Особенности организации работы архива отделения УФМС по Оренбургской области

88.6. При подшивке в дело  документов, имеющих приложения, они  вносятся во внутреннюю опись  документов, находящихся в деле, как одна позиция и отметок  о наличии приложений, в том  числе и несекретных, во внутренней  описи документов, находящихся в  деле, и заверительном листе не делается.

88.7. Распорядительные документы  группируются в номенклатурные  дела по видам и хронологии  с относящимися к ним приложениями.

88.8. Протоколы и материалы  к ним формируются в отдельные  дела.

88.9. Плановые и отчетные  документы включаются в дела  того года, к которому они относятся,  независимо от даты их составления  или поступления. Перспективные  планы работы формируются в  дела первого года действия  планов, а отчеты об их выполнении  – в дела последнего года.

88.10. Переписка по вопросам  служебной деятельности группируется  в дела за период календарного  года и систематизируется в  хронологической последовательности; документ-ответ помещается за  документом-запросом. При возобновлении  переписки по определенному вопросу,  начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело  текущего года с указанием  индекса дела предыдущего года.

88.11. Письма и заявления  граждан формируются отдельно  от запросов социально-правового  характера в отдельные дела  вместе с материалами по их  рассмотрению¹⁰.

88.12. Дела заводятся только  по мере поступления на подшивку  первого исполненного документа  и выдаются лицам, ответственным  за их ведение (сохранность), под  расписку в номенклатуре дел  с указанием даты.

88.13. По законченному производством  делу (тому дела) в номенклатуре  дел исполнителем или лицом,  ответственным за хранение дела, делается запись с указанием  даты окончания дела (тома дела), количества листов в нем и  других необходимых данных.

88.14. Все законченные производством дела (тома дел) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в журнале учета законченных производством дел. Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных производством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке.

88.15. Вторые и последующие  тома вносятся в номенклатуру  дел по мере их заведения  отдельной строкой, за номером  дела, что подтверждается в номенклатуре распиской лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения.

88.16. Основанием для заведения  второго и последующих томов  дела является постановка предыдущего  на инвентарный учет в журнале  законченных производством дел. 

88.17. Запрещается одновременное  ведение нескольких томов дел.

88.18. Контроль правильного  формирования дел осуществляется  соответствующим подразделением  службы ДОУ.

88.19. Единицей учета электронного  документа является электронный  документ, зарегистрированный в  системе электронного документооборота  федерального органа исполнительной  власти.

88.20.  Исполненные электронные  документы систематизируются в  дела в соответствии с номенклатурой  дел федерального органа исполнительной  власти.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется  в электронном виде.

Электронные документы после  их исполнения подлежат хранению в  установленном порядке в федеральном  органе исполнительной власти в течение  сроков, предусмотренных для аналогичных  документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных  документов), на основании акта о  выделении их к уничтожению, утверждаемого  руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные  дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

 

Оформление дел

 

89. Оформление дел осуществляется  при их заведении и по окончанию  года. Оформление дел включает  в себя комплекс работ, проводимых  поэтапно: описание дела на обложке;  приобщение документов в дело; нумерацию листов; составление внутренней  описи документов, находящихся в  деле; заверительного листа.

89.1. Оформление дел производится  сотрудниками подразделений службы  ДОУ и (или) других структурных  подразделений ФМС России, ответственных  за ведение дел.

89.2. На обложке дела указывается гриф секретности, соответствующий наивысшей степени секретности документов, находящихся в нем, наименование ФМС России и структурного подразделения, номер дела и тома, заголовок дела, дата заведения и окончания дела и срок хранения.

89.3. Наименование структурного  подразделения ФМС России указывается  полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого  сокращенного наименования, которое  указывается в скобках после  полного наименования. Наименование  структурного подразделения приводится в соответствии с утвержденным штатным расписанием органа ФМС России. Заголовок и срок хранения дела переносятся из номенклатуры дел.

89.4. В заголовках дел  с распорядительными документами  указывается вид документов и  их характеристика (подлинники или  копии).

89.5. Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре  дел и на обложке дела, соответствует  дате списания в дело первого  документа, поступившего на подшивку, а дата окончания – дате  списания последнего документа.

89.6. На делах с протоколами  заседаний коллегий, совещаний проставляются  даты проведения первого и  последнего заседания.

89.7. На делах с нормативными  правовыми актами проставляются  даты их утверждения (подписания), а на делах с отчетами –  даты утверждения.

89.8. Если в деле имеются  документы за более ранние  годы, на его обложке под крайними  датами документов делается оговорка: «Имеются документы за ___ годы»,  а при необходимости после  заголовка указываются также  наименования этих документов.

