Менеджмент как совокупность науки и искусства управления

 

- Специфические цели разрабатываются  в контурах общих целей по  основным направлениям деятельности  организации и по ее подразделениям  или дочерним организациям. Они  носят характер подцелей и формируют системную взаимосвязь общей цели и внутренних элементов организации:

 

цели   задачи  кадры  технология  организационная структура, а также  взаимосвязь организации и внешней  среды;

 

цели  вводимые ресурсы  результаты деятельности   научно-технический прогресс  социокультурное воздействие  конкуренция  законодательство и политическое воздействие.

 

Цели также разделяются по времени  их достижения на кратко- срочные, среднесрочные  и долгосрочные. Краткосрочные цели - это цели, которые могут быть достигнуты в течение года; среднесрочные цели - от одного до пяти лет; долгосрочные цели - свыше пяти лет.

 

Поскольку цели определяют стремление работать эффективно в заданном ими  направлении, постольку для этого  необходимо период времени для достижения цели разделить на этапы. На каждом таком этапе цель подразделяется на подцели с тем, чтобы четко определить на каждом этапе количественно измеряемые рубежи. Чтобы сама цель и подцели были выполнены в полном объеме и в установленные сроки, необходима полная увязка подцелей и цели с ресурсным обеспечением для их достижения. Для обеспечения этого разрабатывается целевая программа, тактическим инструментом которой может быть бизнес-план, составляемый в контурах этой программы.

 

Целевая программа обычно включает ряд разделов, в которых содержатся сведения о цели и этапах ее достижения, о необходимом материальном кадровом и финансовом обеспечении, сроках исполнения, исполнителях и руководителях.

 

Цели организации также бывают различными в зависимости от сферы  деятельности, собственности, организационно-правовой формы организации, состояния внешней среды. Однако при правильной постановке работы менеджмента решению проблемы формирования целей должно предшествовать прогнозирование возможных ситуаций, а после определения целей - выработка эффективной стратегии их реализации. Для решения этих задач приемлем селективный метод прогнозирования. В основу этого метода заложены принципы системного подхода, которые реализуются в процессе проведения ряда работ в следующей последовательности (рис. 4.1):   

 

1) сбор информации о внешней  среде организации (изучение внешнего  фона);

 

2) проведение проблемного диагностического  анализа;

 

3) разработка простейших поисковых  прогнозов по необходимой проблематике;

 

4) написание сценария развития организации;

 

5) выбор критериев оценки эффективности  достижения целей и подцелей;

 

6) определение возможных целей  (подцелей);

 

7) построение "дерева целей";

 

8) расчет необходимых факторов  производства по "дереву целей";

 

9) экспертная или методами "мозговой атаки" оценка целей  (подцелей);

 

10) построение вероятностной сети  реализации целей;

 

11) выработка наилучшей стратегии  функционирования организации;

 

12) распределение факторов производства  по наилучшей стратегии.   

 

 

 

Рис. 4.1. Блок-схема селективного метода разработки оптимальной стратегии достижения цели

 

Селективный метод целеполагания, прогнозирования и перспективного планирования позволяет отобрать по определенным критериям (стандартам) наиболее существенные признаки объекта управления, что особенно важно при управлении деятельностью образовательной или научно-исследовательской организации. С помощью этого метода представляется возможным дать этим признакам дифференцированную оценку, определить наиболее эффективные пути выполнения учебного процесса или проведения научно-исследовательских работ.

 

Общие правила постановки целей  следующие:

 

- описание ситуации;

 

- выявление приоритетов;

 

- выбор в качестве общей цели  одного наиболее существенного  приоритетного направления;

 

- формулирование цели в терминах  конечных результатов;

 

- декомпозиция цели в системе  "цель  ресурсы  результаты";

 

- построение направленного графа  "Дерево целей";

 

- оценка системы графов "Дерево  целей" на полноту состава  подцелей, их соподчиненности (иерархичности) и ресурсной обеспеченности;

 

- уточнение конфигурации модели "Дерево целей";

 

- проверка правильности формулировок  целей различных иерархических  уровней;

 

- формулировка целевых задач  по целям и подцелям;

 

- установление для каждого звена управляющей подсистемы главной цели;

 

- определение для каждой такой  главной цели и ее подцелям  критериев достижения и системы  их оценочных показателей.

