Проблемы и перспективы развития федеральной целевой программы «Электронная Россия»

Гран-Док - корпоративная  версия системы - имеет название «Единая  система электронного документооборота и делопроизводства муниципальных  структур управления административного  округа» (ЕС ЭДДО). В апреле 2001 года система  «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов.

8. ЕВФРАТ-Документооборот  разработчик – компания Cognitive Technologies¹⁸

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН.

Система позволяет  построить полноценную систему  управления бизнес-процессами и документами  организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для  успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как  в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации  в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

С помощью системы  можно полностью воспроизвести  и оптимизировать процессы прохождения  документов и задач в организации  за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий  друг за другом) маршрутизация поручений  и заданий. Удобная настраиваемая  система уведомлений и напоминаний  помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам  правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую  дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и  заданию (начало работы, принятие к  исполнению, отправка отчета, изменение  сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

9. PayDox, разработчик – компания Interface Ltd.¹⁹

PayDox - система управления корпоративными документами. Система имеет расширенные возможности в части работы с финансовыми, платежными документами, что делает ее особенно удобной в организациях банковской, торговой сферы, для промышленных предприятий и аналогичных организаций.

Разработчик программы, компания Interface Ltd. Разработчики системы подчеркивают, что кроме собственно функциональности Управления Документами (Document Management, DM, электронный документооборот) и Управления Бизнес-Процессами (Business ProcessManagement, BPM) важнейшим современным требованием к таким системам является наличие в них функциональности Управления Записями (Records Management, RM). Данная функциональность позволяет любому корпоративному документу или (в более широком смысле) любому требующему учета факту либо событию поставить в соответствие запись (набор информационных реквизитов) в корпоративной базе данных и далее с помощью стандартных средств системы обеспечить ведение этой информации пользователями и получение необходимой отчетности. Система PayDox позволяет сочетать функциональность системы автоматизации делопроизводства и системы управления информацией.

Программа построена  полностью на Интернет-технологиях. Развитые встроенные средства защиты данных обеспечивают безопасность работы. Работа с программой осуществляется через web-браузер, например Internet Explorer, который имеется на каждом компьютере. Практически пользователям не надо осваивать новую программу, новый интерфейс - они продолжают работать с привычным программным обеспечением Microsoft - MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.

Особенностью системы  является развитая интеграция с документами MS Office - MS Word и MS Excel. Работа программы строится на использовании шаблонов документов, в которые автоматически вставляются необходимые сведения из баз данных. Так, например, регистрационная карточка документа может как просматриваться в стандартном для программы окне Web-браузера, так и быть получена в привычном пользователю виде в формате файла MS Word или MS Excel, при этом реквизиты из карточки документа могут «на лету» подставляться в вызываемый файл MS Word или Excel.

Документы и данные хранятся централизованно на сервере, где, собственно, и устанавливается сама программа. А поскольку установки программы непосредственно на рабочие места сотрудников не требуется, это существенно упрощает настройку и дальнейшее администрирование системы.

10. ESCOM.DOC , разработчик - ЗАО «Евроменеджмент»²⁰

Автоматизированная  система электронного документооборота и процессного управления ESCOM.DOC - готовое и высокоэффективное решение для автоматизации потоков документов и контроля исполнения документов, заданий и поручений. Система обладает универсальными и простыми в использовании средствами настройки и конфигурирования, которые позволяют специалистам IT служб и служб делопроизводства предприятия самостоятельной осуществлять адаптацию и масштабирование системы.

Система предназначена  для использования руководителями предприятия, менеджерами, секретарями, делопроизводителями, рядовыми сотрудниками - всеми, кто так или иначе вовлечен в процессы документооборота предприятия.

Система обеспечивает работу через Интернет и особенно актуальна для компаний с территориально распределенной структурой, имеющих  удаленные подразделения, филиалы, представительства, в том числе  и за рубежом. С помощью ESCOM.DOC можно в несколько раз повысить управляемость компанией, сделать процессы документооборота прозрачными и управляемыми.

Система ESCOM.DOC может поставляться в коробочном варианте или в адаптированном к специфике заказчика виде.

11. "Кодекс: Документооборот", разработчик ГП "Центр компьютерных разработок" ²¹

Система "Кодекс: Документооборот" - это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных  сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах  государственной власти и других организациях. Система "Кодекс: Документооборот" ориентирована на стандарты и практику Российского делопроизводства и основана на опыте внедрения в подразделениях делопроизводства в органах государственной власти и других организациях.

Одной из особенностей отечественного делопроизводства является разделение должностных функций  по работе с документами между  руководителями и делопроизводителями. Более того, в подразделениях делопроизводства также существует разделение труда, обычно построенное на работе определенных сотрудников с определенными  документопотоками. Структура подсистем "Кодекс: Документооборот" полностью  перекрывает это функциональное распределение работ с документами  в соответствии с документопотоками. Система "Кодекс: Документооборот" может внедряться как вся в целом, так и отдельными составными частями. Функциональный состав и количество рабочих мест определяется в соответствии с производственной необходимостью и финансовыми возможностями организации. Доступ к документам в системе "Кодекс: Документооборот" возможен с использованием Internet/Intranet технологий. Пользователь, имеющий необходимые права доступа может работать с документами на своем рабочем месте, используя стандартный Интернет-браузер.

При выборе программного продукта следует учитывать размер организации (ведомства, подразделения) и специфику задач. Однако при  таком большом количестве разнообразных  систем, на данный момент еще не создана  универсальная программа, которая  бы полностью соответствовала концепции  электронного правительства. Разнообразие внедряемых продуктов приводит к  несостыковке продуктов, внедренных в разных ведомствах , и обмен информацией возможен только при помощи электронной почты в сети Интернет. Информация в системе является, закрытой не только для общества, но и для другого органа власти. Шаги по преодолению этой проблемы состоят в создании единых баз данных и раскрытии информации, что помогло бы исключить ведомственную разрозненность информации.

В техническом аспекте  электронного документооборота также  важно наличие электрофицированных сетей, позволяющих организовать доступ к Интернет всех слоев населения даже из самых отдаленных глубинок. Даже самый дорогой программный продукт останется бесполезным и будет использовать не полностью если нет выхода в сеть Интернет и связи, посредством него, со всеми органами власти от Камчатки до Калининграда, взаимодействия с иностранными государствами и с простыми гражданами. Государственным органам власти необходимо строить электронный документооборот, используя ресурсы и возможности Интернета. Эта сеть настолько глобальная, что без ее участия невозможно делать преобразования посредством внедрения ИКТ в государственный и другие секторы, для перехода к информационному обществу. Также необходимо обучение персонала работе с ИКТ. Программа даже самая дорогая просто «бесполезный ярлык на рабочем столе» в неумелых руках.

Электронный документооборот  должен быть аналогичен бумажному (традиционному) документообороту в плане его  организации и законности. И тут  же опять всплывает проблема подтверждения  подлинности электронных документов, что бы не говорили об улучшении в этой сфере и плюсах использования ЭЦП, в настоящем ее виде, ясно одно организации не спешат ее использовать, доверяя проверенной рукописной. Органы власти в соответствии с программой электронного правительства, обязаны будет вести электронный документооборот и подписывать все документы ЭЦП. Но государство живет не в вакууме, и все общественные институты находятся в взаимодействии с другими. Следовательно, полный электронный документооборот не наступит в ближайшем обозримом будущем, какие бы программы и законы не принимались. Невозможно все предприятия перевести на электронный документооборот, и снабдить всех граждан ЭЦП. Органы власти будут использовать электронный документооборот только в своей среде. А с внешней средой взаимодействие будет продолжаться как и раньше.

Следующая проблема всех без исключения программных  продуктов в том, что они рассматривают  процесс архивного хранения электронных  документов, как некую базу данных, в которую можно зайти, найти  документ, поработать с ним, и отправить  его обратно. Для сохранения информации делаются копии на оптических дисках. Но диски на данный момент хранятся не более 10 лет, и регулярно надо производить их проверку. К тому же электронные документы, как и  обычные нужно будет сдавать  в государственные архивы, срок годности дисков небольшой и получается что вся тяжелая работа лежит на государственных архивах, такая как перепроверка и перезапись, подготовка специальных помещений для хранения. Не надо также забывать про системы безопасности и про постоянное устаревание комплектующих ПК. Получается легкий в управлении электронный документооборот, имеющий много плюсов, скрывает много подводных камней. Попытки использования электронного документооборота для эффективного государственного управление могут обернуться тем, что лет через 20 информация, записанная сегодня будет нечитаемой или несохраненной и пласт человеческой истории исчезнет. А материальные бумажные документы, как пролежали, так и еще пролежат много сот лет. При использовании ИКТ, нужно соблюдать предельную осторожность и использовать комплексы электронных и бумажных документов, постепенно сокращая количество бумажных, но не избавляясь от них все – таки до конца.

Глава 2. Практический аспект реализации функций  электронного правительства в информационном обществе

2.1. Международный  опыт внедрения электронного  правительства

Внедрение «электронного  государства» начинается с реформ государственного управления 1990-х годов. На сегодняшний  день в практике реализации проектов электронного правительства в разных странах приоритет отдается развитию так называемой концепции «оne-stop, non-stop» (то есть единой системы, действующей в безостановочном режиме) — постадийному построению правительственных информационных порталов, обеспечивающих широкий доступ к информации и услугам, относящимся к сфере компетенции органов власти и государственного управления. Посредством этих порталов и интранет-коммуникаций создаются информационные связи между субъектами государственной власти федерального и регионального уровней, то есть организуется обмен экономической, правовой, статистической и прочей информацией «по вертикали». Помимо этого, в рамках государственных информационных порталов создается электронный рынок товаров и услуг в интересах обеспечения государственных структур дополнительными возможностями реализации их функций: заинтересованный бизнес привлекается к участию в тендерах на выполнение госзаказов и разнообразных социальных программ. Следующим этапом развития правительственных порталов является их продвижение в сторону «электронной демократии», создания новых форм взаимоотношений, информационного обмена и обратной связи между гражданами и государством, населением и всеми ветвями власти, электоратом и депутатским корпусом, — вплоть до внедрения системы электронных выборов.

К разряду наиболее выполнимых и востребованных сейчас функций правительственных порталов относится, безусловно, организация  единого входа в весьма многочисленные и «распыленные» по ведомственным  серверам информационные ресурсы различных  органов власти и государственного управления, ориентированные на широкую  аудиторию. Упрощение публичного доступа  к этим ресурсам, предоставляющим  населению информацию о деятельности государственных институтов, и создание максимально дружественного интерфейса для обеспечения компьютерной связи  общества с государством может само по себе свидетельствовать о серьезности  намерений правительства по строительству  системы электронного правительства  и способствовать повышению общественного  авторитета власти.

За многофункциональными порталами электронных правительств скрываются системы автоматизации управления госорганов, позволяющие реализовать открытость структур для граждан и быстрый доступ к решениям, а также экономящие средства налогоплательщиков. На сегодняшний день не существует никакого единого шаблона, который мог бы отвечать всем условиям и решениям задачи формирования электронного правительства. Каждая страна имеет уникальное сочетание обстоятельств, приоритетов и наличных ресурсов.