Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере ОАО «Головной цент

Отдел кадров является обособленным структурным подразделением организации. Он создается и ликвидируется приказом генерального директора ОАО «ГЦВ».

Отдел кадров непосредственно подчиняется генеральному директору Организации.

Кадровую службу возглавляет руководитель (начальник) кадровой службы, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом генерального директора ОАО «ГЦВ».

На должность начальника назначается лицо, имеющее высшее юридическое или экономическое образование и стаж работы в должности руководителя кадровой службы не менее 3 лет.

Начальник отдела кадров ОАО «ГЦВ» возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении. Организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности. Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях. Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры" и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом. Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению. Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами. Руководит работниками отдела.

Помимо начальника в отделе кадров ОАО «ГЦВ» имеется инспектор по кадрам и специалист по кадрам.

На должность инспектора по кадрам вОАО «ГЦВ» назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее года.

Инспектор по кадрам ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка. Составляет установленную отчетность.

На должность специалиста по кадрам в ОАО «ГЦВ» назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Специалист по кадрам выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля. Информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия. Составляет установленную отчетность.

Цель создания отдела кадров ОАО «ГЦВ» - это способствование достижению целей организации путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала.

Основными задачами отдела кадров ОАО «ГЦВ» являются: организация отбора, набора и найма персонала, необходимой квалификации и в требуемом объеме; учет личного состава и ведение кадровой документации; создание эффективной системы штатных сотрудников; разработка карьерных планов сотрудников; разработка кадровых технологий; контроль соблюдения дисциплины труда; формирование кадрового резерва; контроль соблюдения трудовых и социальных прав работников; поддержание и укрепление положительного социально-психологического климата в Организации, предупреждение трудовых конфликтов.

Управление персоналом организации осуществляет группа специалистов, выполняющих соответствующую функцию, в качестве работников кадровой службы, а также руководителей всех линейных подразделений, выполняющих функцию управляющих по отношению к своим подчиненным.

Основными функциями отдела кадров ОАО «ГЦВ» являются: определение текущей потребности в кадрах, анализ текучести кадров;подбор персонала совместно с руководителями заинтересованных подразделений;разработка штатного расписания;документирование приема, перевода, увольнения работников;прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек;ведение учета личного состава работников организации, оформление личных дел, подготовка и выдача по требованию работника справок и копий документов; документальное оформление служебных командировок; составление графика отпусков и учет использования отпусков, а также оформление отпусков в соответствии с графиком отпусков; ведение учета работающих в организации военнообязанных; подготовка материалов для представления работников к поощрениям; подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности;  выполнение запросов о трудовом стаже работников, ранее работавших в организации; организация и участие в аттестации работников. Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов развития сотрудников; составление планов повышения квалификации работников; организация табельного учета.

Отдел кадров в ОАО «ГЦВ» обладает функциональной и организационной функцией.

В функциональном отношении отдел кадров занимается определением стратегии предприятия. Формированием управления персоналом на предприятии, учитывается стратегия деятельности предприятия, которую выбрал руководитель. Также он занимается планированием потребности предприятия в персонале и, конечно же, привлечением, отбором и оценкой персонала.

В рамках работы по увольнению персонала отдел кадров должен осуществлять:

· анализ причин высвобождения персонала;

· выбор вариантов высвобождения персонала;

· обеспечение социальных гарантий увольняющимся работникам предприятия.

Отдел кадровОАО «ГЦВ» имеет право: получать от структурных подразделений, Организации документы, необходимые для оформления приема, перевода, командирования, отпуска и увольнения работников; давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям Организации по подбору, учету, расстановке и подготовке кадров; вносить предложения руководству Организации по совершенствованию работы с кадрами; удостоверять юридическую силу документов по личному составу, выдаваемых работникам Организации; контролировать в структурных подразделениях Организации соблюдение в отношении работников трудового законодательства, предоставление установленных льгот и компенсаций; представительствовать в установленном порядке интересы Организации по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями; проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых Организацией, по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

Отдел кадров ОАО «ГЦВ» осуществляет работу по построению и организации работ, в том числе определению рабочих мест, функциональных и технологических связей между ними, содержанию и последовательности выполнения работ, условий труда.

Для выполнения этой функции отдел кадров должен:

· определять содержание работ на каждом рабочем месте;

· стремиться к созданию более благоприятных условий труда;

· проводить оперативный контроль за работой персонала;

· осуществлять краткосрочное планирование профессионально-квалификационного развития персонала.

И наконец, главное, за что в какой-то мере ответственен отдел кадров, - за управление затратами на персонал и социальными услугами, предоставляемыми персоналу. Отдел кадров планирует затраты на персонал, разрабатывает и внедряет системы заработной платы, определяет особенности оплаты труда отдельных категорий работников, занятых на предприятии;

Ну и конечно, отдел кадров ОАО «ГЦВ» обеспечивает нормальную трудовую деятельность всех работников и всех структурных подразделений на предприятии, которые несут ответственность за работу с персоналом.

Помещение отдела кадров ОАО «ГЦВ» изолированно от других помещений, оборудовано сигнализацией на окнах и дверях, а также стальной решеткой на окнах.Однако, отдел кадров является доступным для посетителей. Двери помещения огнеупорные (металлические) с надежными замками.

Помещение отдела кадров, состоит из общей комнаты работников отдела и отдельно выделенной (кабинета) начальника отдела. При этом комната работников отдела перегорожена барьером на служебную зону, в которую имеют право заходить лишь работники отдела кадров, и зону для посетителей. Последняя оборудована небольшим письменным столом, стульями, письменными принадлежностями. В ней размещены образцы написания разных документов (заявлений, обращений, докладных записок и тому подобное), а также Правила внутреннего трудового распорядка предприятия, Правила военного учета для военнообязанных граждан.

Помещения отдела кадров оснащены средствами вентиляции или кондиционирования для поддержания постоянной температуры воздуха в пределах 18–20 °C, аптечкой и средствами пожаротушение.

Рабочие места работников оборудованы удобными письменными столами, креслами, телефонами с выходом на городскую сеть, а в кабинете начальника отдела – с выходом на междугородную сеть. Каждое рабочее место оборудовано также компьютером с современным программным обеспечением – офисными и кадровыми программами.

В помещении отдела кадров ОАО «ГЦВ» так же имеется:

• книжный шкаф для служебной литературы;
• огнеупорный сейф для потребностей начальника отдела (хранения документов, которые носят исключительно конфиденциальный характер, печатей и штампов отдела кадров, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и тому подобное);
• огнеупорный шкаф-сейф для хранения личных дел и трудовых книжек работников, текущей и архивной кадровой документации и приказов из личного состава;
• копировальная (ксерокс) и множительная (принтер) техника;
• телефон – факс;
• специальная печать и набор штампов отдела кадров;
• небольшая электрическая дрель, сверло длиной 200 мм диаметром 3,5 – 4,0 мм и станок для подшивки документов (для архива).

1.3. Регламентация  деятельности отдела кадров ОАО  «ГЦВ».

Деятельность предприятия в области управления персоналом нуждается в значительном делопроизводственном обеспечении. Регулирование отношений со стороны государства осуществляется в основном посредством принятия правовых актов, относящихся к этой сфере деятельности16.

Деятельность ОАО «ГЦВ» регулируется: