Организация контроля за исполнением поручений

В соответствии с Конвенцией от 22.01.1993 г., в просьбе об оказании правовой помощи может быть отказано полностью или частично, если оказание такой помощи может нанести ущерб  суверенитету или безопасности, либо противоречит законодательству запрашиваемой Договаривающейся Стороны. В случае отказа в просьбе об оказании правовой помощи запрашивающая Договаривающаяся Сторона незамедлительно уведомляется о причинах отказа.

1.2 Сущность контроля

 

Согласно ст. 118 Конституции, судебная власть осуществляется посредством конституционного, гражданского, административного и уголовного судопроизводства. Федеральный конституционный закон от 31 декабря 1996 г. «О судебной системе Российской Федерации»* определяет виды, порядок создания судов и управления ими, а также основные принципы их деятельности. Кроме ныне действующих судов, в субъектах Федерации могут учреждаться специализированные федеральные суды по рассмотрению гражданских и административных дел. Конституционный (уставный) Суд субъекта Федерации для рассмотрения вопросов соответствия законов субъекта Федерации, нормативных правовых актов органов государственной власти субъекта Федерации, органов местного самоуправления субъекта Федерации конституции (уставу) субъекта Федерации, а также для толкования конституции (устава) субъекта Федерации. Мировые судьи рассматривают, кроме гражданских и административных дел, также уголовные дела.

Пределы судебного  контроля могут быть рассмотрены  в трех аспектах:

а) в плане определения этапов, на которых возможна реализация полномочий судебной власти в форме подобного контроля; б) определения круга действий и решений, подлежащих контролю; в) определения пределов познания фактов, послуживших основанием для ограничения прав граждан.

В связи с  тем что нет единства мнений в  отношении таких необходимых  составляющих судебной власти, как  судебный контроль и правосудие, то возникла необходимость в определении  соотношения этих понятий.

А.В. Солодилов  полагает, что судебный контроль может осуществлять правосудие, но лишь при соблюдении определенных условий: если судебный контроль имеет признаки особого производства (при судебной проверки законности и обоснованности ареста и продления срока содержания под стражей), а также когда суд фактически разрешает конфликт⁸.

Интересным  представляется соотношение судебного  контроля и правосудия, предложенное Н.Г. Муратовой, которая пишет, что  суд как орган правосудия разрешает  конфликт публичного характера, признавая  или не признавая лицо виновным, назначая или освобождая его от наказания; при осуществлении судебного контроля нет конфликта, так как не обеспечиваются основные принципы правосудия - состязательность и равноправие сторон, и только закон возлагает на суд обязанность осуществлять контроль в досудебном производстве⁹.

Контроль за исполнением  документов и принятых решений –  одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Различают:

• контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
• контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов". При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

• отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
• обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
• выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению  руководства организации контроль за исполнением документов может  быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но при гражданском производстве по делу в некоторых случаях возникает необходимость получения доказательств по ходатайству одной из сторон, находящихся в другом районе, городе. Суд, рассматривающий дело, поручает соответствующему суду, на территории которого находятся доказательства, провести определенные процессуальные действия. При этом суд, поручивший проведение процессуальных действий по поручению, выносит определение, в котором кратко излагается содержание рассматриваемого дела и указываются сведения о сторонах, месте их проживания или их местонахождении, обстоятельства, подлежащие выяснению, доказательства, которые должен собрать суд, выполняющий поручение. Следует отметить, что данное поручение является обязательным для суда, которому оно адресовано. Гражданским процессуальным законодательством установлен срок, в течение которого должно быть исполнено судебное поручение, – 1 месяц со дня получения судебного поручения. Направление судебного поручения может явиться основанием для приостановления производства по делу. Суд, которому пришло судебное поручение о проведении процессуальных действий, выполняет судебное поручение и проводит судебное заседание по правилам, установленным гражданским процессуальным законодательством. Лица, участвующие в деле, надлежащим образом извещаются о месте и времени проведения судебного заседания. Однако неявка лиц, участвующих в деле, не является препятствием для выполнения судебного поручения. При выполнении судебного поручения все составленные протоколы и собранные доказательства немедленно пересылаются в суд, рассматривающий дело.