 

Правила целеполагания и правила  формулировки целей дополняют друг друга. Менеджер должен учитывать важность речевой коммуникации в системе управления. дж. Моррисей сформулировал признаки, которые характеризуют корректную формулировку целей: "В обычных условиях хорошая формулировка целей отвечает следующим признакам: 1) она начинается с глагола в неопределенной форме в повелительном наклонении, характеризующего выполняемые действия; 2) конкретизирует требуемый конечный результат; 3) конкретизирует заданный срок достижения цели; 4) конкретизирует максимальную величину допустимых затрат; 5) дает количественную характеристику требуемого результата работ, необходимую для подтверждения факта достижения цели; 6) оговаривает только "когда" и "как" это должно быть сделано; 7) непосредственно отвечает целевому назначению и функциональным обязанностям данного управляющего и его прямых начальников; 8) понятна всем, кто будет работать для ее достижения; 9) реальна и достижима, но не легка; 10) обеспечивает большую отдачу от затрат времени и ресурсов по сравнению с другими возможными целями; 11) реализуема в пределах наличного или гарантируемого объема ресурсов; 12) исключает или минимизирует возможность двойной ответственности за результаты совместных работ; 13) соответствует основным принципам и методам работы подразделения и компании в целом; 14) совпадает с интересами исполнителей и не вызывает серьезных конфликтов в организации; 15) зафиксирована письменно, копии хранятся для справок у руководителя или подчиненных; 16) согласована управляющим в личной беседе с подчиненным" [11, с. 66-67].

 

Таким образом, целеполагание и целепостановка представляют прямую связь между субъектом и объектом управления. Обратная связь позволяет произвести оценку результатов реализации целей, т.е. выявить степень целеосуществления. Последнюю возможно осуществить только на основе соответствующего методического обеспечения, которое будет рассмотрено в последующих разделах курса.

 

 

4.3. Задачи и функции менеджмента

 

Следующими компонентами методологии  менеджмента являются задачи и функции.

 

- Задача менеджмента представляет  собой подцель, достигаемую посредством одной или нескольких работ, или части работы, которая должна быть выполнена в оговоренные сроки в процессе управления организацией. Следует заметить, что задачи менеджмента предписываются не работнику, а его должности. В соответствии с распределением обязанностей руководством в штатном расписании организации для каждой должности указывается выполнение одной или группы задач, завершение которых рассматривается как необходимый вклад в достижение целей организации.

 

Задачи по характеру влияния на эффективность деятельности организации могут быть объединены в следующие четыре группы.

 

Первая группа задач включает задачи, результат решения которых оказывает  непосредственное воздействие на эффективность  организации. К этой группе в образовательной организации относятся задачи обеспечения образовательной деятельности, разработки и реализации инновационных технологий оказания образовательных услуг.

 

Вторая группа - задачи, решение  которых влияет на действия организации  через промежуточные организационные формы. Эта группа охватывает задачи маркетинга образования, планирования образовательного процесса, контроля, распределения ресурсов.

 

Третья группа - задачи, решение  которых оказывает влияние на решение задач первой или второй группы. В эту группу входят различные задачи учета, анализа, аудита.

 

Четвертая группа - задачи, которые  не влияют на образовательный процесс  и организацию непосредственно, однако их выполнение необходимо для  нормального функционирования организации.

 

Для решения перечисленных групп управленческих задач должны существовать соответствующие технологии и подготовленные люди - менеджеры и специалисты.

 

Технология - это системное сочетание  знаний, навыков, оборудования и инфраструктуры, которые необходимы для выполнения образовательных услуг.

 

Задачи и технологии тесно связаны  между собой. Для выполнения задачи используются конкретные технологии как  средство преобразования информации и "материала", поступающих на "вход" и исходящих на "выходе". Вторая составляющая, необходимая для выполнения задач, представлена людьми (персоналом управления). Люди - это руководители и подчиненные (специалисты).

 

Руководство достигает решения  задач через других людей, поэтому  последние являются центральным  фактором в любой организации. С позиции системного подхода существуют три аспекта "человеческой переменной" в управлении организацией: поведение отдельных людей, поведение руководителя (менеджера) в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.

