Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере ОАО «Головной цент

з) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

и) копия приказа об увольнении работника;

к) аттестационный лист работника, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

л) экзаменационный лист работника и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне);

м) копии документов о присвоении работнику разряда, класса;

н) копии приказов о поощрении работника, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

о) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности связано с использованием таких сведений;

п) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

р) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

с) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

т) медицинское заключение (произвольная форма) об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу;

у) бланк описи документов, имеющихся в личном деле работника (табл. 1);

 

Таблица 1

№ п/п	Наименование документов	Количество листов	Дата изъятия документов	Кем изъят документ, по какой причине
1	2	3	4	5

 

 

ф) справка о проверке персональных данных работника.

5.4. Личные дела работников хранятся в запираемых шкафах.

5.5. Личные дела работников хранятся 75 лет.

5.6. Ознакомление с личным  делом работника осуществляется  только в помещении, где хранятся личные дела.

5.7. Передача персональных  данных работника третьей стороне  не допускается без его письменного  согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

5.8. Руководитель Общества приказом определяет лицо или лиц, уполномоченных на ведение и хранение личных дел работников, а также лиц, имеющих доступ к указанным личным делам.

5.9. Работники, ответственные  за ведение кадрового делопроизводства, могут привлекаться в соответствии  с законодательством Российской  Федерации к дисциплинарной и  иной ответственности за разглашение  конфиденциальных сведений, содержащихся  в личных делах, а также за  иные нарушения порядка ведения личных дел работников.

5.10. В обязанности работника отдела кадров, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, входят:

- приобщение документов  к личным делам работников;

- обеспечение сохранности личных дел работников;

- обеспечение конфиденциальности  сведений, содержащихся в личных  делах работников, защиты от несанкционированного доступа и копирования;

- ведение, хранение и учет трудовых книжек работников;

- ознакомление работников  с документами своих личных  дел не реже одного раза  в год, а также по просьбе  работников. Работник при ознакомлении  со своим личным делом расписывается  в бланке описи.

 

6. Личные карточки  работников 

6.1. На каждого работника  Общества ведется личная карточка по форме № Т-2.

6.2. Личная карточка работника  хранится отдельно от личного  дела в алфавитном порядке.

 

7. Трудовые книжки  работников 

7.1. В Общества осуществляются ведение, хранение и учет трудовых книжек.

7.2. Оформление трудовой  книжки работнику, принятому на  работу впервые, осуществляется  не позднее недельного срока со дня его приема на работу.

7.3. Записи дат во всех  разделах трудовых книжек производятся  арабскими цифрами: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными (например, если гражданский служащий принят  на работу 3 декабря 2014 г., в трудовой книжке делается запись: "03.12.2014").

7.4. Записи производятся  аккуратно перьевой или гелевой  ручкой, ручкой-роллером (в том числе  шариковой), световодостойкими чернилами  черного, синего или фиолетового  цвета и без каких-либо сокращений.

7.5. Сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом:

- фамилия, имя, отчество указываются  полностью, без сокращений или  замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта  или иного документа, удостоверяющего личность;

- запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном  профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском  профессиональном) осуществляется  только на основании надлежаще  заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

7.6. После указания даты  заполнения трудовой книжки работник  своей подписью на первой странице  трудовой книжки заверяет правильность  внесенных сведений. Первую страницу  трудовой книжки подписывает  также сотрудник отдела кадров, ответственный за ведение кадрового  делопроизводства, после чего ставится  печать Общества.

7.7. Изменения записей  в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения  производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении  фамилии, имени, отчества и других  документов со ссылкой на их  номер и дату. Указанные изменения  вносятся на первую страницу  трудовой книжки. Одной чертой  зачеркивается прежняя фамилия  или имя, отчество, дата рождения  и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы  делаются на внутренней стороне  обложки трудовой книжки и  заверяются подписью владельца  трудовой книжки и лица, ответственного  за ведение кадрового делопроизводства.

7.8. В разделах "Сведения  о работе" и "Сведения о награждениях" трудовой книжки зачеркивание  ранее внесенных неточных, неправильных  или иных признанных недействительными записей не допускается.

7.9. При внесении неправильной  или неточной записи в разделы "Сведения о работе" или "Сведения  о награждении" трудовой книжки  под этой записью делается  запись следующего содержания: "Запись  за номером недействительна" и  ниже вносится правильная запись.

7.10. В случае если выявлена неправильная или неточная запись в трудовой книжке работника, то ее исправление производится по месту работы, где она была внесена. Исправление ее отделом кадров Общества возможно лишь на основании официального обращения организации, допустившей ошибку.

7.11. При внесении записей в трудовую книжку оставление пустых строк не допускается.

7.12. Работник отдела кадров, ответственный за ведение кадрового  делопроизводства, заверяет запись  об увольнении и записи в  разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" своей подписью и ставит печать  Общества.

7.13. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш вшивается к задней обложке трудовой книжки с внутренней стороны.

7.14. Вкладыш без трудовой  книжки недействителен.

7.15. При выдаче каждого вкладыша на первой странице трудовой книжки вносится запись "Выдан вкладыш" и указываются серия и номер вкладыша.

7.16. Трудовые книжки хранятся  в сейфе, расположенном в помещении  отдела кадров. Ключ от сейфа  хранится у лица, ответственного  за ведение трудовых книжек. Дубликат  ключа находится в опечатанном  виде у менеджера по безопасности.

7.17. Учет движения трудовых  книжек и вкладышей к ним  осуществляется в книгах учета  установленной формы.

 

8. Служебные удостоверения  и пропуска 

8.1. Оформление и выдача  служебных удостоверений и пропусков  работникам производятся лицом, ответственным за ведение кадрового  делопроизводства в Общества.

8.2. Бланки служебных удостоверений хранятся в сейфе.

8.3. Записи на бланках  служебного удостоверения и пропусках  производятся на компьютере. На  бланках удостоверения указываются: фамилия, имя, отчество и должность, замещаемая работником с указанием  структурного подразделения, дата  выдачи служебного удостоверения  и (или) пропуска. На бланк наклеивается  цветная фотография работника  размером 3 x 4 см на матовой бумаге.

8.4. Основанием для выдачи  служебного удостоверения является  приказ о приеме на работу. Основанием для выдачи пропуска  является заключение с лицом  договора гражданско-правового характера.

8.5. Выдача служебных удостоверений  работникам осуществляется под  роспись в журнале учета служебных удостоверений и пропусков.

8.6. Работник несет персональную  ответственность за хранение  и использование служебного удостоверения или пропуска.

8.7. Служебное удостоверение  подлежит замене: при общей замене  служебных удостоверений; при изменении  должности, фамилии, имени или отчества  работника, по решению руководителя  Общества; в случае утраты или порчи служебного удостоверения или пропуска.

8.8. При замене служебного  удостоверения действующее служебное  удостоверение подлежит сдаче  работнику, ответственному за ведение  кадрового делопроизводства в  Общества, в день получения нового служебного удостоверения.

8.9. Служебное удостоверение  подлежит возврату под роспись  специалисту, ответственному за  ведение кадрового делопроизводства, в день увольнения.

8.10. Утратившие силу служебные  удостоверения подлежат уничтожению  по акту комиссии, утвержденному  руководителем Общества. В состав комиссии входит не менее трех сотрудников, с обязательным включением в состав лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

8.11. В случае утраты  или порчи служебного удостоверения  работник обязан в письменной  форме сообщить руководителю  или заместителю руководителя  Общества о месте, времени и причине утраты (порчи) служебного удостоверения или пропуска. При утрате (порче) служебного удостоверения или пропуска комиссией проводится служебная проверка.

8.12. В соответствии с  актом уничтожения служебных  удостоверений или пропусков  в журнале учета служебных  удостоверений и пропусков производится  соответствующая запись об уничтожении  служебных удостоверений с указанием  даты и номера акта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 2

 

ОАО «Головной центр по воспроизводству сельскохозяйственных животных»

(ОАО «ГЦВ»)

 

ПРИКАЗ

№ 3                                                                         12.10.2014 г.                      

 

п. Быково, Подольского р-на, М.О.

 

Об утверждении Положения о персональных данных 
работников ОАО «ГЦВ»

Во исполнение гл. 14 ТК РФ, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", других действующих нормативно-правовых актов, а также в целях приведения локальных нормативных актов ОАО «ГЦВ» в соответствие с действующим законодательством РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в действие  с 18.10.2014 Положение о персональных данных работников ОАО «ГЦВ» (далее - Положение).

2. Специалисту по кадрам Алемской Е.А. до 18.10.2014 довести Положение до сведения всех сотрудников организации под роспись.

3. До 15.10.2014 г. запросить с работников, осуществляющих обработку персональных данных, перечисленных в Положении, обязательство о неразглашении персональных данных работников ОАО «ГЦВ» (по форме Приложения № 1 к Положению).

4. Местом хранения Положения  определить кабинет отдела кадров организации.

5. Контроль исполнения  данного приказа оставляю на начальника отдела кадров Нагорова Д.А.

 

Генеральный директор                Подпись             Ескин Г.В.                        

 

С приказом ознакомлены:

 

Специалист по кадрам                  Подпись                  Алемская  Е.А.

 

Начальник отдела кадров             Подпись                     Нагоров Д.А.

ПОЛОЖЕНИЕ 
о персональных данных работников ОАО «ГЦВ»

 

1. Общие положения.

1.1. Положение о персональных  данных работников ОАО «ГЦВ» (далее - Положение) разработано в соответствии с ТК РФ, Федеральным законом от 27.06.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» и иными нормативными правовыми актами.

1.2. Положением определяется  порядок получения, систематизации, использования, хранения и передачи  сведений, составляющих персональные данные работников ОАО «ГЦВ» (далее - Общество).

1.3. Персональные данные  работника - любая информация, относящаяся  к конкретному работнику (субъекту  персональных данных) и необходимая  Обществу в связи с трудовыми  отношениями. Сведения о персональных  данных работников относятся  к числу конфиденциальных (составляющих  охраняемую законом тайну Общества).