Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере ОАО «Головной цент

2.14. Дуракова И.Б. Управление  персоналом. М.: ИНФА-М, 2009. – 302 с.

2.15. Журнал Управление  персоналом. Статья: Должностная инструкция: понятие, содержание, разработка. № 1, 2014 г.

2.16. Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2014. № 3

2.17. Журнал «Кадровик. Кадровое  делопроизводство», 2012, № 5

2.18. Журнал «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2012, № 10

2.19. Журнал «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2013, № 4

2.20.  Журнал «Кадровый  вопрос» 2012, № 5

2.21. Журнал «Кадровый вопрос» 2012, № 7

2.22. Карпов Д.М. Управление  персоналом. – М.: ИНФА, 2010. – 263 с.

2.23. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / М.О. Буянова, К.Н. Гусов [и др.]; под ред. К.Н. Гусова. – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007.

2.24. Кузнецова В.В. Заработная плата. Справочник/ В.В. Кузнецова. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2009. – 374 с.

2.25. Кузнецова Т.В.  Организация  делопроизводства требует профессиональных  знаний// Делопроизводство, 2010 № 1

2.26. Маслов Е.А. Управление  персоналом предприятия: Учеб. Пособ. / Новосиб Гос. Акад. Экономики и  упр. – М.: Новосибирск: НГАЭиУ, 2011 -287 с.

2.27.Рогожин М.Ю. Делопроизводство  и документооборот. М.: ГроссМедиа, Росбух. 2009.

2.28. Цветаев В.М. Управление  персоналом /В.М. Цветаев. – СПб.: Питер, 2009. – 92 с.

2.29. Шекня С.В. Управление  персоналом современной организации. Учебно-практическое пособие. Изд. 3-е  перераб и доп. (Серия «Библиотека  журнала «Управление персоналом») – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2010. – 500 с.

2.30. Шкатулла В.И. Настольная  книга менеджера по кадрам. М.: Норма-Инфа, 2012. 527.

2.31. Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов. Кадровое делопроизводство. – М.: ООО «Интел-Синтез АПР», 2005. – 400 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 1

 

ОАО «Головной центр по воспроизводству сельскохозяйственных животных»

(ОАО «ГЦВ»)

 

ПРИКАЗ

№ 1                                                                         12.10.2014 г.                      

 

п. Быково, Подольского р-на, М.О.

 

 

О введении в действие Инструкции по кадровому делопроизводству в ОАО «ГЦВ»

 

В целях упорядочения работы с документами по личному составу в ОАО «ГЦВ», создания эффективной системы их учета и хранения  

ПРИКАЗЫВАЮ:  
1. Утвердить Инструкцию по кадровому делопроизводству в ОАО «ГЦВ».  
2. Ввести в действие Инструкцию по кадровому делопроизводству в ОАО «ГЦВ» с 12октября 2014 г.

3. Обязать всех сотрудников  отдела кадров начиная с 12 октября 2014 г. при составлении документов по личному составу руководствоваться правилами, изложенными в Инструкции по кадровому делопроизводству в ОАО «ГЦВ».  
4. Начальнику отдела кадров Нагорову Д.А. довести Инструкцию по кадровому делопроизводству в ОАО «ГЦВ» до сведения всех сотрудников отдела кадров путем персонального ознакомления с текстом документа под расписку.  
5. Специалисту по кадрам Алемской Е.А. подготовить необходимое количество копий Инструкции по кадровому делопроизводству в ОАО «ГЦВ» и вручить по одному экземпляру сотрудникам отдела кадров организации.  
6. Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на начальника отдела кадров Нагорова Д.А.

 
Приложение: Инструкция по делопроизводству в ОАО «ГЦВ» на 13 листах.  

 

 
Генеральный директор                                                                           Г.В. Ескин

 

Визы ознакомления:

С инструкцией ознакомлены:               Личные подписи              И.О. Фамилии

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ  
по кадровому делопроизводству в ОАО «ГЦВ»

 

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция  устанавливает единые правила  ведения кадрового делопроизводства  в ОАО «ГЦВ» (далее - Общество).

