Повышение эффективности деятельности организации на основе внедрения технологии управления адаптацией сотрудников

В организационном плане имеет смысл выделить наставника и нового сотрудника в отдельный сектор внутри отдела. При этом наставник получает статус руководителя сектора со всеми полномочиями и подчинением начальнику отдела. Это освобождает начальника отдела от лишней нагрузки путем делегирования определенного круга полномочий наставнику, а наставник в свою очередь, получает достаточный инструментарий, для успешного осуществления своих функций.

При построении процедуры адаптации нового сотрудника следует учитывать, что суммарные затраты на адаптацию сотрудника, должны быть значительно меньше, нежели суммарные затраты на поиск нового сотрудника. По нашему опыту, оптимальное соотношение затрат на поиск к затратам на адаптацию 3:1.

Сущность, виды и этапы адаптации

Облегчить вхождение новых сотрудников в организацию призваны процедуры адаптации. Адаптация – это процесс активного приспособления человека к новой среде; применительно к нашему разговору – это процесс приспособления работника к условиям внешней и внутренней среды предприятия.

В теории и практике управления персоналом принято выделять виды адаптации по следующим критериям:

1. По отношениям субъект-объект:

• активная — когда индивид стремится воздействовать на среду с тем, чтобы изменить ее (в том числе и те нормы, ценности, формы взаимодействия и деятельности, которые он должен освоить);
• пассивная — когда он не стремится к такому воздействию и изменению.

2. По воздействию на работника:

• прогрессивная — благоприятно воздействующая на работника;
• регрессивная — пассивная адаптации к среде с отрицательным содержанием (например, с низкой трудовой дисциплиной).

3. По уровню:

- первичная — когда молодой человек впервые включается в постоянную трудовую деятельность на конкретном предприятии;

- вторичная — при последующей смене работы.

4. По направленности:

• социально-психологическая адаптация;
• организационная адаптация;
• профессиональная адаптация;
• психофизиологическая адаптация;
• экономическая адаптация;
• культурно-бытовая адаптация Таким образом,  трудовая адаптация – это сложный и многогранный процесс, структуру которого можно показать в виде схемы.

В процессе адаптации новичка в новой организации прослеживаются следующие стадии:

1. Ознакомление, то есть получение информации о новой ситуации, критериях оценки деятельности, нормах поведения;
2. Приспособление, то есть усвоение новым сотрудником основных ценностей организации при одновременном сохранении большинства собственных установок;
3. Ассимиляция, то есть  полное приспособление работника к группе;
4. Идентификация, то есть отождествление целей служащего с целями организации. По характеру идентификации различают безразличных, частично идентифицированных и полностью идентифицированных работников. «Костяк» организации, ее ядро, составляют полностью идентифицированные сотрудники.

      Чаще всего личность четко осознает процесс адаптации и стремится успешно его завершить и определить свой новый социальный статус. Этому способствует то, насколько быстро и хорошо человек усваивает социальные роли в коллективе, разделяет его нормы и ценности, осознает цели и мотивы в рамках профессии, происходит сближение собственных ориентиров с ориентирами группы (рис.1).   

            

 

Рисунок 1. Структура трудовой адаптации

 

Цели и задачи системы управления адаптацией

Необходимость управления адаптацией определяется тем, что неадаптированный работник, как правило, работает хуже адаптированного, а его возможность управления процессом адаптации доказана опытом отечественных и зарубежных предприятий и организаций.

Управление процессом адаптации – это активное воздействие на факторы, предопределяющие ее ход, сроки, снижение неблагоприятных последствий и т.п. Управление процессом адаптации предполагает достижение следующих принципиальных целей:

• уменьшение стартовых издержек;
• уменьшение испытываемых новым работником озабоченности и страха провала в работе и в отношениях с новыми коллегами;
• сокращение текучести рабочей силы;
• экономия времени непосредственного руководителя и сотрудников по работе;
• развитие позитивного отношения к работе, реализма в ожиданиях и удовлетворенности работой.

Адаптация работника на производстве, эффективное управление этим процессом требуют большой организационной работы, формирования системы управления адаптацией. Данная система, на взгляд многих специалистов, должна включать:

1. Специализированные службы адаптации кадров. На различных предприятиях организационно это делается по-разному в зависимости от численности персонала, структуры управления предприятием, наличия и организации системы управления персоналом, нацеленности администрации предприятия на решение социальных задач в сфере управления производством и других моментов службы адаптации работника могут выступать как:

- самостоятельные структурные подразделения (отдел, лаборатория);

- входить в состав других функциональных подразделений — в отдел кадров, социологическую лабораторию, отдел труда и заработной платы и т.п.

Важно, чтобы служба адаптации была составным звеном общей системы управления персоналом на предприятии.

2. Специалист по управлению адаптацией (в случае отсутствия специализированного подразделения).

Задачами подразделения или специалиста по управлению адаптацией в области организации технологии процесса адаптации являются:

- организация семинаров, курсов по различным вопросам адаптации;

- организация индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;

- проведение интенсивных краткосрочных курсов для руководителей, вновь вступающих в должность;

               - организация специальных курсов подготовки наставников;

- использование метода постепенного усложнения выполняемых новичком заданий;

- подготовка и выдача разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом;

               - подготовка замены при ротации кадров;

                - проведение в коллективе специальных полевых игр по сплочению сотрудников.

3. Непосредственный руководитель нового сотрудника (линейный менеджер).

Процесс адаптации значительно облегчается участием в нем руководителя. В его обязанности входит:

• проведение предварительной работы с будущими коллегами с целью создания благоприятных ожиданий в отношении новичка;
• назначение наставника;
• проверка готовности рабочего места;
• представление новичка членам первичного трудового коллектива;
• организация и содействия новому сотруднику в освоении требований рабочего места;
• подготовка и выдача разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом.

В течение первой недели руководителю желательно ежедневно видеться с работником, узнавать об успехах и помогать устранить проблемы. Это позволит в максимально короткие сроки составить представление о его слабостях и достоинствах, взаимоотношениях в коллективе, исполнительности, внешнем виде. Оптимальное распределение обязанностей между непосредственным руководителем, новым сотрудником и менеджером по персоналу (таб. 1).

Таблица 1.

Распределение обязанностей между линейным менеджером

и менеджером по персоналу

Функции и мероприятия   по ориентации	Обязанности
	непосредственного   руководителя	менеджера по персоналу
1. Составление программы ориентации	+	+
2. Ознакомление новичков с фирмой и ее историей, кадровой политикой, условиями труда и правилами		+
3. Организация экскурсий по рабочим  местам		+
3.Представление непосредственному  руководителю, инструктору по обучению		+
4. Объяснение задач и требований к работе	+
5. Организация обучения	+	+
5. Введение работника в рабочую  группу	+
6. Поощрение помощи новичкам со стороны опытных работников	+

 

Программы адаптации

Программа адаптации представляет собой набор конкретных действий, которые нужно произвести сотруднику, ответственному за адаптацию, с новым работником. Большинство авторов разделяют обозначенную программу на общую и специальную (специализированную).

Общая программа адаптации нацелена на вхождение нового работника в организацию в целом. В ходе проведения общей программы должны затрагиваться следующие вопросы:

1. Общее представление о компании.
2. Политика организации.
3. Оплата труда.
4. Дополнительные льготы.
5. Охрана труда и соблюдение техники безопасности.
6. Работник и его отношения с профсоюзом.
7. Служба быта.
8. Экономические факторы.

Затем может быть проведена специальная программа адаптации, осуществляемая как в формах бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим). Обычно в специальной программе затрагиваются следующие вопросы:

1. Функции подразделения.
2. Рабочие обязанности и ответственность.
3. Требуемая отчетность.
4. Процедуры,  правила,  предписания.
5. Представление сотрудникам подразделения.

В результате процесса адаптации (независимо от того, протекал ли он управляемо либо стихийно), организация получает адаптированного сотрудника. Адаптированность сотрудника в конкретной трудовой среде проявляет

• в его поведении;
• показателях трудовой деятельности, эффективности труда (его количестве, качестве);
• усвоении социальной информации и ее практической реализации;
• росте всех видов активности (трудовой, общественно – политической, познавательной);
• удовлетворенности различными сторонами трудовой деятельности (содержанием труда, заработной платой, организацией труда, условиями труда, морально-психологическим климатом в организации, возможностью общеобразовательного и профессионального роста и т.д.).

 

1.2. Инструменты управления  адаптацией работников

Понятие  и программы введения в должность

При устройстве человека в новую компанию либо при перемещении сотрудника с одной должности на другую внутри организации работник сталкивается с необходимостью адаптации к новому рабочему месту.  Адаптация представляет собой процесс активного приспособления работника к новому рабочему месту, освоения требований новой должности. Однако процесс приспособления по своей сущности имеет стихийный характер: если у работника есть мотивация закрепиться на новом рабочем месте, он приложит максимум усилий к тому, чтобы удержаться на «завоеванной позиции». Помощь окружающих (а руководитель обязан оказывать ее по должности) в этом случае служит лишь подспорьем в деле самостоятельного решения многочисленных проблем, возникающих у сотрудника при адаптации.

Лишь немногие организации в современных условиях могут позволить себе отдать процессы адаптации на откуп стихии – ведь в нового работника вложено уже немало времени и средств: компания понесла затраты на поиск кандидата, его оценку в ходе отборочных процедур, оформление документов при приеме на работу и т.д. Поэтому в большей части современных организаций стремятся управлять процессами адаптации новичков с целью сокращения сроков их вхождения в должность и предотвращения нежелательных увольнений. Управление процессом адаптации – это активное воздействие на факторы, предопределяющие ее ход, сроки и снижение неблагоприятных последствий.