Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

Кафедра технологии важнейших отраслей промышленности

 

 

 

 

ЗАЧЕТНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Технология и автоматизация делопроизводства»

Вариант №15

 

 

 

 

 

 

Студент

УЭФ, 1-й курс, 10 РЭТ-1                                                                       Ю.И. Павлюк

                                                  

Проверил                                        

Профессор                                                                                          В. В. Паневчик

 

 

 

 

 

МИНСК 2011

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение 3

1. Журнал «Архивы и делопроизводство», 1/2007 – Рубрика «ВОПРОС – ОТВЕТ» 4

2. Правила оформления реквизитов   7

3. Правила подготовки организационно-распорядительных документов 9

4. Образец оформления студенческого документа «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» 12

5. 1 Образец оформления  приказа по основной деятельности 13

5. 2 Образец оформления  приказа по личному составу 14

6. Образец справочно-информационного документа (ПРОТОКОЛ) 16

7. Документы,  входящие в состав личного  дела 17

7.1 Образец оформления ПРЕДСТАВЛЕНИЯ О ПЕРЕВОДЕ НА ДРУГУЮ ДОЛЖНОСТЬ 19

8. Образец оформления  делового письма 20

9. Образец оформления  переписки с иностранным корреспондентом 21

10. ПРИЛОЖЕНИЯ

10.1 ПРИЛОЖЕНИЕ А «Состав реквизитов» 22

10.2 ПРИЛОЖЕНИЕ Б «Краткий терминологический словарь» 23

10.3 ПРИЛОЖЕНИЕ В «Заявление о приеме на работу» 51

10.4 ПРИЛОЖЕНИЕ Г «Заявление о переводе на другую должность» 52

10.5 ПРИЛОЖЕНИЕ Д «Заявление об увольнении»  53

10.6 ПРИЛОЖЕНИЕ Е «Формуляр-образец формата А4 согласно СТБ 6.38-2004» 54

10.7 ПРИЛОЖЕНИЕ Ж «Формуляр-образец письма, принятый в зарубежной практике» 55

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 56

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире возрастает важность документов в деятельности организаций и учреждений, именно они являются инструментом этой деятельности. Отсутствие организованной технологии управления документооборотом приводит к тому, что в нужный момент невозможно определить с каким документом работает предприятие, каково текущее состояние документа. Чётко налаженная организация работы с документами — залог эффективного управления предприятием.

Специалисты часто выполняют  функции руководителей предприятий. Современные специалисты-руководители должны иметь представление о документационном обеспечении и владеть основами организации делопроизводства на предприятии.

Цель дисциплины «Технология и автоматизация делопроизводства» — дать необходимые теоретические и практические навыки работы с документами.

В результате изучения дисциплины студенты должны:

  ● знать основные принципы документооборота, регистрации документов, контроля их исполнения, правила оформления дел и порядок передач документов в архив;

● уметь составлять документы и организовывать их переработку и хранение; строить тексты машинописного и принтерного оформления;

●  иметь представление о принципах работы секретаря-референта по без документному обслуживанию.

При подготовке «Зачетной работы» использовались нормативно-методические документы, материалы журнала «Архивы и делопроизводство», учебно-методическая литература. 

 

 

1. Журнал «Архивы  и делопроизводство», 1/2007

1.1 В п. 31 Методических  указаний указано, что при оформлении  наименования организации сокращенное  наименование помещают ниже полного или за ним в скобках.

В уставе организации  указаны:

полное наименование организации – Общество с ограниченной ответственностью «Агентство новостных  услуг»;

сокращенное наименование организации – ООО «Агентство новостных услуг».

Названия достаточно длинные. В данном случае должны ли быть на бланке письма указаны и полное, и сокращенное наименования организации? Достаточно ли указать только сокращенное наименование организации?

Ответ на данную ситуацию:

согласно п. 5.5 СТБ 6.38-2004, полное наименование организации указывают в точном соответствии с правовыми актами. Сокращенное наименование организации помещается на бланке ниже полного наименования и применяется в случае, если оно официально зафиксировано в правовом акте о ней. Аналогичная норма закреплена и в п.31 Методических указаний.

Следовательно, если в правовом акте об организации (в данном случае – уставе) закреплены и полное, и сокращенное наименования организации, то они должны быть указаны  на бланке. При этом сокращенное  наименование помещается ниже полного и заключается в скобки, например: ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «АГЕНСТВО НОВОСТНЫХ УСЛУГ» (ООО «АГЕНСТВО НОВОВОСТНЫХ УСЛУГ»).

 

1.2 Наша организация является учредителем нескольких переоидических изданий (журналов). Редакция журналов является структурными подразделениями организации, однако, они не являются юридическими лицами. В редакциях использовались бланки для писем, на которых указывалось наименование редакции, почтовый адрес и контактные данные; реквизиты были оформлены на русском языке, то есть не указывались банковские реквизиты и наименование юридического лица.

