Лекции по "Основам менеджмента"

Організаційні дії  є способами впливу через документи тривалої дії. Вони здійснюються шляхом:

— організаційного регламентування, тобто через закони, декрети, положення, статути, укази, постанови і т. ін.;

— організаційного нормування витрат сировини, енергії, інструменту  тощо, розмірів амортизації, термінів впровадження нової техніки тощо;

— організаційного інструктування через інструкції, правила, вимоги (наприклад  — інструкція з експлуатації верстатів);

— організаційного інформування за допомогою актів, протоколів, доповідних записок, службових листів, телеграм, телефонограм, заяв. 

 

Розпорядчі дії  є способом короткотермінового впливу через усунення недоліків, відхилень тощо у ході виробничо-господарської діяльності. Розпорядчі дії реалізуються:

— наказами (їх віддають директор, його заступники);

— розпорядженнями (прерогатива  начальників підрозділів, служб), які  мають на меті виконання наказів;

— вказівками (застосовують усі менеджери), основним призначенням яких є виконання наказів і  розпоряджень.

Ці розпорядчі документи  оформляються певним чином. Так, в наказі виділяють розділи “Констатую”, “Наказую”, а в розпорядженні і вказівці є розділи “Констатую” і “Пропоную”.  

 

Дисциплінарні дії використовують згідно з конкретними ситуаціями. Виливаються в зауваження, догани, переміщення посадових осіб, звільнення тощо. 

 

8.4. СОЦІАЛЬНО-ПСИХОЛОГІЧНІ  МЕТОДИ МЕНЕДЖМЕНТУ

Вплив соціальних планів здійснюється шляхом створення умов праці, забезпечення відпочинку, організації побуту, медичного обслуговування тощо. 

 

Моральні стимули впливають через нагородження орденами, медалями, грамотами, присвоєння звань тощо.

Методи формування колективів та соціально-психологічного клімату в них забезпечують вплив на засадах добору його членів за характером, стажем, національністю тощо; це також призначення керівників, розташування кадрів на робочих місцях і т. ін. 

 

8.5. ВЗАЄМОЗВ'ЯЗОК ФУНКЦІЙ  ТА МЕТОДІВ МЕНЕДЖМЕНТУ

Дві найважливіші категорії  менеджменту — функції та методи — діалектично взаємопов'язані між собою. Основним завданням функцій менеджменту як напрямів управлінської діяльності є формування методів менеджменту, тобто способів і прийомів впливу на працівників. Власне виникнення функцій менеджменту пов'язане з необхідністю забезпечення впливу на колективи працівників та окремих виконавців.

Застосування конкретної функції менеджменту повинно  закінчуватися розробкою певного  методу впливу. Так, результатом планування, яке здійснює планово-економічний  відділ організації, є техніко-економічний  план, який використовує керуюча система  для впливу на керовану, результатом  мотивації (діяльність відділу праці  та заробітної плати) може бути розробка положення про преміювання працівників  організації; внаслідок контролю, який здійснював відділ технічного контролю організації, готується наказ про  усунення недоліків в технології виробництва, організації трудових процесів тощо. 

 

8.6. МЕХАНІЗМ ВЗАЄМОДІЇ  МЕТОДІВ УПРАВЛІННЯ

Основні принципи застосування методів управління в умовах ринкових відносин такі: забезпечення рентабельності, самоокупності, господарської самостійності, моральної та матеріальної зацікавленості, конкурентоздатності продукції, зменшення  витрат тощо. Взагалі методи управління як виробництвом, так і господарським  механізмом являють собою сукупність способів, що відповідають вимогам  і наявності об'єкта управління і  забезпечують реалізацію їхніх цілей  і завдань. Головне призначення  методів управління в умовах ринкових відносин полягає в тому, щоб забезпечити  високу ефективність діяльності трудових колективів, їхню чітку, рівномірну роботу, всебічну зацікавленість кожного працівника у досягненні найвищих результатів  виробництва (табл. 8).

Як основа економічного механізму  управління економічні методи в умовах ринкового виробництва проникають в усі системи виробничих відносин, стимулюючи повний їх розвиток у загальнодержавному масштабі на всіх рівнях управління.

Таблиця 8

Характеристика призначення  і основних напрямів використання в  практиці управління методів планування .

 

 

Економічне забезпечення як метод управління ринковим виробництвом являє собою сукупність планомірно розроблюваних і здійснюваних заходів, спрямованих на збільшення зацікавленості колективів і кожного працівника у виконанні як власних, так і народногосподарських планів, у подальшому розвитку суспільного виробництва і підвищенні його ефективності.  

 

Господарський розрахунок як метод управління господарським механізмом та виробництвом забезпечує планомірний розвиток усіх галузей у системі народного господарства і створює умови для всебічного розвитку ініціативи і господарської самостійності. 

 

Організаційно-розпорядчі методи — це спосіб впливу, що грунтується на використанні об'єктивних організаційних стосунків між людьми, на їхніх вимогах до організації. Організаційні, розподільчі та дисциплінарні впливи між собою тісно пов'язані. Взаємозв'язок цих форм діяльності визначає одну з найважливіших сторін роботи керівників і апарату управління.

При використанні організаційно-розпорядчих  методів управління в ринкових умовах необхідно враховувати насамперед економічні інтереси, соціальні потреби  і психологічні особливості керівників і підлеглих, виробників і споживачів.

Трудовий колектив є основним каналом задоволення соціальних потреб людини і являє собою сукупність людей, об'єднаних спільною виробничою метою, спільною діяльністю на користь  суспільства, єдністю інтересів, єдиною організацією і взаємною відповідальністю кожного, стосунками товариського співробітництва  і взаємодопомоги. 

 

Соціально-психологічні метода управління посідають важливе місце в процесі управління, яке визначається роллю колективу в задоволенні соціальних потреб людини. Це конкретні способи і прийоми впливу на процеси, які відбуваються всередині нього.

Мета соціально-психологічних  методів — забезпечити всезростаючі соціальні потреби людини, її всебічний  гармонійний розвиток і підвищення на цій основі трудової активності та ефективної діяльності колективів.

Методи соціального  нормування дають змогу впорядкувати соціальні відносини між колективами і певними працівниками шляхом уведення різних соціальних, моральних, етичних норм, які включають правила внутрішнього розпорядку, статути громадських організацій, кодекс робочої честі, правила виробничого етикету, форми дисциплінарних дій.

Соціально-політичні  методи являють собою сукупність методів і способів формування ідейної впевненості, гуманістичної моралі, патріотичної активності мас. До соціально-політичних методів відносяться політична пропаганда і агітація, політичне виховання трудящих, контроль за діяльністю адміністрації. 

 

Методи соціального  регулювання використовують для впорядкування і гармонізації соціальних відносин шляхом виявлення і регулювання інтересів і цілей різних колективів, груп та осіб. Це статути громадських організацій, угоди, взаємні зобов'язання, системи добору, розподілу і черговості задоволення соціальних потреб та інтересів. 

 

Методи соціального  почину, новаторства призначені для формування і підтримки в колективі найбільш прогресивних соціальних норм, інтересів, потреб, тенденцій соціального розвитку. Це економічне змагання, обмін досвідом, почин і новаторство, критика і самокритика, посвячення в робітники, організація різноманітних святкових зборів тощо. 

 

Психологічні  методи управління спрямовані на регулювання стосунків між людьми шляхом створення оптимального психологічного клімату в колективі. До психологічних належать методи комплектування малих груп і колективів, гуманізація праці, психологічного впливу, професійного добору і навчання.

Конкретні соціально-психологічні методи управління використовують на основі збирання соціальної інформації шляхом інтерв'ювання, анкетування, вивчення документів, структурних карт, спостереження  і самоспостереження тощо та аналізу  цієї інформації.

У зв'язку з тим, що зміна  соціальних параметрів колективів відбувається під впливом факторів, тривалого  характеру дії, особливого значення в цьому процесі набуває соціальне  прогнозування і планування. 

 

Р о з д і л 9

КОМУНІКАЦІЇ У МЕНЕДЖМЕНТІ  

 

9.1. ПОНЯТТЯ І ЗАГАЛЬНА  ХАРАКТЕРИСТИКА КОМУНІКАЦІЙ

Комунікація — це обмін інформацією, її змістом між двома і декількома людьми. Комунікації є процесами зв'язку працівників, підрозділів, організацій тощо.

Мескон, Альберт та Хедоурі підкреслюють, що комунікації виникають:

— між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією зі споживачами йде через рекламу, з державою — через звіти, з політичною системою — шляхом створення лобі в парламенті. Під дією зовнішнього оточення відбуваються наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відеострічки, звіти та ін.;

— між рівнями, підрозділами та працівниками організації. Комунікації можуть здійснюватися:

— від вищих рівнів управління до нижчих, тобто “зверху донизу”. Наприклад, начальник сповіщає підлеглим про додаткові завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та ін.;

— від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так надходить інформація про недоліки, покращання, страйкову ситуацію та ін., тобто спрацьовує принцип “знизу доверху”;

—- між різними підрозділами (відділами, цехами тощо);

— між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом);

— через неформальні комунікації (здебільшого шляхом розповсюдження чуток).