89.9. Одновременно с делом  заводится карточка учета выдачи  дел¹¹, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела. Если карточка полностью заполнена, то заводится новая карточка, которая приобщается к заполненной карточке, и они хранятся вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается. При сдаче в Центральный архив ФМС России карточка остается в подразделении службы ДОУ (делопроизводства подразделения).

89.10. На обороте обложки  дела (тома дела) или на отдельном  листе, хранящемся в деле (томе  дела), указывается список сотрудников  органа ФМС России, которым разрешено  ознакомление с делом (томом  дела). Указанный список подписывается  руководителем того структурного  подразделения, документы которого  подшиваются в дело, и заверяется  руководителем подразделения службы  ДОУ. Изменения в список вносятся  с разрешения руководителя подразделения  службы ДОУ по представлению  руководителя структурного подразделения.

89.11. Все подшитые в  дело (том дела) документы нумеруются  полистно арабскими цифрами. Номера  листов проставляются простым  карандашом в правом верхнем  углу каждого листа вне текста  документа. Названия документов  и соответствующие этим документам  номера листов дела вносятся  во внутреннюю опись документов, находящихся в деле.

89.12. Листы внутренней  описи документов, находящихся в  деле, нумеруются отдельно.

89.13. Исправления во внутренних  описях документов, находящихся  в деле, оговариваются и заверяются  подписями двух сотрудников подразделения  службы ДОУ.

89.14. Документы формируемого  дела в течение текущего года  могут подшиваться с использованием  скоросшивателя или храниться  в папке с клапанами, а по  окончании года – подшиваться  в дело. В таких делах ведется  внутренняя опись документов, находящихся  в деле, и оформляется обложка  дела (приложение № 28, № 29, №  30, № 31, № 32, № 36, № 37, № 38).

89.15. При необходимости  сотрудникам выдаются из этих  дел документы, которые непосредственно  относятся к их служебной деятельности. При этом в справке-заместителе,  проставляются регистрационный  номер выданного документа, номер  экземпляра и количество его  листов.

89.16. Законченное производством дело (том дела) сброшюровывается, на его обложке проставляется дата окончания и инвентарный номер по журналу учета законченных производством дел.

89.17. По окончании ведения дела (тома дела) в конце внутренней описи документов, находящихся в деле, производится итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия сотрудника, который оформил эту опись (например: «Всего во внутреннюю опись внесено документов на _____ листах»).

89.18. Законченное производством  дело (том дела) прошивается и  опечатывается. На заверительном листе, подшиваемом в конце дела (тома дела), производится запись о количестве листов, подшитых в дело (том дела), которая заверяется сотрудником, оформляющим дело (том дела) (например: «Всего в дело подшито листов, кроме того, внутренняя опись на ____ листах»). Заверительный лист не нумеруется (приложение № 42).

 

Подготовка документов и дел к передаче

на архивное хранение

 

90. Подготовка документов  и дел к передаче на архивное  хранение и на уничтожение  предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение  документов и дел с истекшими  сроками хранения.

90.1. Организация экспертизы  ценности документов включает:

для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном  органе исполнительной власти создается  постоянно действующая центральная  экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при  необходимости, экспертные комиссии в  структурных подразделениях (далее  - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, директором Федеральной миграционной службы или руководителем структурного подразделения;

экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных  подразделениях ФМС России, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством Центрального архива ФМС России;

при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с  пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в  структурных подразделениях, а также  выделение к уничтожению дел  за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

отбор документов для постоянного  хранения проводится на основании законодательных  и иных нормативных правовых актов  Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и  номенклатуры дел ФМС России.

90.2. По результатам экспертизы  ценности документов составляются  описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел  по личному составу, а также  акты о выделении дел к уничтожению.

90.3. По завершении делопроизводственного  года и по результатам экспертизы ценности документов дела федерального органа исполнительной власти подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

90.4. Оформление дел проводится  работниками службы ДОУ и работниками,  ответственными за делопроизводство  в структурных подразделениях  ФМС России, при методической  помощи и под контролем Центрального  архива ФМС России (приложение  № 38, № 39, № 40, № 41,          № 42, № 58);

90.5. Полному оформлению  подлежат дела постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному  составу, дела временного (до 10 лет)  подлежат частичному оформлению;

90.6. Полное оформление  дела предусматривает: оформление  реквизитов обложки дела по  установленной форме; нумерацию  листов в деле и составление  листа-заверителя дела; составление  в необходимых случаях, внутренней  описи документов дела; подшивку  и переплет дела; внесение необходимых  уточнений в реквизиты обложки  дела.

 

Уничтожение документов и дел с истекшими

сроками хранения

 

91. Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности документы, дела, издания, технические документы, пленки и ленты с магнитными записями и тому подобное¹².