Учет и аудит расчетов с персоналом по оплате труда

На данном этапе  требуется принципиально новая организация оплаты труда. И это реальная необходимость замены устаревшей, низко эффективной модели оплаты труда, которая в значительной мере сдерживает реализацию потенциала работников и тормозит развитие экономики. Всевозможные премии, доплаты и надбавки утратили стимулирующую роль и превратились, по сути, в механическую прибавку к тарифным ставкам и должностным окладам, как правило, не связанную с результатами труда. Более того, они настолько усложняют организацию заработной платы, что она становится недоступной для понимания. Какие же первоочередные преобразования в организации оплаты труда следует провести в ООО ТК “Терем”, чтобы она соответствовала современным условиям хозяйствования? Прежде всего, надо окончательно отказаться от использования гарантированных тарифных ставок и должностных окладов. Именно они выступают главным ограничителем и шлагбаумом размеров заработной платы и заинтересованности персонала в развитии и реализации имеющихся способностей. Дело в том, что превышение меры труда, за которую выплачивается ставка или оклад, либо не предполагает увеличения и не сопровождается ростом его оплаты, либо это увеличение незначительно и слабо ощутимо для сотрудников. Поэтому тарифные ставки и должностные оклады работники традиционно связывают с тем предельным уровнем количества и качества труда, превышение которого материально не выгодно для них. При этом часто срабатывает принцип: зачем работать больше и лучше, если все равно получишь не больше установленной ставки или оклада.

Действующий сегодня  порядок начисления ставок и окладов  допускает возможность их выплаты  без достижения работниками соответствующих результатов. Здесь несколько иная логика: стоит ли достигать требуемых результатов, определенных тарифной системой, ведь и без этого получишь, как минимум, гарантированную ставку или оклад. Такой механизм организации и выплаты ставок и окладов, естественно, расслабляет, расхолаживает и, уж конечно, не заинтересовывает работников в высокопроизводительном труде. Более того, думается, что с учетом сказанного, он не во всем соответствует экономическому закону распределения по труду в его классическом понимании и принципу социальной справедливости, поскольку допускает равное вознаграждение за неравный труд.

Именно в этом видится одна из основных причин сознательного недоиспользования трудящимися своих физических и интеллектуальных способностей. Достаточно большое количество сотрудников не уверены, что если они будут работать больше и лучше, то увеличится их заработок.

Не логично распределять не гарантированный, динамичный ФОТ  между сотрудниками по гарантированным  стабильным ставкам и окладам. Это равносильно попытке преждевременно точно распределить еще не созданный продукт. Однако чем можно заменить данный элемент организации оплаты труда? Если не по тарифу, то, как распределять заработанные средства между сотрудниками фирмы? Что же нужно делать, отказавшись от использования гарантированных ставок и окладов в практике организации оплаты труда в ООО ТК “Терем”? Внедрять бестарифную систему заработной платы всем без исключения сотрудникам фирмы.

Глава 3. Аудит расчетов по оплате труда

3.1.Методика  аудиторской проверки расчетов  по оплате труда 

Аудиторская деятельность, аудит - предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей.

Аудит осуществляется в соответствии с Федеральным  законом[26] другими федеральными законами и иными нормативными правовыми  актами по проведению аудиторской деятельности, изданными в соответствии с вышеуказанным  Федеральным законом.

Целью аудита является выражение мнения о финансовой (бухгалтерской)

отчетности организаций  и индивидуальных предпринимателей и соответствии порядка ведения  бухгалтерского учета законодательству РФ.

Основной целью  аудитора при проверке оплаты труда  является определение сильных сторон контроля, чтобы убедиться, что существенные ошибки отсутствуют.

Основная задача аудита оплаты труда - проверка соблюдения нормативно-правовых актов при начислении оплаты труда, удержаниях из нее и  правильности ведения бухгалтерского учета по оплате труда.

Среди документов, подлежащих проверке, выделяют первичные  документы, регистры синтетического и  аналитического учета и отчетность.

Первичные документы  включают:

1. Кассовую книгу. 

2. Расходные кассовые  ордера.

3. Приказ (распоряжение) о приеме на работу[27] (форма  N Т-1); приказ (распоряжение) о переводе  на другую работу (форма N Т-5); приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска (форма N Т-6); приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8).

4. Личную карточку (форма N Т-2)[28];

5. Форму N Т-12 "Табель  учета использования рабочего  времени и расчета заработной  платы"; форму N Т-13 "Табель учета  использования рабочего времени"[29].

6. Ведомость N 8 "Книга  учета депонированной заработной  платы".

7. Форму N Т-49 "Расчетно-платежная  ведомость"; форму N Т-51 "Расчетная  ведомость"[30]; форму N Т-53 "Платежная  ведомость"[31].

8. Формы N Т-54, Т-54а  "Лицевой счет".[32]

Регистры синтетического и аналитического учета включают:

1. Главную книгу. 

2. Журнал-ордер  N 1.

3. Журнал-ордер  N 2.

4. Журнал-ордер  N 10.

5. Разработочную  таблицу РТ-5 "Сводка начисленной  заработной платы по ее составу  и категориям работников и  сводка данных по расчетам  с рабочими и служащими".

6. Разработочную  таблицу РТ-2 "Распределение заработной  платы".

Отчетность включает:

1. Пояснение к  бухгалтерскому балансу и отчету  о прибылях и убытках: отчет  о движении капитала (форма N 3) и отчет о движении денежных  средств (форма N 4).

2. Приложение к  бухгалтерскому балансу (форма  N 5, справка N 8 "Социальные показатели").

3. Статистическую  отчетность по форме N П-4 "Сведения  о численности, заработной плате  и движении работников".

В начале проверки следует обратить внимание на документальное оформление трудовых отношений с  работниками организации. Взаимоотношения  между работником и организацией регулируются двумя основными нормативными актами: Гражданским кодексом Российской Федерации (ГК РФ) и Кодексом законов  о труде Российской Федерации (КЗоТ РФ)[33].

В рамках этих документов трудовые отношения могут быть оформлены  одним из трех основных способов:

1. трудовым договором  (контрактом),

2. коллективным  договором или 

3. договором гражданско-правового  характера. 

Трудовой договор (контракт) - соглашение между трудящимся и работодателем, по которому одна сторона  обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности  с подчинением внутреннему распорядку, а другая - выплачивать заработную плату и обеспечивать условия  труда, предусмотренные законодательством  о труде, локальными договорами организации  и соглашением сторон. Трудовым договором  не могут устанавливаться условия, противоречащие КЗоТ РФ (условия увольнения, установление взысканий, порядок рассмотрения индивидуальных споров, введение материальной ответственности, не предусмотренной ст. 121 КЗоТ РФ).[34]

Трудовые отношения  с совместителями также оформляются  трудовым соглашением. При этом общая  продолжительность рабочего времени  в месяц не может превышать  половины месячной нормы, предусмотренной  для соответствующих категорий  работников. В процессе проверки необходимо удостовериться по табелю учета рабочего времени в том, что данная норма  соблюдается.

Коллективный договор  и другие локальные нормативные  акты регулируют трудовые отношения  наравне с трудовым соглашением (контрактом). К локальным нормативным  актам относятся Положение о  системе оплаты труда, Положение  о премировании и другие, в которых  фиксируются все условия оплаты труда, входящие в компетенцию организации.

Договор гражданско-правового  характера (ГПХ) заключается с физическими  лицами, которые могут быть зарегистрированы в качестве предпринимателей без  образования юридического лица. При  проверке необходимо выявить суть договора, с тем, чтобы отличить трудовой договор  от договора ГПХ, что важно при  начислении страховых взносов. Если трудовой договор заключается на выполнение обязанностей по конкретной должности и в рамках конкретной специальности, то предметом договоров  ГПХ являются определенный результат  труда, выполнение фиксированного задания, совершение некоторого действия, которые  должны быть четко отражены договором. При этом физическое лицо, заключившее  трудовой договор, подпадает под  действие трудового законодательства, предоставляющего ему те или иные социальные гарантии, а по договорам ГПХ эти льготы не предоставляются.

При проверке необходимо обратить внимание на наличие трудовых договоров, подписанных сторонами  и заверенных печатью организации, а также первичных документов, которыми должны оформляться прием  на работу (форма N Т-1), перевод работника  из одного структурного подразделения  в другое (форма N Т-5), предоставление работнику отпуска (форма N Т-6), увольнение с работы (форма N Т-8). На каждого работника заполняется Личная карточка (форма N Т-2)[35].

