- график отпусков (форма № Т-7);
- приказ (распоряжение) о прекращении
трудового договора (контракта) (форма
№ Т-8);
- табель учета использования
рабочего времени (форма № Т-13);
- табель учета использования
рабочего времени и расчета
заработной платы (форма № Т-12);
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение по защите персональных
данных работника;
- трудовую книжку;
- локальные акты по охране
труда.
Основное назначение кадровой документации
– придать большую прозрачность трудовым
отношениям. Вся система кадровой документации
устанавливает определенные правила,
при соблюдении которых сотрудникам гарантирована
стабильность, а администрации проще управлять
персоналом. Максимально точная регламентация
круга прав и обязанностей с помощью кадровых
документов отвечает интересам обеих
сторон трудовых отношений29.
Рассмотрим основной документ который
определяет работу кадровой службы с персоналом.
Штатное расписание30- нормативный документпредприятия,
оформляющий структуру, штатный состав
и численность организации с указанием
размера заработной платы в зависимости
от занимаемой должности.
Штатное расписание ОАО «ГЦВ»
отражает существующее или планируемое
разделение труда между работниками, описанное
в должностных инструкциях.
Штатное расписание имеет большое
значение для эффективного использования
работников. Оно дает возможность сравнивать
подразделения по численности сотрудников,
квалификации, уровню оплаты труда. Может
быть использовано при анализе трудовой
загрузки работников, объёма выполняемых
работ, уточнении должностных инструкций,
а также при оценке целесообразности существующей
структуры организации.
Штатное расписание ОАО «ГЦВ»
оформляется в унифицированной форме
№ Т-331.
Заполнение унифицированной
формы № Т-3 начинается с заполнения строки
«Наименование организации». Наименование
организации должно соответствовать учредительным
документам. В случае, когда организация
имеет и полное, и сокращённое наименование,
допускается употребление любого из них.
В графу «по ОКПО» вносится
код организации из соответствующего
классификатора.
Далее заполняется графа «Номер
документа». Нумерация может быть сквозная
или по годам. При нумерации по годам штатному
расписанию на начало следующего года
присваивается номер 1.
В графе «Дата составления»
проставляется дата составления документа
в виде день, месяц, год («дд. мм.гггг»).
Учитывается, что это дата составления
документа, а не дата начала его действия,
то есть дата составления штатного расписания
всегда предшествует дате начала его действия.
В унифицированной форме предусмотрена
строка «Штатное расписание на период
__________ с «___» ________ 20___ года». В этой графе
отражается период, на который утверждается
штатное расписание (В ОАО «ГЦВ» 1 год),
и с какой даты оно начинает действовать
(то есть указывается дата вступления
штатного расписания в действие).
Штатное расписание утверждается
приказом генерального директора ОАО
«ГЦВ». Для этого в строке «Утверждено
приказом организации от «___» _________ 20 ___
г. № ____» проставляется дата и номер приказа
«О введении в действие штатного расписания».
В строке «Штат в количестве
__________ единиц» указывается общее количество
штатных должностей (единиц) организации.
Строка заполняется на основании итогового
количества штатных единиц из соответствующей
графы таблицы.
Структурное подразделение
(колонки 1, 2)
Первая колонка унифицированной
формы называется «Наименование структурного
подразделения». Она заполняется на основании
разработанной и утверждённой организационной
структуры ОАО «ГЦВ».
Вторая колонка унифицированной
формы называется «Код структурного подразделения».
Каждому структурному подразделению в
организации присваивается код, который
используется для ведения документооборота.
Код также обозначает место структурного
подразделения в иерархии организации.
Код присваивается, начиная
с самых крупных и заканчивая самыми маленькими
подразделениями, например, в составе
департаментов есть управления, в составе
управлений — отделы, в составе отделов
— группы. Если департамент обозначается
цифровым кодом 01, то управление в составе
этого департамента будет иметь нумерацию
01.01. Таким же образом обозначаются отделы
и группы.
Третья колонка штатного расписания
называется «Должность (специальность,
профессия), разряд, класс (категория) квалификации».
Последовательность заполнения
этой колонки по каждому структурному
подразделению является индивидуальной
с учётом специфики организации.
В ОАО «ГЦВ», сначала располагается
должность руководителя структурного
подразделения, его заместителей, далее
- ведущих и главных специалистов, затем
должности исполнителей, инженерно-технический
персонал, а затем рабочие.
В четвёртой колонке «Количество
штатных единиц» указывается количество
должностных или рабочих единиц, предусмотренных
штатным расписанием.
Количество штатных единиц
предприятия определяется его потребностями
в тех или иных видах работ, степенью срочности
их выполнения, экономической целесообразностью.
Должности, которые предусматривают
не полную штатную единицу, заполняются
с указанием долей, например: 0,25; 0,5; 0,75
и прочее.
Вакантные должности обозначаются
указанием количества вакантных штатных
единиц со сноской внизу страницы, где
указывается, что должность вакантна.
В пятой колонке «Тарифная ставка
(оклад) и пр.» указывают месячную заработную
плату по должности в рублях.
Существует множество способов
оплаты труда в организациях: заработная
плата по тарифной ставке или сетке, процент
от выручки или прибыли, сдельная оплата
труда, оплата по коэффициенту трудового
участия или распределения и прочее. Однако
в ОАО «ГЦВ» являются два способа оплаты
труда: оклад и тарифная ставка.
Тарифная ставка - инструмент
тарификации оплаты труда работника в
организациях, финансируемых из федерального
бюджета в соответствии с Единой тарифной
сеткой (ЕТС).
Оклад или должностной оклад
- фиксированный размер оплаты труда работника
за выполнение трудовых обязанностей
определённой сложности за единицу времени.
ОАО «ГЦВ» устанавливает размер
окладов, исходя из своих финансовых возможностей.
Однако при установлении размера оклада
или тарифной ставки руководствуется
ст. 133 ТК РФ, согласно которой месячная
заработная плата работника, полностью
отработавшего за этот период норму рабочего
времени и выполнившего нормы труда (трудовые
обязанности), не может быть ниже минимального
размера оплаты труда (МРОТ). (До 1 сентября
2007 года частью второй статьи 129 ТК России
утверждалось, что в МРОТ не включаются
компенсационные, стимулирующие и социальные
выплаты (то есть любые надбавки, доплаты,
премии и другие поощрительные выплаты,
выплаты за работу в условиях и на территориях,
подвергшихся радиоактивному загрязнению,
иные компенсационные и социальные выплаты),
поэтому считалось, что оклад (тарифная
ставка) не должны устанавливаться ниже
МРОТ. Однако с 1 сентября 2007 года часть
вторая статьи 129 ТК России утратила силу)
Согласно ст.133 ТК РФминимальный размер
оплаты труда устанавливается одновременно
на всей территории Российской Федерации
федеральным законом и не может быть ниже
величины прожиточного минимума трудоспособного
населения. С 1 января 2014 года МРОТ составляет
5 554 рублей.
Для рабочих, труд которых оплачивается
по сдельной системе, в штатном расписании,
устанавливается тарифная ставка или
оклад, которые, в зависимости от специфики
организации, рассчитываются по определённым
методикам.
При установлении оклада следует
руководствоваться требованиями, содержащимися
в актах трудового законодательства, а
также локальными нормативными актами
- Положением об оплате труда и премировании
в организации и другими.
В штатном расписании есть несколько
колонок (6-8), объединённых общим названием
«Надбавки». В них отражаются стимулирующие
и компенсационные выплаты (премии, надбавки,
доплаты и прочее), установленные действующим
законодательством России, а также введённые
по усмотрению организации (например,
связанные с режимом или условиями труда).
Девятая колонка «Всего» рассчитывается
сложением 5-8 колонок и умножением получившейся
суммы на количество штатных единиц из
колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям
будет являться месячным фондом заработной
платы.
Месячный фонд заработной платы
ОАО «ГЦВ» - это суммарные денежные средства,
которые предусмотрены штатным расписанием
для выплаты работникам.
Штатное расписание подписывают
руководитель кадровой службы и главный
бухгалтер ОАО «ГЦВ».
Если штатное расписание занимает
несколько листов, страницы нумеруются,
затем оно прошивается и скрепляется печатью,
и подписью генерального директора ОАО
«ГЦВ».
Изменения в штатное расписания
вносятся приказом по основной деятельности
«О внесении изменений в штатное расписание»,
который подписывает генеральный директор
ОАО «ГЦВ».
Работников, которых затронули
изменения штатного расписания, необходимо
ознакомить с приказом под подпись.
2.1.1. Порядок оформление
документов при приеме на работу.