Допускается ли оформление и использование бланков  для писем структурных подразделений (а именно, редакций журналов)? Если да, то можно ли при оформлении бланков писем редакций не указывать коммерческие данные и наименование юридического лица?

Ответ на данную ситуацию:

СТБ 6.38-2004 среди  реквизитов, применяемых при оформлении организационно-распорядительных документов, называют реквизит «Наименование структурного подразделения». Пунктом 5.7 указанного стандарта установлено, что на бланке для письма ниже реквизитов «Наименование организации» и Наименование структурного подразделения» помещают почтовый адрес отправителя, коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, с включением кода автоматической междугородной телефонной связи, адрес электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.).

Таким образом, при оформлении бланка для письма как организации, так и структурного подразделения наличие реквизитов «Наименование организации» (в вопросе – «наименование юридического лица») и «Коммуникационные и коммерческие данные» являются обязательным. Согласно требованиям нормативных документов, все бланки для писем (включая наименование организации и другие реквизиты) должны оформляться на двух языках.

Использование бланков структурных подразделений, не являющихся юридическими лицами, не допускается, согласно пункта 32 Методических указаний по применению СТБ 6.38-2004.

Вместе с  тем, согласно пункта 3.2.4 Примерной  инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных  органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, при территориальной разобщенности  структурных подразделений допускается децентрализованная регистрация поступающих документов. О возможности децентрализованной регистрации исходящих документов нормативные акты умалчивают, однако, в данном случае она представляется оправданной, что в свою очередь, приводит к необходимости разработки бланков для писем структурных подразделений (редакций журналов).

 

 
2. Правила оформления  реквизитов

15 вопрос.  Какие  существуют варианты оформления  реквизита «Резолюция»?  Сколько  резолюций может помещаться на документе, каково месторасположение на дополнительных листах? В каком случае допускается обобщенное обозначение адресатов? Можно ли документ, исходящий от двух организаций, оформлять на бланке одной из них?

Резолюция –  письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

В состав резолюции  должны входить следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), задание, сроки его  исполнения (при необходимости), подпись, дата.

Согласно постановления  Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года №4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь», при оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

- для формата  А6: верхнее и нижнее – не  менее 10 мм, левое – не менее  12 мм, правое – не менее 8 мм;

- для формата А5: верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;

- для формата А4: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм.

Резолюция оформляется  на первом листе документа, и  пишется  от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения.

Согласно постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 года №4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь», на документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция размещается  между реквизитом «Адресат» и  текстом в правом верхнем углу листа документа, включает фамилию  исполнителя, содержание поручения  и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (личная подпись) и датирована. Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать  под углом к линии строки. Задание, содержащееся в резолюции, должно быть конкретно.

Пример -

Соловьеву А.А.  Прошу подготовить   заключение к 12.09.2004   Бойко 02.09.2004

При необходимости  оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций  и невозможности их размещения в  отведенном для резолюции месте  допускается написание резолюции  на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его текста, других реквизитов  и полей.

Согласно СТБ 6.38-2004 "Унифицированной  системы документации Республики Беларусь. Системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", при отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа. При необходимости написания второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Обобщенное обозначение адресатов допускается в том случае, если документ адресуется в несколько однородных организаций, выступающих в качестве получателей (например: Директорам, Управляющим, Учредителям и т.д.). На одном документе не должно быть более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список на рассылку и на каждом экземпляре пишут один адрес.

Если в резолюции  определяется несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным  за своевременное и качественное исполнение задания в целом.

Если документ ставится на контроль, в резолюции  может быть указано должностное  лицо, осуществляющее контроль исполнителя (ответственный за контроль).

Если на контроль ставится не весь документ, а его  отдельные пункты, следует указывать номера контролируемых пунктов. Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле.

 

3. Правила  подготовки организационно-распорядительных  документов

15 вопрос. Как  оформляют заявление о приеме, переводе и увольнении? Состав реквизитов. Где следует располагать реквизит «Название вида документа» в заявлении? Кто визирует приказы и где проставляют визы на их проектах? Можно ли отказаться от визирования проекта приказа?

Заявления о  приеме на работу, переводе, увольнении оформляются в соответствии с унифицированными формами, входящими в УСОРД.

Заявление имеет  следующую типовую структуру:

1. наименование вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ);
2. дата составления документа;
3. номер документа;
4. адресат (кому адресовано заявление);
5. заявитель (кто составляет заявление);
6. текст заявления;
7. подпись составителя;

В заявление  не принято писать предлог «от» (кого), а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (весьма убедительно, заранее вам признателен, прошу  не отказать и т.п.).

Заявление о приеме на работу. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие (организацию, учреждение), указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Заявление рекомендуется  составлять на бумаге формата А4 (это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое заявление подшивается), рукописным способом. Заявление о приеме на работу может выглядеть так, как показано в ПРИЛОЖЕНИИ В.