ПОВЫШЕНИЕ УРОВНЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ МЕНЕДЖЕРОВ

времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются  по вертикали, по горизонтали задаётся временная шкала. Начало, конец и  длина отрезка на шкале времени  соответствуют началу, концу и  длительности задачи. В результате, для управления временем появляется простой и очень наглядный  инструмент, в чём-то ставший даже символом тайм-менеджмента.

4) Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий, позволяющий провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени» и устранить их²¹. 

Результаты  инвентаризации и анализа затрат времени обычно обладают необычайной убедительностью и создают мощный мотивационный заряд к необходимости повышать степень эффективности в использовании времени²².

Общая оценка результатов инвентаризации времени (индивидуальной или организационной) обычно «вызывает к жизни» три  ключевых вопроса:

1) как изменить структуру расходов времени? То есть на какие виды деятельности (активности) затраты времени следует увеличить, на какие — уменьшить, на какие — оставить без изменений? Насколько сильными должны быть изменения? Как координировать изменения расходов времени на отдельные виды деятельности между собой?

2) что на практике необходимо сделать, чтобы использовать время более эффективно? Какие решения относительно образа жизни (индивидуальной или организационной деятельности) необходимо принять, чтобы воплотить на практике идеи по изменению расходов времени?

3) как добиться того, чтобы усилия, направленные на изменение структуры расходов времени, не стали бы сами по себе безрезультатными тратами времени? Как создать (в особенности на начальных этапах внедрения собственной системы ТМ) такую систему самомотивации, которая помогала бы преодолевать периоды усталости, лени, разочарований и т. п.?

Ответ на эти три вопроса один — качественная постановка целей (целеполагание) и  эффективное планирование путей  и способов их достижения. Главный  секрет управления временем очень прост  и одновременно очень сложен. Надо всего лишь предельно отчетливо поставить перед собой цель. Целеполагание является «главным секретом» эффективного управления временем. Если цель обладает мощной мотивирующей силой, то система тайм-менеджмента — важное средство для достижения данной цели²³. По сути, цель есть четкая и подробная мысленная модель результата, облегчающая детализацию путей и способов ее достижения, то есть планирование. А хороший план всегда является своего рода «шпаргалкой» для принятия точных оперативных решений по изменению расходов времени в реальной жизнедеятельности. Отсюда, получение запланированных результатов работы в оптимальном, с точки зрения временных затрат, режиме – главная цель процесса управления временем. Кроме того, суть экономически обоснованного использования рабочего времени непосредственно ориентирована на потребителя.

Основными элементами эффективной  системы управления рабочим временем  менеджера являются²⁴:

а) анализ реальной ситуации с использованием времени и временных потерь, включающий в себя целый набор операций и  действий, а именно: различного рода исследования, тестирования, сопоставление, консультации, непосредственно предшествующие планированию;

б) планирование использования времени, предполагающее постановку целей, разработку самого плана использования времени  и доведение его до исполнителей;

в) реализация плана, когда принимаются решения как в отношении исполнительности, так и с точки зрения достижения оптимальных результатов.

Современные исследования доказывают, что лучшими являются менеджеры по сбыту, обладающие навыками эффективного распределения рабочего времени²⁵. Один из инструментов повышения эффективности использования времени торгового персонала — компьютерные программы-конфигураторы, автоматизирующие процесс оформления заказов. Во время работы с клиентом торговый агент может с помощью программы-конфигуратора оперативно предоставить техническому персоналу заказчика спецификацию продукции, информацию о ценах, об изготовлении продукции по техническим условиям потребителей и график выполнения работ. Программа за несколько минут обработает все данные и составит заказ.

Еще один инструмент повышения эффективности  использования рабочего времени — анализ времени и обязанностей, который помогает торговым представителям оценить использование рабочего времени и определить возможности повышения производительности труда. В целом, рабочее время менеджера по сбыту распределяется по следующим основным элементам деятельности: (1) подготовка — сбор информации и планирование стратегии контактов с потребителями; (2) поездки, которые иногда занимают свыше 50% рабочего времени; (3) питание и перерывы (определенная часть рабочего дня сотрудника); (4) ожидание (приема у заказчика); (5) продажа (время, затраченное на общение с покупателем); (6) решение административных вопросов (время, затраченное на составление отчетов и оформление счетов, посещение собраний и т. п.)²⁶.

Нет ничего удивительного в том, что с таким количеством обязанностей на общение с покупателями у сотрудника остается не более 29% рабочего времени! Компании постоянно ищут пути повышения производительности торгового персонала: обучают работников применению

«силы телефона», упрощают отчетность, расширяют использование компьютеров для планирования контактов, разработки оптимальных маршрутов, обеспечивают сотрудников исчерпывающей информацией о потребителях и конкурентах.

Для сокращения непроизводительных затрат времени  полевых (внешних) торговых агентов многие компании увеличивают численность и расширяют обязанности внутреннего торгового персонала. Внутренний (офисный) торговый персонал подразделяется на три категории. Специалисты по технической поддержке обеспечивают потребителей технической информацией и отвечают на их вопросы. Торговые ассистенты несут ответственность за обеспечение деятельности полевых работников, договариваются о встречах, оприходуют полученные чеки, следят за доставкой товаров и отвечают на вопросы потребителей, когда последние не имеют возможности связаться с находящимися в «поле» сотрудниками²⁷.

Регламент времени менеджера по сбыту (менеджера по продажам), основан на том, что ему необходимо управлять:

а) своим  временем;

б)  клиентами;

в) контролировать ситуацию на территории;

г) прогнозировать  и планировать  свои продажи;

д) выполнять  и стремиться перевыполнить план²⁸.

Методики, ориентированные на продажи, предполагают обучение персонала достаточно шаблонным методикам оказания давления на потребителей (например, таким, которые обычно используются при продаже автомобилей). Этот подход исходит из предпосылки, что потребители не желают приобретать товар иначе, как под давлением со стороны продавца, что покупатели восприимчивы к гладко проведенным презентациям и не

жалеют о  совершении покупки (а если и «раскаиваются» в принятом решении, то их чувства уже не имеют значения).

Итак, исследование принципов экономической эффективности  использования рабочего времени  менеджером показало, что планирование затрат рабочего времени торговых представителей это процесс творческий, опирающийся на оценку качественного использования рабочего времени и учитывающий возможности повышения производительности труда с учетом анализа затрат времени и обязанностей в компании.

 

 

§ 1.3 Способы определения уровня эффективности использования рабочего времени

 

Изучение  затрат рабочего времени и времени  использования оборудования производится для определения структуры трудовых процессов и затрат рабочего времени, рационализации приемов и методов  труда, выявления причин невыполнения норм, нерациональных затрат рабочего времени, получения данных о факторах, влияющих  на  время  выполнения  элементов  трудового  процесса разработки нормативных материалов оценки качества норм и нормативов, а также для  решения ряда других задач²⁹.

В зависимости  от цели исследования применяются следующие  виды наблюдений:

1) фотография  рабочего времени;

2) фотография  времени использования оборудования;

3) хронометраж;

4) фотохронометраж.

Наблюдения  проводятся  двумя методами:  непосредственных замеров величин времени и  моментных наблюдений³⁰.

На основе накопленных данных производится анализ затрат трат времени. Самый простой  ТМ-анализ заключается в вычислении абсолютных (простая сумма) или относительных (процентная доля по отношению к  общим затратам) затрат времени по видам деятельности. Более сложные  могут включать использование определенных коэффициентов, проясняющих качественные аспекты трат времени.

Анализ  качества использования времени  проводится на основе приведенных данных по запланированным видам работы, затратам энергии и эффективности. Чем выше качество временных затрат, тем  эффективнее считается событие. Если событие интересно, но малоэффективно, что означает качество временных затрат  недостаточно соответствует достижению цели, необходимо проведение совершенствования планирования собственной работы и оптимизации времени³¹.

Метод  непосредственных  замеров  времени  предполагает  измерение длительности затрат времени каждого элемента работы или перерыва в работе, метод  моментных наблюдений – регистрацию  количества моментов работы и перерывов  в работе без  замеров времени.

На первом этапе подготовки к  наблюдению за эффективностью использования рабочего времени четко определяется цели исследования (изучение передового опыты, определение путей повышения производительности труда и пр.); выбор объекта наблюдения (передовики производства или не выполняющие нормы выработки); выбор и обоснование вида фотографии, способа фиксации и записи затрат рабочего времени; личная подготовка и определение местонахождения наблюдателя; маршрут

его перемещения  и обеспечение соблюдения правил охраны труда и техники безопасности³².

При фотографии рабочего времени предполагается комплексное изучение трудового и технологического процессов, затрат времени на их исполнение, режима работы оборудования. При проведении хронометражных наблюдений определяются фиксажные точки, т.е. моменты начала и конца выполнения операции или иной категории затрат времени; необходимое число наблюдений; выбор объекта наблюдения (исполнителя).

При обработке результатов наблюдений определяется продолжительность затрат рабочего времени по каждой записи путем вычитания предыдущего значения текущего времени из последующего. Проверка правильности вычислений делается путем суммирования продолжительности всех затрат и сравнения полученной суммы с продолжительностью наблюдений, Далее данные наблюдательного листа группируются в сводную ведомость одноименных затрат по следующим показателям: что наблюдалось (операция производственного процесса), их повторяемость, общая сумма затрат рабочего времени, средняя продолжительность операции, замечания (общая продолжительность и частота отвлечений)³³. Данные сводки одноименных затрат используются для составления фактического баланса рабочего времени, которые проводятся по следующим направлениям: работа (основная, вспомогательная, подготовительно-заключительная, обслуживание рабочего места, лишняя); перерывы (на отдых, личные надобности, лишние, технологические, организационно-технические).

Назначение  фактического баланса использования  рабочего времени состоит в определении  состава и структуры рабочего времени исполнителя.

Анализ использования рабочего времени исполнителя начинается с определения коэффициента использования рабочего времени исполнителя как отношение затрат времени на работу и регламентированные перерывы к продолжительности рабочей смены:

 

К =  (К_р + (Т₀ + Т_в + и т. д) /Т_см)                                               (1)

 

Общая оценка результатов использования  рабочего времени должна вызывать три  ключевых вопроса:

а) как  изменить структуру расходов времени  на отдельные виды деятельности?

б) как  исключить ненужные виды затрат времени  и использовать рабочее время  более эффективно?

в) как  произвести расчет показателей использования рабочего времени и определить резервы повышения производительности труда?

Таким образом, при постановке целей деятельности и планировании  расхода рабочего времени,  для изменения структуры  расхода рассчитывают показатель использования рабочего времени:

 

К_исп = (Т_пз+Т_оп+Т_об+Т_пт+Т_отд(н))/Т_см*100                                                    (2)

 

Возможный прирост производительности труда  при устранении прямых потерь рабочего времени:

 

П_пт = (Т_пнт+Т_пз(ф)+(Т_отд(ф)- Т_отд(н)))/ Т_оп(ф)                                                                           (3)

 

Максимально возможный прирост производительности труда при устранении всех потерь и нерациональных затрат рабочего времени:

 

П_пт(мах) = (Т_оп(н) - Т_оп(ф))/ Т_оп(ф)*100                                                            (4)

где:

Т_оп(н) – оперативное время в нормальном балансе;

Т_оп(ф)- оперативное время в фактическом балансе;

Т_отд(н)- время внутрисменного отдыха в нормальном балансе;

Т_отд(ф)- время внутрисменного отдыха в фактическом балансе.

Фотография  рабочего времени большого числа работников (бригады, участка, и т.д.) проводится методом моментных наблюдений³⁴.

В отличие  от непрерывной фотографии, дающей четкую картину использования рабочего времени каждым обследуемым, моментное  наблюдение характеризует структуру  затрат рабочего времени обследуемой  совокупности в целом, и может быть использовано для разработки мероприятий по улучшению организации труда, установлению причин невыполнения норм труда, разработки нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, времени на внутрисменный отдых, нормативов численности, норм обслуживания.