В соответствии с  Положением о бухгалтерском учете  и отчетности в РФ[36] все хозяйственные  операции должны отражаться в учете  на основании документов, составленных по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной  учетной документации. В данное время  действуют формы, утвержденные постановлением Госкомстата России "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты"[37], которые обязательны  для применения юридическими лицами всех форм собственности. Организации  при необходимости могут вносить  в данные формы, детализирующие и  уточняющие изменения, а также дополняющие  реквизиты, но основные реквизиты форм должны быть сохранены без изменений. Применение бланков устаревших и  произвольных форм не допускается. Налоговые  органы вправе налагать административные штрафы на должностных лиц за указанное  нарушение.

При проверке документального  оформления договоров ГПХ аудитор  должен выборочно проверить наличие  договоров, заполненных с соблюдением  всех реквизитов, заверенных печатями и подписями сторон, а также  смет, доверенностей и актов выполненных  работ. Следует иметь в виду, что  если договор с предпринимателем на выполнение работ, требующих лицензии (договор перевозки, договор на оказание аудиторских услуг), заключен при  ее отсутствии, то он может быть признан  ничтожным.

3.2. Программа проведения аудиторской  проверки 

Для успешной деятельности организации ООО ТК «Терем», повышения уровня рентабельности, сохранения и приумножения его активов необходим отлаженный механизм управления, важнейшим элементом которого выступает повседневный внутрихозяйственный контроль.

Система контроля должна быть экономически оправданной, то есть затраты на её функционирование не должны превышать потерь предприятия, которые могли бы быть вызваны  отсутствием такой системы.

Данное в стандарте  «Изучение и использование работы внутреннего аудита» определение  внутреннего аудита хоть и дается применительно к целям стандарта, в то же время может быть использовано и к анализу этого понятия  в настоящей главе. Так, п.2.1 указанного стандарта предусмотрено, что под  внутренним аудитом понимается организованная ООО ТК «Терем», действующая в  интересах его руководства и  собственников, регламентированная внутренними  документами система контроля за соблюдением установленного порядка ведения бухгалтерского учета и надежностью функционирования системы внутреннего контроля.

Внутренний аудит  дает информацию высшему звену управления всей организацией о её финансово-хозяйственной  деятельности, способствует созданию высокоэффективной системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля, препятствующей возникновению нарушений, и подтверждает достоверность отчетов её обособленных структурных подразделений.

Существующая система  внешнего аудита направлена в первую очередь на подтверждение достоверности  отчетности и не решает многих проблем  совершенствования системы управления.

Отметим, что функционирование служб внутреннего аудита наиболее оправданно на крупных предприятиях, организациях, а также для хозяйствующих  субъектов, имеющих филиалы, представительства, обособленные структурные подразделения. Сказанное, очевидно, объясняется значительным объемом хозяйственных операций, их разнообразием, другими, в том  числе чисто техническими причинами, существенно затрудняющими повседневный контроль.

В соответствии с  п.5.9 Устава ООО ТК «Терем» контроль за финансово-хозяйственной деятельностью ООО осуществляется ревизором, избираемым общим собранием участников сроком на один год. Ревизор проводит проверки финансово-хозяйственной деятельности ООО по поручению общего собрания, по требованию участника (участников), обладающих в совокупности не менее 20% голосов, по собственной инициативе. Ревизор составляет заключение по годовым отчетам и балансам. Без заключения ревизора общее собрание не вправе утверждать баланс. Должностные лица обязаны по требованию ревизора представлять все необходимые бухгалтерские и иные документы, а также личные объяснения.

Создание специальной  системы внутреннего контроля целесообразнее в крупных предприятиях, к каковым  исследуемое ООО не относится. Вместе с тем, наличие в системе внутреннего  контроля ООО ревизора, к тому же с весьма неопределенными полномочиями и обязанностями, представляется недостаточным. Эффективней была бы, видимо, специальная  внутренняя аудиторская служба, созданная  на правах отдела в составе 2-3 сотрудников. Действительно, в соответствии с  Законом РФ «Об обществах с  ограниченной ответственностью» избрание ревизора обязательно лишь для обществ  с числом участников более 15 ( ст.32 Закона )[38]. В то же время необходимо учитывать приводимое в [ II.5 ] принципиальное отличие ревизора от аудиторской службы, которое делает последнюю более предпочтительной. Действительно, основными задачами ревизии являются осуществление контроля за выполнение требований документов, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность, установление полноты, своевременности и достоверности отражения хозяйственных и финансовых операций.