Особенности организации работы архива отделения УФМС по Оренбургской области

   В первой главе были рассмотрены основные задачи и направления работы архива учреждения в целом, были описаны его основные функции:

   - ведет списки организаций и (или) структурных подразделений учреждений - источников комплектования архива;

   - принимает упорядоченные документы структурных подразделений учреждений и учреждений - источников комплектования архива;

   - учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

   - создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

   - организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений учреждения, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

  - проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

  - осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях учреждения;

  - организует работу по составлению номенклатуры дел учреждения;

  - оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

  - участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

 

     Затем были выявлены основные направления работы архива непосредственно объекта курсовой работы, т.е. отделения УФМС по Оренбургской области являются:

1. комплектование архива документами;

2. обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов;

3. организация практической работы, связанной с использованием  документов, хранящихся в архиве;
4. контроль  над правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение;

        5) организация использования хранящихся в архиве документов.

              Так же были даны рекомендации по совершенствованию работы архива, а именно было рекомендовано придерживаться общих требований к условиям хранения документов в хранилищах, соблюдения режима их хранения. Помимо этого, было предложено автоматизировать архив учреждения путем применения программы "1С:Архив 8", позволяющей работать с документами любых типов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

 

1  Российская Федерация. Законы. «Об архивном деле в Российской  Федерации» Федеральный закон  от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010)// СЗ  РФ. 2004. № 43. Ст. 4169.

2.   Российская Федерация. Законы. "О федеральных органах правительственной связи и информации" Федеральный Закон от 19.02.1993 N 4524-1 (ред. от 10.01.2003)

  3 Российская Федерация. Законы. "Об обязательном экземпляре документов" Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 11.07.2011)

  4 Российская Федерация. Законы. "О вывозе и ввозе культурных ценностей" Федеральный Закон РФ от 15.04.1993 N 4804-1 (ред. от 06.12.2011) 

  5 Российская Федерация. Законы.  Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 07.03.2011) // СЗ РФ. 1996. № 25. Ст. 2954.

  6 Российская Федерация. Законы.  Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 07.03.2011) // СЗ РФ. 1996. № 25. Ст. 140.

  7 Российская Федерация. Законы.  Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 07.03.2011) // СЗ РФ. 1996. № 25. Ст. 164.

  8 Российская Федерация. Законы.  Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 07.03.2011) // СЗ РФ. 1996. № 25. Ст. 188.

  9 Российская Федерация. Законы.  Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 07.03.2011) // СЗ РФ. 1996. № 25. Ст. 324-325.

  10 Российская Федерация. Законы.  Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 07.02.2011) // СЗ РФ. 2002. № 1 (ч. 1). Ст. 1.

11 Указ Президента Российской Федерации "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России". 17 марта 1994 г. № 552 // Отечественные архивы. 1994. № 3. С.3-12

  12 Постановление Правительства РФ "О Государственном фонде телевизионных и радиопрограмм" // СЗ РФ 13.12.1995 г. N 1232 (ред. от 07.12.1996)

  13 Постановление Правительства РФ"О Федеральном архивном агентстве"  от 17.06.2004 № 290 // СЗ РФ , 26.06.2004, №124, ст. 1231.

    14 Российская Федерация. Основные Правила работы архивов организаций // Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

  15 Инструкция о порядке отбора и передачи на государственное хранение кинодокументов и видеофонограмм, образующихся в деятельности киновидеоорганизаций // Утверждены Приказом Росархива № 77.Роскомкино № 53 от 29.09.1994

    16 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела

  17 ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования, устанавливает обложки дел длительных сроков хранения, его типы, размеры и технические требования

           18 Алексеева Е.В.  Архивоведение: Учебное пособие для сред. проф. образования -М.: ПрофОбрИздат, 2002,  272 с. ISBN

   19 Артизов А.Н. Архивное законодательство России: системы, проблемы и перспективы // Отечественные архивы. 1996. №4. С. 4-5.

 20  Вовкотруб О.В. Архивоведение. -Пенза: ПГУ, 2005, 132с. ISBN

             21 Ермолаева Е.А. О некоторых аспектах правового регулирования ДОУ и архивного дела// Делопроизводство. 2006. № 2.

          22  Санкина Л.В. Система хранения документов в делопроизводстве // Секретарское дело. 2002. № 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                         Приложение А

                                                (обязательное)

 

Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России

 

ФМС России

от «     » _________ 2010 г.  № ____

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в  системе ФМС России

 

Общие положения

 

1. Настоящая Инструкция по делопроизводству¹, определяет единый порядок организации делопроизводства в системе Федеральной миграционной службы², разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305), Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, а также на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, с учетом Методических рекомендаций по разработке Инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Внесение изменений в  Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом ФМС России после их согласования с Федеральным архивным агентством.

2. Действие Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

3. Работа с документами,  содержащими служебную информацию  ограниченного распространения,  осуществляется в соответствии  с Положением о порядке обращения  со служебной информацией ограниченного  распространения в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства  Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской  Федерации, 2005, N 30 (ч. II), ст. 3165).

4. Целью Инструкции является  совершенствование делопроизводства, технологии обработки документов, организации документооборота и  формирование документальных фондов  на единой методической основе, установление общих требований  к функционированию службы делопроизводства³, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в центральном аппарате ФМС России,  и иных, входящих в ее систему организаций и подразделений⁴.

5. ФМС России организует и ведет делопроизводство на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Инструкции.

6. Положения Инструкции  распространяются на организацию  работы с документами независимо  от вида носителя, включая их  подготовку, обработку, хранение, учет  и контроль исполнения, осуществляемые  в журналах учета (журнальный  учет), в карточках учета (карточный  учет),  
в том числе с помощью информационных технологий (автоматизированный учет).

7. Системы электронного  документооборота (автоматизированной  обработки документов), применяемые  в ФМС России, должны обеспечивать  выполнение требований настоящей  Инструкции.

8. Требования Инструкции  к работе с бухгалтерской, научно-технической  и другой специальной документацией  распространяются лишь в части  общих принципов работы с документами,  а также подготовки документов  к передаче на архивное хранение.

9. Организация, ведение, совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Центрального аппарата Службы возлагается на Управление делами ФМС России, а в её территориальных органах на отделы, отделения, группы делопроизводства, делопроизводства и режима и другие структурные подразделения службы делопроизводства, а также лиц, ответственных за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях системы ФМС России.

10. Функции, задачи, права  и ответственность службы делопроизводства  регламентируются её положением.

11. Положение о службе  делопроизводства, должностные инструкции (обязанности) сотрудников органов  внутренних дел, прикомандированных  к ФМС России, федеральных государственных  гражданских служащих и работников⁵  разрабатываются на основе настоящей Инструкции, статусных документов ФМС России и утверждаются директором ФМС России (руководителем территориального органа).

12. Должностные обязанности  сотрудников службы делопроизводства  и сотрудников, отвечающих за  организацию работы с документами  в структурных подразделениях  ФМС России, устанавливаются функциональными  обязанностями и должностными  регламентами на основе настоящей Инструкции, статусных документов системы ФМС России и утверждаются директором ФМС России (руководителем территориального органа).

13. Непосредственное ведение  делопроизводства в структурных  подразделениях Центрального аппарата  Службы осуществляется секретарем  подразделения или сотрудником,  совмещающим выполнение делопроизводственных  обязанностей с функциональными  обязанностями.

14. Служба делопроизводства  является самостоятельным структурным  подразделением, подчиненным непосредственно  директору ФМС России (в территориальных  органах – его руководителю). 

        15. На  службу делопроизводства возлагается  выполнение следующих основных  задач:

        15.1. Прием, регистрация и распределение  входящих (поступающих) документов.

        15.2. Передача документов на рассмотрение  директору ФМС России и непосредственно  исполнителю, после получения  соответствующих указаний (резолюций).

         15.3. Контроль за прохождением документов и сроками их рассмотрения.

         15.4. Контроль за правильностью оформления документов.

         15.5. Организация справочно-информационной  работы по вопросам делопроизводства.

         15.6. Разработка и ведение номенклатуры  дел, представление в установленном  порядке проекта номенклатуры  особой важности, совершенно секретных,  секретных и несекретных дел  на согласование в соответствующее  подразделение специальных фондов.

         15.7. Подготовка проектов описей  дел постоянного и долговременного  (10 лет и более) хранения, представление  их на согласование в соответствующее  подразделение специальных фондов  для последующего утверждения  их центральной экспертной комиссией  системы ФМС России⁶ и передачи в подразделение специальных фондов.

15.8. Проведение в установленном  порядке экспертизы научной и  практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых  актов и специальных изданий,  представление проектов актов  об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.