Особенности организации работы архива отделения УФМС по Оренбургской области

  Дела заводятся только по мере поступления на подшивку первого исполненного документа и выдаются лицам, ответственным за их ведение (сохранность), под расписку в номенклатуре дел с указанием даты. Оформление дел осуществляется при их заведении и по окончанию года. Оформление дел включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке, приобщение документов в дело, нумерацию листов, составление внутренней описи документов, находящихся в деле, заверительного листа. Одновременно с делом заводится карточка учета выдачи дел (Приложение Д), которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела. Если карточка полностью заполнена, то заводится новая карточка, которая приобщается к заполненной карточке, и они хранятся вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается.

  Дела уничтожаются вместе с внутренними описями документов, находящихся в деле, после полистной сверки подшитых в них документов с записями актов об уничтожении дел и внутренними описями документов, находящихся в деле. Уничтожение должно производиться в возможно короткий срок после утверждения акта об уничтожении (Приложение Ж). Акты об уничтожении дел, правовых актов и изданий хранятся постоянно, а акты об уничтожении отдельных документов – в течение 10 лет в делах подразделения службы ДОУ. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. После утверждения актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Запрещается выделение к уничтожению:

- документов общего производства  – до утверждения описи дел  постоянного и долговременного  хранения того же фонда за  соответствующий хронологический  период;

- бухгалтерских финансовых  документов, не подвергавшихся ревизии, - без разрешения вышестоящего  органа;

- проверка правильности  отнесения документов к делам  с соответствующими сроками хранения  проводится путем полистного  просмотра дел.

  Комплектование архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

  Комплектование архива включает:  
          - определение источников комплектования архива;    

     - определение состава документов, подлежащих приему в архив;    

  - организация передачи документов в архив.

Основными источниками комплектования архива организации являются:  
         - структурные подразделения организации;

         - подведомственные организации;   

       - физические лица.

Использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.  
                Основными формами использования документов архива являются:  
      - информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании;

        -  исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;  
     - использование документов в средствах массовой информации;  
     - подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.;  
    - выдача документов для работы в читальном зале архива;  
     - выдача документов во временное пользование.

Таким образом, были выявлены следующие недостатки:

1. отсутствие ведения электронного архива;
2. отсутствует оптимальный температурно-влажный и световой режим в помещении архива;
3. не соблюдаются требования к помещению архивохранилища.

 

   3 Рекомендации по совершенствованию организации работы архива отделения УФМС по Оренбургской области

 

 

        Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а так же от хищений и потерь по небрежности. Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности.  Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:

            1) помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

            2) поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;

            3) поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью

            4) архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели – как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы [20].

             Хранилище должно организовываться в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:

1) совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

2)  не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;

3) помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;

4) внутренняя отделка помещений хранилищ должна проводиться с использованием материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Аналогичные требования должны предъявляться ко всем материалам, применяемым при изготовлении оборудования хранилищ и средств хранения документов;

5) в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;

6) помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

7)  электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

8) хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;

9) размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

Размещение документов в хранилище  связано не только с обеспечением их сохранности, но и возможного быстрого поиска в целях использования. Хранить  документы на полу, подоконнике и  в не разобранных кипах не допускается. В хранилищах должны  устанавливаться  стационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорным  составом), для хранения особо ценных дел и учетных документов –  сейфы и металлические шкафы [19].

              Не только само помещение, но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.

      Существуют следующие режимы хранения:

              1) световой;

              2)  температурно-влажностный;

              3)  противопожарный;

              4)  охранный.

         Помимо соблюдения режима и правил хранения документов в архиве отделения УФМС по Оренбургской области, необходимым является автоматизировать архив учреждения. Электронный архив - программно — аппаратный комплекс, решающий задачи: учета документов, их хранения, управления доступом, создания электронных документов всех информационных потоков предприятия, управления документооборотом, управления использованием хранимой информации, в том числе и для разработки новой [17]. Решение автоматизировать архив включает в себя элементы технологии создания и технологии работы с ним. Информация используется как в электронном виде, так и в "традиционном бумажном", т. к. учитывается возможность тиражирования (печати).

    Из общих взглядов на создание системы электронного архива, кроме того, что "она должна быть" можно отметить следующие:

• система должна хранить информацию;
• система должна регистрировать информацию;
• система должна предоставлять информацию;

- система должна позволять использовать информацию (не только "смотреть", но и редактировать, создавать новую на основе ранее созданной, причем, не "нанося ущерб" ранее помещенной на хранение информации);

• система должна управлять информацией.

       Этим требованиям отвечает программа "1С:Архив 8", которая работает на платформе "1С:Предприятие 8. Управляемое приложение" и обеспечивает:

• хранение любых документов;
• ограничение прав доступа к документам;
• коллективная работа с документами;
• хранение и контроль версий;
• выдача и контроль поручений;
• отчетность;
• работу с системой через веб-браузер.

"1С:Архив 8" позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Все документы в "1С:Архиве 8" хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа.

             Разделы удобно вести в соответствии с организационной структурой учреждения или по типам документов (например, "договора", "приказы", "служебные записки") или по уровню доступа (например, "общие", "конфиденциальные").

 

 

Рисунок 2 - Окно программы "1С:Архив 8"

      "1С:Архив 8" позволяет устанавливать различный уровень доступа пользователей и/или групп пользователей к разделам, документам и поручениям:

1. чтение;
2. добавление;
3. редактирование;
4. удаление.

    При этом права на поручения зависят от прав на приложенные к ним документы. При возврате отредактированных документов в хранилище документов "1С:Архива 8" автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные или сменить активную (текущую) версию.

    В "1С:Архиве 8" предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов. Обновление полнотекстового индекса выполняется автоматически на сервере или вручную, в случае использования файлового варианта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

      Роль архивов учреждений  или организаций очень велика. К числу основных задач независимо от организационных особенностей учреждения, относятся:

1. комплектование делами, образующимися в деятельности учреждения и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;
2. учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;
3. создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;
4. подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.

             Цель, поставленная перед написанием  курсовой работы, была достигнута. Был проведен анализ работы архива в отделении УФМС по Оренбургской области и были рассмотрены её особенности.