Особенности организации работы архива отделения УФМС по Оренбургской области

15.9. Консультирование сотрудников  ФМС России по вопросам работы  с документами.

15.10. Участие в проведении  служебных проверок по фактам  утрат документов и разглашения  сведений служебного характера. 

15.11. Подготовка заявок  на изготовление печатей и  штампов, печатно-бланочной продукции.

15.12. Учет печатей, штампов  и бланков документов, используемых  в ФМС России, а также хранилищ  документов и ключей от них.

15.13. Анализ состояния  документооборота и принятие  мер по упорядочению ведения  служебной переписки.

          16. Ответственность за состояние делопроизводственного обеспечения управления, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников службы делопроизводства возлагается на руководителя подразделения ФМС России.

17. В подразделениях службы делопроизводства должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов в соответствии с настоящей Инструкцией.

18. Должностные лица⁷ системы ФМС России при работе с документами обязаны:

- знать и точно выполнять  требования, установленные настоящей  Инструкцией;

- требовать от подчиненных  своевременного исполнения полученных  документов (поручений, указаний);

- немедленно сообщать  руководителю соответствующего  структурного подразделения и  руководителю службы делопроизводства  об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы,  личных печатей, а также о  фактах обнаружения излишних  или неучтенных документов;

- использовать сведения, содержащиеся в документах, только  в служебных целях и в порядке,  установленном законодательством  Российской Федерации, а также  настоящей Инструкцией;

- не допускать нарушений,  которые могут привести к разглашению  сведений служебного характера  или утрате документов. Знакомить  с документами, в случае необходимости,  посторонних лиц и сообщать  содержащиеся в них сведения, только с разрешения соответствующего  руководителя органа ФМС России;

- своевременно сдавать  все документы в подразделение  службы делопроизводства при  увольнении со службы, прекращения  служебного контракта, переводе  к новому месту службы или  работы, убытии в отпуск, командировку, болезни.

19. Передавать документы  из одного структурного подразделения  в другое только через подразделение  службы делопроизводства, под расписку  в соответствующих учётных формах.

20. В случае ликвидации  или реорганизации структурного  подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения  формируют все имеющиеся документы  в дела, оформляют для последующей  передачи их в подразделения  спецфондов, независимо от сроков их хранения.

21. Сотрудники ФМС России  несут персональную дисциплинарную  и иную установленную законодательством  Российской Федерации ответственность  за не  соблюдение ими установленного  Инструкцией порядка работы с  документами, их сохранность,  а также за разглашение содержащейся  в них информации.

22. При обнаружении утраты  документов сотрудник должен  немедленно доложить об этом  руководителю соответствующего  структурного подразделения, для  принятия исчерпывающих мер к  поиску документов, а также руководителю  подразделения службы делопроизводства.

23. Работа с обращениями  граждан осуществляется в соответствии  со специальными инструкциями (правилами,  положениями), утверждаемыми руководителем  Федеральной миграционной службы.

24. Передача документов  и их копий работникам других  организаций допускается только  с письменного разрешения директора  ФМС России или его заместителей  по письменному запросу организации.  О передаче документов делается  соответствующая отметка в учетных  формах и на подлинниках документов (если передаются их копии)  с указанием, когда и каким  должностным лицом разрешена  передача документа.

25. Передача документов  и их копий представителям  средств массовой информации  осуществляется в соответствии  с требованиями пункта 23 настоящей  Инструкции через соответствующее  подразделение органа ФМС России, в функции которого входит  взаимодействие со средствами  массовой информации.

 

Документальный  фонд Федеральной миграционной службы

Разработка и  ведение номенклатуры дел

 

87. Номенклатура дел - систематизированный  перечень заголовков (наименований) дел заводимых в ФМС России  и территориальных органах ФМС  России, с указанием сроков их  хранения, оформленный в установленном  порядке.

87.1. Номенклатура дел составляется  на основе изучения положения  о Федеральной миграционной службе, положений о структурных подразделениях  и других документов, регламентирующих  деятельность ФМС России и  порядок ее документирования, а  также номенклатур дел за предшествующие  годы и документов, образующихся  в ее деятельности.

87.2. Номенклатура дел используется  для группировки исполненных  документов в дела, систематизации  и учета дел, определения сроков  их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой  для составления описей дел  постоянного и временного (свыше  10 лет) хранения, а также для  учета дел временного (до 10 лет  включительно) хранения.

87.3. Номенклатура дел является  основой формирования документального  фонда Федеральной миграционной  службы. Документальный фонд - совокупность  документов, образующихся в процессе  его деятельности. Документальный  фонд составляют документы, созданные  в Федеральной миграционной службе  и полученные ей в результате  взаимодействия с другими органами  управления, организациями и гражданами (приложение № 52).

87.4. В целях правильного  формирования дел, систематизированного  хранения особой важности, совершенно  секретных, секретных и несекретных  документов и оперативного их  поиска составляется номенклатура  особой важности, совершенно секретных,  секретных и несекретных дел⁸.

87.5. При составлении номенклатуры  дел следует руководствоваться  положением о ФМС России, положениями  о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами  и отчетами о работе, перечнями  документов с указанием сроков  их хранения, номенклатурами дел  за предшествующие годы.

87.6. Составление номенклатуры  дел, порядок формирования и  оформления дел, обеспечения их  учета и сохранности, организация  передачи дел в архив возлагается  на службу ДОУ.

87.7. В каждом территориальном  органе ФМС России составляется  сводная, единая⁹ номенклатура дел. В структурных и подчиненных (подведомственных) подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел.

87.8. В пределах каждого  раздела дела располагаются последовательно  по степени важности, срокам хранения  и степени секретности документов.

87.9. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в IV квартале текущего года подразделением службы ДОУ совместно с руководителями других структурных подразделений, подписывается руководителем подразделения службы ДОУ, согласовывается с ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа), после чего утверждается директором ФМС России (руководителем территориального органа) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

87.10. В ФМС России составляются  номенклатуры дел структурных  подразделений и номенклатура  дел ФМС России, или сводная  номенклатура дел.

87.11. Номенклатура дел  структурного подразделения составляется  работником, ответственным за ведение  делопроизводства структурного  подразделения, согласовывается  с Центральным архивом ФМС  России, службой ДОУ, подписывается  руководителем подразделения и  представляется в службу ДОУ.

87.12. Вновь созданное подразделение  в месячный срок дает предложения  в службу ДОУ ФМС России  по номенклатуре дел.

87.13. Номенклатура дел  ФМС России составляется службой  ДОУ на основании предложений  структурных подразделений.

87.14. Методическую помощь  при составлении номенклатуры  дел ФМС России оказывают Центральный   архив ФМС России и Центральная  экспертная комиссия ФМС России (далее - ЦЭК);

87.15. Один раз в 5 лет  номенклатура дел ФМС России  согласовывается с экспертно-проверочной  комиссией (далее - ЭПК) федерального  государственного архива.

87.16. В случае изменения  функций и структуры ФМС России  номенклатура дел подлежит переработке  и согласованию с ЭПК федерального  государственного архива.

87.18. Номенклатура дел  готовится в трех экземплярах: 1-й экземпляр как документ  постоянного срока хранения помещается  в дело службы ДОУ, 2-й используется  в службе ДОУ как рабочий  экземпляр, 3-й - применяется в  Центральном архиве ФМС России. Рабочий экземпляр номенклатуры  дел может вестись в службе  ДОУ ФМС России в электронном  виде.

87.19. Сроки хранения дел определяются в соответствии с перечнями документов, в которых установлены сроки их хранения (приказ МВД России от 12 мая 2006 г. № 340 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности подразделений МВД России»).

87.20. По окончании делопроизводственного  года в конце номенклатуры  дел производится запись о  количестве заведенных дел и  томов дел, отдельно постоянного  и временного сроков хранения  и дел, переходящих на следующий  год, которая заверяется подписью  руководителя подразделения службы  ДОУ или лицом, ответственным  за ведение номенклатуры дел.  Итоговые данные сообщаются в  соответствующее подразделение специальных фондов (приложение № 28, № 29, № 30, 31,              № 32).

87.21. По делам, которые  по каким-либо причинам в течение  года не заводились, в графе  «Примечание» номенклатуры дел  делается запись за подписью  сотрудника подразделения службы  ДОУ: «Дело не заводилось».

87.22. После годовой проверки  наличия документов номенклатура  дел приобщается в дело с  номенклатурами дел.

 

Формирование  дел и их текущее хранение

 

88. Формирование дел - группировка  исполненных документов в дела  в соответствии с номенклатурой  дел и систематизация документов  внутри дела.

88.1. Номенклатурные дела  формируются в органах ФМС  России:

- при централизованном  ведении делопроизводства – подразделением  службы ДОУ;

- при децентрализованном  ведении делопроизводства – как  структурными подразделениями органа  ФМС России (лицами, ответственными  за ведение дел), так и подразделением  службы ДОУ.

88.2. Формирование дел осуществляется  в соответствии со следующими  общими правилами:

- к делам приобщаются  только исполненные документы  в соответствии с заголовками  дел по номенклатуре дел;

- в дело группируются  документы одного календарного  года (исключение составляют переходящие  дела и документы, переходящие  сроком исполнения на последующий  год);

- документы постоянного  и временного сроков хранения  группируются в отдельные дела;

- в дело включается  по одному экземпляру каждого  документа;

- каждый документ, помещенный  в дело, должен быть оформлен  в соответствии с требованиями  государственных стандартов и  нормативных правовых актов ФМС  России;

- в делах оформляются  внутренние описи документов, находящихся  в деле;

- по объему дело не  должно превышать 250 листов. При  наличии в деле нескольких  томов индекс и заголовок дела  проставляется на каждом томе  с добавлением «т.1», «т.2» и  далее.

88.3. При приеме исполненных  документов проверяется правильность  их оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат,  номеров и заверительных надписей), правильность рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений.

88.4. Неисполненные, подлежащие  возврату, неправильно оформленные  документы на подшивку не принимаются.

88.5. Несекретные документы  подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют заголовку номенклатурного дела (приложение № 28, № 29, № 30, 31, № 32, № 36, № 37).