Особенности организации работы архива отделения УФМС по Оренбургской области

91.1. Несекретные документальные  материалы и материалы, содержащие  служебные сведения ограниченного  распространения, могут включаться  в акты на уничтожение аналогичных  документов, содержащих сведения, составляющие  государственную тайну.

91.2. Уничтожение документальных  материалов производится путем  сожжения, расплавления, дробления,  растворения, химического разложения, превращения в мягкую бесформенную  массу или порошок. 

91.3. Допускается уничтожение  документов путем измельчения  в бумажную сечку, размер которой  не превышает 2,5 квадратных миллиметра.

91.4. Документы уничтожаются специально создаваемой комиссией в составе не менее 3 человек по акту, утверждаемому руководителем органа ФМС России.

91.5. В состав комиссии  по уничтожению документальных  материалов включаются сотрудники  структурных подразделений, имеющие  непосредственное отношение к  уничтожаемым материалам.

91.6. В случае если из  отобранного для уничтожения  дела изымаются отдельные документы,  необходимые для дальнейшей работы, в акте указываются их регистрационные  номера, наименование документов, номер  дела, из которого они изъяты,  номера листов, регистрационные  номера по журналам (карточкам)  учета текущего года. В журналах (карточках) учета производятся  отметки о новом местонахождении  документов. В акте об уничтожении  таких дел указывается фактическое  количество листов, оставшихся в  деле после изъятия документов.

91.7. Дела уничтожаются вместе  с внутренними описями документов, находящихся в деле, после полистной  сверки подшитых в них документов  с записями актов об уничтожении  дел и внутренними описями  документов, находящихся в деле.

91.8. Наименования документов, правовых  актов и изданий, их регистрационные  номера, номера экземпляров, количество  экземпляров и листов сверяются  перед включением в соответствующие  акты с журналами (карточками) учета.

91.9. Отобранные и включенные  в акт об уничтожении документальные  материалы после их сверки  членами комиссии хранятся отдельно  от других материалов.

91.10. Внесение каких-либо  исправлений (зачеркиваний, дописок)  в акты об уничтожении не  допускается. В исключительных  случаях такие исправления оговариваются  и заверяются подписями всех  членов комиссии.

91.11. Уничтожение документальных  материалов до утверждения акта  об уничтожении соответствующим  руководителем, запрещается.

91.12. Уничтожение должно  производиться в возможно короткий  срок после утверждения акта  об уничтожении. Если подлежащие  уничтожению документальные материалы вывозятся для уничтожения за пределы расположения ФМС России, они должны быть уничтожены в тот же день.

91.13. Уничтожение документальных  материалов производится в присутствии  всех членов комиссии, принимавших  участие в сверке документальных  материалов, отобранных для уничтожения.

91.14. После уничтожения  документальных материалов члены  комиссии производят запись об  этом в акте и заверяют ее  своими подписями. Сотрудники  службы ДОУ (делопроизводства  подразделений), ответственные за  те документальные материалы,  которые уничтожены, проставляют  отметки об их уничтожении  в соответствующих журналах (карточках)  учета с указанием номера и  даты регистрации акта (приложение  № 33, № 34, № 35).

91.15. Переписывать акт об уничтожении  после его сверки членами комиссии, проставлять отметки в журналах (карточках) учета до уничтожения  документальных материалов, а также  выносить к месту уничтожения  акты, описи, журналы и карточки  учета, документальные материалы,  не включенные в акт об уничтожении  документов и дел, запрещается.

91.16. Акты об уничтожении  дел, правовых актов и изданий  хранятся постоянно, а акты  об уничтожении отдельных документов¹³ – в течение 10 лет в делах подразделения службы ДОУ.

91.17. Документальные материалы уничтожаются на основании решения ЦЭК ФМС России, а в территориальных подразделениях решением экспертной комиссии (ЭК), утвержденных в установленном порядке.

91.18. При проведении экспертизы  ценности документов, отборе их  на хранение и к уничтожению  учитываются: 

- срок хранения документов  по перечню;

- наличие в делах документов, имеющих постоянную и долговременную  научную, историческую, практическую  и иную ценность;

- указание и рекомендации  ЦЭПК при Росархиве;

- возможность дальнейшего  использования  дел и отдельных  документов в учебных целях,  воспитательной и справочной  работе;

- значение органа, в деятельности  которого образовались данные  документы;

- время создания документов;

- подлинность и юридическая  сила документа;

- наличие копийных документов и документов с повторяющейся информацией;

- физическое состояние  документов;

- необходимость оставления  на хранение копий интенсивно  используемых документов.

