Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере ОАО «Головной цент

В ОАО «ГЦВ» снятие взыскания оформляется приказом. Так как унифицированной формы данного приказа нет, ОАО «ГЦВ» разработан свой приказ в котором указывается:

- фамилия, имя, отчество работника;

- должность работника  и структурное подразделение;

- основания снятия дисциплинарного  взыскания;

- дату снятия взыскания.

С данным приказом ОАО «ГЦВ» знакомить работника под роспись.

 

2.1.5. Порядок подготовки документов на отпуск.

В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск64.

Согласно ст.ст. 114, 115 Трудового кодекса РФ работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка65.

В ОАО «ГЦВ»ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

Работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска двух видов:

- ежегодные основные оплачиваемые  отпуска;

- ежегодные дополнительные  оплачиваемые отпуска (сотрудникам, согласно штатного расписания).

Отпуск в ОАО «ГЦВ» оформляется приказомунифицированной формы № Т-6, которая применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков.

Заполняется данный приказ в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и генеральным директором ОАО «ГЦВ».

На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков в ОАО «ГЦВ» определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым генеральным директором с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

График отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований.

График отпусков - это локальный нормативный акт, обязательный для исполнения как работодателем, так и работниками. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее двух недель до его начала под роспись.

Отпуска могут предоставляться в любое время в течение года, но без нарушения нормальной работы организации.

При составлении графика отпусков в ОАО «ГЦВ» учитывается положение работников и особенности производственного процесса. Работникам предоставляется право на выбор времени использования отпуска, при составлении графика ему предлагается написать заявление о том, в какое время он хотел бы получить отпуск. При составлении графика с учетом такого заявления изменить впоследствии время использования отпуска можно только по взаимному согласию сторон.

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника в случаях:

1) временной нетрудоспособности  работника;

2) исполнения работником  во время ежегодного оплачиваемого  отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством  предусмотрено освобождение от  работы;

3) в других случаях, предусмотренных  трудовым законодательством, локальными  нормативными актами.

В указанных случаях в ОАО «ГЦВ» отпуск сотруднику продлевается автоматически на соответствующее число дней. О продлении отпуска работник обязан известить руководителя.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем. Инициатива разделения отпуска обычно исходит от работника, но согласие работодателя необходимо. Отпуск можно разделить на несколько частей, но при этом необходимо, чтобы хотя бы одна из них была не менее 14 календарных дней66.

По тем или иным производственным нуждам, если это необходимо, генеральный директор ОАО «ГЦВ» может отозвать работника из отпуска, но только с его согласия (в письменной форме).

В свою очередь работник вправе отказаться выходить на работу до окончания срока отпуска. Такой отказ (независимо от причин) не может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины.

Отзыв из отпуска в ОАО «ГЦВ» оформляется приказом (распоряжением), в котором по договоренности между работником и работодателем указывается, когда работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска. По выбору работника она должна быть предоставлена ему в удобное для него время в текущем рабочем году или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Не могут быть отозваны из ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого отпуска работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины и из ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если даже они дают на это свое согласие.

Трудовое законодательство позволяет заменять часть ежегодного отпуска денежной компенсацией. При этом денежной компенсацией может быть заменена только та часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, и только в случае, если о такой замене просит сам работник, причем в письменной форме (в заявлении). При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

Замена ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на тяжелых работах с вредными и (или) опасными условиями труда, не допускается.

При увольнении а ОАО «ГЦВ» работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска, независимо от того, какова их общая продолжительность и по каким основаниям прекращается трудовой договор.

Помимо ежегодных оплачиваемых отпусков в ОАО «ГЦВ» работникам предоставляются отпуска без сохранения заработной платы. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению предоставляется отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Во всех случаях предоставления отпусков без сохранения заработной платы, независимо от их назначения и продолжительности, они оформляются приказом (распоряжением) об отпуске.

Получив отпуск без сохранения заработной платы, работник может в любой момент прервать его и выйти на работу, поставив об этом в известность работодателя.

Некоторым работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, может быть установлена компенсация затрат на проезд к месту проведения отпуска и обратно.

В ОАО "ГЦВ"для отдельных категорий работников предоставляются дополнительные отпуска. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Вместе с тем, предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска призвано главным образом, компенсировать или нейтрализовать воздействие тех или иных неблагоприятных факторов на здоровье работника в процессе трудовой деятельности.

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются:

- работникам, занятым  на работе с вредными и (или) опасными условиями труда;

- работникам, имеющим  особый характер работы;

Так же дополнительные отпуска предоставляются женщинам в связи с беременностью и родами, лицам, осуществляющим уход за ребенком до достижения им возраста трех лет, работникам, усыновившим ребенка, а также другим категориям родителей и опекунов.

Женщинам по их заявлению и на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности предоставляются отпуска по беременности и родам продолжительностью 70 (в случае многоплодной беременности - 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов - 86, при рождении двух или более детей - 110) календарных дней после родов с выплатой пособия по государственному социальному страхованию в установленном федеральными законами размере.

Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов.

По заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Отпуска по уходу за ребенком могут быть использованы полностью или по частям также отцом ребенка, бабушкой, дедом, другим родственником или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребенком.

На период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы (должность).

Отпуска по уходу за ребенком засчитываются в общий и непрерывный трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности (за исключением случаев досрочного назначения трудовой пенсии по старости).

Работникам, усыновившим ребенка, предоставляется отпуск на период со дня усыновления и до истечения 70 календарных дней со дня рождения усыновленного ребенка, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней со дня их рождения.

По желанию работников, усыновивших ребенка (детей), им предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им (ими) возраста трех лет.

В случае усыновления ребенка (детей) обоими супругами указанные отпуска предоставляются одному из супругов по их усмотрению.

Женщинам, усыновившим ребенка, по их желанию вместо отпуска, указанного в части первой настоящей статьи, предоставляется отпуск по беременности и родам на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70 календарных дней, а при одновременном усыновлении двух и более детей - 110 календарных дней со дня их рождения.

Порядок предоставления указанных отпусков, обеспечивающий сохранение тайны усыновления, устанавливается Правительством Российской Федерации.

Работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до четырнадцати лет, работнику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет, одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до четырнадцати лет, отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до четырнадцати лет без матери, коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное для них время продолжительностью до 14 календарных дней. Указанный отпуск по письменному заявлению работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован отдельно полностью либо по частям. Перенесение этого отпуска на следующий рабочий год не допускается.

Важным моментом является то, что гарантии и льготы, предоставляемые женщинам в связи с материнством (ограничение работы в ночное время и сверхурочных работ, привлечение к работам в выходные и нерабочие праздничные дни, направление в служебные командировки, предоставление дополнительных отпусков, установление льготных режимов труда и другие гарантии и льготы, установленные законами и иными нормативными правовыми актами), распространяются и на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

 

2.1.6. Порядок подготовки документов при командировании работника.

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса, служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы67.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749.

Направление сотрудников в командировки является частью трудовых отношений между сотрудниками и организацией.

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок, для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п.3 Постановления №749)68.

В ОАО «ГЦВ» для документального оформления хозяйственных операций, связанных с командировками, применяются унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты»69:

1. №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку»,

2. №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в  командировку», оформляется при  направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на  основании служебного задания (форма  Т-10а).

Срок хранения данных документов составляет 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках - 10 лет).

3. №Т-10 «Командировочное  удостоверение», которое служит  для подтверждения времени пребывания  в служебной командировке. В удостоверении  отмечается время прибытия сотрудника  в место назначения, а так же  время отъезда. Данный документ  оформляется на основании приказа  о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей  стороной.

Срок хранения удостоверений составляет 5 лет.

4. №Т-10а «Служебное задание  для направления в командировку  и отчет о его выполнении», содержит в себе информацию  о цели поездки сотрудника  и ее итоговых результатах. Является  основанием для оформления приказа  по форме Т-9 и служит для  подтверждения экономической обоснованности  расходов на командировку.