Информационные технологии в социально - культурном сервисе и туризме

Наличие подписи позволяет заменить в изображении таблицы, формы  или отчета названия полей текстом  подписи. Например, если имя поля сокращено  для удобства работы с базой данных, то в подписи можно указать  более полное наименование, и оно  будет использовано в качестве названий колонок таблиц или полей формы  или отчета.

 
 

Рис. 9.10. Построитель выражений

Значение по умолчанию позволяет  автоматически вводить в поле каждой очередной записи таблицы  заданное пользователем фиксированное  значение. Однако в процессе ввода  пользователь может изменить это  значение для любой вводимой записи. Значение по умолчанию удобно использовать для часто встречающихся значений. Оно может вводиться непосредственно  в строке определяемого поля или  вычисляться при помощи построителя  выражений (рис. 9.10).

Константы выбираются из множества {Пустая строка (для текстовых полей), Истина, Ложь, Пустое значение}, а операторы — из множества {-, *, /, \, Л, +, <, <=, <>, =, >, <=, And, Between, Eqv, Imp, Mod, Not, Or, Xor}.

Условие на значение позволяет учитывать  ограничения на вводимые данные. Если вводимое значение не соответствует  заданному условию, то пользователь может указать, какое сообщение  выводить в этом случае на экран. Текст  сообщения задается в свойстве «Сообщение об ошибке». Условие может вводиться  непосредственно в строке определяемого  поля или задаваться при помощи построителя  выражений.

Сообщение об ошибке — это текст, который задается пользователем  и появляется при вводе значения с нарушением наложенного условия.

Обязательное поле указывает на то, надо ли непременно заполнять данное поле или можно оставить пустым. Если установлено значение Да, то обязательно надо ввести какое-либо значение. Если Нет (по умолчанию — Нет), то ввод значения необязателен.

Индексированное поле применяется  для образования простого индекса. Использование простых индексов ускоряет поиск данных с заданным значением, однако при этом замедляет  обновление таблиц.

Индексированное поле может иметь  следующие значения:

Нет (по умолчанию)                       Поле не индексировано

Да (совпадения допускаются)        Поле индексировано.

Допускаются повторения значений индексного поля

Да (совпадения не допускаются)   Поле индексировано.

Повторения значений индексного поля не допускаются

Для создания составного индекса следует  выполнить следующую последовательность действий:

в первую строку столбца Индексы ввести имя индекса, используя либо имя одного из индексируемых полей, либо произвольное;

в поле Имя поля выбрать первое поле, для которого необходимо создать индекс;

в следующей строке столбца Имя поля указать второе индексируемое поле.

Для обозначения ключевого поля необходимо установить курсор в строку конструктора таблиц с этим полем  и щелкнуть мышью по кнопке Ключевое поле.

Структуры таблиц базы данных «Турфирма» приведены на рис. 9.11.

Схема данных. После создания структуры  таблиц надо разработать схему данных. Схема данных — это графическое изображение взаимосвязей реляционных таблиц. Она позволяет наглядно показать структурную схему всей базы данных, а также обеспечить защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Взаимосвязь таблиц используется при создании запросов к БД, составных (подчиненных) форм, отчетов.

Создать схему данных можно двумя  способами:

1)  при помощи меню Microsoft Access: выбрать в меню Сервис пункт Схема данных, а затем в появившемся диалоговом окне Схема данных выбрать пункт Отобразить таблицу в меню Вид или пункт Добавить таблицу в меню Связи;

2)  при помощи кнопок панели управления: щелкнуть мышью по кнопке Схема данных @, а затем в окне Схема данных по кнопке Щ Отобразить таблицу.

Для выбора связываемой таблицы  нужно дважды щелкнуть мышью по ее имени или выделить нужную таблицу  и щелкнуть по кнопке Добавить.

В Microsoft Access можно установить типы связей: «один-к-од-ному»; «один-ко-многим»; «не определено» («многие-ко-многим»).

Связь «один-к-одному» используется для разделения таблиц, имеющих большое  число полей, или для отделения  той части таблицы, доступ к которой  желательно ограничить.

 
 

Рис. 9.11. Структура таблиц базы данных «Турфирма»: а — Тур; б — Менеджер; в — Страна

Чтобы можно было изменять и/или  удалять запаси в связанных таблицах, сохраняя при этом целостность данных, в Microsoft Access применяется каскадирование. С этой целью следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных полей,то при удалении записи в главной

 

таблице удаляются и все связанные  записи в подчиненной (рис. 9.12).