1.2. Под кадровым делопроизводством  понимается деятельность, обеспечивающая  документирование кадровой работы  и организацию работы с кадровой документацией.

1.3. Настоящая Инструкция  устанавливает требования к порядку  оформления, ведения, регистрации, хранения  и учета следующих видов документации:

1.3.1. Приказов, связанных  с приемом на работу, переводами  на другую работу и увольнением работников.

1.3.2. Трудовых договоров  и соглашений о дополнении трудовых договоров.

1.3.3. Должностных инструкций  работников.

1.3.4. Личных дел работников и доступа к ним.

1.3.5. Личных карточек работников.

1.3.6. Трудовых книжек работников.

1.3.7. Служебных удостоверений и пропусков.

1.3.8. Документов и материалов аттестации.

1.3.9. Документов о поощрении  работников и наложении дисциплинарных  взысканий.

 

2. Приказы, связанные с приемом на работу,  
   переводами на другую работу и увольнением работников.

2.1. Приказ печатается  на стандартном бланке установленной  формы шрифтом N 14 TimesNewRoman.

2.2. Приказы издаются по  унифицированным формам, утвержденным  Госкомстатом России (Росстатом).

В тех случаях, когда указанными органами унифицированная форма приказа не утверждена, используется свободная форма с соблюдением следующих правил оформления документа.

Приказ должен иметь заголовок, кратко и четко отражающий содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

2.3. Текст приказа отделяется  от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами  и печатается через 1,5 интервала, выравнивается по левой и правой  границам текстового поля. Первая  строка абзаца начинается на  расстоянии 1,25 см от левой границы  текстового поля.

2.4. Текст приказа состоит  из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

Констатирующая часть приказа четко излагает цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, и начинается устойчивыми формулировками: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа (в творительном падеже), его дата, номер и заголовок. Здесь же может даваться краткая характеристика рассматриваемого вопроса, в том числе с указанием недостатков и упущений.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, то констатирующую часть можно опустить.

Констатирующая часть в приказе заканчивается словом "приказываю", которое печатается вразрядку, с новой строки без отступа от левого поля строчными буквами.

Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

При необходимости детализации предписываемых действий распорядительная часть приказа может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера перечисляются в одном пункте.

Каждый пункт распорядительной части приказа печатается с красной строки, имеет свой номер, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания исполнителя (структурное подразделение или конкретное должностное лицо), затем срок исполнения и предписываемые действия. Предписываемые действия выражаются глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить и т.д.).

2.5. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее  изданный приказ или какие-то  его положения, то один из пунктов  распорядительной части должен  содержать ссылку на отменяемый  приказ (пункт приказа) с указанием  его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами  "Признать утратившим силу...".

2.6. В приказ не следует  включать пункт "Приказ довести  до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения  которых следует довести приказ, указываются в рассылке, заполняемой исполнителем.

2.7. В последнем пункте  распорядительной части приказа  указывается должностное лицо, на  которое возлагается контроль исполнения приказа.

2.8. Исполнитель, подготовивший  проект приказа, ставит свою визу  в левом нижнем углу на обороте  последнего листа документа. При  этом указываются его должность, инициалы и фамилия.

2.9. Приложения к приказу  печатаются на отдельных листах  и должны иметь все необходимые  элементы: наименование, заголовок, дату. Если к приказу следуют два и более приложений, то каждое из них имеет свой порядковый номер.

2.10. Приложение к приказу  подписывается руководителем структурного  подразделения, подготовившего проект  приказа. Подпись ставится на  оборотной стороне последнего листа приложения.

2.11. В приказах ссылки на приложения указываются в тексте.

