирование автоматизированной учетной  системы на предприятии предопределяет пересмотр организационной структуры  и создание в 2010 году специальной службы внутреннего контроля (или аудита) в состав которой войдут специалисты по бухгалтерскому учету, юрист, представитель службы главного механика. При этом руководитель службы внутреннего аудита должен подчиняться непосредственно лицу, которое может обеспечить независимость действий аудиторов (включая доступ к любой информации) и принять адекватные меры по выполнению аудиторских рекомендаций. Далее в последующем разделе будет приведена рекомендуемая схема службы внутреннего контроля.

Учетная политика должна, прежде всего, соответствовать требованиям полноты, своевременности, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости и рациональности, подчеркивают специалисты [21. С.39] .

. При  создании службы внутреннего  контроля на предприятии в  2010 году следует учитывать, что  эффективно построенная система учета в организации должна: гарантировать, что хозяйственные операции верно отражены во времени; позволить правильно измерить объем операции; помочь составить бухгалтерскую проводку, адекватную содержанию операции; ограничить возможность появления умышленных нарушений и злоупотреблений.

Ключевыми элементами области контроля являются: эффективность организационной  структуры; роль руководства; место  внутреннего аудита; обоснованность планов и бюджетов; уместность и  надежность информации руководства; существование  адекватной политики и процедур для  контроля за бизнесом; риск того, что  руководство может игнорировать систему внутрихозяйственного контроля или преднамеренно привести ложные цифры в финансовой отчетности; эффективность  контроля руководства над компьютерными  операциями; надежность контроля над  операциями, отличными от компьютерных.

В учетной  политике АПКФ ЗАО «Таремское» целесообразно выделить основные моменты, касающиеся взаимоотношений главного бухгалтера (бухгалтерской службы) с другими подразделениями (особенно выполняющими какие-либо учетные функции) и руководством хозяйства в целом. Это могут быть ссылки на типовые положения законодательства (к примеру, Закон о бухгалтерском учете), на внутренние должностные инструкции главного бухгалтера и других сотрудников бухгалтерской службы, а также разработанное главным бухгалтером на основании действующих законодательных и нормативных актов Положение о бухгалтерской службе. Последнее, может быть утверждено как отдельным приказом, так и в виде приложения к учетной политике АПКФ ЗАО «Таремское»   по бухгалтерскому учету.

 

3. Результаты аудита основных средств и направления совершенствования системы их учета в АПФК ЗАО «Таремское»

 

При организации  аудита основных средств  в АПКФ ЗАО «Таремское»  использовался выборочный метод проверки, а также методы: документальной проверки, проверки соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, правильность обобщения и группировки данных по учету основных средств, прослеживание.

В ходе проверки установлено, что в Учетной политике АПКФ ЗАО «Таремское»  на 2008-2009 годы нашли отражение все основные положения, наличие которых обязательно при утверждении учетной политики по бухгалтерскому учету (пункт 5 ПБУ 1/98), а именно:

-   рабочий план счетов бухгалтерского  учета; 

- формы  первичных учетных документов, применяемых  для оформления фактов хозяйственной  деятельности, по которым не предусмотрены  типовые (унифицированные) формы  первичных учетных документов, а  также формы документов для  внутренней бухгалтерской отчетности;

- порядок  проведения инвентаризации активов  и обязательств организации; 

-  методы  оценки активов и обязательств;

- правила  документооборота и технология  обработки учетной информации;

- порядок  контроля за хозяйственными операциями (организация внутреннего контроля  в организации);

- другие  решения, необходимые для организации  бухгалтерского учета.

В ходе проверки установлено, что по дебету  счета 01 «Основные средства» отражаются суммы: поступивших основных средств - в корреспонденции со счетами  учета на капитальные вложения и  других источников;

По кредиту  счета 01 отражаются суммы выбывших или  реализованных основных средств.

Установлено также, что аналитический учет по счету 01 «Основные средства» в АПКФ ЗАО «Таремское»  ведется по каждому основному средству отдельно.

Такой учет организуется по отдельным объектам основных средств, каждому из которых  присваивается инвентарный номер  на весь период его эксплуатации. Пообъектный  учет ведется в инвентарных карточках, пример инвентарной карточки дан  в приложении 8.

При проведении аудита аналитического учет основных средств, прежде всего, проверены:

- правильность  присвоения шифра амортизационных  отчислений и наличие всех  справочных данных;

- нет  ли объектов основных средств,  по которым не ведутся инвентарные  карточки.

Отдельно  проверено состояние учета основных средств в местах их размещения (в  эксплуатации, на складе, в ремонте  и т.д.). Для этого изучена правильность ведения инвентарного списка основных средств (форма № ОС-13), соответствие данных аналитического учета записям  на счете 01 «Основные средства», регулярность  взаимной сверки данных бухгалтерского учета.

Во время  проведения аудита  синтетического учет движения основных средств и их амортизации были проверены ведомости начисления амортизации. Данные по  ним  были сверены с данными Главной книгой, балансом (ф. № 1), приложением (ф. 5). Расхождений не выявлено. В то же время следует отметить, что в данных ведомостях существуют исправления, не всегда правильно оформленные (отсутствует подпись лица внесшего исправление).

При аудите оформления и отражения в учете  операций по поступлению и выбытию  основных средств изучены следующие аспекты бухгалтерского учета основных средств:

Полноту и своевременность оприходования  основных средств устанавливают  путем изучения первичных документов и записей по счетам 01 «Основные  средства», 08 «Капитальные вложения», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  и др.

Источниками таких данных являются акты приемки-передачи основных средств (ОС-1); акты приемки-сдачи отремонтированных объектов (форма ОС-3), инвентаризационные описи; инвентарные карточки, ведомости и др.

При проверке оприходования основных средств в порядке их безвозмездной передачи, данная передача была в 2008 году,  было установлено наличие соответствующих двусторонних актов приемки-передачи указанных объектов, их техническое состояние и своевременность оприходования и закрепления за материально-ответственными лицами.

Оприходования и ввод в эксплуатацию объекта  основных средств оформлены актом  приемки-передачи основных средств (ОС-1), и только с этого момента начинается отсчет начисления амортизации и  возмещения уплаченного поставщикам  налога на добавленную стоимость  по основным средствам.

Отдельно  проверены операции оприходования  полученных основных средств в виде вкладов в уставный капитал. Нарушений  не выявлено.

При проверке операций по реализации и выбытию  основных средств обратили внимание на то, как производилась безвозмездная  передача основных средств. Сумма  при  безвозмездной передаче основных средств  отнесена на финансовый результат.

Списание  основных средств в связи с пришедшими в негодность оформлено документально и правильно разнесено по регистрам учета.

Важной  задачей контроля по учету основных средств является проверка правильности начисления амортизации.

В ходе аудиторской  проверки установлена правильность отнесения основных средств к  амортизационным категориям, при  этом бухгалтерия предприятия  руководствуется классификацией  основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 г. №1.

Исходя  из вышеизложенного была  выборочно  проверена правильность применения норм амортизации, данные табл. 16.

При выборочном расчете сумм амортизационных отчислений обнаружена ошибка. Ежемесячная сумма  амортизационных отчислений   по трактору Т-40 по расчету аудитора   составляет 1683 руб, а фактически начисляется в 2009 году 1638 рублей.  Всего недоначисленно амортизации за 2009 год 540 руб,  данные табл. 17.

 

Таблица 17 - Выборочный расчет сумм амортизационных отчислений в АПКФ ЗАО «Таремское» 

Наименование основного  средства	Первоначальная  стоимость основного средства, руб.	Годовая норма амортизационных отчислений, %.	Ежемесячная сумма амортизационных  отчислений, руб.
			Факт	По расчету аудитора
Здание фермы, кирпичное	297056	2,0	495	495
Транспортер для уборки навоза	25489	5,0	106	106
Молокопровод в сборке	402031	5,0	1675	1675
Трактор Т-40 для раздачи  кормов	161587	12,5	1638	1683

 

Далее проведен подсчет и сверка данных аналитического учета начисленной амортизации  с данными счетов Главной книги, расхождений нет.

Учет  наличия и движения основных средств  в АПКФ ЗАО «Таремское»  в целом соответствует требованиям законодательства Российской Федерации.

В целом  работу бухгалтерии АПКФ ЗАО «Таремское»  можно оценить положительно. Она качественно выполняет возложенные на нее обязанности по учету основных средств. Соблюдаются все требования нормативных документов по ведению бухгалтерского учета. Допущенные в учете ошибки исправляются своевременно. Соблюдаются сроки составления отчетности и сдачи ее в налоговые органы. Отлажено ведение налогового учета.

Оценка  уровня внутреннего контроля в АПКФ ЗАО «Таремское»  показала, что специальная служба внутреннего контроля в хозяйстве отсутствует, что не позволяет руководству получать своевременную и систематизированную информацию о финансовом состоянии организации в целях осуществления оперативного контроля над учетом и использование основных средств. В связи с этим руководству АПКФ ЗАО «Таремское»  рекомендовано создание специальной службы внутреннего контроля.  Рекомендуемая структура службы внутреннего контроля представлена на рис.2.

Основными задачами службы внутреннего контроля должны стать:

- разработка  входных (за исключением тех,  которые в настоящее время  уже используются в бухгалтерском  учете) и выходных форм документов  с показателями. Бухгалтерской службе  следует заполнять эти формы  с той периодичностью, которая  наиболее целесообразна для поддержки  работы финансовой службы АПКФ ЗАО «Таремское» ;

- периодическое  (ежеквартально, ежемесячно, ежегодно) составление пояснительных записок  к выходным формам с расчетными  показателями с подробным анализом  отклонений (от плановых, среднеотраслевых  показателей, показателей предыдущего  года, и т.д.) с выдачей рекомендаций  по устранению недостатков.

Введение  дополнительного контроля над учетом основных средств со стороны руководства АПКФ ЗАО «Таремское»  - это означает просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в этой области. Такой подход позволит более рационально расходовать средства на приобретение основных средств, тратить меньше времени на убеждение вышестоящего руководства в необходимости приобретения того или иного объекта, повысить дисциплину использования основных средств работниками АПКФ ЗАО «Таремское».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Рекомендуемая структура службы внутреннего контроля АПКФ ЗАО «Таремское»

Практика  бухгалтерского учета основных средств  в организации так же сталкивается со многими другими недостатками. Они, прежде всего, связанны:

- с действующим законодательством, так как бухгалтерия хозяйстване всегда своевременно получает данные о прошедших изменениях в это области, поэтому необходимо организовать доступ к системе «Консультант Плюс» для обеспечения персонала законодательными и нормативными актами, ПБУ, инструкциями оперативного отслеживания изменений в нормативной базе;