Повышение эффективности деятельности организации на основе внедрения технологии управления адаптацией сотрудников

№

Название этапа

Содержание этапа

Ответственный

1.

Подготовительный этап

5. Представление потенциального сотрудника руководителю подразделения с целью принятия окончательного решения о приеме на работу.

Менеджер по персоналу

6. Предварительное знакомство с рабочим местом.

Руководитель розничных продаж

7. Вручение буклета о компании с кратким комментарием к его содержанию.

Менеджер по персоналу

8. Оформление документов в службе управления персоналом в соответствии с «Положением о приеме на работу», включение в соответствующий приказ.

Менеджер по персоналу

2.

Первый рабочий день

9. Адаптационные мероприятия, проводимые для всех сотрудников, принятых в организацию в течение предшествовавшей недели:
• 20-минутный прием у заместителя генерального директора по розничным продажам
• просмотр и ознакомление с историей   возникновения организации, на сайте компании
• экскурсия по основным подразделениям, торговым зонам
• знакомство с основополагающими документами компании – Уставом, Коллективным договором, Положением об оплате труда, Кодексом корпоративной этики, Стандартами компании, Положением и трудовом распорядке и пр.

Менеджер по персоналу

10. Вводный инструктаж

Менеджер по персоналу

11. Представление нового сотрудника членам коллектива, в котором ему предстоит работать

Руководитель розничных продаж

12. Назначение наставника, ознакомление с «Положением о наставничестве»

Заведующий магазином

13. Прохождение вводных инструктажей, разъяснение вопросов охраны здоровья и безопасности:
• местонахождение средств пожаротушения
• ознакомление с планом экстренной эвакуации
• ознакомление с инструкциями по ТБ

Руководитель отдела ТБ

14. Разъяснение новому сотруднику его обязанностей посредством знакомства с должностной инструкцией

Заведующий магазином

15. Формы и порядок отчетности о проделанной работе в конце рабочего дня

Заведующий магазином

16. Посещение мест общего пользования (гардероба, столовой, медпункта и пр.) с разъяснением правил пользования ими

Администратор магазина

3.

Второй рабочий день

4. Разъяснение новому сотруднику роли, функций и значения подразделения путем знакомства с положением о подразделении (розничные продажи)

Заведующий магазином

5. Знакомство с сотрудниками других подразделений, с которыми необходимо контактировать в процессе работы, обсуждение форм взаимодействия

Заведующий магазином

6. Составление плана работы наставника с новичком

Заведующий магазином

4.

Третий-пятый рабочие дни

5. Работа по плану с представлением отчета наставнику
6. Ознакомление со Стандартами магазина, при работе с покупателями

Администратор магазина

7. Собеседование с менеджером по персоналу о ходе реализации программы введения в должность

Менеджер по персоналу

8. Собеседование с руководителем о преодолении трудностей в процессе работы

Руководитель розничных продаж

5.

Вторая неделя

7. Практическое овладение навыками, необходимыми для выполнения служебных обязанностей
8. Тренинг по корпоративным Стандартам продаж компании
9. Изучение товарного ассортимента компании

Заведующий магазином

10. Подготовка к сдаче квалификационного экзамена

Заведующий магазином

11. Выдача несложного общественного поручения для налаживания неформальных контактов с членами коллектива

Руководитель розничных продаж

12. Собеседование с менеджером по персоналу и непосредственным руководителем с целью выявления проблем нового сотрудника и корректировки программы введения в должность

Менеджер по персоналу

6.

Третья-четвертая неделя

5. Сдача квалификационного экзамена по корпоративным стандартам и ассортименту товара.

Заведующий магазином, Администратор магазина, Менеджер по персоналу

6. Завершение освоения требований рабочего места, выход на средние показатели работы подразделения

Заведующий магазином

7. Оценка уровня социально-психологической адаптированности в коллективе

Заведующий магазином

8. Составление плана дальнейшего обучения сотрудника, плана профессионального продвижения и карьерограммы

Менеджер по персоналу,

Руководитель РП

Проведение

Замечания

Адаптация новых сотрудников должна быть организована четко по времени, в зависимости от количества  информации и знаний, которыми необходимо будет обладать новому сотруднику, для подтверждения своей квалификации.

• Адаптация новых сотрудников должна быть четко организована, начиная со дня и часа выхода нового сотрудника на работу.
• Необходимое количество тем и времени на их изучение и приобретение навыков определяется руководителем отдела.
• Для проведения адаптации назначаются кураторы из числа самых профессиональных сотрудников отдела.
• График прохождения адаптации нового сотрудника составляется с учетом графика рабочего времени кураторов, проводящих адаптацию.
• Адаптация должна проводиться интенсивно, без потерь рабочего времени.
• Кураторы должны проводить адаптацию нового сотрудника строго по графику.
• Контроль прохождения адаптации должен проводиться своевременно, постоянный контроль прохождения адаптации возлагается на руководителя отдела.

Адаптация необходима сотруднику для скорейшего изучения стандартов и правил компании, приоритетов в работе.  

• Для того, чтобы новый сотрудник как можно скорее начал приносить пользу компании и способствовать в достижении целей копании, необходимо провести его интенсивное профессиональное обучение.
• Адаптация необходима для скорейшего освоения нового сотрудника в коллективе, понимания структуры магазина, правил взаимодействия с покупателями, коллегами, поставщиками, администрацией.
• Сотрудник должен соответствовать всем стандартам компании, он должен знать основные приоритеты в работе компании, применять на практике установленные правила.

Адаптация нового сотрудника позволит более быстро и качественно формировать коллектив.

• Постоянное наблюдение над сотрудником в течение прохождения испытательного срока, позволит ещё до окончания испытательного срока объективно, а не формально, оценить соответствие нового сотрудника требованиям компании.
• Полученные данные позволят судить верно ли было составлено мнение о сотруднике на этапе отбора, оценить его соответствие потребностям компании, принять решение о дальнейшем прохождении испытательного срока.

Проведение

Замечания

При прохождении испытательного срока новым сотрудником необходимо различать адаптационный период и непосредственно испытательный срок.

• Адаптационный период устанавливается с целью скорейшей оценки потенциала и профессиональных возможностей нового сотрудника.
• Адаптационный период устанавливается для того, чтобы руководитель отдела и директор магазина и его заместитель могли принять предварительное решение о целесообразности дальнейших инвестиций в обучение нового сотрудника.
• На основании полученных данных руководитель отдела вносит необходимые корректировки (дополнения) в дальнейший план прохождения испытательного срока новым сотрудником, либо принимает решение о его прекращении.

Адаптационный период не может быть больше или равен периоду испытательного срока

• Для проведения скорейшей первичной оценки  соответствия нового сотрудника необходимо устанавливать адаптационный период на срок всегда меньший испытательного срока.
• Желательно составлять график прохождения адаптации таким образом, чтобы адаптационный период был не более 50% от испытательного срока.

Проведение

Замечания

Решение о принятии нового сотрудника на работу.

• Решение о принятии нового сотрудника на работу принимает директор магазина и устанавливает дату выхода нового сотрудника на работу, размер оплаты труда на период испытательного срока и после его окончания, а так же его продолжительность.
• Дата выхода нового сотрудника на работу согласовывается с руководителем отдела.
• Срок от момента принятия решения о приеме нового сотрудника на работу и  до его выхода на работу должен быть достаточным для составления и утверждения графика прохождения адаптации, но не более семи календарных дней.

График прохождения адаптации

• График прохождения адаптации для нового сотрудника составляется руководителем отдела, методом заполнения формуляра адаптации.
• График должен содержать все необходимые темы для обучения сотрудника всему ассортименту отдела, правилам работы с покупателем, внутренним стандартам и правилам.
• Срок прохождения адаптации для сотрудников отдела продаж устанавливается для каждого отдела продаж индивидуально, в зависимости от широты ассортимента отдела и количества тем, которые необходимо будет изучить сотруднику.