Приложения к приказу содержат в правом верхнем углу первого листа отметку:

2.12. Для учета и хранения  все приказы делятся на три группы:

- приказы по основной деятельности;

- кадровые приказы, срок  хранения которых составляет 75 лет;

- кадровые приказы с  ограниченным сроком хранения - 5 лет.

2.13. Приказы каждой группы  регистрируются в отдельных журналах  и хранятся в отдельных папках.

2.14. Номера приказов по  основной деятельности нумеруются  без букв (например, № 168), номера кадровых приказов, срок хранения которых составляет 75 лет, - с буквой "к" (например, № 168-к), номера кадровых приказов с ограниченным сроком хранения - с буквой "о" (например, № 168-о).

2.15. Кадровые приказы, регламентирующие  вопросы, имеющие отношение ко  всем сотрудникам Общества, должны доводиться до их сведения под роспись. В этом случае к таким приказам должны прилагаться соответствующие листы ознакомления. Выписка обязательно заверяется печатью Общества.

 

3. Трудовой договор и соглашения о дополнении трудового договора.

3.1. Трудовой договор заключается  с каждым работником организации.

3.2. Трудовой договор заключается  после предъявления гражданином  документов, перечисленных в ст. 65 Трудового кодекса РФ.

3.3. До подписания трудового  договора гражданин знакомится  под роспись с локальными нормативными  актами Общества.

3.4. Трудовой договор заключается  в письменной форме в двух  экземплярах, каждый из которых  подписывается сторонами и заверяется  печатью Общества. Один экземпляр передается работнику, другой хранится в его личном деле.

3.5. Трудовые договоры  нумеруются. Нумерация осуществляется  следующим образом: номер структурного  подразделения/порядковый номер  трудового договора.

3.6. Трудовые договоры  регистрируются в специальном  журнале, при этом особо отмечаются  срочные трудовые договоры и указывается срок их действия.

3.7. В случае если в  трудовой договор вносятся изменения  или дополнения, то с работником  подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору.

3.8. Дополнительное соглашение  о дополнении к трудовому договору  заключается в письменной форме  в двух экземплярах, каждый из  которых подписывается сторонами  и заверяется печатью Общества. Один экземпляр дополнительного соглашения передается работнику, другой хранится в его личном деле.

 

4. Должностные  инструкции работников 

4.1. Должностные инструкции  разрабатываются для каждой должности, имеющейся в штатном расписании  Общества.

4.2. Должностные инструкции  носят обезличенный характер, то  есть являются принадлежностью  определенной должности, а не конкретного работника.

4.3. При изменении должностных  обязанностей и иных условий  служебной деятельности по определенной  должности разрабатывается и  утверждается новая должностная инструкция по этой должности.

4.4. Должностные инструкции  работников утверждаются руководителем  Общества.

4.5. Утвержденные руководителем  Общества должностные инструкции и листы ознакомления к ним хранятся в отдельной папке.

4.6. До подписания трудового  договора работник знакомится  с должностной инструкцией по соответствующей должности:

4.6.1. С утвержденного подлинника  должностной инструкции снимаются  две копии, которые заверяются  соответствующим образом (в том  числе печатью Общества).

4.6.2. В листе ознакомления с должностной инструкцией и на последних страницах копий должностного регламента работник вносит следующую запись:                

Ознакомлен ______________ Иванов А.В. (дата ознакомления).  
                                           (Подпись)  
4.6.3. Одна копия должностной инструкции выдается работнику на руки, вторая - приобщается к его личному делу.

 

5. Личные дела  работников и доступ к ним 

5.1. Личные дела работников  оформляются и ведутся работником  отдела кадров, ответственным за  кадровое делопроизводство, на всех  работников по установленной форме.

5.2. Персональные данные  для личного дела следует получать у работника лично.

5.3. В личное дело работника  подшиваются следующие документы:

а) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

б) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

в) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

г) копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

д) копия приказа о приеме на работу;

е) экземпляр трудового договора, а также экземпляры дополнительных соглашений к трудовому договору, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

ж) копии приказов о переводе работника на другую работу;