Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере ОАО «Головной цент

2. «Тематические разделы». Инструкция определяет порядок  документального оформления основных  кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска и др. Каждый  раздел содержит перечень и  порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех  или иных кадровых действий.

Кроме того, в состав тематических разделов включены разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров, формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив.

3. «Приложения». В приложения  к Инструкции по кадровому  делопроизводству включен необходимый  справочно-иллюстративный материал: образцы оформления всех видов  документов, а также формы регистрационных  журналов.

Таким образом создание инструкции по кадровому делопроизводству, позволит заменить все многочисленные устные и письменные распоряжения руководства, так как в инструкции подробно изложены требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета кадровых документов - приказов, трудовых договоров, должностных инструкций, личных дел и трудовых книжек работников, служебных удостоверений, документов об аттестации, поощрении, наложении дисциплинарных взысканий.

Ниже автором представлен проект приказа о введении в действие «Инструкции по кадровому делопроизводству» и сама инструкция (Приложение № 1).

Персональные данные работника - это касающаяся конкретного лица информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. Законодательством предусмотрен ряд обязанностей по получению, хранению, передаче и защите персональных данных работников.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу112. Помимо таких данных, как фамилия, имя, отчество, возраст, образование, место жительства, семейное положение, национальность, к персональным данным можно отнести религиозные и политические убеждения и т.п.

 Что касается сферы трудовых  отношений, персональными данными  работника считаются только те  сведения, которые необходимы работодателю  в связи с трудовыми отношениями. Это, в первую очередь, информация  об образовании, специальности, квалификации, состоянии здоровья (для занятия  определенными видами деятельности), наличии детей.

В силу ст. 85 ТК РФ работодатель осуществляет обработку персональных данных работников, которая включает в себя действия по получению, хранению, передаче или иному их использованию. Кроме этого, работодатель должен обеспечивать их защиту от неправомерного использования, утраты в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами (п. 7 ст. 86 ТК РФ), за счет своих средств113. 
Хранение и обработка персональных данных, как правило, осуществляются одновременно с использованием электронной системы хранения и на бумажных носителях.

Положение о персональных данных состоит из следующих разделов:

1. Общие положения: указывается, с какой целью принимается данное Положение и какие вопросы оно регулирует.

2. Основные понятия. Состав персональных данных работников: в данном разделе раскрывается, какие документы в организации содержат персональные данные.

3. Хранение персональных данных: в разделе прописывается порядок и место хранения документов (дел) в которых содержатся персональные данные.

4. Обработка персональных данных: в этом разделе указывается, какие условия должны быть соблюдены при обработке персональных данных работника.

5. Передача персональных данных: прописывается порядок передачи персональных данных работников внутри организации, а также сторонним лицам и государственным органам.

6. Доступ к персональным данным: в разделе должна содержаться информация о порядке доступа к персональным данным работников. Доступ подразделяется на внутренний (предоставление персональных данных отдельным работникам организации) и внешний (передача персональных данных представителям других организаций и государственных органов).

7. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных: в этом разделе нужно прописать, кто в организации несет ответственность за нарушение правил хранения и использования персональных данных.

Таким образом, наличие в ОАО «ГЦВ» «Положения о работе с персональными данными работников» определит порядок обработки персональных данных работников Общества, а так же поможет защитить их от несанкционированного доступа и разглашения.

Ниже (Приложение № 2) автором представлен проект «Положения о работе с персональными данными работников ОАО «ГЦВ».

Журнал регистрации командировочных удостоверений.

Любой документ должен быть зарегистрирован при попадании на предприятие, прежде всего, для того, чтобы не быть потерянным. Для регистрации документов существуют специальные журналы. Командировочные удостоверения, которые сдают работники при возвращении из командировки, должны быть зарегистрированы в специальном журнале, порядок заполнения которого мы разберем ниже.

Журнал ведется отделом кадров организации. На его обложке должно быть указано наименование организации и дата начала ведения, а также присутствует графа, куда вносится запись об окончании. Журнал командировочных удостоверений предназначен для внутреннего использования. Допуск к пользованию и данным журнала могут иметь только сотрудники отдела кадров. Работники иных подразделений могут получить доступ к журналу учета, только в случае распоряжения начальника кадрового одела.

Руководителем отдела кадров назначается ответственное лицо за ведение журнала регистрации командировочных удостоверений. В его присутствии начальники других отделов или другие должностные лица могут ознакомиться с данными журнала регистрации. Ответственное лицо также отвечает за его хранение. Когда журнал учета командировочных удостоверений заканчивается, на обложке в специальной графе ставится дата окончания ведения.

В соответствии с приказом Федерального архивного агентства, срок хранения регистрационного журнала составляет 5 лет.

Заполнение бланка журнала не вызывает, как правило, никаких проблем. После сдачи сотрудником командировочного удостоверения нужно провести регистрацию. В специальную таблицу вносятся сведения о сдавшем документ лице и данные самого удостоверения.

Для каждого документа отводится отдельная строка, куда вносится информация в следующей последовательности:

1. ФИО сотрудника,

2. занимаемая должность,

3. место командировки,

4. номер командировочного удостоверения,

5. ФИО и должность подписавшего документ лица.

Затем указывается время командировки (дата фактического выбытия и прибытия). Под датой выбытия следует понимать день, когда командируемый покинул постоянное место работы, а датой прибытия считается день приезда в населенный пункт, где находится работа. Последняя графа таблицы отведена для подписи сдавшего удостоверение сотрудника. Своей подписью работник подтверждает, что ознакомился с занесенными в журнал сведениями и согласен с ними.

