Особенности организации работы архива отделения УФМС по Оренбургской области

  Для архивов организаций разработаны «Основные правила работы архивов организаций». Правила основываются на действующей нормативной правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Приказ Росархива № 176 «О Примерном положении, об архиве государственного учреждения, организации, предприятия» (по состоянию на 18 августа 1992 года), регулирует документы государственного учреждения, организации, предприятия, обеспечение сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела [16].

    ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования, устанавливает обложки дел длительных сроков хранения, его типы, размеры и технические требования [17].

 

 

 

 

 

 

2 Анализ особенностей организации работы архива отделения УФМС по Оренбургской области

 

2.1 Характеристика  деятельности отделения УФМС по Оренбургской области и его архива

 

 

  Управление Федеральной миграционной службы по Оренбургской области является государственным органом, подчиняется Федеральной миграционной службе России. УФМС России по Оренбургской области осуществляет правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции на территории области, а также реализует отдельные установленные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации задачи и функции Федеральной миграционной службы России. Основными задачами  являются:

1) производство по делам о гражданстве Российской Федерации, оформление и выдача основных документов, удостоверяющих личность гражданина РФ;

2) осуществление регистрационного учета граждан РФ по месту пребывания и по месту жительства в пределах РФ и контроля за соблюдением гражданами и должностными лицами правил регистрации и снятия с регистрационного учета граждан РФ;

3) оформление и выдача иностранным гражданам и лицам без гражданства документов для въезда в РФ, проживания и временного пребывания в РФ;

4) осуществление контроля за соблюдением иностранными гражданами и лицами без гражданства и установленных правил проживания и временного пребывания в РФ;

5) реализация во взаимодействии  с другими территориальными органами  федеральных органов исполнительной  власти мер по предупреждению  и пресечению незаконной миграции;

6) исполнение законодательства РФ по вопросам беженцев и вынужденных переселенцев, участие в установленном порядке в предоставлении политического убежища иностранным гражданам и лицам без гражданства;

7) осуществление в соответствии  с законодательством РФ контроля  и надзора в сфере внешней  трудовой миграции, привлечения  иностранных работников в РФ  и трудоустройства граждан РФ  за пределами РФ.

Основными направлениями работы, непосредственно, архива отделения УФМС по Оренбургской области являются:

1. комплектование архива документами;
2. обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов;
3. организация практической работы, связанной с использованием  документов, хранящихся в архиве;
4. контроль  над правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение .
5. организация использования хранящихся в архиве документов:
• информирует руководство и работников о составе и содержании документов архива;
• выдает в установленном порядке  хранящиеся в архиве дела и документы для использования в практических и других целях;
• исполняет запросы учреждений и граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, с соблюдением действующих правил выдает архивные справки, копии документов и выписки из них;
• ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль над своевременным их возвращением в хранилище.

 

 

    2.2 Организация работы архива отделения УФМС по Оренбургской области

 

    

     Работа архива отделения УФМС по Оренбургской области реализуется на основе Инструкции по делопроизводству в системе ФМС России (Приложение А). Инструкция регламентирует порядок разработки и ведения номенклатуры дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел заводимых в ФМС России и территориальных органах ФМС России, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о Федеральной миграционной службе, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность ФМС России и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в ее деятельности. Используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

       В архив УФМС Оренбургской области передаются такие документы как:

• законченные делопроизводством  документы, образовавшиеся в результате деятельности отделения УФМС по Оренбургской области (постоянного срока хранения);
• дела временного хранения срока хранения (10 лет);
• документы по личному составу (75 лет);

В архиве отделения УФМС по Оренбургской области хранится огромное количество дел и с каждым годом  это количество растет. В год формируется  около 11 дел.

На рисунке 1 представлены дела архива отдела УФМС по Оренбургской области в процентном соотношении.

 

 

 

 

Рисунок 1 – Дела архива Управления Федеральной миграционной службы по Оренбургской области

 

   Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Федеральной миграционной службы. Документальный фонд - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд составляют документы, созданные в Федеральной миграционной службе и полученные ей в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. В целях правильного формирования дел, систематизированного хранения особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных документов и оперативного их поиска составляется номенклатура особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Инструкции по делопроизводству в системе ФМС России, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. В каждом территориальном органе ФМС России составляется сводная, единая номенклатура дел (Приложение А). В структурных и подчиненных (подведомственных) подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, срокам хранения и степени секретности документов. Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения.

 Так же Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России регламентирует порядок формирования, оформления дел, уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формирование дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:

 - к делам приобщаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

 - в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела и документы, переходящие сроком исполнения на последующий год);

 - документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

 - в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

 - каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и нормативных правовых актов ФМС России;

 - в делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле (Приложение Б);

 - по объему дело не должно превышать 250 листов.

  Руководитель и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для облегчения поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, а выписка из номенклатуры дел с наименованиями и индексами всех дел, хранящихся в шкафу, помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Выемка документов из дел не допускается. В исключительных случаях с устного  или письменного разрешения руководителя возможна выемка документа из дела. (например по требованию судебно-следственных органов изъять документ из дела). В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование и этот акт вкладывают на место изъятого документа и еще в деле оставляют точную заверенную копию и акт о причинах изъятия подлинника. Акт должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, выдавшего документ во временное пользование. Акт хранится в деле до возвращения подлинника документа.

В архив дела постоянного и временного хранения передаются через год после  их окончания. Например, дело законченное в 1998 году должно поступить в архив предприятия не позднее 2000 года. Архив принимает дела по описям, вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения справочного аппарата архива.

Если отдельные дела необходимы в структурных подразделениях для  текущей работы, то из архива они  могут выдаваться во временное пользование. На месте дела оставляется карточка-заместитель, в которой указывается:

• в какое подразделение выдано дело;
• его номер;
• количество листов в деле;
• дата выдачи;
• расписка в получении.

Дело должно быть возвращено в архив  в тот же день. При приеме исполненных документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и заверительных надписей), правильность рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений.

 Неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются. При подшивке в дело документов, имеющих приложения, они вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, как одна позиция и отметок о наличии приложений, в том числе и несекретных, во внутренней описи документов, находящихся в деле и заверительном листе (Приложение В) не делается. Переписка по вопросам служебной деятельности группируется в дела за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Письма и заявления граждан формируются отдельно от запросов социально-правового характера в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению. Все законченные производством дела (тома дел) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в журнале учета законченных производством дел. Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных производством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке. Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре распиской лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения. Основанием для заведения второго и последующих томов дела является постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале законченных производством дел. Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (Приложение Г).

  На обложке дела указываются реквизиты: наименование ФМС России (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела и номер статьи по перечню, архивный шифр дела. На обороте обложки дела (тома дела) или на отдельном листе, хранящемся в деле (томе дела), указывается список сотрудников органа ФМС России, которым разрешено ознакомление с делом (томом дела). Указанный список подписывается руководителем того структурного подразделения, документы которого подшиваются в дело, и заверяется руководителем подразделения службы ДОУ. Изменения в список вносятся с разрешения руководителя подразделения службы ДОУ по представлению руководителя структурного подразделения.