Схема БД является отображением инфологичес-кой модели предметной области.

Ввод данных в таблицы СУБД Microsoft Access. Ввод данных возможен различными способами: непосредственно с клавиатуры; импортом таблицы из другой базы данных; импорт электронной таблицы типа Excel.

В первом случае ввод данных может  осуществляться либо непосредственно  в таблицы, либо через заранее  созданные формы. Обычно ввод с помощью  форм целесообразен тогда, когда  данные вводятся в связанные таблицы  или когда данные находятся в  различных первичных документах. Перед вводом данных в связанные  таблицы необходимо создать схему  данных и в окне Изменение связей установить флажок Обеспечение целостности данных. Как правило, устанавливаются также флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Наличие схемы данных обязательно для построения составных связанных форм (рис. 9.13).

Ввод данных при помощи форм обеспечивает: однократный ввод данных в связанные  поля в главной и подчиненной  таблицах; выбор значений полей из списка, построенного на основе справочника, что облегчает ввод и обеспечивает целостность данных; удобный интерфейс, поскольку экранную форму можно  максимально приблизить к форме  первичного документа.

В Microsoft Access различают простые и  составные (сложные) формы. Простые  формы строятся на основе одной таблицы, а составные — нескольких таблиц.

Рис. 9.13. Схема данных

 
 

Простая форма в Microsoft Access обычно представлена в одном из видов: столбец, ленточная, табличная (рис. 9.14).

Для автоматического конструирования  первых трех видов форм Microsoft Access предоставляет  средство «Автоформат».

Составные формы могут быть представлены в одном из трех видов: подчиненная, связанная, одиночная. Подчиненная  форма имеет иерархический вид, отображающий структуру первичного документа. Форма состоит из главной  формы и одной или нескольких подчиненных форм. Вверху формы содержатся наименования и значения полей, входящих в главную форму, соответствующие  общей части документа, а внизу  формы отображаются наименования и  значения полей, входящих в подчиненные  формы (рис. 9.15).

Таблицы, входящие в составную форму, должны быть связаны в отношении  «один-ко-многим» или «один-к-одному». Одна из таблиц при проектировании формы объявляется главной. Если между таблицами имеется связь  «один-ко-многим», то в главную форму

I

 

 

Рис. 9.15. Подчиненная форма «Страна-Тур»

входят поля главной таблицы  и могут входить поля таблиц, связанные  с главной со стороны «много». В подчиненную форму могут входить поля из нескольких таблиц: поля подчиненной таблицы, связанной с главной со стороны «один» или поля таблиц, связанных с подчиненной таблицей тоже со стороны «один». В форме значения ключа связи вводится и в главную таблицу, и в соответствующее поле подчиненной таблицы (рис. 9.16).

Рис. 9.16. Связанная форма «Страна-Тур»: a — главная таблица; б — подчиненная таблица

В связанной форме подчиненная  форма отображается на экране в виде кнопки. Если щелкнуть по этой кнопке мышью, то содержимое подчиненной формы  будет показано на экране.

Связанная форма применяется, когда  она перегружена элементами управления или содержит несколько подчиненных  форм. Связанная форма может занимать полный экран и, следовательно, отображать сразу большое число строк. Формы  обычно проектируются при помощи мастера форм, а затем дорабатываются с помощью конструктора.

Создание запросов к базе данных «Турфирма». Одной из важнейших функций  баз данных являются поиск и обработка  данных по запросу пользователя. С  помощью запросов можно отыскивать и просматривать определенные записи, обновлять и модифицировать данные, осуществлять расчеты, использовать результаты запросов для создания новых таблиц, форм, отчетов.

В СУБД Access существуют: запросы на выборку; запросы с параметрами; перекрестные запросы; запросы на изменение (обновление, добавление и удаление записей, создание таблиц по результатам  запроса); запросы SQL (запросы на объединение, к серверу, управляющие и подчиненные  запросы).

Наиболее распространенный тип  запросов — это запросы на выборку, в которых в формализованном  виде представлен критерий поиска данных, необходимых конечному пользователю. Поиск может осуществляться по одной  или сразу по нескольким взаимосвязанным  таблицам. Результат поиска представляется в виде таблицы, в которую включены интересующие пользователя поля. Запросы  с параметром позволяют пользователю с клавиатуры вводить изменяемые критерии поиска, однако при этом сама структура запроса не меняется.

