Информационные технологии в социально - культурном сервисе и туризме

В Microsoft Excel текст автоматически  выравнивается по левому краю ячейки, а числа по правому краю. Но пользователь может менять расположение данных в  ЭТ.

Это можно сделать различными способами:

с помощью соответствующих кнопок панели инструментов;

с помощью команды Формат: Ячейки\Выравнивание;

с помощью контекстного меню.

Конечно, удобнее всего выравнивать  данные с помощью Панели инструментов, однако с помощью команд Формат {Ячейки можно более точно задать дополнительные параметры форматирования.

Excel позволяет изменять цвета  ячеек и блоков, а также заключать  их в рамки. Можно рисовать  произвольную комбинацию горизонтальных  и вертикальных линий слева,  справа, вверху или внизу ячейки.

При вставке строк и столбцов электронной таблицы нужно 'учитывать  следующее:

новые строки вставляются над текущей (активной) строкой, в которой находится  указатель мыши;

все остальные строки сдвигаются вниз на число вставленных строк и  получают новые адреса;

столбцы вставляются слева от текущего столбца.

Для удаления строки необходимо выделить строку, щелкнув мышью по заголовку  строки и выбрать: Правка {Удалить. Столбцы ЭТ удаляются аналогичным образом.

Microsoft Excel предоставляет возможность  объединять и связывать рабочие  листы или файлы электронных  таблиц таким образом, что в  результате ввода значения в  одну таблицу может измениться  содержимое другой таблицы, а  выполнение вычислений в одном  файле может привести, например, к выдаче сообщения в другом.

При объединении и связывании таблиц используется абсолютная адресация. Признаком  абсолютного адреса является символ «$» (знак доллара). В зависимости  от его позиции в адресе ячейки соответствующая область данных не модифицируется, например: $Л$1, $А1, А$1. Установить абсолютную адресацию можно несколькими способами:

ввести знак $ на экран с клавиатуры;

выделить ячейку, затем дважды щелкнуть мышью в строке формул на адресе ячейки, чтобы выделить его, а затем  нажать клавишу F4;

объединять листы рабочей книги  можно также по-разному:

суммированием содержимого ячеек  соответствующих рабочих листов с использованием функцииАвтосуммирования;

консолидацией электронных таблиц;

созданием Сводных таблиц с помощью Мастера сводных таблиц.

Способ консолидации позволяет  объединять данные из областей-источников и выводить их в область назначения. При консолидации данных могут использоваться различные функции: суммирования, расчета  среднего арифметического, подсчетов  максимальных и минимальных значений и т. п. Кроме того, при консолидации можно создавать связи с исходными  данными в областях-источниках, при  этом область назначения будет автоматически  обновляться при внесении изменений  в областях-источниках.

Структурирование данных рабочих  листов используется в Excel при создании итоговых отчетов. Оно позволяет  показывать или скрывать уровни структурированных  данных, выводя на экран данные с  большими или меньшими подробностями.

При консолидации данных с созданием  связей Excel автоматически корректирует итоговые данные при изменении их в таблицах-источниках.

 

8.3. Средства графики  в Excel

Excel предоставляет большой набор  возможностей по графическому  представлению данных. Кроме того, имеется возможность выбора из  различных типов диаграмм, причем  каждый тип диаграмм имеет  несколько разновидностей (подтипов).

Диаграммы можно строить либо на рабочем листе таблицы, либо на новом  рабочем листе. Создать диаграмму  в Excel можно по шагам с помощью Мастера диаграмм, который предоставляет широкий выбор различных типов диаграмм. Можно просмотреть любой тип диаграммы и выбрать наиболее удачный для данной таблицы.

Внедренная на рабочий лист диаграмма  может находиться в одном из трех режимах:

просмотра, когда диаграмма выделена по периметру прямоугольником;

перемещения, изменения размера  и удаления, когда диаграмма по периметру выделена прямоугольником  с маленькими квадратиками;

редактирования, когда диаграмма  выделена по периметру синим цветом или выделен синим цветом заголовок.

Переход с одного режима на другой осуществляется щелчком мыши. Для  выхода из любого режима достаточно щелкнуть мышью вне диаграммы.

В построенную диаграмму можно  вносить различные изменения: менять ее тип, изменять текст и шрифты, добавлять и удалять данные, метки  и т.д. Основные компоненты плоской  диаграммы, которые можно редактировать, показаны на рис. 8.1.

Для объемной диаграммы составные  части несколько отличаются. В  зависимости от типа диаграммы можно  выделять и форматировать различные  ее части.

С помощью панели диаграмм можно  очень просто выполнять ряд операций с графиками: убирать (размещать) сетку, убирать (размещать) легенды, изменять тип графика. Кроме изменения  внешнего вида диаграммы можно добавлять  и удалять исходные данные, по которым  построена диаграмма.

Представление данных в виде диаграмм позволяет не только наглядно представить  числовые данные, но и осуществить  анализ этих данных по нескольким направлениям.

 

Для наглядного показа тенденции изменения  некоторой переменной целесообразно  на график вывести линию тренда. Однако это возможно не для всех типов диаграмм. Введенная линия  тренда сохраняет связь с исходным рядом, т. е. при изменении данных соответственно изменяется линия тренда. Кроме того, линию тренда

 
можно использовать для прогноза данных. Для одного и того же ряда данных можно построить несколько трендов  и вывести их уравнения на график.

Данные измерений всегда содержат ошибку. При графическом представлении  таких данных иногда есть необходимость  отразить величину этой ошибки на диаграмме  в виде планок погрешностей. Пользователю предоставляется несколько различных  вариантов для вывода планок погрешностей.

Изменение данных в таблице, естественно, приводит к изменению диаграмм, и  наоборот. Если на диаграмме изменить значение, вычисляемое по формуле, то можно выйти на задачу подбора  параметров, т. е. следует определить, какую зависимую ячейку надо изменять для достижения требуемого значения. Форматировать можно все элементы диаграммы.

Изменение значений данных в диаграмме  происходит параллельно с изменениями  данных в таблице. Для многих типов  диаграмм (плоской линейчатой, гистограмме, графике и др.) можно изменять значения в диаграмме и одновременно в таблице, перетащив маркер данных на диаграмме.

Excel имеет специальный аппарат  для графического анализа моделей,  в том числе возможность построения  линий тренда (рис. 8.2), которые могут  использоваться для анализа и  прогнозирования данных. 

 

8.4. Обработка данных  в Excel

В электронных таблицах доступны такие  средства обработки данных, как сортировка, фильтрация и формирование итогов. Использование этих средств требует представления электронной таблицы в виде базы данных или списка. В этом разделе показано, как представить электронную таблицу в виде базы данных и применить к ней аппарат сортировки, фильтрации и формирования итоговых данных, включая средства сводных таблиц.

Список — это один из способов организации данных на рабочем листе. Список создается как помеченный ряд, состоящий из строк с однотипными  данными. Данные, организованные в список, в терминологии Excel называются базой  данных (БД). При этом строки таблицы  — это записи базы данных, а столбцы  — поля записей БД. Чтобы превратить таблицу Excel в список или базу данных, необходимо присвоить столбцам однострочные имена, которые будут использоваться как имена полей записей БД. Следует иметь в виду, что однострочные имена столбцов могут состоять из нескольких строк заголовков, размещенных в одной строке таблицы Excel.

При создании списка или базы данных на рабочем листе Excel необходимо выполнять  следующие правила:

1. На одном рабочем листе не  следует помещать более одного списка, поскольку некоторые операции, напримерФильтрация, работают в определенный момент только с одним списком.

2. Следует отделять список от  других данных рабочего листа  хотя бы одним незаполненным  столбцом или одной незаполненной  строкой. Это поможет Excel автоматически  выделить список при выполнении  фильтрации или при сортировке  данных.

3. Список может занимать весь  рабочий лист.

4. Имена столбцов должны располагаться  в первой строке списка. Excel использует  эти имена при создании отчетов,  в поиске и сортировке данных.

5. Для имен столбцов следует  использовать шрифт, тип данных, выравнивание, формат, рамку или  стиль прописных букв, •отличных  от тех, которые использовались  для данных списка.

6. Чтобы отделить имена столбцов  от данных, следует разместить рамку по нижнему краю ячеек строки с именами столбцов. Не рекомендуется использовать пустые строки или пунктирные линии.

Сортировка данных. Список БД можно  отсортировать по алфавиту, числам или в хронологическом порядке  в соответствии с содержанием  определенного столбца или столбцов.

