Учет и аудит с персоналом по оплате труда

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. № 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

Расчетно-платежная ведомость объединяет в себе две утвержденные формы -расчетную и платежную ведомости.

Если заработная плата выдается по Платежным ведомостям (форма № Т-53), то такие платежные ведомости регистрируются в журнале регистрации (форма № Т-53а), которая ведется работниками бухгалтерии.

Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости для подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за три месяца при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей. Поэтому в организации на каждого работника открывают лицевые счета (ф. № Т-54 и ф. № Т-54а), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступлений на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени. Он заполняется на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ (нарядов, заказов-нарядов, книги учета выработки и т.п.), отработанного времени (табелей учета использования рабочего времени формы № Т-12 и № Т-13). Отражается информация из приказов (распоряжений) о поощрении работников формы № Т-11 и № Т-11а, записок-расчетов о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) и при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61) , акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73), листков и справок на доплату, больничных листов и др. документов.

Одновременно производится расчет всех удержаний из заработной платы с учетом полагающихся данному работнику налоговых вычетов, льгот и определяется сумма к выплате на руки.

Лицевой счет заполняется работником бухгалтерии.

Изменения, внесенные в форму Т-54, связаны с изменениями в исчислении налога на доходы физических лиц, введении ИНН и страховых свидетельств государственного пенсионного страхования, сокращением разновидностей оплат, надбавок на большинстве предприятий.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (ф.№Т-60) предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф. М Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта). Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

Для получения аванса за первую половину месяца в банк представляют следующие документы: чек, платежные поручения на перечисление денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на социальные нужды (в фонды — пенсионный, социального страхования, обязательного медицинского страхования).

1.3.              Синтетический и аналитический учет расчетов по оплате труда

Для ведения расчетов с персоналом предприятия по оплате труда, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам в бухгалтерском учете используется пассивный счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».[15]

По кредиту данного счета отражают начисление заработной платы, причитающиеся работникам - в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников, пособий по социальному страхованию, пенсий и других аналогичных сумм – в корреспонденции со счетом 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», а также начисление работникам доходов от участия в капитале организации и т.п. – в корреспонденции со счетом 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)».

По дебету счета отражаются выплаченные суммы заработной платы, премий, пособий и т.п., доходов от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов на доходы работников, суммы, удержанные из заработной платы по исполнительным документам, и другие удержания.

Кредитовое сальдо по данному счету отражает задолженность предприятия перед работниками по начисленной, но не выданной  заработной плате.

Синтетический учет заработной платы осуществляется путем группировки и суммирования аналитических показателей в составе фонда заработной платы, фактически сложившегося за каждый отчетный период (включая отчетный год). Аналитический учет носит персональный характер и организуется в разрезе каждого табельного номера работника, а синтетический фиксирует его суммы, объединяя их в составе счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Использование тех или иных учетных регистров в синтетическом учете зависит от применяемой формы бухгалтерского учета на предприятии.

При начислении заработной платы и других выплат работникам необходимо правильно определить их источники. Существует несколько видов таких источников:

1) Выплата зарплаты может осуществляться за счет отнесения начисленной заработной платы на себестоимость продаваемой продукции, товаров, работ, услуг. При включении выплат в себестоимость продукции (работ, услуг) необходимо руководствоваться статьей № 255 части второй Налогового кодекса РФ «Расходы на оплату труда». Для правильного отражения начисленной зарплаты бухгалтер организации самостоятельно выбирает тот счет по учету издержек производства и обращения, который соответствует виду деятельности организации и структуре производства. К таким счетам относятся:

- счет 20  «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих);

- счет 23 «Вспомогательное производство» (оплата труда рабочих вспомогательного производства);

- счет 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала);

- счет 26 «Общехозяйственные расходы» (плата труда административно-управленческого персонала);

- счет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств);

- счет 44 «Расходы на продажу» (оплата труда работников, занятых в процессе продажи продукции (товаров);

- другие счета издержек.

В бухгалтерии начисленные суммы заработной платы работников соответствующих производств отражаются по дебету указанных счетов затрат и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате туда» (на всю сумму начисленной заработной платы).

Если организация осуществляет строительство для собственных нужд или проводит реконструкцию основных средств, то начисление заработной платы работникам, занятым на этих работах, отражается по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате туда».

Начисление заработной платы по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, оборудования к установке отражаются по дебету счетов 07 «Оборудование к установке», 10 «Материалы» и т.д. и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате туда» (на всю сумму начисленной заработной платы).