Ниже автором приводится образец Журнала (Приложение № 3).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

В настоящее время ОАО «ГЦВ», является ведущим предприятием по производству и реализации племенной продукции (замороженное семя быков производителей) в племенные хозяйства Московской области и регионов Российской Федерации. Оно создано   в целях повышения эффективности животноводческого комплекса страны, сохранения и развития научно-производственного потенциала предприятий по племенной работе и искусственному осеменению сельскохозяйственных животных и обеспечения продовольственной базы государства.

Эффективность развития организации зависит от эффективности управленческой структуры, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которых сконцентрирована на документах.

Документационному обеспечению управления в ОАО «ГЦВ» уделяется особое внимание, так как от правильного составления и оформления документов зависит успех управленческой деятельности предприятия в целом.

Основной целью написания данной дипломной работы является изучение организации документационного обеспечения деятельности службы кадров, и определение направления его совершенствования на примере ОАО «ГЦВ».

В процессе работы были изучены характеристика организации и службы кадров ОАО «ГЦВ», проведен анализ кадрового делопроизводства организации, а так же разработаны методы по совершенствованию документационного обеспечения деятельности службы кадров организации, путем внесения предложений по разработке и введении в действие таких документов как:

1. «Инструкция по кадровому делопроизводству», которая решит много практических задач и позволит снизить временные затраты на обработку кадровых документов, так как создание инструкции по кадровому делопроизводству, позволит заменить все многочисленные устные и письменные распоряжения руководства, так как в инструкции подробно изложены требования к порядку оформления, ведения, регистрации, хранения и учета кадровых документов - приказов, трудовых договоров, должностных инструкций, личных дел и трудовых книжек работников, служебных удостоверений, документов об аттестации, поощрении, наложении дисциплинарных взысканий.

2. «Положение о работе с персональными данными работников» определит порядок обработки персональных данных работников Общества, а так же поможет защитить их от несанкционированного доступа и разглашения.

3. Журнал регистрации командировочных удостоверений, который позволит вести учет  командировочных удостоверений, так как нем отражается, когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы.

1. Источники

1.1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.1.1994 г. № 51-ФЗ// СПС «Консультант плюс» - 2008

1.2.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12. 2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 - ФЗ.(текст с изм. и доп. на 15.09.2009 г.) - М.: Эксмо, 2009.

1.3. «Конституция Российской  Федерации» (принята всенародным  голосованием 12.12.1993 г.)

1.4. Постановление Госкомстата  РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  документации по учету труда  и его оплаты».

1.5. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

1.6. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями от 6 февраля 2004 г.)

1.7. Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организации, с указанием сроков  хранения. – М.: Росархив. ВНИИДАД, 2008.

1.8. Приказ Минфина России  от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых  книжках».

1.9.Требования к оформлению документов.ГОСТ Р 6.30-2003. (утверждены постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65).

1.10. Указания по применению  и заполнению форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты (утверждены  постановлением Госкомстата России  от 5 января 2004 г. № 1)

1.11.Федеральный закон  от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и  защите информации»

1.12.  Федеральный закон  от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями от 4 декабря 2006 г.)

1.13. Федеральный закон  от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой  тайне.

1.14.Альбом по искусственному осеменению крупного рогатого скота- М.: ФГНУ «Росинформагротех», 2011.

1.15. Устав ОАО «ГЦВ» (новая редакция), утвержден решением годового Общего собрания акционеров ОАО «ГЦВ» (Протокол № 1 от 18.05.2011 г.)

 

2. Литература

2.1.Бизюков П.В. Служба управления персоналом: функции, типология модели/П.В. Бизюков// Социологические исследования. – 2007 - № 5 – 9 с.

2.2. Базаров Т.Ю Управление  персоналом организации.  Учебник  для вузов. М.: Экономика и финансы, 2011 – 389 с.

2.3. Бюрюкова И., Жаворонкова  Л., Бузилкин С., Суркова Л. Инструменты управления персоналом: аспекты кадрового документооборота. М.: РедСо, Бератор-Паблишинг, 2007.

2.4. Богомолов Ю. Комплексный  подход к профессиональной подготовке  и переподготовке кадров России/Ю. Богомолов // Проблемы теории и  практики управления. – 201. - № 2 –  С. 109-116.

2.5. Бражко Е.И., Серебрякова  Г.В., Смирнов Э.Л Управленческие  решения; РИОР – Москва, 2013 г. – 128 с.

2.6. Брусов В.И. Управленческие  решения; Юрайт- Москва, 2013 -256 с.

2.7. Веснина В.С. Кадровое  планирование / В.С. Веснина // Экономика  и учет труда. – 2012. - № 4 – С. 65-78

2.8. Веснин В.Р. Менеджмент  персонала: Учебное пособие для  сред. – спец. Учеб. Заведений. – М.: Элит – 2011. – 420 с.

2.9. Генкин Б.М. Основы управления персоналом – М., 2011. – 293 с.

2.10. Десслер Г. Управление  персоналом. М., 2010. – 267 с.

2.11. Добровинский А.П. Управление  персоналом в организации: Учебное  пособие. – Томск, ТПУ, 20. – 416 с.

2.12. Доронина Л. Сроки и  способы хранения кадровой документации// Кадровик. Кадровое производство, 2008. № 3

2.13. Друкер П.Ф. Задачи  менеджмента в ХХI веке: пер. с анг. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2009.