Повышение эффективности управления на предприятии

Организационная структура  управления системой определяет функциональные взаимоотношения между ее элементами, формализует разделение обязанностей, иерархию подчиненности и ответственности, необходимую специализацию. Чем меньше в структуре предприятия иерархических уровней, тем легче оно приспосабливается к изменениям внешней и внутренней среды, но существенно возрастает ответственность его руководителей и выше должен быть уровень подготовки исполнителей.

Разумно созданная структура  системы управления в значительной мере определяет ее эффективность, так как обеспечивает устойчивость связей между множеством составляющих компонентов объекта управления и обеспечивает целостность системы. Она связывает отдельные элементы системы в единое целое, существенно влияет на формы и организацию планирования, оперативного управления, способы организации работ и их координацию, дает возможность измерить и сравнить результаты деятельности каждого звена системы. Структура влияет и на технологию управления, ставит задачи оптимального распределения информации, использования управленческой техники при подборе и расстановке кадров.

Безусловно, каждый руководитель обладает интуитивным представлением о том, как должна функционировать организация. Однако зачастую он не только не в состоянии донести свое видение до подчиненных, но и не может грамотно и вразумительно изложить его на бумаге. Не умея четко сформулировать свои требования, он вынужден обращаться за помощью к подчиненным, предлагая им заняться составлением собственных должностных инструкций или положений для своих подразделении. К сожалению, подобные творения не приносят пользы ни руководителю, ни их авторам.

Описанная нами ситуация практически повсеместна, поэтому  можно утверждать, что не существует четких и однозначных методов рационального моделирования слаженной групповой работы в организациях, которые были бы известны широкому кругу руководителей

Проблема состоит в  том, что при таком моделировании приходится иметь дело со сложно устроенной информацией, которую невозможно обработать и упорядочить, не имея в распоряжении специального алгоритма.

Положения о подразделениях, равно как и должностные инструкции должны исходить не от отдельных лиц с учетом субъективного видения последних (в противном случае получается разрозненная не связанная в единое целое картина), но от самого процесса функционирования организации с учетом рационального движения потока материальных ресурсов и/или последовательности в решении задач, стоящих перед организацией.

Только так преодолевается организационная неразбериха и  упорядочивается работа всех звеньев организации. А это, в свою очередь, делает реальным выполнение производственных задач в максимальном темпе и с минимальными затратами. «Избегайте muri, muda, mura (излишков, потерь, неравномерности)», − гласит японская пословица.

При конструировании организационной системы управления для каждого конкретного предприятия нами используются представленные технологии (или методы), назначение которых состоит, прежде всего, в правильном структурировании разнородной производственной информации.

При использовании строго научного подхода к управлению, наконец, обретает материальную форму, система управления.

Главное требование при  этом − руководитель должен иметь ясное представление о целях и задачах организации и ее эффективном функционировании на рынке, не вдаваясь при этом в подробности работы отдельных ее подразделений.

Управление, в широком  понимании этого термина, − непрерывный процесс воздействия на объект управления (личность, коллектив, технологический процесс, предприятие, государство) для достижения оптимальных результатов при наименьших затратах времени и ресурсов. Каждый специалист в области управления обязан владеть теорией, практикой и искусством управления, уметь четко определять цели своей деятельности, определять стратегию и тактику, необходимые для их достижения, принимать управленческие решения и нести персональную ответственность за них.

Принципиальные изменения  в политической и экономической  жизни страны, развитие демократических  принципов управления общественным и частным производством настоятельно требуют от руководителей предприятий глубокого изучения современных методов и форм управления трудовыми коллективами. Функции руководителя значительно усложнились. Теперь он не только обязан думать о производственном и хозяйственном управлении своим предприятием, но и постоянно решать перспективные, стратегические вопросы, которые раньше решались на уровне главка или министерства.

Без изучения рынка, без  поиска места для своих товаров  на нем, без инновационных вложений и банковского кредита предприятие обречено, в условиях рыночных отношений оно погибнет в конкурентной борьбе. Рыночная конкуренция уже сейчас стала механизмом отбраковки всех нежизненных форм производства и торговли, при ней обречены все неэффективные формы и методы хозяйствования.

Жизнь ставит перед руководителем  такие проблемные задачи, как внедрение новых технологий, организация выпуска новых, конкурентоспособных товаров, не формальное, а фактическое внимание к качеству выпускаемой продукции, решение комплекса социальных вопросов, поиск новых методов стимулирования труда, развитие самоуправления и одновременно укрепление единоначалия и дисциплины. И еще одно новое и очень важное − риск, ответственность. Сейчас в руках руководителя и аппарата управления судьба предприятия; помогать отстающему, как было раньше, никто не будет.

Появилась и успешно  развивается новая тенденция  в практике управления − оказалось, что успешная работа предприятия, получение им высоких прибылей и высокая конкурентоспособность во многом зависят от культуры организации. Все крупные и процветающие фирмы мира имеют свою особенную, глубоко продуманную культуру организации, т. е. целый комплекс правил, традиций, ритуалов и символов, которые постоянно дополняются и совершенствуются. Все это дало основание утверждать, что наступает время «культурной революции в управлении».

Становится все более  очевидным, что методы управления должны охватывать практически все стороны жизни общества. Обоснованно закрепляются понятия общего и специального менеджмента: общий менеджмент − управление социально-экономическими процессами (на федеральном или региональном уровне, управление министерскими, коммерческими и банковскими структурами и т. п.); специальный − управление объектами, имеющими особые, специфические черты (финансовый, муниципальный, инвестиционный и т. п.). Однако функции и объекты управления в этих структурах не определены с необходимой точностью, особенно по вертикали государственной организационной структуры, что приводит к значительному количеству дублирующих друг друга органов управления на всех уровнях власти.

Словом, для эффективного управления необходимо знать его  теоретические основы, иметь практический опыт и уметь творчески использовать теорию и практику, т. е. владеть искусством управления.

 

 

ГЛАВА 3. ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ ЗАО «ФОРУМ»

 

 

3.1. ХАРАКТЕРИСТИКА  ПРЕДПРИЯТИЯ

 

 

ЗАО «Форум» − торговое предприятие, созданное в ноябре 1997 г. в г. Омске. Сфера деятельности: пошив и торговля обувью с целью наиболее полого удовлетворения потребностей населения в продукции, товарах и услугах и получения прибыли.

ЗАО «Форум» является юридическим лицом, права и обязанности юридического лица предприятие приняло со дня регистрации.

ТД имеет печать со своим наименованием, расчетный и иные счета в рублях и иностранной валюте в учреждениях банков.

Направления деятельности ТД формируются, исходя из конъюнктуры рынка и в соответствии со спросом на продукцию и оказываемые услуги.

С момента создания, до сегодняшнего дня на предприятии сменилось два директора. Нынешний директор Кудрявцев А.В. занимает должность в течение 4 лет.

ЗАО «Форум» имеет 6 подразделений:

1. организационное подразделение − занимается заключением договоров с поставщиками и заказчиками, отслеживанием их исполнения, предоставление отчетности в финансовый отдел;
2. техническое подразделение − занимается изготовлением, приемом и отгрузкой товара, резервированием товара по заявкам покупателей, формирует отчетность об остатках в организационное подразделение, осуществляет контроль за соблюдением всех норм хранения товара на складе;
3. управление кадрами − занимается изучением, подбором, расстановкой персонала, оформлением трудовых договоров. Обеспечивает контроль за состоянием трудовой дисциплины;
4. информационное подразделение − обеспечивает работу со СМИ, разработкой и внедрением рекламных проектов;
5. финансовое подразделение − Финансово-экономическое обеспечение деятельности, бухгалтерский учет, контроль за соблюдение финансового и налогового законодательства, контроль за правильностью расходования материальных средств. Обеспечение правильного начисления денежного вознаграждения, заработной платы, исполнение функций налогового агента.
6. хозяйственное подразделение − Обеспечение необходимыми канцелярскими принадлежностями, техническими средствами и сырьем. Обеспечение безаварийного содержания здания и помещений, находящихся на балансе. Внутреннее обслуживание помещений.

Каждым подразделением руководит начальник, который подчиняется непосредственно директору предприятия. Организационная структура представлена в приложении 4.

Начальник, заместитель  начальника и сотрудники назначаются  на должность директором и принимаются на работу в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

ОО «Форум» состоит из иерархии различных ступеней, и предполагает закрепление различных этапов управления за отдельными руководителями. Существует система стандартов, закрепленных в Положениях об организации.

Данная структура в  ОО «Форум» была разработана и  внедрена нынешним директором.

В данном случае налицо авторитарный руководитель.

Он является сторонником централизации управления, обладает достаточной властью, жестко диктует свою волю исполнителям и чаще всего обращается к потребностям низших уровней исходя из концепции, что люди по своей природе ленивы, избегают работы и ответственности и, чтобы заставить их трудиться, нужно использовать принуждение, контроль и угрозу.

Директор принимает решения единолично, основываясь на личном опыте и интуиции. Директивно определяет функции подчиненных, не давая им возможности проявлять инициативу. Строго контролирует их действия, пресекает всякую критику в свой адрес и наделяет исполнителей минимумом информации: только он знает фактическое состояние дел в коллективе и перспективы дальнейшего развития.

Формально директор опирается на установленную управленческую иерархию, действующую структуру управления предприятия и на систему прав и обязанностей работников.

Рабочий день в ОО «Форум»  начинается в 9 часов 30 минут и заканчивается в 18 часов 30 минут, перерыв на обед с 13 часов до 14 часов. В пятницу рабочий день сокращен на 1 час. Выходные дни: суббота и воскресенье. Организационно-техническое подразделение работает без выходных. Продолжительность рабочего дня накануне нерабочих праздничных дней уменьшается на один час, согласно ст. 95 части первой ТК РФ.

Свой приход на работу и уход с работы сотрудники отмечают в журнале, находящемся у работников охраны, согласно Правилам внутреннего  трудового распорядка.

Кроме Правил внутреннего трудового распорядка существуют внутренние приказы, регулирующие поведение работников. Так, например, в 2006 г. приказ «Об ограничении курения в здании» был подписан для пресечения курения в кабинетах и отведение специального места для курения. Кроме того, в 2006 г. были подписаны приказы «Об образовании технического надзора за безопасность объектов», «Об ответственности за технику безопасности», «О графике работы организационно-технического и хозяйственного подразделений», «Об усилении ответственности при использовании должностных обязанностей».

Работники обязаны:

1. добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на них трудовым договором, должностной инструкцией, а также своевременно и точно исполнять приказы, распоряжения и указания непосредственного руководителя и вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, изданные в пределах их полномочий;
2. соблюдать трудовую дисциплину;
3. соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;
4. беречь имущество, находящееся на рабочем месте, эффективно использовать оргтехнику и др. оборудование, бережно относиться к предметам, выдаваемым в пользование работникам, экономно и рационально расходовать электрическую и тепловую энергии;
5. работники обязаны содержать в исправном состоянии оборудование, инструменты и др. выделенную им технику для выполнения работы и осуществлять соответствующий уход за ней в целях соблюдения требований по охране труда.
6. о любой неисправности техники работники обязаны незамедлительно сообщать своему непосредственному руководителю. Работники обязаны использовать выделенное им оборудование по назначению.
7. соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка ОО "Форум" и иные обязанности, предусмотренные трудовым законодательством.

Прием на работу осуществляется приказом директора, изданным на основании заключенного трудового договора.

Нарушение трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка, неисполнение или ненадлежащее исполнение служебных обязанностей влечет к применению к виновным мер дисциплинарной ответственности, чаще увольнению.

Так, в 2005 г. наблюдалось 4 случая дисциплинарного взыскания; в 2006 г. 2 случая.

Прекращение трудового  договора оформляется приказом по основаниям, предусмотренном законодательством и внутренними документами.

Днем увольнения считается последний день работы.

Общую картину приема и увольнения можно увидеть в  таблице 5.

Таблица 5. Движение кадров

Прием/Увольнение	Период
	2005	2006
Принято	17	16
Уволено	15	14

Можно сказать, что количественный состав работников значительно меняется, уровень увольнений высокий.