91.19. Дела включаются в  акт, если установленный для  них срок хранения истек к  1 января года, в котором составлен  акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.);

91.20. Акт о выделении  к уничтожению документов, не  подлежащих хранению, как правило,  составляется на дела всего  ФМС России (при этом дела каждого  структурного подразделения составляют  самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел,  отобранных к уничтожению, могут  быть внесены в акт под общим  заголовком с указанием количества  дел, отнесенных к данной группе);

91.21. Отбор документов  к уничтожению и составление  акта о выделении документов  к уничтожению производится после  составления сводных описей дел  постоянного хранения за этот  же период (описи и акты рассматриваются  на заседании ЦЭК ФМС России (ЭК территориального подразделения));

91.22. Согласованные ЦЭК  ФМС России (ЭК территориального органа) акты утверждаются одним из руководителей ФМС России (территориального органа);

91.23. После утверждения актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел ФМС России проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... №..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

91.24. Запрещается выделение  к уничтожению:

- документов общего производства  – до утверждения описи дел  постоянного и долговременного  хранения того же фонда за  соответствующий хронологический  период;

- бухгалтерских финансовых  документов, не подвергавшихся ревизии, - без разрешения вышестоящего  органа;

- проверка правильности  отнесения документов к делам  с соответствующими сроками хранения  проводится путем полистного  просмотра дел.

Передача дел  на архивное хранение

 

92. Порядок передачи дел  в Центральный архив ФМС России  и ведомственные архивы территориальных  органов ФМС России предусматривает  следующие условия:

в Центральный архив ФМС  России и ведомственные архивы территориальных  органов ФМС России передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;

передача документов в  Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных  подразделений ФМС России производится по утвержденным описям дел;

дела постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных  подразделений ФМС России не ранее  чем через год и не позднее  чем через 3 года после года, в  котором документы были помещены в дело на хранение и оформлены  надлежащим образом (приложение № 1);

дела временного хранения (до 10 лет) передаче в Центральный  архив ФМС России и ведомственные  архивы территориальных подразделений  ФМС России, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и  по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном  порядке);

передача дел в Центральный  архив ФМС России и ведомственные  архивы территориальных подразделений  ФМС России осуществляется по графику, составленному соответствующим  архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений;

прием дел производится работником Центрального архива ФМС России (ведомственного архива территориального подразделения  ФМС России) в присутствии работника  структурного подразделения с проставлением  в двух экземплярах описи дел  отметок о наличии каждого  дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника  архива и лица, передавшего дела);

дела и описи на сдаваемые  документы доставляются в Центральный  архив ФМС России (ведомственный  архив территориального подразделения  ФМС России) сотрудниками структурных  подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается  количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность  документов при транспортировке  и сдачу их в архив несет  структурное подразделение, передающее документы).

92.1. При ликвидации или  реорганизации структурного подразделения  ФМС России лицо, ответственное  за ведение делопроизводства  данного структурного подразделения,  в период проведения ликвидационных  мероприятий формирует все имеющиеся  документы в дела, оформляет дела  и передает их в Центральный  архив ФМС России, независимо  от сроков хранения. Передача  дел осуществляется по описям  дел и номенклатуре дел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                           Приложение Б

                                     (информационное)

 

     Образец номенклатуры дел УФМС по Оренбургской обл.

 

ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

___________ № ______

____________________

(место составления)

 

На _____________ год

 

Индекс   дела	Заголовок дела   (тома, частей)	Кол-во      дел (томов,   частей)	Срок хранения       дела (тома, части)    и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

 

Наименование должности  руководителя

структурного подразделения                     Подпись                   Расшифровка

                                                                                                       подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

 

Наименование должности

руководителя службы ДОУ                        Подпись                   Расшифровка

                                                                                                         подписи

Дата

 

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за  архив)                  Подпись                 Расшифровка

                                                                                                        подписи

 

Дата

 

Итоговая  запись  о  категориях  и  кол-ве  дел,   заведенных в ____ году в

структурном подразделении

 

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

 

Наименование должности  ответственного

за делопроизводство                            Подпись                               Расшифровка