Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «Белорусский государственный  экономический университет»

 

 

 

 

 

 

Кафедра технологии производства

 

 

 

 

 

 

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу «Делопроизводство»

 

Вариант №17

 

 

 

 

 

 

Студент ФЭУТ,

3-й курс, РГС-5    (подпись)   А.В. Листопадова

   (дата)   

 

 

 

Проверил      (подпись)

   (дата)   С.В. Некраха

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск 2009

 

1. Машинописные документы выполняются на чистой бумаге трех сортов: № 0, 1, 2.

Формат бумаги выбирают в зависимости от объема машинописного текста. На листе формата А4 (210×297мм) изготавливают документы большого объема. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатают на листах формата А5 (148×210мм). Для печатания планов, графиков, таблиц используют бумагу формата А5 (297×420мм).

Межстрочный интервал. В MS Word межстрочный интервал измеряется в строках (одна строка равна 12 пт или 0,677 дюйма) и устанавливается автоматически в зависимости от размера шрифта (в большинстве случаев — 120 % размера шрифта). Например, если шрифт — 10 пт, то межстрочный интервал автоматически составит 12 пт.

По умолчанию устанавливается  интервал, равный одной строке. В  случае необходимости его можно  изменить. Например, при полуторном к строке будет прибавлена еще половина интервала. MS Word предоставляет возможность увеличить интервал на кратное число строк. Кроме того, можно задавать минимальное и точное значение интервала. Для этих целей предназначен раскрывающийся список «Междустрочный» в окне диалога «Абзац».

Установка межстрочного интервала в документах имеет большое значение. Чем компактнее расположены строки и абзацы на листе, тем лучше с точки зрения экономии. Однако чрезмерное уплотнение текста может привести к тому, что он станет неудобочитаемым.

Для определения величины межстрочного интервала при оформлении текста документов на компьютере следует пользоваться стандартными требованиями машинописи. В соответствии с ними необходимо придерживаться данных о межстрочных интервалах, представленных в табл. 1.1.

 

Таблица 1.1. Величина межстрочного интервала при оформлении текстов документов

Реквизит	Пишущая машина	Персональный компьютер
Текст документа на формате  А4	1,5	1
Текст документа на формате  А5	1	Точно 14
Текст документа, предназначенный  к типографическому изданию	2	1,5
Реквизит, состоящий из нескольких строк	1	Точно 14
Составная часть реквизита	1,5-2	1
Отделение реквизитов документа  друг от друга	2-3	1,5

Важно помнить, что величина межстрочного интервала (1; 1,5; 2), устанавливаемая на пишущей машине, предполагает следующее размещение строк на листе формата А4:

1) 58—61 — при одинарном  интервале; 2) 38—41 — при полуторном; 3) 29—31 — при двойном.

Если текст набирают на компьютере шрифтом 13, 14 и даже 15 пт, то устанавливаемый интервал не будет совпадать с соответствующим интервалом пишущей машины, так как не выдерживается вышеуказанное количество строк на формате А4. Для достижения соответствия следует на компьютере задавать межстрочный интервал с учетом данных табл. 1.2.

Таблица 1.2. Количество печатных строк на формате А4 в зависимости от межстрочного интервала и размера шрифта

 

Пишущая машина		Персональный компьютер
Интер- вал	Количество строк (размер шрифта примерно 12 пт)	Интервал	Размер шрифта, пт
			10	11	12	13	14	15	16
1	58-61	1	63	57	52	48	45	42	39
-	-	1,1	57	52	48	44	41	38	36
-	-	1,2	52	48	44	40	37	35	33
-	-	1,3	47	44	40	37	35	32	30
-	-	1,4	44	41	37	35	32	30	28
1,5	38-41	1,5	42	38	35	32	30	28	26
2	29-31	2	32	29	26	24	23	21	20

 

 

Как следует из табл. 1.2., для размещения на странице 38—41 строк при наборе печатного текста на персональном компьютере используют шрифт 13 пт (при этом необходимо установить межстрочный интервал 1,2) и 14 пт (интервал 1,1). Таким образом, величина межстрочного интервала является величиной, производной от размера шрифта.

Шрифты. Основными параметрами при машинописном оформлении документов являются межстрочный интервал (шаг строки), равный 4,25 мм, и шаг письма — расстояние между одинаковыми элементами одноименных смежных отпечатанных символов, которое составляет 2,6 (2,54) мм. Высота шрифта пишущей машины — 4,25 мм, а ширина, как правило, — 2,6 мм. При использовании компьютерных технологий к основным параметрам символьного оформления относятся тип (гарнитура) шрифта — графические особенности шрифта, а также размер шрифта (кегль) — его высота, которые в отличие от машинописи следует установить перед процессом набора текста. Высота шрифта (кегль) задается в пунктах (единица измерения, принятая в полиграфии). Один пункт (1 пт) равен 1/72 дюйма или 0,352 мм (англо-американская система измерения).

Все шрифты могут быть разбиты на две группы:

• моноширинные (фиксированные) — символы одинаковой ширины;
• пропорциональные — ширина символа определяется особенностью его изображения.

Количество символов, которое можно напечатать на отрезке в один дюйм (2,54 см), измеряется в питчах. В случае моноширинного шрифта на отрезке в один дюйм помещается 10 символов (ширина каждого — 2,54 мм).

Операционная система Windows, например, использует моноширинный шрифт Courier (Курьер) и пропорциональный шрифт Times New Roman (Тайме Пью Роман).

Гарнитуры можно подразделить на четыре большие группы: шрифт с засечками (серифный), шрифт без засечек (сан-серифный), рукописный шрифт и специальные шрифты (запись нот, химических формул и др.). Серифные шрифты (например, Петербург, Тайме, Кудряшов) имеют специальные горизонтальные и вертикальные засечки, что делает их удобными для чтения, так как засечки облегчают скольжение взгляда по строке.

Для оформления документов лучше всего подходят шрифты Тайме и Петербург. При составлении официальных документов может быть использован шрифт Курьер, имитирующий шрифт пишущей машины. Особенность данного шрифта заключается в том, что он моноширинный, т.е. буквы в разных строках располагаются точно друг под другом.

Возможности шрифтового оформления, предоставляемые MS Word, разнообразны. При подготовке документов на персональном компьютере рекомендуется использовать шрифт Тайме Пыо Роман в обычном начертании размером не менее 13 пт (0,352 мм • 13 = 4,57 мм), что больше высоты шрифта пишущей машины (4,25 мм). Часто для оформления текста предлагают использовать шрифт размером 15 ит (0,352 мм х х 15 = 5,28). Однако это не совсем оправдано, поскольку влечет за собой уменьшение количества строк на листе формата А4 и увеличение физического размера.

Координата  реквизита по горизонтали. Схему расположения реквизитов в документе устанавливает формуляр-образец документов (рис. 1.).

В машинописи точное месторасположение  реквизита по горизонтали (его координату) на листе формата А4 задают положением табулятора пишущей машины или количеством знаков от левой границы служебного поля.

При оформлении документов с помощью информационных технологий в случае моноширинного шрифта (например, Курьер) месторасположение реквизита по горизонтали можно задавать, как и в машинописи, количеством печатных знаков от границы служебного поля. Однако при компьютерном наборе документов обычно отдают предпочтение пропорциональным шрифтам (например, Тайме Ныо Роман). Поскольку печатный знак в этом случае нельзя использовать как единицу измерения, применяют позицию табуляции, которая в MS Word по умолчанию равна 1,27 см (0,5 дюйма) с выравниванием но левому полю. При работе с документом можно установить собственную табуляцию и выбрать тип выравнивания позиции табуляции (например, 1,25 см; по ширине).

Если использовать стандартную  величину позиции табуляции — 1,27 см (12,7 мм), то координата реквизита по горизонтали молсет определяться номером позиции табуляции или линейным размером исходя из размера рабочего поля по горизонтали (172 мм для листа формата А4 при служебных полях слева — 30 мм, справа — 8 мм).

Координату реквизита  как для пишущей машины, так  и для персонального компьютера молено задавать от границы левого поля тремя способами (например, 1(5)/12,7, где 1 — положение табулятора, 5 — количество печатных знаков и 12,7 — линейный размер (в мм). Правда, при компьютерном наборе указывать местораспололсение реквизита количеством печатных знаков молено только тогда, когда шрифт моноширинный. В этом случае на отрезке 12,7 мм помещается 5 символов (ширина калсдого — 2,54 мм). Предпочтительнее при наборе текста на компьютере задавать координату реквизита линейным размером, например 2(10)/25,4, где 25,4 — линейный размер (в мм) от границы левого поля, который получен путем умножения номера позиции табуляции (2) на стандартную линейную величину позиции табуляции (12,7 мм).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Формуляр образец  формата А4 согласно СТБ 6.38-2004

Примечание. Цифры над размерными линиями показывают расстояние в миллиметрах.

 

 

Правила написания различных символов, сокращений.

Двоеточие. Скобки. Знак двоеточия в тексте пишется без пробела после слова, за которым он следует; после него обязательно делают пробел.

Скобки ставятся в  тексте слитно к заключаемому понятию. После скобки обязательно делается пробел, если нет другого знака препинания.

Знаки: вопросительный и восклицательный. Эти знаки пишут по общему правилу.

Кавычки. Многоточие. Кавычки пишут слитно со словом, которое они в себя заключают. Перед открывающейся кавычкой обязательно делают пробел, а также после закрывающейся, если далее не следует знак препинания. Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие и тире перед закрывающими кавычками не ставятся. Эти знаки могут быть написаны после кавычек без дополнительного пробела. Например: Эта повесть напечатана в журнале «Звезда». Закрывающие кавычки после знаков: вопросительного, восклицательного и многоточия ставятся без дополнительного пробела. Например: Роман «Что делать?». Восклицательный, вопросительный знак, многоточие – могут относиться ко всему предложению со словами, заключенными в кавычки. В этом случае их ставят после кавычек, например: Где вы найдете больше, чем у нас, месторождений «черного золота»?

Многоточие пишут по общему правилу: перед ним пробел не делают, после него – пробел необходим. Если многоточие сочетается с восклицательным или вопросительным знаком, то в этом случае пишут знак и две точки, например:

Ветер воет…Гром грохочет…  Пусть сильнее грянет буря!..

Если многоточие сочетается с кавычками, то после многоточия кавычки ставятся без пробела, например: «Хороша была Танюша, краше не было в селе…».

Текстовые сокращения. Применение текстовых сокращений в официалной деловой переписке дает возможность сэкономить время при подготовке и прочтении документов. В управленческой документации широко употребляются сокращенные формы слов и аббревиатура (сложно сокращенные слова).

Сокращения можно подразделить на два вида: сокращения, предназначенные только для зрительного восприятия, и сокращения, употребляемые как в устной, так и в письменной речи. Первый вид сокращений принято называть текстовым или графическим. К таким сокращениям, например, относятся наименования территориальных, производственных и административных единиц (г., обл., р-н, пос., и т.д.); наименование должностей и званий (акад., проф., ст. науч. сотр., доц.) ; наименование дат и календарных сроков (м-ц.) ; собственно текстовые сокращения (т.е., т.д., т.п.) ; формы обращения (т., гр.) ; наименования отдельных документов (квит., накл.); и т.п. Такие сокращения общеприняты. Они зафиксированы во многих ведомственных инструкциях и правилах по делопроизводству.

Второй вид сокращенных  слов – аббревиатуры. Их широко употребляют в устной речи как обычные слова. Аббревиатуры образуются из первых букв или звуков сокращаемого словосочетания: ЗАГС, ГОСТ, вуз, из начальных слогов: совхоз, прораб, завком.