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (суммы, число записей и средние значения), выполненные по данным из одного поля таблицы. Результаты группируются по двум наборам данных, один из которых  расположен в левом столбце таблицы, а другой — в верхней строке.

Запрос на изменение позволяет  вносить изменения сразу в  несколько записей. Существуют запросы  на удаление, обновление и добавление записей, а также на создание таблицы. Технология выполнения всех запросов однотипна: сначала осуществляется поиск нужных записей по заданному  критерию, а затем выполняется  одна из названных операций (удаление, обновление, добавление, создание таблицы).

Пример. В базе данных «Турфирма» во всех записях таблицы ТУР необходимо изменить код менеджера М-1 на М-4. Это удобно реализовать с помощью  запроса на обновление.

Запрос SQL — это запрос, создаваемый  при помощи языка SQL (Structured Query Language).

При создании запроса в режиме конструктора Microsoft Access автоматически создает  эквивалентную инструкцию при помощи языка SQL, которую можно изменять в режиме SQL.

Рис. 9.17. Новый запрос

Некоторые запросы не могут быть созданы в режиме конструктора, например запросы к серверу, управляющие  запросы. В этом случае исполь-

зуется написание запросов сразу  на языке SQL.

В СУБД Access существуют два способа  создания запросов: с помощью мастера; в режиме конструктора.

Первый способ реализует традиционную технологию создания запроса по шагам, второй способ позволяет создавать  запросы любой сложности, а также  их модифицировать.

Рассмотрим создание некоторых  типов запросов к базе данных «Турфирма».

Создание простого запроса на выборку  с помощью мастера. Пусть требуется  составить список всех менеджеров турфирмы по таблице МЕНЕДЖЕР с указанием  их телефонов.

В окне базы данных необходимо выбрать  значок Запросы и нажать кнопку Создать.

В появившемся диалоговом окне Новый запрос выбрать Простой запрос (рис. 9.17).

Затем укажите имя таблицы МЕНЕДЖЕР, по которой осуществляется поиск, и  выберите требуемые поля ФИО менеджера и Телефон (рис. 9.18).

178

 

 

Рис. 9.18. Создание простых запросов

Укажите любое имя заяроса, после  этого на экране появится результат  его выполнения в форме таблицы (рис. 9.19).

Создание запроса на выборку  с помощью конструктора. Каждый запрос может быть просмотрен и модифицирован  в режиме конструктора (рис. 9.20).

В верхней части окна конструктора запросов указываются таблицы, по которым  был составлен запрос.

В строке Поле перечислены используемые в запросе поля, а в строке Имя таблицы указано, из какой таблицы они взяты.

Строка Сортировка позволяет упорядочивать записи в результирующей таблице.

В строке Вывод на экран можно отменить показ на экране того или иного поля, по умолчанию все поля, участвующие в запросе, выводятся на экран. В строке Условие отбора вводится критерий поиска записей.

В режиме конструктора можно осуществлять любую модификацию запроса.

Создание запроса с помощью  конструктора предусматривает прежде всего выбор таблиц, по которым необходимо осуществлять выборку.

Пример. Предположим, что необходимо найти все туры, цены которых меньше 800 долл., и на экран вывести название страны, название тура, его продолжительность  и цену. Для удобства выбора требуемых  таблиц целесообразно просмотреть  на экране схему данных и по ней  определить те таблицы, в которых  содержатся участвующие в запросе  поля. Для рассматриваемого примера  в запрос включаются таблицы ТУР  и СТРАНА.

Рис. 9.20. Список менеджеров в режиме конструктора

 
 

Рис. 9.21. Диалоговое окно

В окне базы данных следует выбрать  значок Запросы и нажать кнопку Создать. В появившемся диалоговом окнеНовый запрос выбрать Конструктор, после чего на экране появится диалоговое окно (рис. 9.21).

 

Рис. 9.22. Конструктор запросов: запрос на выборку

В окне Добавление таблицы следует выделить таблицы ТУР и СТРАНА и добавить их в поле конструктора. Связи между таблицами появляются автоматически в соответствии со схемой базы данных.

Затем в строке Поле надо последовательно указать те поля, которые будут использованы в запросе. Их задание можно осуществить выбором по стрелке или перетаскиванием названий полей непосредственно из добавленных таблиц. В строке условие отбора в соответствующем поле Цена указать критерий отбора записей — <800.