Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере ОАО «Головной цент

Систематизировать кадровые документы необходимо не только для того, чтобы работать с ними было удобнее, но и чтобы иметь наиболее актуальные сведения о движении персонала.

 

  Систематизация кадровых  документов заключается в составлении подробной номенклатуры дел, оформленной по установленным правилам. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, в котором также указываются сроки хранения документов.

Номенклатура дел отдела кадров ОАО «ГЦВ» составляется в соответствии с формой из основных правил  работы архива организации110:

1. Определяется структура разделов. Разделами обычно служат названия внутренних подразделений, направления деятельности организации или должности сотрудников или руководителей.

2.  Определяется порядок расположения заголовков дел внутри разделов. Он определяется важностью документов каждого дела: от организационно-распорядительных, плановых и отчетных до всех остальных в порядке убывания.

3.  Составляются заголовки дел и вносятся в номенклатуру. Заголовки должны быть краткими и отражать содержание входящих в дело документов. В процессе ведения дел заголовки могут изменяться и уточняться.

4.  Присвоение индекса для каждого дела. Если номенклатура ведется по структурным подразделениям, то индекс должен содержать часть индекса соответствующего подразделения и порядковый номер.

 

  В конце года номенклатура  каждого структурного подразделения  закрывается итоговой записью, в  которой фиксируется количество  заведенных в течение года  дел и скрепляется подписью  ответственных лиц.  
Затем все номенклатуры подразделений анализируются и сводятся в единую общую номенклатуру организации. При систематизации кадровых документов необходимо помнить, что дело не должно содержать больше 250 листов при толщине не более 4 см. Все листы должны быть аккуратно подшиты и пронумерованы.

Для того чтобы в кадровой документации был порядок, необходимо проводить ревизию на предмет уничтожения или сдачи в архив документов, которые отслужили свой срок.

Подготовка документов к сдаче в архив организации включает:

- проведение экспертизы  ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о  выделении к уничтожению документов  и дел.

Оформление дела – это целый комплекс работы по его переучету, нумерации листов, составлению завершительной надписи, внутренней описи документов111. Начинается оформление любого дела с момента его заверения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки дела к передаче в архив после окончания календарного года, в течение которого оно было заведено (открыто).

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Поэтому оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления завершительной надписи.

Дела, направляемые в архив ОАО «ГЦВ», делятся на группы:

1. постоянного хранения;

2. долговременного хранения (свыше десяти лет);

3.кратковременного хранения  (до десяти лет включительно).

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передавются для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному генеральным директором ОАО «ГЦВ».

Дела временного хранения на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Архив ОАО «ГЦВ»находится в отдельном, изолированном помещение. Документы размещаются на стеллажах в коробках или связках. Помещение архива содержится в чистоте, систематически там проводится влажная уборка. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов в организации установлен сейф.

Основными задачами архива ОАО «ГЦВ» являются:

1) комплектование архива  документами, состав которых предусмотрен  положением об архиве;

2) учет и обеспечение  сохранности документов;

3) создание научно-справочного  аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся  в архиве документов.

В целях выполнения основных задач архив ОАО «ГЦВ» осуществляет следующие функции:

1) учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

2)  организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

3) проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

4) осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

5) организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

6) оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами.

Самое главное и ответственное действо - подготовка документов к сдаче в архив организации. Подготовка документов заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива. Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

1) формирование дел после  окончания и в текущем делопроизводстве;

2) оформление дел в  соответствии с установленным  порядком;

3) экспертиза ценности  документов и дел;

4) описание дел, передаваемых  в архив организации;

5) передача документов  в архив организации.

Приказом Генерального директора ОАО «ГЦВ» № 13 от 13 января 2014 г. создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов.

 В состав комиссии  входят:

- заместитель генерального  директора;

- начальник юридического  отдела;

- специалист по делопроизводству и архиву.

