Удосконалення обліку і аудиту витрат на оплати праці

Протягом місяця записи в журналі 5 робляться на підставі документів постачальника, які надходять в бухгалтерію та відповідним чином обробляються. Журнал 5 відображає також дані аналітичного обліку: кожний рахунок записується окремою позицією, де вказуються дані про суми нараховано заробітної плати в цілому або за їх окремими видами, що вирішує головний бухгалтер, сума податку на доходи фізичних осіб, інші утримання з неї. Такі записи робляться лінійно-позиційним способом (в одному рядку). Разом із тим, загальні підсумки журналу 5 означають синтетичні дані або кореспонденцію рахунків та суми, які відносяться в дебет чи кредит відповідних рахунків.

Отже, журнал 5 є комбінованим регістром, у якому ведеться хронологічний  та систематичний облік, аналітичний  і синтетичний облік рахунків із оплати праці.

При застосуванні комп'ютерної техніки  в обліку замість журналу 5 можуть складатися машинограми в розрізі, який необхідний не лише для складання фінансової звітності, а й для потреб менеджерів, які використовують дані для аналізу даних та прийняття управлінських рішень. Склад і зміст відомостей з обліку витрат визначають споживачі інформації.

Нарахування оплати здійснюється на основі документів, які групуються за центрами їх споживання, балансовими  рахунками, субрахунками, статтями витрат. Таке групування відображається в розробній  таблиці 1; воно необхідне для управлінського обліку, аналізу нарахування, визначення витрат за об'єктами обліку і калькулювання собівартості продукції. Розробна таблиця 1 є основним нагромаджувальним документом, із якого дані переносять у регістри синтетичного й аналітичного обліку. Вона є своєрідним посередником, що групує дані первинних документів з метою переносу їх у регістри обліку.

Отже, метою бухгалтерського  обліку витрат на оплату праці є  сприяння оптимізації витрат на виробництво  продукції у підприємницькій діяльності для одержання найбільшого прибутку, спрямованого на задоволення соціальних потреб працівників підприємства.

 

 

2.3.Організація і планування  аудиту витрат на оплату праці  персоналу 

 

Організація аудиту залежить від мети, визначення якої згідно Закону України “Про аудиторську діяльність” полягає у перевірці публічної бухгалтерської звітності, обліку, первинних документів та іншої інформації незалежним аудитором в усіх суттєвих аспектах незалежним аудитором щодо фінансово-господарської діяльності суб'єктів господарювання з метою визначення достовірності їх звітності, обліку, його повноти і відповідності чинному законодавству та встановленим нормативам [6].

Аудит витрат на оплату праці  повинен здійснюватися у кілька етапів: підготовчий, що включає розробку підходів до проведення перевірки; збір інформації; аналізу й обробки інформації та оцінки ефективності аудиторської перевірки.

Аудит - це форма науково-практичного  дослідження, тому важливо, щоб його результати були засновані на об'єктивних, порівняльних і достовірних даних. При перевірках допускається використання будь-яких видів документації з праці і трудових відносин. Додатково до аналізу документації проводиться опитування менеджерів, управляючих трудовими ресурсами, працівників відділів кадрів і служби управління персоналом, вибіркового числа осіб керівного персоналу і підлеглих.

Одним із найважливіших завдань  аудиту праці є визначення ефективності здійснення програми управління і розвитку трудових ресурсів (мається на увазі, що така програма існує на кожному  підприємстві). Тому перед початком перевірки цілі і задачі програми повинні бути чітко визначені, а якщо необхідно, уточнені. Це особливо важливо, якщо в перевірці беруть участь зовнішні аудитори. Ця перевірка повинна включати принаймні три цільові функції:

- оцінку взаємозв'язку і несуперечності  загальнодержавних законів, галузевих  інструкцій і внутріфірмових  правил і установок;

- оцінку відповідності програми  організаційним цілям підприємства, її обґрунтованості і напруженості;

- оцінку ходу виконання програми. Крім цього, необхідно ретельно перевірити правила і методики, щоб визначити, наскільки вони відповідають поставленим задачам.

Технологічно процес аудиту праці, як вважають фахівці, повинен складатися із шести ступенів [31, с.320]. Перший - формалізація ідеї проведення аудиторської перевірки, визначення її цілей і гіпотетичних вигод для підприємства від її проведення. На другому ступені добирається персонал для організації перевірки, і в разі потреби проводиться його навчання. Третій ступінь - збір звітних даних по роботі з працівниками на різних рівнях управління трудовими ресурсами та організації їх оплати. Четвертий - попередня підготовка звітів з перевірки й обговорення їх з лінійними керівниками. П'ятий - надання звіту керуючому персоналом і вироблення разом з ним основних рекомендацій - як удосконалити управління персоналом та оплату праці. Шостий - впровадження коригувальних заходів у процес життєдіяльності підприємства.

В залежності від суб’єктів контролю та потреб підприємства обумовлюється розмежування контролю на зовнішній та внутрішній, обов’язковий та необов’язковий. Взаємозв’язок, особливості зовнішнього та внутрішнього видів контролю наведено на рис.2.6.

Деталізувати мету аудиту доцільно через його об’єкти. “Об’єкти аудиту – облікова політика і стандарти, організація і стан обліку та контролю, зміст і достовірність звітності, застосування автоматизації, плани підвищення кваліфікації працівників з обліку матеріальних цінностей та їх виконання” [41, С.125].

В ході аудита операцій з витратами на оплату праці перевіряються як загальні питання, так і специфічні операції, характерні тільки для діяльності базового підприємства ПАТ „Універмаг «Дитячий світ».

Внутрішній контроль здійснюється спеціалістами підприємства і його завданням є впровадження прогресивних технологій і раціональних методів господарських операцій з витратами на оплату праці, розробка та використання новітніх методик в області розрахунку ризиків за цими операціями, визначення вузьких місць. Контроль повинен бути постійним та охоплювати результати дій усіх функцій управління, базуватися на фактах їх прояву, переробляти інформацію про стан діяльності підприємства та підпорядковуватись їх загальній меті - розробка рішень щодо удосконалення господарської діяльності.

Удосконалення механізмів управління підприємством вимагає закріплення колективної чи персональної відповідальності за збереженням коштів та їх ефективним використанням. Децентралізація повноважень і відповідальності передбачає виділення на підприємстві центрів, за якими організується господарська діяльність і здійснюється оцінка її результатів. Ефективний контроль операцій з витратами на основі центрів відповідальності в межах окремих структурних одиниць та відповідальних осіб забезпечує накопичення, оперативний аналіз і контроль інформації про господарські процеси, а також дозволяє оцінювати діяльність менеджерів і трудових колективів.

Договір на проведення аудиторської перевірки є офіційним документом, що регламентує взаємини «клієнт — аудитор», і загалом нічим не відрізняється від звичайних договорів, використовуваних у підприємницькій діяльності. Цей документ, як і інші договори, юридично відображає і фіксує погоджені інтереси сторін — учасників договору, у даному випадку замовника — клієнта і виконавця — аудитора. Однак договір на аудит має й істотну відмінність від інших договорів, використовуваних у підприємництві,— у першу чергу, це негласне врахування інтересів третьої сторони (споживачів інформації фінансової звітності) при складанні договору. Адже фактично аудитор несе відповідальність не тільки перед клієнтом, але і перед цими споживачами при нанесенні їм збитку в результаті неякісної перевірки.

Перед підписанням договору аудитору необхідно не тільки по можливості більш чітко усвідомити для себе бажання клієнта, але і прагнути допомогти йому правильно сформулювати своє замовлення. Якість проведення аудиторської перевірки, безконфліктність взаємин аудитора з клієнтом багато в чому залежать від чіткості складання договору на проведення аудита [75].

Аудит завжди обмежений визначеним терміном (у середньому — 2 тижні); через ці обмеження на великому і навіть на середньому по потужності підприємстві провести суцільну перевірку фінансово-господарської діяльності не завжди вдається. У зв'язку з цим важливого значення набуває стратегія перевірки з урахуванням індивідуальних особливостей кожного економічного суб'єкта, що передбачає:

розгляд зібраної інформації про діяльність клієнта;

попередню оцінку ризику й ефективності внутрішнього контролю;

визначення глибини, сутності і тривалості перевірок окремих  груп операцій.

Стратегія аудиторської перевірки заснована на виборі найбільш раціональних шляхів досягнення цілей  цієї перевірки і залежить від  досвіду і кваліфікації аудитора, тривалості співробітництва аудиторської фірми і клієнта, тобто від ступеня знання особливостей клієнта, характеру задач, розв'язуваних в аудиті, і інших факторів. Стратегія аудиторської перевірки повинна мати вид плану, що складається аудитором у писемній формі, ціль якого:

попередньо визначити  обсяг і тип необхідних тестів;

оцінити витрати по їхньому  проведенню;

досягти взаєморозуміння  з клієнтом по всіх основних питаннях до початку перевірки;

мати доказ обґрунтованості  виконання аудита і його якості у даного клієнта.

Планування здійснюється відповідно до вимог однойменного стандарту МСА 300, відповідно до якого плануванню передують наступні етапи: передпланова підготовка; одержання загальної інформації про підприємство (специфіка діяльності, зв'язки, юридичні зобов'язання ін.); оцінка матеріальності; оцінка аудиторського ризику; оцінка системи внутрішнього контролю і ризику її неефективності [90].

Багато аудиторських фірм розробляють свої внутрішні  стандарти плану перевірки, пристосовані до галузевої специфіки клієнта.

Планування включає розробку графіків: визначення термінів і обговорення їх із клієнтом; проведення інструктажу членів виконавчої команди, організація зв'язків з підрозділами усередині фірми; обговорення стратегії і підготовки аудита з клієнтом.

На першому етапі аудитору необхідно вирішити питання про доцільність співробітництва з клієнтом; визначити причини, що спонукали клієнта удатися до послуг аудитора; сформувати штат для проведення перевірки; укласти договір із клієнтом.

У процесі попереднього ознайомлення з клієнтом аудитору необхідно оцінити [90] фінансову стабільність клієнта; положення клієнта в економічному середовищі; відносини клієнта з попередньою аудиторською фірмою, якщо вони мали місце.

Аудитор може скористатися інформацією, наданої юристами, попередніми аудиторами, іншими аудиторськими фірмами, підприємцями тощо. При оцінці причин, що спонукали клієнта удатися до послуг аудитора, останній повинен визначити найбільш ймовірних користувачів фінансової звітності.

При аудиті на ПАТ «Універмаг «Дитячий світ» передбачається перелік загальних питань основних напрямків аудиту. Першочерговому плануванні підпадають перевірку фінансової звітності. Далі плануються операції за витратами з оплати праці.

При складанні загального плану проведення аудиту цілеспрямовано передбачити наступні аспекти:

умови договору на виконання  аудиту;

зміст аудиторської звітності, строки її подачі;

передбачена законом  відповідальність аудитора;

відповідальність клієнта, за пред’явлену бухгалтерську звітність і повноту іншої необхідної інформації;

передбачена система  і форма бухгалтерського обліку;

фінансові звіти потрібні для аудита;

виконавці аудиторської роботи;

продовження перевірки;

бюджет часу і витрат;

дії на аудит нових  бухгалтерських або аудиторських інструкцій, нормативів, законів в ході аудиторської перевірки;

визначення найбільш важливих етапів і задач аудиту;

ступінь довіри до системи  бухгалтерського обліку;

сутність і об’єкти аудиторських досліджень.

При аудиті на підприємстві ПАТ «Універмаг «Дитячий світ» аудитор складає робочу програму, яка заключає:

поняття зовнішніх умов діяльності підприємства –клієнта;

установлення типу, структури  підприємства і управління ним;

планування і послідовний  контроль аудиторських процедур;

вивчення і оцінка форми і методів обліку витрат на оплату праці;

вивчення, оцінка і перевірка  внутрішнього контролю;

перевірка господарських  операцій і облікових регістрів;

перевірка відповідності  даних бухгалтерської звітності  обліковим регістрам;

перевірка відповідності  прибутків (збитків) фактичним результатам діяльності;

перевірка відповідності  бухгалтерської звітності облікової  практики і діючих законів;

аналіз бухгалтерської звітності в цілому і перевірка  аудиторської роботи з ціллю визначення достовірності, об’єктивності інформації, яка міститься в звітності;

узагальнення результатів  перевірки і складання аудиторської звітності.