Проведение

Замечания

График составляется с момента выхода нового сотрудника на работу и на срок, необходимый для проведения адаптации

• После принятия директором магазина решения о приеме на работу нового сотрудника, руководитель отдела составляет и представляет на подпись директору график прохождения адаптации для нового сотрудника.
• Адаптационный период начинается с момента выхода нового сотрудника на работу.

Определение тематики и необходимого количества времени для прохождения адаптации. Закрепление кураторов.

• Исходя из ассортимента и специфики работы отдела продаж руководитель отдела определяет необходимые темы и продолжительность обучения по каждой из тем, необходимые для качественного обучения нового сотрудника.
• Из числа сотрудников отдела назначаются кураторы, которые проводят обучение нового сотрудника, а так же перекрестный контроль.
• Куратором может быть руководитель отдела, его заместитель, наиболее опытный старший продавец отдела, которые доказали свой  высокий профессионализм и могут передавать свои знания и навыки новым сотрудникам.

Составление графика адаптации с учетом графика рабочего времени.

• При составлении графика необходимо учитывать график рабочего времени не только нового сотрудника, но и график руководителя, а так же кураторов, которые будут проводить обучение.
• При возникновении непредвиденных ситуаций (например, болезнь куратора) в график адаптации вносятся необходимые исправления, и назначается другой куратор из числа ведущих специалистов отдела.
• График прохождения адаптации должен учитывать все нюансы времени, в течение которого будет проводиться адаптация (праздничные дни, отпуска, тренинги и т.д.)

Методика заполнения формуляра адаптации

• Для того чтобы составить формуляр необходимо в программе «формуляр адаптации» выбрать лист соответствующий  той должности, на которую проходит испытательный срок сотрудник
• Распечатать формуляр.
• В готовый формуляр внести даты проведения обучения по конкретным темам, кураторов (тех, кто будет проводить обучение), контролеров, которые будут проводить контроль.
• В дальнейшем, проводя обучение или контроль ответственные лица, ставят дату и роспись в формуляре.

Срок составления графика.

• Срок, в течение которого руководитель отдела должен составить график прохождения адаптации для нового сотрудника, не может превышать трех календарных дней.

Проведение

Замечания

График прохождения адаптации для нового сотрудника отдела продаж утверждается директором магазина, в его отсутствие заместителем директора по продажам.

Срок в течение, которого должен быть утвержден график прохождения адаптации, не может превышать двух рабочих дней, с момента его предоставления на утверждение. Общий срок для составления и утверждения графика не может превышать семи календарных дней, с момента принятия решения о приеме нового сотрудника на работу.

Проведение

Замечания

Контроль прохождения адаптации проводится ответственными уполномоченными сотрудниками отдела продаж, администрации магазина, ответственными сотрудниками смежных отделов.

Возможные контрольные даты проверки полученных знаний и навыков нового сотрудника определяются при составлении графика прохождения адаптации и указываются в формуляре прохождения адаптации (Приложение № 1 к инструкции). Дата возможной проверки определяется исходя из срока необходимого для усвоения новым сотрудником всех знаний и приобретения необходимых навыков, предусмотренных в графике прохождения адаптации. Лица, уполномоченные для проведения контроля знаний и навыков нового сотрудника, обязаны провести контрольную проверку после наступления срока возможной проверки, указанного в формуляре прохождения адаптации, но не позднее срока окончания адаптации.

Лица уполномоченные на проведение контрольных проверок знаний и навыков.

Лица, уполномоченные на проведение контрольных проверок, знаний и навыков должны обладать необходимыми знаниями, навыками и опытом, для проведения, подобных проверок и выбираются из числа администрации, руководителей отделов, сотрудников сервисного центра, наиболее квалифицированных сотрудников отдела продаж. Для проведения контрольных проверок данные лица получают копию формуляра прохождения адаптации нового сотрудника.