Под экспертизой ценности понимается определение срока хранения документов в зависимости от их содержания, представляющего исторический, научный, хозяйственный и другие интересы.

Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

В результате работы экспертной комиссии все документы, организации, разделены на 3 группы:

- документы, предназначенные  для архивного хранения;

- документы, подлежащие уничтожению;

- документы, необходимые  для дальнейшего использования  в делопроизводстве организации.

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов составляются акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, его согласовывают с руководителем структурного подразделения и относят его в архив.

В архиве акты сверяют с номенклатурой дел и ставят заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи начальника юридического отдела и специалиста по делопроизводству и архиву.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Совершенствование документационного обеспечения деятельности службы кадров ОАО «ГЦВ».

ОАО «ГЦВ» является крупнейшим предприятием в Российской федерации, оно создано   в целях повышения эффективности животноводческого комплекса страны, сохранения и развития научно-производственного потенциала предприятий по племенной работе и искусственному осеменению сельскохозяйственных животных и обеспечения продовольственной базы государства.

Деятельность предприятия в области управления персоналом нуждается в значительном делопроизводственном обеспечении. Регулирование отношений со стороны государства осуществляется в основном посредством принятия правовых актов, относящихся к этой сфере деятельности.

Деятельность ОАО «ГЦВ» регулируется:

1. Конституцией Российской  Федерации;

2.Трудовым кодексом Российской Федерации;

3. Гражданским Кодексом Российской Федерации;

4. Законом Российской Федерации «Об акционерных обществах»;

5.   Федеральным законом  о персональных данных».

Документационное обеспечение кадровой работы осуществляет каровая служба, которую возглавляет начальник кадровой службы, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора ОАО «ГЦВ». Помимо начальника в отделе кадров ОАО «ГЦВ» имеется инспектор по кадрам и специалист по кадрам.

Работа кадровой службы ОАО «ГЦВ» основывается на следующих документах:

• Устав организации;
• Коллективный договор;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положение об отделе кадров;
• Положение об оплате труда;
• Положение об аттестации;
• Должностные инструкции работников отдела кадров;

Одна из основных обязанностей службы кадров является оформление и ведение документации, фиксирующей трудовую деятельность работника. Решения работодателя о приеме, переводе, увольнении работника, его командировании и т.д. оформляются приказами (распоряжениями). На основании этих приказов бухгалтерия производит начисления и выплату работникам денег: заработной платы, командировочных расходов, надбавок, премий и т.д. (так называемые хозяйственные операции). Поэтому с точки зрения бухгалтерского учета эти кадровые документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, то есть оправдательными документами.

Основными документами кадровой службы ОАО «ГЦВ» являются:

- штатное расписание;

- трудовой договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);

- личная карточку (форма № Т-2);

- приказ (распоряжение) о переводе  на другую работу (форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- график отпусков (форма № Т-7);

- приказ (распоряжение) о прекращении  трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

- табель учета использования  рабочего времени (форма № Т-13);

- табель учета использования  рабочего времени и расчета  заработной платы (форма № Т-12);

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение по защите персональных данных работника;

- трудовая книжка;

- локальные акты по охране  труда.

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В результате изучения кадрового делопроизводства в ОАО «ГЦВ» было выявлено отсутствие «Инструкции по кадровому делопроизводству», «Положения о персональных данных», «Журнал регистрации командировочных удостоверений».

Ценность Инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структуры и численностью сотрудников предприятия, но и особенностями кадрового делопроизводства.

Инструкция по кадровому делопроизводству позволяет решать много практических задач.

В Инструкции утверждаются:

• перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия;

• шаблоны всех документов по личному составу;

• очередность оформления;

• порядок прохождения внутри организации.

Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции.

Инструкция состоит из нескольких частей:

1. «Общие положения». В  этом разделе указываются цели  и задачи Инструкции, а также  законодательные акты, послужившие  основанием для ее составления. Также определяется ответственность за несоблюдение установленных правил.