При приеме на работу в ОАО «ГЦВ»,
каждый желающий должен пройти собеседование
и написать заявление.
Личное заявление
работника о приеме на работу пишется,
как правило, от руки, в произвольной форме.
В заявлении указываются:
- наименование структурного
подразделения;
- адресат (должность, фамилия,
инициалы руководителя предприятия);
- наименование вида документа;
- автор;
- текст;
- дата;
- личная подпись;
- расшифровка подписи.
Заявление о приеме на работу в
ОАО «ГЦВ» представляет собой краткую
письменную просьбу о приеме на работу
с указанием должности. Текст документа
должен начинаться со слов «Прошу принять
на работу …», с указанием наименования
структурного подразделения предприятия,
должности и желаемой даты приема на работу.
Это заявление подписывается заявителем
с указанием даты написания, личной подписи
и ее расшифровки.
Заявление согласуется с руководителем
структурного подразделения предприятия
(начальником цеха, отдела и т.п.), в которое
принимается на работу соискатель.
В дальнейшем на заявлении проставляется
резолюция генерального директора ОАО
«ГЦВ», так же делается отметка об исполнении
документа и направлении его в дело.
Помимо письменного заявления
работника о приме на работу также
предъявляются следующие документы (ст.
65 Трудового Кодекса Российской Федерации
(далее - ТК РФ))32:
- паспорт или иной документ,
удостоверяющий личность;
- трудовую книжку, за исключением
случаев, когда трудовой договор заключается
впервые или работник поступает на работу
на условиях совместительства;
- страховое свидетельство государственного
пенсионного страхования;
- документы воинского учета
- для военнообязанных и лиц, подлежащих
призыву на военную службу;
- документ об образовании, о
квалификации или наличии специальных
знаний - при поступлении на работу, требующую
специальных знаний или специальной подготовки.
Статьей 68 ТК РФ установлено,
что при приеме на работу (до подписания
трудового договора) работодатель обязан
ознакомить работника под роспись с правилами
внутреннего трудового распорядка, иными
локальными нормативными актами, непосредственно
связанными с трудовой деятельностью
работника, коллективным договором.
В ОАО «ГЦВ» для подтверждения
ознакомления работника с такими документами
является роспись на листе ознакомления
(он прошивается и скрепляется печатью
вместе с соответствующим локальным нормативным
актом).
При заключении трудового договора
необходимо руководствоваться гл. 10 - 11
ТК РФ33.
Трудовой договор – это документированное соглашение
между работодателем и работником, в соответствии
с которым работодатель обязуется предоставить
работнику работу по обусловленной трудовой
функции, обеспечить условия труда, предусмотренные
нормативными правовыми актами, содержащими
нормы трудового права, своевременно и
в полном размере выплачивать работнику
заработную плату, а работник обязуется
выполнять определенную этим соглашением
трудовую функцию, соблюдать действующие
в организации правила внутреннего трудового
распорядка.
Сторонами трудового договора
в ОАО «ГЦВ» являются работодатель и работник.
Трудовой договор заключается
в письменной форме между работником и
администрацией предприятия в лице руководителя
предприятия (генерального директора
ОАО «ГЦВ») и содержит следующие основные
реквизиты: название документа, дата, место
составления, текст, подписи, печать.
Подготовка трудового договора,
поручается сотруднику отдела кадров
ОАО «ГЦВ». Составление пунктов трудового
договора осуществляется в соответствии
со ст. 57 Трудового кодекса РФ.
Трудовой договор ОАО «ГЦВ»
состоит из следующих разделов:
1. Предмет договора (здесь указывается, куда и
на какую должность принимается работник,
на какой срок, указываются условия, определяющие
характер работы (стационарный, подвижной,
разъездной и тд.), а так же продолжительность
испытательного срока);
2.Права и обязанности
работника (указано, что работнику предоставляется
работа, обусловленная трудовым договором
на рабочем месте, соответствующем условиям,
предусмотренным государственными стандартами
организации и безопасности труда и коллективным
договором. Указаны его права на своевременную
и в полном объеме заработную плату, предоставление
еженедельных выходных дней, нерабочих
праздничных дней, оплачиваемых отпусков,
разрешение индивидуальных и коллективных
трудовых споров, возмещение вреда, причиненного
работнику в связи с исполнением им трудовых
обязанностей и компенсацию морального
вреда, обязательное социальное страхование.