1. Неявка лиц,  участвующих в деле, в судебное заседание при выполнении судебного поручения в силу закона не является препятствием к выполнению судебного поручения, однако это обстоятельство не освобождает суд от обязанности известить указанных лиц о времени и месте судебного заседания. Учитывая это, суд, дающий поручение, должен сообщить адреса названных лиц суду, выполняющему поручение.

2. Исполнение  судебных поручений производится  судом в коллегиальном составе  либо судьей единолично с соблюдением  всех установленных законом процессуальных правил в зависимости от того, в каком порядке - единолично или коллегиально - рассматривается дело.

3. Недопустима  передача исполнения поручений  работникам аппарата суда, а также  получение письменных объяснений  вместо выяснения поставленных  в определении вопросов в судебном заседании с составлением протокола (ст. 228 ГПК РФ). При этом необходимо иметь в виду, что лица, участвующие в деле, в силу ч. 1 ст. 35 ГПК РФ вправе давать объяснения суду как в устной, так и письменной форме и по их ходатайству к протоколу могут быть приобщены соответствующие письменные объяснения. Свидетели должны быть предупреждены об ответственности за дачу заведомо ложных показаний и за отказ от дачи показаний. Осмотр и исследование на месте письменных и вещественных доказательств также должны производиться судом. От имени сторон и третьих лиц объяснения могут давать их представители.

4. Протокол судебного  заседания, составленный при выполнении  судебного поручения, должен отражать  все существенные обстоятельства, которые поручено выяснить суду, и содержать исчерпывающие ответы на поставленные вопросы (ст. 229 ГПК РФ). Кроме того, в протоколе должны быть отражены и другие имеющие значение для правильного разрешения дела обстоятельства, установленные при выполнении поручения¹⁰.

1.3 Виды контроля

 

Контроль за исполнением  документов и принятых решений –  одна из важнейших функций управления, и поэтому в течение почти 300 лет – обязательная составная  часть документационного обеспечения  управления, а массив контрольных  сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической  информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в  себя несколько последовательных этапов:

1) постановку документов на контроль;

2) проверку своевременности доведения  документов до конкретных исполнителей;

3) предварительную проверку и  регулирование хода исполнения;

4) учет и обобщение результатов  контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

1) формализованный контроль своевременного  исполнения;

2) контроль соответствия формы  создаваемых документов их содержанию;

3) контроль соответствия применяемых  унифицированных форм и бланков  действующим нормативам и образцам;

4) контроль соответствия уровня  и формы удостоверения каждого  документа, соответствия подписей  их расшифровкам;

5) контроль соответствия всех  экземпляров на идентичность;

6) контроль, включающий анализ существа  и полноты исполнения поручений,  заданий, ответов на запросы.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации  поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа  на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Для документов, содержащих сложное  задание, могут быть установлены  длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой, документ должен быть передан исполнителю (исполнителям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа  должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных  проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с  контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его  поручению служба ДОУ, снятие документа  с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении  его в дело (реквизит 28).

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и  результатах контроля за исполнением  документов должны учитываться и  периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии  исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом.

 

 

Глава 2 Комплексный анализ организации контроля за исполнением  судебных поручений на 57  судебном участке мирового суда г. Кирова

2.1 Характеристика и структура 57 участка мирового суда г. Кирова, распределение основных обязанностей между сотрудниками аппарата

 

Введение института  мировых судей - один из важнейших  этапов проводимой в Российской Федерации  судебной реформы. В соответствии с  Федеральным законом от 29 декабря 1999 года N 218-ФЗ "Об общем числе  мировых судей и количестве судебных участков в субъектах Российской Федерации" установлена 6451 должность мировых судей. Принимая решение о возрождении этого института, российские законодатели преследовали цель разгрузить федеральные суды путем передачи в его подсудность несложных и незначительных дел, а также сделать правосудие более доступным для граждан.