Информационные технологии в социально - культурном сервисе и туризме

выделить область поиска в исходном списке.

Использование вычислительного критерия. Ввод вычисляемых критериев поиска в таблицу требует выполнения следующих правил.

1. Формула должна выводить логическое  значение истина или

ложь. После выполнения поиска на экран выводятся только те стро

ки, для которых результатом вычисления формулы будет истина.

2. Формула должна ссылаться хотя  бы на один столбец в списке.

Использование вычисляемого критерия накладывает существенное ограничение  на таблицу критериев. В этом случае имя столбца в таблице критериев, содержащего значение вычисляемого критерия, должно отличаться от имени  подобного столбца в исходном списке.

Формирование итогов в электронной  таблице осуществляется командой Итоги из меню Данные. Чтобы командаИтоги работала, список должен быть сначала отсортирован. После сортировки можно подсчитать итоги по группам записей. Команда Итоги позволяет подводить итоги более чем по одному полю из группы записей, а также добавлять обрабатываемые поля и применять для вычисления итогов другие функции.

Сводная таблица — это еще  один инструмент обработки больших  списков с данными. Поскольку  в этом случае сразу подводятся итоги, выполняются сортировка и фильтрация списков, то сводная таблица является более мощным инструментом обработки  данных, который называется «Мастер  сводных таблиц». Для создания сводной  таблицы необходимо выполнить следующие  шаги:

выделить область списка;

в меню Данные выбрать команду Сводная таблица, по которой на экран выводится окно Мастера сводных таблиц;

щелкнув по кнопке Далее, перейти к следующему шагу.

С помощью мыши можно перетащить поля списка из правой части окна Мастера сводных таблиц в области Строки, Столбца и Данных в том же окне. Таким образом формируется вид выходного документа.

Последний шаг построения сводной  таблицы определяет, где будет  размещена сводная таблица. Рекомендуется  размещать ее на отдельном рабочем  листе. При необходимости можно  сводную таблицу озаглавить.

Для печати электронной таблицы  ее следует предварительно подготовить. Для этого необходимо:

разбить ЭТ на страницы;

установить параметры страницы;

создать необходимые колонтитулы;

создать заголовки для печати, чтобы  шапка таблицы выводи

лась на каждом листе;

просмотреть материал, подготовленный для печати.

Чтобы разбить ЭТ на страницы, необходимо вставить горизонтальные разделители  конца страницы в требуемых местах ЭТ. Для этого надо выполнить следующее: выделить строку, с которой надо начать новую страницу; в менюВставка выполнить команду Разрыв страницы;

В результате Excel вставит широкую  пунктирную линию (конец страницы) сверху от выделенной строки.

Аналогично можно разбить на страницы остальную часть ЭТ.

Для установки параметров страницы в меню Файл следует выбрать команду Параметры страницы, определив размеры полей, наличие и расположение колонтитулов, а также наличие заголовков таблицы и другие параметры.

 

 

Глава 9. СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ ДЛЯ СФЕРЫ СКС И ТУРИЗМА  СРЕДСТВАМИ MICROSOFT ACCESS

9.1. Основные понятия  реляционных баз данных

База данных (БД) — это совокупность специальным образом организованных и взаимосвязанных данных по конкретной предметной области, хранимых на внешних  носителях информации и управляемых  средствами СУБД. В базе данных обеспечивается логическая взаимосвязь хранимых данных и их минимально необходимая избыточность. По способу организации данных различают  иерархические, сетевые и реляционные  базы данных. Последние являются наиболее распространенными, и данные в них  структурированы в виде отдельных  таблиц (отношений). Причем эти таблицы  обладают рядом особенностей, в частности, каждый столбец имеет уникальное имя, значения в таблице представляют собой элементарные данные, смысловое  содержание строк таблицы не зависит  от их местоположения, отсутствуют  повторяющиеся строки.

Данные — это сведения о фактах и событиях по конкретной предметной области, уменьшающие неопределенность о ней.

Система управления базами данных (СУБД) — это совокупность программных  и языковых средств, предназначенных  для ведения баз данных.

Ведение базы данных — это создание базы данных и поддержание ее в  актуальном состоянии. Ведение базы данных представляет собой определенную последовательность действий:

разработку и создание структуры  БД;

ввод данных;

корректировку, добавление и удаление данных;

поиск данных по запросу пользователя;

формирование и вывод отчетов  и т. п.

Разработка структуры БД предусматривает  определение состава и взаимосвязи  реляционных таблиц, описывающих  предметную область, а также характеристику этих таблиц по входящим в них реквизитам.

Реквизит — это неделимая  с точки зрения смыслового описания предметной области единица информации, отражающая качественную или количественную характеристику объекта (процесса). Каждый реквизит базы данных имеет уникальное имя, а совокупность конкретных значений реквизита представляет в реляционной  таблице столбец, который в терминах баз данных называется полем. Строки реляционной таблицы называются записями.

Ключ — это реквизит или группа реквизитов, которые используются для  идентификации конкретной записи в  реляционной таблице.

Пример. Предметной областью является гостиница. В базе данных необходимо хранить актуальную информацию о всей деятельности гостиницы. Реляционные таблицы могут содержать сведения о гостях, номерном фонде, бронировании и т.п. Таблица с данными о гостях может иметь следующие реквизиты: ФИО гостя, занимаемый им номер, дата поселения и т.п.

 

9.2. Этапы создания реляционной  базы данных предприятия СКС  и туризма

С точки зрения конечного пользователя процесс создания базы данных можно  представить в виде трех этапов:

инфологическое (концептуальное) описание баз данных;

логическое проектирование баз  данных;

физическое проектирование баз  данных.

Инфологическое, или концептуальное, описание. Исходными данными для  осуществления инфологического  проектирования базы данных является словесная и документальная характеристика предметной области, которая может  быть получена в результате предварительного (предпроектного) исследования. Разработка концептуальной модели предметной области  основана на анализе информационных потребностей конечных пользователей  и тех требований, которые они  предъявляют к создаваемой базе данных.

На этом этапе прежде всего решается вопрос о том, какие данные должны храниться в базе и какого типа информационные выборки и отчеты могут потребоваться пользователю БД. Мифологическая (концептуальная) модель предметной области обычно представляется в виде графической схемы, на которой показан состав и взаимосвязи хранимых данных. В процессе работы инфо-логическая модель может дополняться новыми данными в связи с , изменяющимися потребностями пользователя.

Логическое проектирование. На этом этапе осуществляется выбор подходящей системы управления базами данных и  представление инфологической модели предметной области в форме структуры  базы данных конкретной СУБД. Для реляционных баз дан- i ных на этом этапе производится описание структуры каждой таблицы и их взаимосвязей.

Физическое проектирование. Оно  предполагает определение способов и мест размещения базы данных, оценку ее объема и других параметров. 

 

9.3. Типы информационных  связей в моделях данных

При построении инфологических моделей  предметной области используется понятие  информационных связей между отдельными реквизитами. Существует четыре основных типа информационных связей.

1) «один-к-одному».Такая связь означает, что каждому значению реквизита Л соответствует одно и только одно значение связанного с ним реквизита В, и наоборот. Например, каждому значению реквизита Номер паспортасоответствует единственное зна-1 чение реквизита ФИО гражданина страны, и наоборот. Такую связь обозначают 1:1, графически в инфологических моделях эта связь изображается одинарными стрелками (рис. 9.1).  

Рис. 9.2. Связь «один-ко-многим»

2)  «один-ко-многим». Эта связь означает, что каждому значению реквизита А соответствует ноль, одно или несколько значений связанного с ним реквизита В, а каждому значению реквизита В соответствует одно и только одно значение реквизита А. Например, для аэропорта, из которого осуществляется множество рейсов, характерна следующая связь между описывающими этот объект реквизитами: одному значению реквизита Название аэропорта вылета соответствует несколько значений реквизита Номер рейса, а каждому значению Номер рейса соответствует только одно Название аэропорта вылета. Такую связь обозначают 1: М, графически связь изображается одинарной стрелкой со стороны «один» и двойной — со стороны «много» (рис. 9.2).

3)  «многие-к-одному». Эта связь интерпретируется как обратная к связи «один-ко многим».

4)  «многие-ко-многим». Такая связь означает, что каждому значению реквизита А соответствует несколько значений связанного с ним реквизита В, и наоборот. Например, турагентство может работать с несколькими туроператорами, а туроператор обычно имеет разветвленную сеть турагентов. Такую связь обозначают М: М, а графически изображают двойными стрелками (рис. 9.3).

Аналогичные связи могут быть установлены  в БД между реляционными таблицами  и практически реализованы за счет наличия в них общих полей (реквизитов). Если общих полей в  связываемых таблицах нет, то нужно  сделать следующее:

если между реляционными таблицами  существует связь 1:1 или 1: М, то следует  скопировать поле, по которому устанавливается  связь, из одной связываемой таблицы  в другую;

 

Рис. 9.3. Связь «многие-ко-многим»

 

если между реляционными таблицами  существует связь М: М, то следует  создать новую таблицу и включить в нее ключевые поля связываемых  таблиц.

 

9.4. Создание базы данных  для предприятия СКС и туризма

При создании базы данных для предприятий  социально-культурной сферы и туризма  одним из первостепенных вопросов является определение тех данных, которые  необходимо хранить и обрабатывать в информационной базе. Основным источником получения такого рода информации является словесное описание функциональных задач, решаемых на каждом рабочем месте, и анализ обрабатываемой документации с указанием конкретных реквизитов. Другими словами, необходимо рассмотреть  все щ формационные бизнес-процессы, реализуемые на данном объекте, а  также провести анализ информационных потребностей каждого конечного  пользователя БД. Такой подход носит название функционального {процессного). При таком подходе структура БД зависит от глубины проработки основных бизнес-процессов щ полноты выявления информационных потребностей конечных пользователей.

Кроме этого, существует объектный  подход к построению базы данных, который  основан на выявлении типовых  сущностей предметной области, унификации и обобщении их свойств, типизации  перечня и информационных потребностей конечных пользователей. Такой подход позволяет сформировать типовые  информационно-логические модели, например для гостиницы, турфирмы, музея, которые  затем адаптируются к условиям конкретного  предприятия. В этом случае существует обычно некоторая избыточность базовой  информационно-логической модели предметной области, и в то же время некоторые  уникальные бизнес-процессы могут быть не учтены.

. Для формализованного представления  информационно-логической модели  предметной области используется  так называемая модель «сущность-связь», разработанная П.Ченом в 1976 г.  Описание предметной области  осуществляется в виде схем, на  которых с помощью графических  объектов представлены информационные  объекты, описывающие их реквизиты  и связи между ними. Достоинством  такого подхода является наглядность  получаемых моделей и возможность  формализации всего процесса  построения информационных моделей.

Информационные объекты (или сущности) представляют собой информационное описание с помощью набора реквизитов отдельных реальных объектов, процессов, явлений или событий конкретной предметной области, информация о которых  должна сохраняться и быть доступна в БД. На схемах информационно-логической модели информационные объекты изображаются в виде прямоугольников.

Рассмотрим пример построения информационно-логической модели для туристской фирмы. Предположим, что турфирма реализует туры по различным  направлениям (странам), и по каждому направлению работает конкретный менеджер. При этом некоторые менеджеры могут обслуживать несколько направлений. В базе данных необходимо хранить и обрабатывать информацию по турам, странам, менеджерам. В результате предпроектного обследования был определен перечень тех реквизитов, которые необходимо хранить в базе данных: код тура, наименование тура, продолжительность тура, цена тура, код страны, название страны, виза (нужна или нет), валюта страны, код менеджера, ФИО менеджера, телефон менеджера.

Сформулированы следующие основные условия: в одну страну может быть несколько туров, но каждый тур предусматривает  посещение только одной страны; один менеджер курирует несколько туров, но каждый тур имеет только одного менеджера-куратора.

Построение информационно-логической модели начинается с анализа взаимосвязей между реквизитами, выявления информационных объектов и определения ключей. Анализ взаимосвязей между реквизитами  позволяет установить, что каждому  коду тура соответствуют уникальное название тура, конкретная продолжительность  и цена. Для кода страны можно  установить взаимнооднозначное соответствие с названием страны, визовой поддержкой и валютой страны. Аналогично конкретному  коду менеджера соответствуют ФИО  менеджера и его телефон. Существующие взаимосвязи между реквизитами  можно представить в виде следующей  схемы: