Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования на примере ОАО «Головной цент

1. Конституцией Российской  Федерации;

2.Трудовым кодексом Российской Федерации;

3. Гражданским Кодексом Российской Федерации;

4. Законом Российской Федерации «Об акционерных обществах»;

5.  Федеральным законом о персональных данных».

Для характеристики предприятия, его организационной структуры, проведения анализа производственно-хозяйственной деятельности используют устав, положения об отделах, должностные инструкции, аналитические данные предприятия17.

Документационное обеспечение кадровой работы осуществляет каровая служба.

Работа кадровой службы ОАО «ГЦВ» основывается на следующих документах:

• Устав организации;
• Коллективный договор;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• Положение об отделе кадров;
• Положение об оплате труда;
• Положение об аттестации;
• Положение о персональных данных;
• Должностные инструкции работников отдела кадров;

Устав (положение) организации является главным организационным документом, это свод правил, регулирующих деятельность организации, ее взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности.

Устав ОАО «ГЦВ»18 утвержден решением Общего собрания Совета директоров Общества и включает в себя следующие пункты:

1. Общие положения;

2. Правовое положение  Общества;

3. Цель и виды деятельности  Общества;

4. Уставный капитал общества;

5. Акции, облигации и иные  эмиссионные ценные бумаги Общества;

6. Права и обязанности  акционеров Общества;

7. Дивиденды;

8. Фонды Общества;

9. Реестр акционеров;

10. Органы управления и  контроля общества;

11. Общее собрание акционеров  Общества;

12. Проведение Общего собрания  акционеров Общества в форме  совместного присутствия;

13.  Проведение Общего  собрания акционеров Общества  в форме заочного голосования;

14. Совет директоров Общества;

15. Избрание Совета директоров  Общества;

16. Заседания Совета директоров  Общества;

17. Единоличный исполнительный  орган Общества;

18. Ревизионная комиссия  и Аудитор Общества;

19. Бухгалтерский учет  и финансовая отчетность Общества;

20. Хранение Обществом  документов, Предоставление Обществом  информации;

21. Реорганизация и ликвидация  Общества.

Коллективный договор -  это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации, и заключаемый между сторонами социального партнерства (работниками и работодателями в лице уполномоченных в установленном порядке представителей).

Трудовой Кодекс Российской Федерации под социальным партнерством признает систему взаимоотношений между работниками и работодателями, органами государственной власти, органами местного самоуправления, направленную на обеспечение согласования интересов сторон по вопросам регулирования трудовых и иных, связанных с ними, отношений. Органы государственной власти и органы местного самоуправления выступают в качестве сторон социального партнерства в тех случаях, когда они являются работодателями или их представителями, уполномоченными на представительство законодательно или работодателями.

В соответствии с трудовым законодательством регулирование трудовых отношений в ОАО «ГЦВ» осуществляется путем заключения, изменения и дополнения работником и работодателем коллективных договоров, соглашений и трудовых договоров.

Коллективный договор ОАО «ГЦВ» состоит из следующих разделов:

Раздел 1. «Общие положения». В этом разделе указываются стороны Договора, его статус, цели Договора, срок действия Договора и сфера действия Договора.

Раздел 2. «Рабочее время и время отдыха». В разделе излагаются обязательства сторон, связанные с продолжительностью рабочего времени, в том числе нормального, сокращенного, неполного, в ночное время; обязательства сторон, связанные с установлением режимов рабочего времени с ненормированным рабочим днем, со сменной работой и суммированным учетом рабочего времени, с разделением рабочего дня на части. Кроме этого, в разделе устанавливаются выходные дни, продолжительность внутрисменных и междусменных перерывов, регламентируются специальные перерывы для обогревания и отдыха, а также ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска.

Раздел 3. «Оплата и нормирование труда». Этот раздел определяет систему и форму оплаты труда, размер минимальной заработной платы, порядок, место и сроки выплаты заработной платы. В разделе регламентируется порядок установления заработной платы работнику и индексации заработной платы, а также порядок оплаты труда во всех случаях выполнения работы в условиях, отклоняющихся от нормальных. Здесь же определяются применяемые системы нормирования труда.

Раздел 4. «Социальные гарантии и компенсации». В этом разделе регламентируются дополнительные гарантии и компенсации, установленным законодательством. Такими гарантиями и компенсациями могут быть: оплата неотработанного времени по различным причинам (рождение ребенка, заключение брака, смерть близкого родственника и др.), материальная помощь работнику или бывшему работнику, добровольное медицинское страхование работника, негосударственное пенсионное обеспечение, компенсация стоимости детских путевок, компенсация стоимости обучения работника, а также детей работника и др.

Раздел 5. «Обеспечение занятости и развитие кадрового потенциала». Данный раздел устанавливает дополнительные льготы и гарантии работникам в случае ликвидации организации, сокращении численности или штата организации и меры по смягчению последствий массового высвобождения работников. Такими льготами и гарантиями могут быть: установление преимущественного права на оставление на работе дополнительным категориям работников, помимо категорий, предусмотренных ст.179 Трудового кодекса РФ; приостановление найма новых работников; введение режима неполного рабочего времени; предоставление сокращаемым работникам оплачиваемого времени для того, чтобы они могли найти работу; исключение случаев одновременного сокращения двух работников из одной семьи, выплата дополнительных пособий на период трудоустройства сокращаемых работников. Кроме этого в разделе устанавливаются дополнительные льготы работникам, повышающим свою квалификацию, а также работникам, которые проводят обучение и осуществляют наставничество.

