Особенности организации работы архива отделения УФМС по Оренбургской области

                                                                                                              подписи

 

Дата

 

Итоговые сведения переданы в службу ДОУ.

 

Наименование должности  передавшего

сведения                                              Подпись                                 Расшифровка

                                                                                                             подписи

 

 

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                           Приложение В

                                     (информационное)

 

                   Образец внутренней описи документов дела

 

ВНУТРЕННЯЯ   ОПИСЬ

документов, находящихся  в деле № _________ том № _____

за 201__ год

 

Порядковый номер	Номер документа и дата		Номер экземпляра	Вид и краткое содержание документа, откуда поступил, кто подготовил	Номера листов	Отметка об изъятии документа  из дела и его местонахождение
	входящего	подготовленного (исходящего)
1	2	3	4	5	6	7

 

Всего в опись внесено ________________ документов, на _______________листах,

(прописью)

_______листов из дела  изъято, взамен их подшито _____________________

(прописью и цифрами)

справок-заместителей.

Опись составил:

________________________________________________________________

(должность, ф.и.о. сотрудника,

________________________________________________________________

составившего опись, его  подпись с указанием даты)

                              Приложение Г

                                  (информационное)

 

                                    Образец заверительного листа

 

 

                              ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___________

 

В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов),

                                      (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ___________________________________________________;

пропущенные номера листов _________________________________________________

листов внутренней описи _________________________________________________

 

Особенности физического  состояния и формирования    дела	Номера листов
1	2

 

Наименование должности

работника                                              Подпись               Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                               Приложение Д

                                  (информационное)

 

                   Образец обложки номенклатурного дела

 

 

ФЕДЕРАЛЬНАЯ МИГРАЦИОННАЯ СЛУЖБА

 

Управление  ФМС по Оренбургской области

 

ДЕЛО № 96

том 1

 

Переписка с  федеральными органами государственной  власти, министерствами и ведомствами  по вопросам реализации законодательства о гражданстве Российской Федерации

 

 

Начато  «____» апреля 2010 г.

Окончено  «      » ____________ 201__ г.

В _________ томах

 

 

 

Срок хранения 10 лет

 

    Ст. 281

             Пр. 017

 

 

 

 

 

 

                                Приложение Ж

                                  (информационное)

  

                      Образец карточки учета выдачи дел

 

                                        Карточка учета выдачи дел                                                                                                     

 

__________________________________________________________________

           (вид носителя сведений, его краткое содержание, реквизиты – регистрационный номер и дата,

_______________________________________________________________________________________________________

                                 гриф секретности, номер экземпляра (тома), количество листов, метров  и т.д.)  

 

Дата выдачи	Кому выдан (подразделение, фамилия исполнителя)	Номера листов документов (дела), с которыми ознакомился исполнитель	Расписка в получении  или ознакомлении, дата	Расписка в обратном приеме, дата
1	2	3	4	5

                               Приложение З

                                  (информационное)

 

                               Образец акта об уничтожении дел

                                                    УТВЕРЖДАЮ

_________________________________

_________________________________

«____»_____________201__ г.

АКТ  № _______

об уничтожении  дел ___________________________

(наименование подразделения)

Комиссия в  составе___________________________________________

                                      (должности, фамилии и инициалы  председателя и членов комиссии)

руководствуясь перечнем документальных материалов и сроками  их хранения, ________________________________________________________

(наименование перечня,  дата и номер приказа которым  он утвержден)

отобрала к уничтожению  утратившие практическое значение и  не имеющие научной и исторической ценности следующие дела фонда №________:

 

 

Порядковый номер	Инвентарный номер дела по журналу учета законченных производством  дел	Наименование и номер  дела по номенклатуре	Номер описи (номенклатуры)	Количество листов в томе	Количество дел (прописью)	Срок хранения и номера по перечню	Крайние даты документов в  деле	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Всего подлежит уничтожению _________________________ наименований

(прописью)

дел в _______________ томах.

(прописью)

Описи дел постоянного  хранения за _____________ годы утверждены, а  по личному составу согласованы  с ЭПК Федерального государственного архива

Протокол заседания от «___»________ 20___ г. № ____

______________________________________________________________

(наименование должностного  лица, проводившего экспертизу ценности  документов)

Записи акта с учетными данными сверены:

Председатель комиссии_____________________________________

(подпись)

Члены комиссии_____________________________________

(подпись)

_____________________________________

(подпись)

 

После утверждения акта перечисленные дела перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем _________________________ «____»_____________20__ г.

 

Председатель комиссии_____________________________________

(подпись)

Члены комиссии_____________________________________

(подпись)

_____________________________________

(подпись)

 

Отметки в журналах (карточках) учета об уничтожении дел произвел ____________________________

(должность, ф.и.о., подпись)

«____»_______________ 20__ г.

 

 

Примечания:

1. По данному акту уничтожаются журналы учета. Номера журналов указываются в графе 2.
2. Если из уничтожаемых дел изымаются отдельные документы, то об этом в настоящем акте перед словами «Всего подлежит уничтожению» делается соответствующая отметка с указанием номеров дел и листов, в которые они вновь подшиты.

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК) ________________________________________

от _________________________ № ___________________________

¹ Далее – «Инструкция».

² Далее – «ФМС России» или «Служба».

³ Далее – «служба Документационного обеспечения управления (ДОУ)».

⁴ Далее – «система ФМС России».

⁵ Далее – «сотрудники подразделений службы делопроизводства».

⁶ В Центральном аппарате - ЦЭК ФМС России.

⁷ Должностное лицо – лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, ст. 2.4. Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст.1.

⁸  Форма 38, установленная Инсрукцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 15 марта 2005. Далее – «номенклатура дел».

⁹ Инструкция по архивной работе в системе МВД России, утвержденная приказом МВД России от 24 декабря 2003 г. № 1022.

¹⁰ Работа с обращениями граждан – отдельное направление деятельности органов ФМС России, призванная обеспечить защиту конституционных прав и свобод, законных интересов граждан. Порядок работы с обращениями граждан определяется отдельным нормативным правовым актом ФМС России. 

¹¹ Карточка учета выдачи дел, до принятия соответствующего нормативного правового акта ФМС России, имеет реквизиты, аналогичные карточке учета выдачи носителей сведений, составляющих государственную тайну (форма 36, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 15 марта 2005 № 015).

¹² Далее – «документальные материалы».

¹³ Под отдельными документами в настоящей Инструкции понимается документы, имеющие сроки хранения «до минования надобности» и «до замены новыми».