Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

Постановление Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69 Унифицированные  системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (СТБ 6.38-2004)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ СТБ 6.38-2004

 

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 
СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

 

УНIФIКАВАНЫЯ СIСТЭМЫ  ДАКУМЕНТАЦЫI РЭСПУБЛIКI БЕЛАРУСЬ 
СIСТЭМА АРГАНIЗАЦЫЙНА-РАСПАРАДЧАЙ ДАКУМЕНТАЦЫI 
ПАТРАБАВАННI ДА АФАРМЛЕННЯ ДАКУМЕНТАЎ

 

Дата введения 2005-07-01

 

Предисловие

 

1. РАЗРАБОТАН государственным  учреждением «Белорусский научно-исследовательский  институт документоведения и  архивного дела»

ВНЕСЕН Комитетом по архивам  и делопроизводству при Совете Министров  Республики Беларусь

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН  В ДЕЙСТВИЕ постановлением Госстандарта  Республики Беларусь от 21 декабря  2004 г. № 69

3. ВЗАМЕН СТБ 6.38-95

 

1. Область применения

 

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (далее - документы), относящиеся к  Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Настоящий стандарт устанавливает  состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к  бланкам документов.

 

2. Нормативные  ссылки

 

В настоящем стандарте  использованы ссылки на следующие технические  нормативные правовые акты в области  технического нормирования и стандартизации:

ТКП 1.5-2004 Система технического нормирования и стандартизации Республики Беларусь. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических  кодексов установившейся практики и  государственных стандартов

ГОСТ 3489.2-71 Шрифты типографские. Гарнитура Журнальная рубленая (для  алфавитов на русской и латинской  графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость

ГОСТ 3489.6-71 Шрифты типографские. Гарнитура Плакатная (для алфавитов  на русской и латинской графических  основах). Назначение. Рисунок. Линия  шрифта

ГОСТ 3489.10-71 Шрифты типографские. Гарнитура Обыкновенная (для алфавитов  на русской и латинской графических  основах). Назначение. Рисунок. Линия  шрифта. Емкость

ГОСТ 3489.33-72 Шрифты типографские. Гарнитура Литературная (для алфавитов  на русской и латинской графических  основах). Назначение. Рисунок. Линия  шрифта. Емкость

 

3. Состав реквизитов

 

3.1. При оформлении документов  используется следующий состав  реквизитов:

1 - Государственный герб  Республики Беларусь;

2 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации: код  ОКОГУ по [1] для министерств и  других органов управления, код  ОКЮЛП по [2] для других организаций;

4 - код документа по [3];

5 - наименование вышестоящей  организации;

6 - наименование организации;

7 - наименование структурного  подразделения;

8 - почтовый адрес отправителя;

9 — коммуникационные  и коммерческие данные;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 — регистрационный индекс;

13 - ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа;

14 - место составления  или издания;

15 - гриф ограничения доступа;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии  приложения;

23 - подпись;

24 - гриф приложения;

25 - гриф согласования;

26 - визы;

27 - печать;

28 - отметка об исполнителе;

29 - отметка о заверении  копии;

30 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

31 - отметка о поступлении  (регистрационный штамп входящих  документов);

32 - отметка о переносе  данных на машинный носитель.

3.2. Расположение и размеры  реквизитов приведены в приложении  А.

3.3. Оформление документов  осуществляется на бланках.

 

4. Требования  к бланкам и текстам документов

 

4.1. Устанавливаются два  вида бланков:

- бланк для письма;

- общий бланк для других  видов организационно-распорядительных  документов.

4.2. При разработке бланков  документов используются форматы:  А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

4.3. Бланки документов  должны иметь поля, мм:

- левое - 30;

- правое - не менее 8;

- верхнее и нижнее - не  менее 20.

4.4. Нанесение полей на  бланке не обязательно. Ограничительные  отметки для полей и отдельных  реквизитов при необходимости  наносятся на бланк в виде  уголков и линий. Допускается  наносить на бланк отметки  для фальцовки и для пробивки  отверстий дыроколами.

4.5. Бланки документов  разрабатывают на основе продольного  или углового расположения реквизитов.

4.6. Формы бланков приведены  в приложениях Б, В, Г, Д.

4.7. На бланк для письма  наносят реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9 и  ограничительные отметки и линии  для реквизитов 4, 11, 12, 13, 16, 19, 20.

На общий бланк наносят  реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 10, 14 и ограничительные  отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 16, 17, 19, 20.

4.8. На бланках документов  реквизиты 5, 6, 7, 8, 9, 10, 14 располагают  одним из способов:

- центрованным (начало и  конец каждой строки реквизита  равно удалены от границ площади);

- флаговым (каждая строка  реквизита начинается от левой  границы площади).

4.9. При создании бланков  для письма и общих бланков  на нескольких языках реквизиты  бланка должны быть продублированы  на этих языках (приложения Б,  В).

4.10. При печатании бланков  применяются типографские шрифты  размером от 6-го до 16-го кегля  по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489 10 и  ГОСТ 3489.33.

Для оформления реквизита  «Наименование организации» допускается  применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля.

4.11. Бланки документов  следует изготавливать на белой  бумаге или бумаге светлых  тонов красками насыщенного цвета.

4.12. Текст организационно-распорядительных  документов оформляют в виде  связного текста, анкеты, таблицы,  а также в виде соединения  этих форм.

При наличии в тексте документа  таблиц они оформляются по ТКП 1.5.

4.13. Если сплошной связный  текст документа содержит несколько  решений, выводов и т.д., его  следует делить на разделы,  подразделы, пункты, подпункты, которые  нумеруются арабскими цифрами,  после которых ставится точка.  Нумерация разделов должна быть  сквозной, начиная с единицы. Каждый  раздел может быть разделен  на любое число подразделов,  которые в свою очередь могут  иметь пункты и подпункты.

 

5. Оформление  реквизитов

 

5.1. Изображение Государственного  герба Республики Беларусь помещают  на бланках документов государственных  органов и иных государственных  организаций Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках  следует располагать в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм.

5.2. Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном  законом порядке, помещают (по  усмотрению организации) на бланках  на левом поле, если в центре  верхнего поля помещено изображение  Государственного герба Республики  Беларусь.

Организация негосударственной  формы собственности помещает эмблему  на верхнем поле бланка.

5.3. Код организации (код  ОКОГУ по [1] для министерств и  других органов управления, идентификационный  код по [2]) проставляют на верхнем  поле документа справа.

5.4. Код документа по [3] проставляют на верхнем поле  документа ниже кода организации.

5.5. Наименование вышестоящей  (при наличии) и полное наименование  организации указывают в точном  соответствии с правовыми актами. Сокращенное наименование организации  помещается на бланке ниже  полного наименования и применяется  в случае, если оно официально  зафиксировано в правовом акте  о ней.

5.6. Реквизит «Почтовый  адрес отправителя» оформляют  в соответствии с Правилами  оказания услуг почтовой связи,  действующими на территории Республики  Беларусь.

5.7. На бланке для письма  ниже реквизитов «Наименование  организации» и «Наименование  структурного подразделения» помещают  почтовый адрес отправителя, коммуникационные  данные (телеграфный адрес, номера  телефона, телефакса, с включением  кода автоматической междугородней  (международной) телефонной связи,  адрес электронной почты и  т.д.) и коммерческие данные (номер  счета, наименование банка и  т.д.).

На общем бланке на этом месте располагают реквизит «Название  вида документа».

5.8. Даты подписания, утверждения,  согласования, а также даты в  реквизитах «Текст», «Ссылка на  индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Отметка о  поступлении», «Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело», «Отметка о заверении  копии», «Отметка о переносе данных  на машинный носитель» оформляют  цифровым способом. Элементы даты  приводят арабскими цифрами в  одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День  месяца и месяц оформляют двумя  парами арабских цифр, разделенными  точкой, год - четырьмя арабскими  цифрами.

 

Пример - 08.07.2004

 

При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается  словесно-цифровой способ. Даты в текстах  нормативных правовых актов оформляют  словесно-цифровым способом.

 

Пример - 8 июля 2004 г.

 

5.9. Реквизит «Регистрационный  индекс» создаваемых и получаемых  документов состоит из порядкового  номера, который может быть дополнен  индексом по номенклатуре дел,  индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности  и т.д.).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов  проставляют через косую черту  в порядке указания авторов на документе (слева направо).

5.10. Реквизит «Место составления  или издания» располагают на  общем бланке под реквизитами  «Дата» и «Регистрационный индекс».

На бланке для письма на этом месте располагают реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который  включает регистрационный индекс и  дату, указанные на документе, на который  дается ответ.

5.11. Гриф ограничения доступа  располагается в правом верхнем  углу документа.

5.12. Документы адресуют  организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным  лицам. В состав реквизита «Адресат»  может входить почтовый адрес.

 

Примеры -

Министерство юстиции  Республики Беларусь   ул.Коллекторная, 10   220084, г.Минск   Министерство статистики и анализа Республики Беларусь   Экономический отдел   пр.Партизанский, 12   220033, г.Минск   Министерство образования  Республики Беларусь   Начальнику финансового отдела Богдановичу И.С.   ул.Советская, 9   220010, г.Минск

 

При адресовании документа  руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

 

Пример -

Директору Государственного   архива Минской области   Ляшук Г.И.   ул.Козлова, 26   220038, г.Минск

 

Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию  и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

 

Пример -

Столяровой Н.М.  ул.П.Глебки, д.15, кв.26   223120, п/о Логоза   Логойского р-на   Минской области

 

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех  адресов. Слово «Копия» перед  вторым, третьим, четвертым адресатом  не указывают.

При направлении документа  более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе  указывают только один адресат.

Если документ направляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно в именительном падеже.

 

Пример -

Республиканские органы  государственного управления

 

Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют  в дательном падеже.

 

Пример -

Руководителям республиканских  органов государственного управления

 

5.13. Реквизит «Гриф утверждения»  располагается в правом верхнем  углу документа, состоит из  слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования  должности, личной подписи, ее  расшифровки и даты.

 

Пример -

УТВЕРЖДАЮ  Директор института   Подпись А.И.Новиков   23.07.2004

 

Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения документа состоит  из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и номера.