^ 

 

9.2. ІНФОРМАЦІЯ, ЇЇ ВИДИ  ТА РОЛЬ У МЕНЕДЖМЕНТІ

Інформація — це сукупність повідомлень, які відображають конкретний стан явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Інформацію можна класифікувати  за певними ознаками.

За повнотою охоплення  явища:

— повна;

— часткова;

— надлишкова;

за періодом дії:

— разова;

— періодична;

— довгострокова;

за змістом:

— планово-облікова;

— фінансова;

— бухгалтерська;

— конструкторська;

— технологічна;

— довідкова;

— адміністративна та ін.;

за рівнем достовірності:

— достовірна;

— недостовірна. 

 

Носіями інформації є документи, перфострічки, перфокарти, магнітофонні стрічки, плакати, схеми і т. ін. Інформація може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемою. 

 

9.3. ДОКУМЕНТАЦІЯ ТА ДІЛОВОДСТВО

Документація— це письмове подання інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є. Документи можна класифікувати за різноманітними ознаками.

За змістом:

— адміністративна;

— планово-облікова;

— комерційна;

— фінансова;

— зовнішньоекономічна;

— бухгалтерська;

— з обліку кадрів;

— технічна та ін.;

за складністю:

— проста (відображає один процес);

— складна (відображає кілька процесів);

за призначенням:

індивідуальна;

типова;

за місцем у  менеджменті:

— службово-інформаційна (службові листи, записки, акти тощо);

— розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, інструкції, постанови, протоколи, циркуляри та ін.);       

 — спеціальна (фінансова,  бухгалтерська, планова, звітна  та ін.).

Процес, пов'язаний зі складанням документів, їх обробкою, проходженням, зберіганням тощо, називають діловодством (справочинством).

Його функції такі:

— попередній розгляд і облік документів;

— довідково-інформаційне обслуговування;

— контроль виконання;

— удосконалення (раціоналізація) документообігу;

— експедиційна обробка  та транспортування документів. Виділяють  такі системиділоводства:

— централізовану, коли вся документація скеровується в якийсь єдиний центр організації, наприклад у канцелярію;

— децентралізовану, при якій документи надходять за призначенням у відділи, підрозділи тощо;

— змішану.

В організаціях є спеціальні служби, які призначені для роботи з документацією, — канцелярія, архів, бібліотека, довідкове бюро тощо. 

 

9.4. ГРАФІКИ ТА ЇХ РОЛЬ  У МЕНЕДЖМЕНТІ

Графіки — це способи наочного зображення стану й ходу виробничо-господарської діяльності за допомогою умовних позначень (точок, ліній, фігур тощо). Графік має два елементи:

— графічний образ, або  систему накреслень;

— легенду (експлікацію), тобто  умовні позначення на графіку. При застосуванні графіків слід пам'ятати про:

— наочність;

— змістовність;

— універсальність;      

 — зручність у користуванні.

Використовують такі групи  графічних засобів:

1. Органіграми, які характеризують структуру і взаємовідносини явища:

— класифікаційні графіки (класифікація підприємств);

— оргсхеми (структура підприємств, цехів);

— оперограми (порядок руху сировини, деталей);

— хроноперограми (порядок руху в часі) тощо.

2. Топограми, що відображають явища у просторі:

— маршрутні схеми руху предметів праці на робочих місцях;

— планування виробничих дільниць, робочих місць;

— схеми змащування обладнання;

— маршрут руху багатоверстатника  тощо.

3. Хронограми, які характеризують зміну явищ у часі:

— циклограми;

— планово-контрольні графіки;

— диспетчерські графіки  руху транспорту тощо.

4. Діаграми, що відображають кількісні співвідношення (показників, явищ):

— діаграми порівняння показників;

— діаграми зміни показників;

—діаграми розподілу показників;

— хронодіаграми тощо.

9.5. КОМУНІКАЦІЙНИЙ ПРОЦЕС

Комунікаційний  процес — це процес обміну інформацією між двома і декількома людьми, працівниками з метою розв'язання певної проблеми. Мескон, Альберт та Хедоурі виділяють такі складові елементи процесу комунікацій: