Материалы аттестации сохраняются,
как минимум, до следующей аттестации.
Положение об аттестации может
содержать различные приложения - формы
документов, бланков, необходимых для
работы аттестационной комиссии, например,
бланк аттестационного листа, форму отзыва
о работе аттестуемого сотрудника, проект
протокола заседания аттестационной комиссии.
С положением об аттестации
знакомят каждого сотрудника, подлежащего
аттестации, под роспись.
Эффективность аттестации в
значительной степени зависит от качества
документов, необходимых для ее проведения,
и от четкой регламентации порядка проведения
аттестационных мероприятий.
Положение о персональных
данных, является обязательным документом,
но в ОАО «ГЦВ» данный документ отсутствует,
в связи, с чем предлагаем разработать
его в третьей главе.
Должностные инструкциисотрудников
отдела кадровОАО «ГЦВ»23.
Должностные инструкции разработаны
по каждой должности в соответствии со
штатным расписанием и являются логическим
продолжением и развитием положения о
структурном подразделении. Они утверждаются
генеральным директором ОАО «ГЦВ».
Структура должностной инструкциисотрудников
отдела кадров состоит из следующих разделов:
- «Общие положения»;
- «Должностные обязанности»;
- «Права»;
- «Ответственность».
Основными должностными обязанностями
начальника отдела кадров ОАО «ГЦВ» являются:руководство
работой отдела;обеспечение выполнения
работ;разработка необходимой документации,
предложений, рекомендаций, инструкций;обеспечение
рационального использования материальных,
финансовых и технических средств;проведение
работ по защите информации, составляющей
коммерческую тайну;обеспечение рационального
распределения нагрузки между работниками
отдела;создание условий для роста и повышения
квалификации персонала;контроль соблюдения
работниками правил внутреннего трудового
распорядка, правил и норм охраны труда
и противопожарной безопасности, производственной
и трудовой дисциплины;внесение предложений
о поощрении отличившихся работников,
наложений взысканий на нарушителей производственной
и трудовой дисциплины;обеспечение составления
уставной отчетности.
Начальник отдела кадров ОАО
«ГЦВ» должен знать:постановления, распоряжения,
приказы, другие руководящие и нормативные
документы вышестоящих и других органов,
касающиеся деятельности отдела;нормативные
акты и методические рекомендации, определяющие
порядок проведения работ в отделе;основы
экономики, организации труда и управления;правила
внутреннего трудового распорядка;правила
и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной
защиты.
Инспектор по кадрам ОАО «ГЦВ»:Осуществляет
контроль над своевременным исполнением
распоряжений, приказов и поручений начальника
отдела кадров.Ведет учет личного состава
предприятия, его подразделений в соответствии
с унифицированными формами первичной
документации.Оформляет прием, перевод
и увольнение работников в соответствии
с трудовым законодательством, положениями
и приказами руководителя предприятия,
а также другую установленную документацию
по кадрам.При приеме на работу знакомит
с положениями о дисциплине в организации,
о рабочем времени и времени отдыха, ведет
учет и выдачу служебных удостоверений.Направляет
на инструктаж по технике безопасности,
производственной санитарии и противопожарной
защите, правилам и нормам охраны труда.Формирует
и ведет личные дела работников, вносит
в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.Подготавливает
необходимые материалы для квалификационных,
аттестационных, конкурсных комиссий
и представления на работников к поощрениям
и награждениям.Заполняет, учитывает и хранит
трудовые книжки, производит подсчет трудового
стажа.Производит записи в трудовых книжках
о поощрениях и награждениях работающих.Выдает
справки о настоящей и прошлой трудовой
деятельности работников для представления
в другие учреждения.Ведет строгий учет
трудовых книжек и вкладышей.Производит
регистрацию приема и выдачи трудовых
книжек и вкладышей к ним.Вносит информацию
о количественном, качественном составе
работников и их движении в банк данных
о персонале предприятия, следит за его
своевременным обновлением и пополнением.Ведет
учет предоставления отпусков работникам,
осуществляет контроль над составлением
и соблюдением графиков очередных отпусков.Оформляет
карточки пенсионного страхования, другие
документы, необходимые для назначения
пенсий работникам предприятия и их семьям,
установления льгот и компенсаций.Изучает
движение и причины текучести кадров, участвует
в разработке мероприятий по ее снижению.Подготавливает
документы по истечении установленных
сроков текущего хранения к сдаче на хранение
в архив.Осуществляет контроль над состоянием
трудовой дисциплины в подразделениях
предприятия и соблюдением работниками
правил внутреннего и трудового распорядка.Ведет
учет нарушений трудовой дисциплины и контролирует
своевременность принятия администрацией,
общественными организациями и трудовыми
коллективами соответствующих мер.Выполнят
разовые служебные поручения начальника
отдела кадров.
Инспектор по кадрам ОАО «ГЦВ»
должен знать: Законодательные и нормативные
правовые акты, методические материалы
по ведению документации по учету и движению
персонала. Трудовое законодательство.
Формы и методы контроля исполнения документов.
Структуру и штаты предприятия. Оформления,
ведения и хранения трудовых книжек и личных
дел работников предприятии. Порядок установления
наименования профессий рабочих и должностей
служащих, общего и непрерывного стажа
определенной работы, льгот и компенсаций,
оформления пенсий работникам. Порядок
учета движения кадров и составления отчетности.
Порядок ведения банка данных о персонале
предприятия. Основы делопроизводства.
Средства вычислительной техники, коммуникаций
и связи. Правила внутреннего трудового
распорядка. Правила и нормы охраны труда.
Специалист по кадрам ОАО «ГЦВ»:
выполняет работу по комплектованию предприятия
кадрами требуемых профессий, специальностей
и квалификации.Принимает участие в работе
по подбору, отбору, расстановке кадров.Проводит
изучение и анализ: должностной и профессионально-квалификационной
структуры персонала предприятия и его
подразделений; установленной документации
по учету кадров, связанной с приемом, переводом,
трудовой деятельностью и увольнением
работников; результатов аттестации работников
и оценки их деловых качеств с целью определения
текущей и перспективной потребности в кадрах,
подготовки предложений по замещению вакантных
должностей и созданию резерва на выдвижение.Участвует
в изучении рынка труда для определения
источников удовлетворения потребности
в кадрах, установления и поддержания прямых
связей с учебными заведениями, контактов
с предприятиями аналогичного профиля.Принимает
участие в разработке перспективных и текущих
планов по труду.Осуществляет контроль
за размещением и расстановкой молодых
специалистов и молодых рабочих в соответствии
с полученной в учебном заведении специальностью
и профессией, проведением их стажировок.Принимает
участие в работе по адаптации вновь принятых
работников к производственной деятельности.Участвует
в подготовке предложений по развитию персонала,
планированию деловой карьеры, обучению
и повышению квалификации кадров, а также
в оценке эффективности обучения.Принимает
участие в организации работы, методическом
и информационном обеспечении квалификационных,
аттестационных, конкурсных комиссий,
оформлении их решений.Анализирует состояние
трудовой дисциплины и выполнение работниками
предприятия внутреннего трудового распорядка,
движение кадров, участвует в разработке
мероприятий по снижению текучести и улучшению
трудовой дисциплины.
Контролирует: своевременное
оформление приема, перевода и увольнения
работников.Выдачу справок об их настоящей
и прошлой трудовой деятельности.Соблюдение
правил хранения и заполнения трудовых
книжек.Подготовку документов для установления
льгот и компенсаций, оформления пенсий
работникам и другой установленной документации
по кадрам. Внесение соответствующей информации
в банк данных о персонале предприятия.Составляет
установленную отчетность.Выполняет отдельные
служебные поручения своего непосредственного
руководителя.
Специалист по кадрам ОАО «ГЦВ»
должен знать: Законодательные и нормативные
правовые акты, методические материалы
по вопросам управления персоналом. Трудовое
законодательство. Структуру и штаты предприятия,
его профиль, специализацию и перспективы
развития. Порядок определения перспективной
и текущей потребности в кадрах. Источники
обеспечения предприятия кадрами.
Методы анализа профессионально-квалификационной
структуры кадров. Положения о проведении
аттестации и квалификационных испытаний.
Порядок избрания (назначения) на должность.
Порядок оформления, ведения и хранения
документации, связанной с кадрами и их движением.
Порядок формирования и ведения банка
данных о персонале предприятия. Порядок
составления отчетности по кадрам.
Основы психологии и социологии труда.
Основы экономики, организации труда и управления.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Правила и нормы охраны труда, техники
безопасности.
Таким образом, при осуществлении
кадровой работы в ОАО «ГЦВ» необходимо
придерживаться основных регламентирующих
данную деятельность документов.
Технология управления персоналом
в ОАО «ГЦВ» предполагает организацию
найма, отбора, приема персонала, его деловую
оценку, профориентацию и адаптацию, обучение,
управление его деловой карьерой и служебно-профессиональным
продвижением, мотивацию и организацию
труда, управление конфликтами и стрессами,
обеспечение социального развития организации,
высвобождение персонала и др. Сюда же
следует отнести вопросы взаимодействия
руководителя организации со службами
занятости, управления безопасностью
персонала.
В результате проведенного
исследования документов в ОАО «ГЦВ» было
выявлено отсутствие обязательного документа
такого как «Положения о персональных
данных», в связи, с чем
данное Положение предлагаем разработать
в третьей главе.
Глава 2. Анализ кадровых
документов ОАО «ГЦВ».
2.1. Документирование
трудовых отношений в ОАО «ГЦВ».
Важнейшей функцией кадровой службы
любой организации является правильное
и полное документирование трудовых отношений
в организации.
В процессе возникновения и
документального оформления трудовых
отношений образуется множество документов
под обобщенным названием «кадровая документация».
Создание и ведение кадровой документации
не право, а обязанность работодателя,
которая регламентирована нормативно
– правовыми актами24.
Одна из основных обязанностей
службы кадров – оформление и ведение
документации, фиксирующей трудовую деятельность
работника. Решения работодателя о приеме,
переводе, увольнении работника, его командировании
и т.д. оформляются приказами (распоряжениями).
На основании этих приказов бухгалтерия
производит начисления и выплату работникам
денег: заработной платы, командировочных
расходов, надбавок, премий и т.д. (так называемые
хозяйственные операции). Поэтому с точки
зрения бухгалтерского учета эти кадровые
документы служат первичными учетными
документами, на основании которых ведется
бухгалтерский учет, то есть оправдательными
документами25.
Кадровая документация непременно должна
быть у каждого работодателя. Это, в частности,
определено в Трудовом кодексе. Например,
необходимость иметь трудовые договоры
с работниками предусмотрена ст. 56 и 67
ТК РФ, вести трудовые книжки - ст. 66 ТК
РФ, создавать правила внутреннего трудового
распорядка - ст. 189 ТК РФ26.
Создание или ведение других кадровых
документов может быть предусмотрено
также иными законами (в частности, положение
о персональных данных - Федеральным законом
от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных"
(далее - Закон № 152-ФЗ) или книга учета
движения трудовых книжек и вкладышей
- Постановлением Правительства РФ от
16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках").
Кадровую
документацию условно можно разделить
на несколько типов.
1. По степени обязательности:
- обязательные документы для
ведения во всех организациях,
независимо от сферы деятельности,
численности персонала и организационно-правовой
формы;
- рекомендательные документы - носящие
рекомендательный характер;
- специфические документы - зависящие
от специфики конкретного учреждения.
2. По целевой принадлежности:
- документы по учету личного
состава работников (приказы о
приеме на работу, переводе на
другую работу, предоставлении отпуска,
увольнении, личная карточка работника
и др.);
- документы, связанные с осуществлением
функций по управлению персоналом
и организацией труда.
3. По функциональному
назначению:
- внутренние локальные нормативные
акты
- определяют общие принципы
работы организации и обязательны
для исполнения всеми сотрудниками
организации, деятельности которых
они касаются (положения, инструкции,
постановления и др.);
- информационно-расчетные документы
- в них содержится информация,
на которой базируются расчеты
различного характера внутри
организации, или документы, служащие
для сохранения необходимых для
работы сведений (графики, таблицы,
расчетные листы и т.д.);
- документы, подтверждающие трудовую
деятельность работников27.
Согласно трудовому и пенсионному законодательству
эти документы являются подтверждением
трудовой деятельности;
- распорядительные документы
- документы, издающиеся работодателем
для передачи определенных распоряжений
персоналу организации (приказы, распоряжения,
постановления, указания);
- журналы контроля и учета
- журналы (книги) учета и регистрации
документов, служащие для установления
на документах определенного
регистрационного индекса и придающие
кадровым документам юридическую
силу в трудовых спорах.
К документам, которые обязательно должны
быть в наличии, можно отнести28:
- штатное расписание;
- трудовой договор (контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на
работу (форма № Т-1);
- личную карточку (форма № Т-2);
- приказ (распоряжение) о переводе
на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении
отпуска (форма № Т-6);