2) В организации могут производиться выплаты, которые не относятся на издержки производства и не включаются в себестоимость продукции, работ и услуг, а возмещаются за счет нераспределенной прибыли прошлых лет, фонда потребления, целевого финансирования и т. п. Выплаты из этих источников непосредственно не связаны с оплатой труда и носят компенсационный или поощрительный характер. К ним относят:  премии за счет средств специального назначения и целевых поступлений; материальную помощь, беспроцентные займы, выданные на улучшение жилищных условий; оплату проезда членов семей работников к месту проведения отпуска и обратно (в соответствии с действующим законодательством - для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях);  единовременные пособия уходящим на пенсию ветеранам труда и т. п.

3) Источником оплаты труда могут служить средства Фонда социального страхования РФ, остающиеся в организации. За счет этих средств могут производиться выплаты пособий по временной нетрудоспособности, пособий по беременности и родам, единовременного пособия при рождении ребенка, ежемесячного пособия на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, оплата дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом.

Суммы начисленных пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам отражаются проводкой:

Дебет 69/1 «Расчеты по социальному страхованию»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»  - на всю сумму начисленных пособий. [32,c. 587]

Одновременно с начислением заработной платы исчисляются суммы единого социального налога, подлежащего уплате во внебюджетные фонды (гл. 24 II части НК РФ). Данные суммы в бухгалтерском учете отражаются на счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Сумма налога рассчитывается налогоплательщиками отдельно в отношении каждого фонда. К счету 69 открываются следующие субсчета:

-             69-1 «Расчеты по социальному страхованию»

-             69-2 «Расчеты по пенсионному обеспечению»

-             69-3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию»

Суммы начисленного единого социального налога отражаются по дебету тех же счетов, на которых отражается начисление заработной платы в корреспонденции со счетом 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

При перечислении ЕСН и взносов с расчетного счета предприятия делается запись по дебету счета 69 и кредиту счета 51 «Расчетный счет».

В соответствии с гл. 23 II части Налогового кодекса РФ, из начисленной заработной платы  работников производятся удержания налога на доходы физических лиц в размере 13%.

Начисление налога производится с помощью следующей бухгалтерской записи:

Дебет 70  «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Налог на доходы физических лиц».

Перечисление данного налога в бюджет отражается по дебету счета 68 и кредиту счета 51.

Деньги на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и т.д. получают в обслуживающем банке. Организации, имеющие выручку, могут по согласованию с банком расходовать ее на оплату труда.

Для получения зарплаты в банк представляются следующие документы:

- чек;

- платежные поручения на перечисление в бюджет налога на доходы;

- платежные поручения в пользу различных организаций и лиц на суммы, удержанные из зарплаты работников по исполнительным листам, по другим исполнительным документам и личным обязательствам;

- платежные поручения на перечисление платежей в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Фонды обязательного медицинского страхования. [23,c. 489]

Платежные поручения выписываются в рублях с округлением копеек до рублей по общим правилам.

При получении наличных денег в банке на выдачу заработной платы сотрудникам делается проводка:

Дебет 50 «Касса»   

Кредит 51 «Расчетный счет» - на всю сумму наличных денег, получаемых в банке.

Зарплата выдается в сроки, установленные коллективным договором. Эти даты указываются в предоставляемых банку кассовых заявках. Аванс и зарплата за вторую половину месяца выдаются в течение трех дней, включая день получения денег в банке.

Выдача заработной платы, премий, пособий и других выплат сотрудникам оформляется бухгалтерской записью [15]:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 50 «Касса»  - выдана из кассы зарплата наличными;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит 51 «Расчетные счета» - перечислена с расчетного счета зарплата на лицевой счет работника в Сбербанке.

1.4.              Учет удержаний из заработной платы

Из начисленной работникам организации заработной платы производят различные удержания, которые можно разделит на две группы: обязательные и удержания по инициативе администрации организации.

К обязательным удержаниям относятся налог на доходы физических лиц, удержания по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц. По инициативе администрации могут быть удержаны: суммы, излишне выплаченные вследствие счетных ошибок, суммы возмещения материального ущерба, причиненного по вине работника организации, удержания в счет погашения полученной работником ссуды; суммы аванса, выданного в счет зарплаты; за товары, купленные в кредит и т. д.

Согласно статье 138 Трудового кодекса, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50 %  заработной платы, причитающейся работнику. [44,c. 129]

При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником во всяком случае должно быть сохранено 50 %  заработной платы.

В ст. 81 СК РФ установлены размеры алиментов, взыскиваемых на несовершеннолетних детей в судебном порядке. При отсутствии соглашения об уплате алиментов они взыскиваются судом ежемесячно в размере: