Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере ОАО «Головной цент

• увольнение (прекращение трудового договора);

• перевод на другую работу;

• поощрение работников;

• премирование;

• установление надбавок к должностному окладу (за совмещение, особый характер труда, стаж работы и др.), доплат;

• предоставление отпусков без сохранения заработной платы;

• предоставление отпусков по уходу за ребенком;

• изменение фамилии (в связи со вступлением в брак, расторжением брака и др.);

• повышение классности (разряда) работника;

• расследование несчастных случаев с работниками;

• направление в загранкомандировки;

• направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;

• организация практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд РФ).

Таким образом, данные приказы не могут быть сформированы в одно дело с документами, срок хранения которых менее 10 лет, а следовательно, и регистрационные номера у них должны различаться.

Так, приказы о приеме, перемещении, увольнении (срок хранения 75 лет ЭПК– экспертно-проверочная комиссия) в ОАО «ГЦВ» формируются в одно дело в хронологическом порядке и им присваивается индекс в пределах данной группы с добавлением буквенного обозначения л/с, а приказы по предоставлению отпусков и другие, имеющие временные сроки хранения (5 лет), – в отдельное дело с присвоением других буквенных обозначений: № 16-о (отпуска).

Получаемым и отправляемым письмам присваивают свои номера.

Ввод документа в информационно-поисковую систему ОАО «ГЦВ» производится путем записи соответствующих реквизитов в регистрационные формы: регистрационные журналы.

Независимо от формы при регистрации записывают следующие сведения о документах:

• номер, присваиваемый документу при регистрации;

• дату регистрации;

• от кого получен или кому передан документ;

• краткое содержание;

• содержание резолюции;

• дата отправки;

• в какое дело подшит документ по исполнении.

Журнальная форма регистрации документов появилась очень давно. Основное достоинство этой формы: она хорошо обеспечивает сохранность информации о документах – одну из задач регистрации.

Введение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (приказы, пропуска, справки, дипломы и т. д.), а также в случаях минимального объема документооборота, например в структурных подразделениях. Регистрацию кадровых и бухгалтерских документов обычно осуществляют в книгах или журналах учета документов.

В ОАО «ГЦВ» существует ряд журналов (книг), таких как:

1. Книга учета  движения трудовых книжек и  вкладышей в них.Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» (далее – Постановление от 16.04.03 № 225) предусмотрено обязательное ведение данной книги102, а постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Постановление от 10.10.03 № 69) определена ее форма103.

 

   Особенностью книги является то, что она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т. е. обычно ведется на протяжении нескольких лет. Все страницы книги заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 50 лет.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним опечатана сургучной печатью. Сургучная печать захватывает часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Срок хранения книги, в соответствии со ст. 358е Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень), составляет 50 лет104.

 

 2. Приходно-расходная  книга по учету бланков трудовой  книжки и вкладышей в нее.Постановлением от 16.04.03 № 225 предусмотрено обязательное ведение данной книги105, а постановлением от 10.10.03 № 69 определена ее форма106 (наименования граф таблицы). Данная книга содержит сведения о трудовых книжках, выданных работнику впервые, а также о выданных вкладышах. Книга пронумерована, прошнурована, заверена подписью генерального директора ОАО «ГЦВ», а также скреплена сургучной печатью. Ведется данная книга бухгалтерией. Срок ее хранения согласно ст. 193 Перечня составляет 5 лет.

3. Журнал учета мероприятий по контролю107. В нем должностное лицо органа государственного контроля (надзора) производит запись о проведенном мероприятии по контролю. Запись содержит следующие сведения: наименование органа государственного контроля (надзора); дата; время проведения мероприятия по контролю; правовые основания; цели, задачи и предмет мероприятия по контролю; выявленные нарушения; составленные протоколы об административных правонарушениях и о выданных предписаниях; фамилия, имя, отчество, должность лица (лиц), осуществившего (их) мероприятие по контролю, и его (их) подпись. Обязательное ведение такого журнала закреплено в ст. 9 п. 5 Федерального закона от 08.08.01 № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».

Журнал прошит, пронумерован и удостоверен печатью ОАО «ГЦВ». Срок его хранения согласно ст. 52 Перечня составляет 5 лет.

4. Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда108. В нем обязательны графы: вид инструктажа; дата инструктажа; подпись инструктируемого и подпись проводившего инструктаж. Обязательность ведения такого журнала предусмотрена п. 2.1.3 постановления Минтруда России № 1, Минобразования России № 29 от 13.01.03 «Об утверждении порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций». Срок хранения такого журнала – 10 лет (ст. 316б Перечня).

Кадровой службой ОАО «ГЦВ» также ведутся следующие регистрационные журналы и книги, не имеющие унифицированной формы:

• Книга регистрации трудовых договоров;

• Книга регистрации приказов по личному составу;

• Книга регистрации протоколов;

• Книга регистрации личной карточки работника (форма Т-2);

• Книга регистрации личных дел.

Журналы ведутся в тетрадях. На обложке (титульном листе) журнала ставится дата его заведения. В зависимости от числа граф на страницах журнала применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов. Данные об ответственном за ведение журнала работнике приведены на обложке.

Страницы журнала защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:

1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью ОАО «ГЦВ» и заверяется генеральным директором.

2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати организации.

На последней странице книги или журнала делается заверительная надпись по следующей форме:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __________ листов.   Генеральный директор ОАО «ГЦВПодпись                  Расшифровка подписи Дата

 

 

Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.

В случае, если произошли какие-либо изменения в записях трудовой книжки (например, смена фамилии) или какая-либо запись сделана неверно, то неправильные записи в журнале зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе, а в графу «Примечания» вносится следующая запись: (исправлено в графе 2, подпись, расшифровка подписи, дата).

В процессе ведения журнал хранится у ответственного за эту работу лица. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

При изучении регистрации кадровой документации ОАО «ГЦВ» было выявлено отсутствие ведения журнала по регистрации командировочных удостоверений, в связи с чем, автором предлагается разработать данный журнал в третьей главе.

 

2.2.2. Ведение и  формирование личных дел сотрудников.

Личное дело- это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. 
  Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным109.

Однако в ОАО «ГЦВ» на каждого сотрудника ведутся личные дела, так как ведение личных дел дает возможность кадровой службе ОАО «ГЦВ» своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

 

 Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Состав личного дела определяется локальным нормативным актами ОАО «ГЦВ».

Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

• внутренняя опись документов дела;

•анкета или личный листок по учету кадров;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• автобиография (резюме);

• копия документа об образовании,

•копия трудового договора;

• копия приказа о приеме на работу;

• копии приказов о переводе;

• документы, подтверждающие изменения анкетно - биографических данных;

• аттестационные документы;

• представления к переводам;

• копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

• другие характеризующие работника документы.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного дела подшивается копия заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения и копия приказа об увольнении.

Личные дела в ОАО «ГЦВ» учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы:

- порядковый номер дела;

- фамилия, имя, отчество работника;

- дата постановки дела  на учет и дата снятия с  учета.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение, а освободившаяся обложка используется для помещения личного дела нового работника.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

 

 При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

 

  При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию генерального директора ОАО «ГЦВ» во внутренней описи делается соответствующая запись.

 В отделе кадров  ОАО «ГЦВ» хранятся личные дела только на работающих, аличные дела уволенных работников хранятся в архиве.

 

2.2.3. Организация  хранения кадровой документации.

ОАО «ГЦВ» как любая организация за период своего существования накапливает огромное количество документации, которую согласно российскому законодательству необходимо хранить определенное количество лет. В данном случае нас интересует кадровая документация, т.е. приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки работников и т.д.

Для безопасности информации нужна четкая и продуманная система хранения и правильная систематизация кадровых документов.