Раздел 6. «Охрана труда». Раздел регламентирует размер средств, выделяемых на финансирование мероприятий по охране труда. Приводятся перечни должностей и профессий работников, которые:

- обеспечиваются специальной  одеждой, специальной обувью и  другими средствами индивидуальной защиты,

- обеспечиваются бесплатным  молоком и другими равноценными пищевыми продуктами,

- обеспечиваются смывающими и обезвреживающими средствами,

- имеют право на трудовую  пенсию по старости, назначаемую досрочно,

- имеют право на сокращенный рабочий день,

- имеют право на дополнительный отпуск.

В разделе приводится подробный перечень обязательств работников в сфере труда и пожарной безопасности.

Раздел 7. «Гарантии деятельности профсоюзной организации». Раздел содержит обязательства работодателя: в части безвозмездного предоставления профсоюзной организации помещения, транспорта, оргтехники, средств связи; в части размера средств, выделяемых на организацию культурно-массовой и физкультурно-оздоровительной работы; в части перечисления на счет профсоюзной организации членских профсоюзных взносов из заработной платы работников и в части оплаты труда руководителя профсоюзной организации, освобожденного от основной работы. Кроме этого, в разделе приводятся обязательства профсоюзной организации, связанные с реализацией мероприятий по защите трудовых прав работников организации, предоставлением членам профсоюза отчета о проделанной работе, в том числе по проведению культурно-массовой и физкультурно-оздоровительной работы; обязательства по осуществлению общественного контроля за соблюдением правил охраны труда; обязательства по содействию эффективной деятельности организации.

Раздел 8. «Заключительные положения». В этом разделе обращается внимание на необходимость контроля выполнения обязательств Коллективного договора и устанавливается ответственность за нарушение условий Договора. Регламентируется порядок внесения изменений и дополнений в действующий Коллективный договор, а также порядок заключения нового Договора.

Коллективный договор ОАО «ГЦВ» призван регулировать трудовые отношения в организации, вместе с этим условия заключенного Коллективного договора не могут противоречить нормативным правовым актам более высокого уровня по отношению к Коллективному договору, какими являются: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, законы субъектов РФ, акты органов местного самоуправления.

Правила внутреннего трудового распорядкаОАО «ГЦВ»19являются одним из важнейших документов, регламентирующим порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, основные обязанности сотрудников и администрации, меры поощрения и взыскания.

Правила внутреннего трудового распорядка (далее  - ПВТР)- это локальный нормативный акт организации, разработанный и утвержденный в соответствии с трудовым законодательством РФ и уставом компании для целей:

• укрепления трудовой дисциплины,

• эффективной организации труда,

• рационального использования рабочего времени,

• обеспечения высокого качества и производительности труда работников.

Правила внутреннего трудового распорядка ОАО «ГЦВ» имеют следующие разделы:

1. Общие положения.

Данный раздел предназначен для определения основной цели правил внутреннего распорядка, а так же о сфере их применения и о том, на кого они распространяются.

2. Порядок приема работников.

В данном разделе указываются документы, которые организация-работодатель требует при приеме на работу, условия установления испытательного срока и его продолжительность, порядок оформления приема сотрудника на работу.

3. Порядок перевода  работников.

В этом разделе описывается порядок действий работодателя при переводе сотрудника на другую работу, порядок оформление перевода сотрудника.

4. Порядок увольнения  работников.

Здесь указывается порядок оформления увольнения сотрудника и основания для расторжения трудового договора.

5. Основные права и обязанности работодателя.

Данный раздел разрабатывается в соответствии со ст. 22 Трудового кодекса.

Именно эта статья регламентирует основные права и обязанности работодателя.

В разделе указываются:

• методы организации труда работников,

• порядок привлечения работников к дисциплинарной и материальной ответственности,

• порядок соблюдения трудовой дисциплины,

• предоставляемые сотрудникам гарантии и компенсации,

• прочие подобные вопросы.

6. Основные права и обязанности работников.

Раздел разрабатывается в соответствии с положениями ст. 21 Трудового кодекса.

В разделе указываются обязанности сотрудника:

• работать добросовестно,

• соблюдать дисциплину труда,

• своевременно и точно исполнять распоряжения руководства,

• соблюдать технику безопасности,

• содержать в порядке рабочее место и т. п.

А также отражаются права работника:

• на своевременную и полную оплату труда,

• страхование здоровья и жизни,

• заключение, изменение и расторжение трудового договора с компанией,

• прочие права сотрудника.

7. Рабочее время. 

В этом разделе указывается время начала и окончания рабочего дня или смены, продолжительность рабочего дня и рабочей недели, число смен в сутки и тому подобные сведения, в соответствии со ст.100 Трудового кодекса.

Кроме того, в случае наличия в организации сотрудников с ненормируемым рабочим днем, в ПВТР можно указать перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем в соответствии со ст. 101 Трудового кодекса.

8. Время отдыха.

В разделе указывается время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность в соответствии со ст. 108 Трудового кодекса.

Так же указываются (в случае необходимости) специальные перерывы, предусмотренные для некоторых сотрудников. Здесь же необходимо будет указать виды работ, при которых полагаются такие перерывы, их продолжительность и порядок предоставления (в соответствии со ст. 109 Трудового кодекса).