Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

 

Зарегистрировано  в Национальном реестре правовых актов

Республики  Беларусь 29 января 2009 г. N 8/20434

 

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

19 января 2009 г. N 4

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В

ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

 

На  основании Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в  Республике Беларусь" и Положения  о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. N 1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию  по делопроизводству в государственных  органах и организациях Республики  Беларусь.

2. Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. N 13 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь" (Бюллетень нормативно-правовой информации, 1995 г., N 11).

3. Настоящее постановление вступает  в силу через десять дней  после его официального опубликования.

 

Министр В.Г.ГОЛОВАНОВ 

 

 

 

 

 

                                                       УТВЕРЖДЕНО

                                                       Постановление

                                                       Министерства юстиции

                                                       Республики Беларусь

                                                       19.01.2009 N 4

 

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ  ОРГАНАХ И

ОРГАНИЗАЦИЯХ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

 

Глава 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1. Инструкция по делопроизводству  в государственных органах и  организациях Республики Беларусь (далее - Инструкция) разработана с целью совершенствования, повышения эффективности и качества документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.

2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и организациях Республики Беларусь независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее - организации).

3. Положения настоящей Инструкции  распространяются на организационно-распорядительную  документацию независимо от вида  носителя и устанавливают правила  подготовки, оформления, учета, тиражирования,  контроля исполнения, оперативного  хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются главой 18 настоящей Инструкции и актами законодательства Республики Беларусь.

Особенности оформления, обработки и хранения организационно-распорядительных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства Республики Беларусь.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы документации), независимо от вида носителя, включая их регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

4. Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Вышестоящими  организациями для однородных по характеру деятельности подчиненных  организаций разрабатываются инструкции по делопроизводству, устанавливающие типовой или примерный характер организации делопроизводства, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций.

Инструкция  по делопроизводству, имеющая типовой  характер, устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях.

Инструкция  по делопроизводству, имеющая примерный  характер, устанавливает порядок  организации делопроизводства в  однородных организациях, предусматривающий  возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках.

Инструкции  по делопроизводству, имеющие типовой  или примерный характер, являются обязательными для применения.

5. Инструкции по делопроизводству  организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Инструкции  по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии).

Инструкции  по делопроизводству, имеющие типовой  или примерный характер, разрабатываемые  республиканскими органами государственного управления, иными государственными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с Центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления, в ведении которого находятся вопросы архивов и делопроизводства.

Инструкции  по делопроизводству, имеющие типовой  или примерный характер, разрабатываемые  организациями, являющимися источниками  комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

Инструкции  по делопроизводству, имеющие типовой  или примерный характер, разрабатываемые  иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

6. Организация и совершенствование  системы документационного обеспечения  управления в организации, контроль  за соблюдением установленных  правил работы с документами,  методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

Наименование  службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются  в соответствии с положением о  ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств  вычислительной и организационной техники и т.п.

Служба  ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок  работы подразделений службы ДОУ  регламентируются положениями о  них.

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

Права, обязанности и ответственность  работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями.

7. Ответственность за организацию  делопроизводства, соблюдение установленных  правил и порядка работы с  документами в организации, их  сохранность возлагаются на руководителя  организации. При смене руководителя  организации составляется акт  приема-передачи документов и дел.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка  работы с документами в структурных  подразделениях организации, их сохранность  возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Работники организации должны быть ознакомлены  с установленным порядком работы с документами в организации.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ.

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы  и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

8. Контроль за состоянием делопроизводства  в организациях осуществляется  органами и учреждениями Государственной  архивной службы Республики Беларусь и вышестоящими организациями.

 

Глава 2

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

9. Документирование управленческой  деятельности заключается в создании  управленческих документов - фиксации  на бумаге или других носителях  управленческих действий по установленным правилам. Документирование управленческой деятельности может осуществляться как рукописным способом, так и с помощью технических средств.

Состав  документов, образующихся в деятельности организации, определяется ее компетенцией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления и т.п.

Юридическим основанием создания организационно-распорядительных документов в деятельности организаций являются:

акты  законодательства Республики Беларусь;

решения судов;

предписания государственных органов и должностных  лиц;

поручения вышестоящих организаций;

осуществление исполнительной и организационно-распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее функций и задач в соответствии с ее компетенцией.

10. Организации наделены правом  принимать (издавать) только те  распорядительные документы (приказы,  распоряжения, указания, постановления,  решения), которые предусмотрены законодательством Республики Беларусь, уставами или положениями о них.

11. Совместные акты органов государственной  власти и управления принимаются  в виде постановлений. Совместные  акты местных Советов депутатов,  исполнительных и распорядительных органов принимаются в виде решений. Совместные распорядительные документы иных организаций, издающих (принимающих) одинаковые виды документов (приказы, постановления и др.), издаются (принимаются) в соответствующем виде. Совместные распорядительные документы организаций, издающих различные виды документов, принимаются в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей этот документ.

12. Ход обсуждения вопросов на  заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее - заседания) фиксируется в протоколах.

Решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции, как правило, проводятся в жизнь  приказом (распоряжением) руководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания.

13. Организации ведут переписку  с вышестоящими, подведомственными,  сторонними организациями, гражданами  в целях выполнения поставленных  перед ними задач и реализации  возложенных на них функций.

Переписка между структурными подразделениями  организации, за исключением территориально удаленных подразделений, запрещается.

14. Организации на основании нормативных  правовых актов, определяющих  их задачи и функции, издают (составляют) также планы, отчеты, докладные записки, справки, акты и другие управленческие документы.

15. Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в  положениях и уставах организаций,  положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации.