Совершенствование процесса «Управление несоответствиями» путем применения метода «Бритва Оккама» для Федерального государственного об

3) выявить причины существования проблемы и построить диаграмму в виде многоступенчатой иерархической структуры;

4) провести анализ диаграммы и определить пути разрешения проблемы.

Результат – принятие решения на основании анализа диаграммы дерева.

Достоинства:

1) наглядность, простота освоения и универсальность применения;

2) важным преимуществом диаграммы является то, что для одного и того же изделия любая группа построит практически идентичную диаграмму.

Недостатки – не гарантирует нахождения сильных идей решения [22].

2.8 Диаграмма сродства

 

Диаграмма сродства была изобретена в Японии Дзиро Кавакита в 1967 году. Другое название диаграммы сродства – метод KJ (метод «Кей Джи»). Японский союз ученых и инженеров в 1979 году включил диаграмму сродства в состав семи методов управления качеством.

Диаграмма сродства применяется в настоящее время  для систематизирования большого числа  ассоциативно связанной информации.

Диаграмма сродства – метод, который разработан для отыскания проблемы или для облегчения понимания какой-либо идеи, благодаря соединению лингвистических данных, ассоциативно связанных друг с другом [23].

Этот метод выражает факты, мнения или идеи еще хаотической  или неопределенной проблемы, описывающейся словами (лингвистические данные), и объединяет эти данные по ассоциациям в диаграмме сродства таким образом, чтобы отыскать проблему, сделать прогноз на будущее или облегчить понимание идеи.

Общий вид диаграммы  сродства и определения основных нарушений процесса с целью принятия мер по их устранению приведен на рисунке 6.

 

Рисунок 6 – Принцип  построения диаграммы сродства

 

Процесс создания диаграммы  является творческим средством организации  значительных качеств данных, таких  как идеи, пожелания потребителей или мнения участников обсуждаемой проблемы по принципу сродства различных устных данных, и иллюстрирует ассоциации, а не логические связи.

Метод диаграммы сродства применяется как средство получения  информации,  необходимой для  достижения цели таким образом, чтобы  процесс объединения, показанный на этой диаграмме, обеспечивал лучшее понимание проблемы и в результате более эффективное решение с помощью группового мышления.

Цель – систематизация и упорядочение идей, потребительских требований или мнений членов групп, высказанных в связи с решением какой-либо проблемы.

Суть: диаграмма сродства обеспечивает общее планирование. Это творческий инструмент, который помогает уяснить нерешенные проблемы, раскрывая ранее невидимые связи между отдельными частями информации или идеями, путем сбора из разных источников бессистемно изложенных устных данных и их анализа по принципу взаимного сродства (ассоциативной близости).

План действий:

1) сформировать команду из специалистов, владеющих вопросами по обсуждаемой теме;

2) сформулировать вопрос или проблему в виде развернутого предложения;

3) провести «мозговую атаку», связную с основными причинами существования проблемы или ответов на поставленные вопросы;

4) зафиксировать все высказывания на карточках, сгруппировать родственные данные по направлениям и присвоить заголовки каждой группе, опробовать объединить какие-либо из них под общим заголовком, создавая иерархию.

Результат – новое понимание требований и проблемных вопросов, и новые решения старых проблем.

Достоинства:

1) раскрывает родство между различными частями информации;

2) процедура создания диаграммы сродства позволяет членам команды выйти за рамки привычного мышления и способствует реализации творческого потенциала команды.

Недостатки – при наличии большого числа объектов (начиная с нескольких десятков) инструменты творчества, в основе которых лежат ассоциативные способности человека, уступают инструментам логического анализа [24].

 

Выводы по разделу  два

 

В данном разделе представлены и рассмотрены методы коллективного формулирования и решения проблем, направленные на совершенствование продукции и услуг, т. е. нахождения и реализации оптимальных решений. Для каждого метода описаны его цель, суть, план действий, результат, а также достоинства и недостатки.

Каждый из методов имеет целью облегчить постановку проблемы и поиск решения проблемы по сравнению, с так называемым, методом «проб и ошибок», которым обычно пользуется человек. Целесообразность применения метода, принадлежащего к той или иной группе, в частности, зависит от сложности решаемой проблемы.

Метод проб и ошибок, называемый иногда «слепым перебором», – древнейший способ поиска нового. Этот метод использовал в своей изобретательской практике величайший математик и механик Древней Греции Архимед. Недостатками метода являются затруднение постановки задач, медленное генерирование новых идей, большая трудоемкость, отсутствие защиты от психологической инерции (выдвижение идей тривиальных, обыденных, неоригинальных). Каждый поиск решения проблемы (задачи) связан с затратами времени, сил, средств, которые далеко не всегда соответствуют уровню полученного в конце концов решения. Метод экономически нецелесообразен, так как на решение проблемы уходит много времени и средств.

С помощью диаграммы  Исикавы можно определить все причинно-следственные связи, влияющие на проблему. Идея метода – выявить, а затем последовательно устранять или минимизировать воздействие выявленных причин, что и будет приводить к повышению качества. В настоящее время причинно-следственная диаграмма, являясь одним из семи основных инструментов контроля качества, используется во всем мире применительно не только к показателям качества, но и к другим областям. Диаграмма Исикавы позволяет стимулировать творческое мышление и представить взаимосвязь между причинами и сопоставить их относительную важность. Но в диаграмме Исикавы не рассматривается логическая проверка цепочки причин, ведущих к первопричине, т. е. отсутствуют правила проверки в обратном направлении от первопричины к результатам. Диаграмма сложная и если не четко структурирована,  то есть вероятность неправильных выводов.

Конференция идей – хорошо подготовленное совещание, предназначенное для сбора идей по определенной тематике. Может применяться для поиска подходов к решению сложных проблем в различных областях человеческой деятельности. Метод легок в освоении и прост в обращении. Результативность у метода выше, чем при использовании прямой мозговой атаки. Недостатком является то, что: нет гарантии нахождения сильных идей.

Метод «Пять почему» применяется в различных областях человеческой деятельности в процессе анализа проблем и поиска первопричин их возникновения. Принцип «Пять почему?» может быть использован как самостоятельно, так и в качестве составной части различных методов решения широкого круга задач и проблем в различных областях повседневной жизни и деятельности. Метод является  одним из простейших инструментов, помогает установить первопричину проблемы и определяет взаимосвязи между различными причинами проблемы. Недостатки метода: решает только простые задачи,  и при данном методе не рассматривается логическая проверка цепочки причин, ведущих к первопричине, т. е. в данном инструменте отсутствуют правила проверки в обратном направлении от первопричины к результатам.

Метод «Бритва Оккама» – его лучше всего использовать при поиске проблем предприятия, которые еще не стоят остро, но их необходимо обозначить и определить, какие из них следует решать в первую очередь. Применение этого метода оправдано, когда мы имеем дело с привычными явлениями. Достоинство метода. – Бритва Оккама позволяет определенным образом упорядочить рабочие гипотезы.

Древовидная диаграмма – применяется, когда в процессе постановки проблемы необходимо исследовать все возможные части, касающиеся проблемы, или когда неясны сформированные пожелания потребителей в отношении продуктов. Важным преимуществом диаграммы является то, что для одного и того же изделия любая группа построит практически идентичную диаграмму. К достоинству диаграммы относят наглядность, простоту освоения и универсальность применения. Но есть и недостаток – диаграмма дерева не гарантирует нахождения сильных идей решения.

Диаграмма сродства – метод, который  разработан для отыскания проблемы или для облегчения понимания  какой-либо идеи, благодаря соединению лингвистических данных, ассоциативно связанных друг с другом. Процедура создания диаграммы сродства позволяет членам команды выйти за рамки привычного мышления и способствует реализации творческого потенциала команды, но при наличии большого числа объектов (начиная с нескольких десятков) инструменты творчества, в основе которых лежат ассоциативные способности человека, уступают инструментам логического анализа.

В предложенных методах  широко используются принципы мозгового  штурма.

В результате проведенного анализа выделены следующие методы:

– метод «Бритва Оккама»;

– диаграмма сродства;

– древовидная диаграмма.

Из предложенных методов для  данной организации выбран метод «Бритва Оккама», так как этот метод наболее оптимален для данного вуза и при этом является относительно простым и экономичным.

Совершенствование процесса «Управление  несоответствиями» на базе метода «Бритва Оккама» для Федерального государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Уральский государственный университет физической культуры» является целью выпускного квалификационного проекта.

 

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССА «УПРАВЛЕНИЕ

НЕСООТВЕТСТВИЯМИ» НА БАЗЕ МЕТОДА «БРИТВА  ОККАМА»

 

3.1 Процесс «Управление несоответствиями» на базе метода

«Бритва Оккама»

 

В УралГУФК проводится работа по выявлению  несоответствий, возникающих в процессе образовательной и научной деятельности, с целью их последующего анализа и исправления.

Деятельность по управлению несоответствиями в Федеральном государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Уральский государственный университет физической культуры» регламентируется документированной процедурой СК-ДП-8.3 Управление несоответствиями.

В схеме взаимодействия процессов  УралГУФК отсутствует процесс «Управление несоответствиями». На рисунке 7 представлена существующая схема взаимодействия процессов УралГУФК.

В проекте предложена новая версия схемы взаимодействия процессов, представленная на рисунке 8, включающая процесс «Управление несоответствиями» на базе метода «Бритва Оккама». Процесс «Управление несоответствиями» на базе метода «Бритва Оккама» внесен в раздел «Измерение, анализ и улучшение в рамках основных и обеспечивающих процессов», и ему был присвоен идентификационный номер 8.3. Также в новой схеме взаимодействия процессов присвоена новая идентификация каждому процессу согласно ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и ГОСТ Р ИСО 9004-2010 [25].

Установление фактов несоответствий возможно на основании следующих  источников:

– информации потребителей и других заинтересованных сторон;

– внутренних аудитов СМК;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 7 – Существующая схема  взаимодействия процессов в УралГУФК

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 8 – Предложенная схема  взаимодействия процессов в УралГУФК

 

– по результатам внешних аудитов СМК, в ходе лицензирования, аттестации и аккредитации.

В таблице 2 приведены основные типичные виды несоответствий в образовательном учреждении.

Таблица 2 – Виды несоответствий в образовательном учреждении

Продукция ОУ	Несоответствия
Результаты всех видов образовательной деятельности (основные образовательные программы, программы дополнительного образования) – выпускники, обладающие профессиональной подготовленностью, соответствующей требованиям ГОС ВПО и потребителей	Профессиональная подготовленность, которая не соответствует требованиям ГОС ВПО и потребителей
Кадры высшей квалификации – кандидаты и доктора наук, обладающие профессиональной подготовленностью, соответствующей требованиям ВАК РФ и потребителей	Несоответствие профессиональной подготовленности выпускников требованиям ВАК РФ и потребителей
Результаты научной и инновационной деятельности – научная и научно-техническая продукция	Несоответствия компетенций профессорско-преподавательского состава требованиям ОУ
Результаты проектирования образовательных программ – учебные планы, рабочие программы, учебно-методические комплексы дисциплин	Несоответствия учебных планов, рабочих программ и учебно-методических комплексов дисциплин ГОС ВПО требованиям ОУ и потребителей
Результаты обеспечивающих процессов	Несоответствие ресурсов для обучения и поддержки студентов

 

В настоящее время существует огромное количество методов описания того или иного процесса. Визуализация помогает представить процессы, действующие в организации, в графической форме с целью максимального удобства их понимания и отражения взаимодействия между собой. В зависимости от назначения, структуры, работающего персонала, масштаба предприятия применяются различные подходы, методики для описания процессов. Они бывают следующих видов:

• паспорт процесса – документ, разрабатываемый организацией и содержащий основные характеристики процессов;
• диаграмма последовательности – графическое изображение последовательности действий рассматриваемого процесса, упорядоченных по времени их проведения;
• оперограмма – таблично-графическое изображение последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз – последовательность операции;
• диаграмма процесса принятия решения (Process Decision Program Chart – PDPC) – иерархическая структура в виде дерева, на самом нижнем уровне которого («корни дерева») конкретные решения поставленной задачи;
• объектно-событийное описание процесса – применяется для процесса с непредсказуемой последовательностью действий, но набор этих действий однозначно определен;
• сетевой график – инструмент, позволяющий спланировать оптимальные сроки выполнения всех необходимых работ для своевременной и успешной реализации поставленной цели;
• карта процесса – карта, отражающая элементы диаграммы, которые расположены в плоскости с двумя координатами: одна координата – время, а другая ось выбирается, исходя из целей и анализа процесса;
• процессно-функциональная диаграмма ( Process/function Diagram ) – разновидность карты процесса, когда последовательность действий процесса раскладывается по функциям (подразделениям) организации;
• диаграмма потока – применяется в процессе, ключевым моментом которого является движение материального или иного потока;
• IDEF-диаграмма – один из наиболее эффективных методов отражения реально существующих в организации процессов с применением графических и табличных способов представления при помощи ПК.