 

При этом каждый человек характеризуется способностями, одаренностью, восприятием, точкой зрения, ценностями, потребностями, лидерством. Каждый человек также характеризуется степенью адекватности к внешней среде, способствующей и препятствующей раскрытию его способностей и особенностей личности.

 

- Функция менеджмента - это целенаправленный  вид управляющего воздействия,  осуществление которого рассматривается  как составная часть процесса  управления. Понятие "организация  управления" означает существование  на практике таких функций управления, как построение организации и осуществление взаимодействия в процессах хозяйственной деятельности людей, технологии, информации по решению рассмотренных выше задач.

 

Функции управления формируются в  результате разделения труда в управлении. Они должны обеспечить в организации руководство, управление и обслуживание хозяйственной деятельности. Каждая функция характеризуется назначением, повторяемостью, однородностью содержания, спецификой необходимого для ее выполнения персонала.

 

По признаку участия в организации управления различают общие, специальные (частные) и вспомогательные функции. Существует и другая группировка - функций и руководства, управления и обслуживания. Выше (см. табл. 2.3) рассмотрены десять управленческих ролей, которые по своему содержанию адекватны функциям управления и которые сгруппированы в три группы - межличностные, информационные и связанные с принятием решений.

 

Каждая функция управления характеризуется  целевой направленностью и имеет  свои особенности, однако все они взаимозависимы, составляя определенную, тесно увязанную систему. Только совокупность всех функций полностью раскрывает процесс управления,  поэтому выполнение их обеспечивает комплексное и системное  управление организацией и эффективность ее хозяйственной деятельности.

 

Функции управления носят объективный  характер, что определяется объективной  необходимостью самого процесса управления в условиях совместного труда  людей. Объективность функций управления обнаруживается везде, где осуществляется управленческая деятельность. В зависимости от места расположения того или иного объекта в общей системе управления меняется только объем работ по данной функции, но не меняются ее целевые назначение и содержание.

 

Придерживаясь группировки функций  управления - основные (общие), частные и специфические, - рассмотрим их содержание. При этом следует иметь в виду, что функция управления является категорией общего порядка. Это означает, что она одинаково выражается в деятельности любого субъекта управления, в то время как функции конкретных субъектов могут существенно различаться.

 

Основные (общие) функции управления проявляются принципиально одинаково  в управлении организацией в любой  сфере деятельности. К ним относятся: планирование, организовывание, мотивация  и контроль. Связями между ними являются процессы принятия решений и коммуникации.

 

Планирование дает ответы на следующие  вопросы: 1) Каково положение организации  в настоящее время? Для этого  нужно оценивать положение в  области финансов, маркетинга, производства и других сферах. 2) Каковы должны быть цели организации? Оценивая возможности и угрозы в окружающей среде, следует определить цели организации. 3) Как организация может достичь целей? Нужно решить, что делать персоналу для достижения целей, каковы должны быть ресурсы.

 

Организовывание - это процесс структурирования организации. Структурировать необходимо множество элементов. Такими элементами являются работа, конкретные задания  организации и отдельным работникам. Руководитель подбирает людей, поручает им работу, делегирует отдельным людям полномочия или права использовать ресурсы организации. В конечном счете создается структура организации в целом.

 

Мотивация заключается в том, чтобы  члены организации выполняли  работу в соответствии с планом. Ранее считалось, что мотивирование - это предложение соответствующего денежного вознаграждения в обмен за прилагаемые усилия. В современных условиях  мотивация рассматривается в контексте создания внутреннего побуждения к действиям. Она является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Для того чтобы мотивировать, руководителю следует определить, каковы на самом деле эти потребности, обеспечить работнику способ удовлетворять потребности путем хорошей работы.

 

Контроль - это важнейшая функция управления, необходимая для достижения организации своих целей. Контроль позволяет получить информацию, необходимую для дальнейшего планирования.

 

Известны три аспекта управленческого  контроля: 1) Установление стандартов в  процессе планирования - это точное определение целей, которые должны быть достигнуты за определенный период времени. 2) Измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период. 3) Сравнение достигнутого с ожидаемыми  результатами.