Особенности организации работы архива отделения УФМС по Оренбургской области

 - выявление и устранение недостатков в учете документов;

 - выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

 - выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

 Проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.

 Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).

 Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки.

 Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.

 Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.

 Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.

 Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения руководителем учреждения необнаруженные документы снимаются с учета.

 Архив учреждения проводит выявление и учет особо ценных и уникальных документов.

 Учет документов в архиве учреждения - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

 Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

 Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в  архиве учреждения документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии) и описи дел и документов. При наличии в архиве организации одного хранилища должен осуществляться централизованный учет документов [18]. При существовании двух и более хранилищ – по каждому хранилищу. Учет документов в архиве организаций базируется на четко  отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности. Это значит, что в делопроизводстве в архиве организаций, а затем в государственных архивах применяются единые формы единиц учета (дело) и единые формы учета (опись и др.)

 

 

 

1.2 Нормативно-правовая база регламентирующая организацию работы архива

 

 

      В Российской Федерации регламентация деятельности архивов развивается, прежде всего, в направлении законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с меняющимся законодательством государственные стандарты, нормативно-методические документы общегосударственного действия. Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются.

      25 октября 2004 года вступил в действие Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации»[1].

           В отличие от Основ законодательства, являющихся по своей форме сводом наиболее общих правовых установок, в новом законе более детально и технологично отражены вопросы организации архивной работы по всем ее направлениям. Содержание разделов проекта не только покрывает нормы Основ законодательства и утвержденного Указом Президента Российской Федерации Положения об Архивном фонде Российской Федерации (оба эти правовых акта со вступлением в силу закона должны быть отменены), но значительно расширяет и обогащает их.

           При этом закон не отменяет права субъектов Российской Федерации принимать в пределах предоставленной им компетенции собственные архивные законы. Серьезно расширена сфера действия закона, регулирующего отношения по организации хранения, комплектования, учета, использования не только документов Архивного фонда Российской Федерации, но и других архивных документов (с временными сроками хранения). Отсюда - иное название закона («Об архивном деле...», а не «Об Архивном фонде и архивах...»), расширенный и дополненный понятийный аппарат (введены новые дефиниции, в частности «документ Архивного фонда Российской Федерации», «документы по личному составу», «особо ценный документ», «уникальный документ», «постоянное хранение», «временное хранение», «депозитарное хранение»)

            Нормы закона тщательно состыкованы с действующим законодательством. Закон закрепляет сложившееся в стране фактическое разделение архивных фондов, т.е. федеральной собственностью объявляются архивные документы, хранящиеся в федеральных архивах, содержание которых полностью обеспечивает федеральный бюджет. В собственности субъектов Российской Федерации остаются все документы, хранящиеся в региональных государственных архивах, которые финансируются из средств бюджетов субъектов Российской Федерации.

            В закон включена новая для архивного права норма: территориальные организации федеральных органов государственной власти могут сдавать свои документы в региональные архивы на договорной основе.

Следующая новация закона - норма  о том, что документы Архивного  фонда России, поступившие на хранение в государственные и муниципальные  архивы, не входят в состав их имущества.

   Своеобразным дополнением к Гражданскому кодексу России является статья закона «Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов», которая подробно объясняет, как поступать с архивными документами при реорганизации (в том числе путем преобразования, разделения или выделения) или ликвидации юридических лиц различных форм собственности.

   Абсолютно новой является статья об особенностях гражданского оборота документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.

   В настоящее время стране действует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно регулирующих вопросы архивной сферы, к которым относятся законодательные акты о культуре, информатизации и защите информации, государственной тайне, службе внешней разведки, оперативно-розыскной деятельности,  авторском праве и многие другие.

   Условно специалисты разделяют их на три группы:

   1) акты фундаментального характера, регламентирующие весь комплекс вопросов отнесенных к компетенции архивной сферы;

   2) акты, регламентирующие процессы комплектования, хранения, учета архивных документов;

   3) акты регламентирующие доступ к архивным документам и их использование. Первую группу представляют главный архивный закон страны - Федеральный закон от 27 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» - и Положение об Архивном фонде Российской Федерации (с дополнением, внесенным Указом Президента от 1 апреля 1996 г.). К ним примыкают законы и положения об архивных фондах и архивах субъектов Российской Федерации.

   Во второй группе основное место занимают акты о деятельности так называемых спецслужб и некоторых других министерств и ведомств - об условиях функционирования их собственных архивов и главное - об их праве на долговременное и депозитарное хранение архивных документов. Это - федеральные законы «О внешней разведке» 1996 г. (новая редакция), «О федеральных органах правительственной связи и информации» 1993 г.,[2] «Об органах федеральной службы безопасности в Российской Федерации» 1995 г., «Об обязательном экземпляре документов» [3] 1994 г.; утвержденные Указом Президента от 14 марта 1995 г. и распоряжением от 25 марта 1994 г. Положение о Министерстве иностранных дел Российской Федерации и Положение о Президентском архиве; принятый Правительством Российской Федерации 13 декабря 1995 г. Устав Гостелерадиофонда. Эту группу дополняют закон «О вывозе и ввозе культурных ценностей» 1993 г.   Особенностью третьей группы является то, что входящие в нее акты рассматривают более общие проблемы защиты прав и интересов гражданина, обеспечения информационной открытости общества, соблюдения тайны личной жизни, а также коммерческой и государственной тайны. Сложность объекта правового регулирования в этой сфере порождает своеобразное взаимопроникновение норм законов, поэтому для принятия ответственного решения приходится обращаться к нормам двух или более нормативных правовых актов.

  В Уголовном кодексе Российской Федерации Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 07.03.2011) впервые прямо упомянуто о документах и правонарушениях, связанных с ними [5].

  В статье 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации» прописано, что гражданин имеет право получить определенную информацию по любому законодательству (архивному и уголовному) [6].

  Статья 164 «Хищение предметов, имеющих особую ценность» содержит норму о том, что архивные документы имеют особую ценность, рассматриваемую в юриспруденции как вещь, предмет движимого имущества [7].

   Статья 188 «Контрабанда» прописывает права граждан, вывозящих за границу документы, представляющие государственную и общественную ценность, и права таможни в этой ситуации [8].

  О противодействии преступному деянию говорится и в статье 90 - «Невозвращение на территорию Российской Федерации предметов художественного, исторического и археологического достояния народов Российской Федерации и зарубежных стран».

  Статья 243 «Уничтожение или повреждение памятников истории или культуры» - о противодействии преступлению, которое наносит урон общественной нравственности: по Закону РСФСР «О памятниках истории и культуры» 1976 года документы были отнесены к памятникам истории и культуры.

  Статья 284 - о ее содержании говорит само название: «Утрата документов, содержащих государственную тайну».

    Статья 324 «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» - за это преступление предусмотрено наказание штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда [9].

  Статья 325 «Похищение или повреждение документов, штампов, печатей» - амплитуда наказаний за данное преступление в совокупности может быть от 200 минимальных размеров оплаты труда до лишения свободы на срок от 7 до 12 лет с конфискацией имущества [9].

     В принятом новом Кодексе об административных нарушениях Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 07.02.2011 появились статьи об ответственности за хранение использование документов (Статья 13.20 «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов») [10].

     Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, - Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. Правила, в соответствии с существующим законодательством, не распространяются на муниципальные архивы и другие хранилища, осуществляющие хранение документов муниципальной собственности, и могут быть лишь рекомендованы для использования ими [14].

     До последнего времени государственные архивы руководствовались Основными правилами работы государственных архивов СССР, принятыми в 1983 г. Кардинальные социально-политические изменения в стране, развитие научно-технического прогресса и устаревание отдельных положений этих Правил обусловили необходимость создания новой редакции Основных правил работы государственных архивов Основные Правила работы архивов организаций.

    Новые Правила работы государственных архивов подготовлены на основе переработки ранее действовавших нормативно-методических документов с учетом накопленного в последнее десятилетие опыта работы архивной службы в новых условиях, в том числе опыта применения современных технических средств и информационных технологий и международной архивной практики.

     В новых Правилах сохранены традиция и преемственность с методикой и технологиями выполнения основных работ с архивными документами. Правила, синтезируя опыт отечественного архивного дела, закрепляют приемлемые для всех государственных архивов России унифицированные положения и нормы, обеспечивающие единство архивного дела в Российской Федерации в соответствии с современными реалиями.

    Вместе с тем, применительно к работе специализированных кинофотофоноархивов, а также архивов научно-технической документации, продолжают действовать «Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами» Инструкция о порядке отбора и передачи на государственное хранение кинодокументов и видеофонограмм, образующихся в деятельности киновидеоорганизаций // Утверждены. Приказом Росархива № 77, Роскомкино № 53 от 29.09.1994., которые более глубоко и детально раскрывают особенности технологических процессов работы с аудиовизуальными документами. По этой же причине готовятся новые Правила работы государственных архивов с научно-технической документацией, которые будут дополнять Основные правила [15].

   Правила впервые излагают некоторые виды работ с машиночитаемой (электронной) документацией, являющейся новым объектом деятельности государственных архивов. Отсутствие достаточного опыта работы с нею ограничило изложение таких норм вынужденным минимумом.

  К Правилам приложены формы документации, необходимой в деятельности государственных архивов, как внедренные ранее, так и ряд новых или переработанных (акт страховой оценки архивных документов, акт приема-передачи страховых копий и др.).

    В Правилах не раскрываются методика и технология различных архивных работ, место которым в учебных и научно-методических пособиях, рекомендациях и инструкциях, а излагаются основные требования нормативного характера.