Чтобы отсортировать весь список, достаточно выделить одну ячейку и  выбрать в меню Данные командуСортировка. Excel автоматически выделит весь список. Если в первой строке списка БД находятся имена столбцов, то они не будут включены в сортировку. Необходимо иметь в виду, что в этом случае итоговая строка исходного списка также будет включена в сортировку, поэтому целесообразнее самостоятельно выделять область исходного списка для сортировки.

Команда Сортировка осуществляется через диалоговое окно. В трех окнах ввода окна Сортировка можно задать ключи, по которым она будет выполнена.

В диалоговом окне Сортировка имеется режим Параметры, который позволяет установить порядок сортировки по первому ключу — обычный или определяемый пользователем, задать учет кодировки строчных и прописных букв (учет регистра символов), а также направление сортировки — по возрастанию или по убыванию.

Для быстрой сортировки на панели инструментов Стандартная находятся две кнопки:

Фильтрация данных в списке. С  помощью фильтров можно выводить и просматривать только те данные, которые удовлетворяют определенным условиям.

Excel позволяет быстро и удобно  просматривать требуемые данные  из списка БД с помощью простого  средства — автофильтра. Более  сложные запросы к базе данных  можно реализовать с помощью  команды Расширенный фильтр.

Чтобы использовать автофильтр, надо сначала выделить область БД для поиска, с заголовками столбцов. При этом имена столбцов списка Excel преобразует в имена полей записей БД.

Затем выполнить команду Автофильтр в меню Данные.

По команде Автофильтр Excel помещает раскрывающиеся стрелки непосредственно на имена столбцов списка. Щелкнув по стрелке, можно вывести на экран список всех уникальных элементов соответствующего столбца. Если выделить некоторый элемент столбца, то будут скрыты все строки, кроме тех, которые содержат выделенное значение.

Элемент столбца, который выделен  в раскрывающемся окне списка, называется критерием фильтра. Можно продолжить фильтрацию списка с помощью критерия из другого столбца. Чтобы удалить  критерии фильтра для отдельного столбца, надо выбрать параметр Все в раскрывающемся списке столбца. Чтобы показать все скрытые в списке строки, надо выбрать в меню Данные команду Фильтр, а затем — команду Показать все.

С помощью автофильтра можно  для каждого столбца задать Пользовательские критерии отбора записей базы данных, например, вывести на экран только те записи, значения полей которых находятся в пределах заданного интервала. Чтобы задать пользовательский критерий, надо в раскрывающемся списке столбца выбрать параметрНастройка... затем в диалоговом окне Пользовательский автофильтр ввести нужные критерии.

Возможна фильтрация списков в Excel по сложным критериям с использованием команды Расширенный фильтр.

Для фильтрации списка или базы данных по сложному критерию, который будет  определен ниже, а также для  получения части исходного списка по нескольким заданным столбцам в Excel ис пользуется команда Расширенный фильтр меню Данные. Отличие этой команды от команды Автофильтр состоит в том, что кроме перечисленных выше возможностей отфильтрованные записи можно вынести в другое место рабочего листа Excel, не испортив исходный список.

Чтобы использовать команду Расширенный фильтр, надо сначала создать таблицу критериев, которую следует разместить на; том же рабочем листе, что и исходный список, но так, чтобы не скрывать его во время фильтрации.

Для формирования таблицы критериев  необходимо скопировать имена полей  записей БД (имена столбцов списка) в ту часть рабочего листа, где  будет располагаться таблица  критериев.

При этом число строк в этой таблице  определяется только числом критериев  поиска. Однако включение пустых строк  в таблицу критериев недопустимо, поскольку в этом случае будут  найдены все записи базы данных. Задание критериев поиска в виде констант требует точной копии имен тех столбцов исходного списка, которые  задают условия фильтрации. Кроме  таблицы критериев для команды Расширенный фильтр надо определить вид выходного документа. Это означает, что следует скопировать в свободное место рабочего листа имена только тех столбцов списка, ко-1 торые определяют вид выходного документа. Количество строк в выходном документе Excel определит сам.

Таким образом, для выполнения команды Расширенный фильтр надо выполнить три действия:

сформировать в свободном месте  рабочего листа таблицу критериев;

сформировать шапку выходного  документа;