Особенности организации работы архива отделения УФМС по Оренбургской области

Введение

 

   Тема курсовой работы «Особенности организации работы архива отделения УФМС по Оренбургской области».

   Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов, с целью использование. Целью курсовой работы является анализ работы архива в отделении УФМС по Оренбургской области и рассмотрение её особенностей. Объектом курсовой работы является архив отделения УФМС по Оренбургской области, а предметом – организация работы этого архива.

   В архив УФМС Оренбургской области передаются такие документы как:

• законченные делопроизводством  документы, образовавшиеся в результате деятельности отделения УФМС по Оренбургской области;
• дела временного хранения срока хранения;
• документы по личному составу;

      Изменение объема дел связаны, прежде всего, с приемом дел от структурных  подразделений.

      Стандартная ситуация в архиве учреждения состоит в том, что объемы дел, хранящихся в архиве ежегодно увеличиваются на определенное количество дел. К количеству дел постоянного хранения прибавляется количество дел по личному составу и дела со сроками хранения свыше 10 лет.

     Изменения объемов дел в сторону уменьшения связаны с планомерным уничтожением дел с истекшим сроками хранения, а также с передачей дел на государственное хранение или другой архив. Описи дел служат для поединичного и суммарного учета дел, одновременно выполняя ряд функций. Поединичный  учет ведут, закрепляя за каждым делом в описи самостоятельного номера.

     Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема – это основа структуры описи.

     Схема классификации (организации) дел архива учреждения представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения – фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архива, для распределения дел по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру. После проведения классификации дел составляется архивная опись.

 

1. Теоретические аспекты организации работы архива

 

1. Основные задачи, функции и направления работы архива учреждения

 

 

    Архив  — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

     Архив учреждения может функционировать на правах:

1. самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива учреждения возлагается на руководителя, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.
2. структурного подразделения в составе службы ДОУ учреждения. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

            Организационная структура архива учреждения определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей учреждения. Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений:

   - отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;

            - отдел хранения научно-технической документации;

           - отдел хранения документации на электронных носителях;

            - отдел комплектования;

            - отдел учета;

           - отдел организационно-методического обеспечения;

           - администрация архива.

           К числу основных задач независимо от организационных особенностей учреждения, относятся:

1. комплектование делами, образующимися в деятельности учреждения и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;
2. учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;
3. создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;
4. подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком [16].

    В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

 - ведет списки организаций и (или) структурных подразделений учреждений - источников комплектования архива;

 - принимает упорядоченные документы структурных подразделений учреждений и учреждений - источников комплектования архива;

 - учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

 - создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

 - организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений учреждения, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

 - проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

 - осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях учреждения;

 - организует работу по составлению номенклатуры дел учреждения;

 - оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

 - участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

 - участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в учреждениях - источниках комплектования архива[17].

 К основным направлениям работы архива учреждения можно отнести:

 - экспертизу ценности документов;

 - обеспечение сохранности документов;

 - учет документов.

 Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

 Экспертиза ценности документов в архиве организации проводится в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

 Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).

 Основными задачами ЭК являются:

 - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

 - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив учреждения;

 - организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

 Основными функциями ЭК являются:

 - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

 - рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел учреждения, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

 - подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

 - участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в учреждении.

 Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЭК учреждения под методическим руководством архива[18].

 При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

 Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

 Организация хранения документов – это система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

 Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

 1) комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

 2) комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

 Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.

 Дела выдаются из хранилищ:

 - для использования работниками учреждения;

 - во временное пользование для других организаций и учреждений;

 - для проведения архивных работ с документами;

 - для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.

 Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

 - заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам учреждения;

 - актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям и учреждениям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов;

 - заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов.

 Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов:

 - выдачи дел работникам учреждения;

 - выдачи дел во временное пользование другим организациям и учреждениям.

 Выявленные документы постоянного хранения с физическими дефектами основы (утрата частей документа, разрывы и др.) или текста регистрируются в журнале или картотеке учета физического состояния документов, где фиксируются виды специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование и т.д.), и намечаются конкретные меры по улучшению физического состояния документов.

 Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные плесенью и насекомыми.

 Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке [15].

 В ходе проверки осуществляется:

 - установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;