Совершенствование технологий внутрифирменного обучения персонала

Определение целей внутрифирменного обучения имеет не только практическое, но и символическое значение. Обучение несет в себе информацию о том, как организация относится к своим человеческим ресурсам и как она готова использовать их потенциал.

II этап: Определение потребности во внутрифирменном обучении персонала

Систематический анализ потребности во внутрифирменном обучении различных категорий персонала необходим для определения того, какие формы и методы обучения будут в наибольшей степени отвечать интересам компании. Этот анализ должен вытекать из стратегических задач компании и задач, стоящих перед отдельными подразделениями. Если же такая работа не проводится, то выбор программ для обучения различных категорий персонала производится достаточно неорганизованно и хаотично.

Основным источником возникновения потребностей во внутрифирменном обучении являются изменения всех видов, происходящие внутри организации или вокруг нее. Все изменения влияют на требования, предъявляемые к сотруднику на его рабочем месте и конкретизируются в групповых или индивидуальных потребностях в обучении.

Потребность во внутрифирменном обучении различных категорий персонала организации определяется как требованиями работы и/ или интересами организации, так и индивидуальными характеристиками работников. На потребность в обучении, в приобретении новых знаний и развитии тех или иных профессиональных навыков оказывают влияние возраст, рабочий опыт, уровень способностей, особенности трудовой мотивации и другие факторы.

Для того, чтобы определить содержание и наиболее эффективные методы обучения, которые будут наилучшим образом способствовать достижению целей организации и целей обучения, необходимо установить качественную и количественную потребность в обучении основных категорий работников. Качественная (чему учить, какие навыки развивать) и количественная (какое число работников разных категорий нуждается в обучении) потребность во внутрифирменном обучении может быть выявлена следующими методами:

1. Оценка информации о работниках,   имеющейся  в кадровой службе (стаж работы, рабочий опыт, базовое образование, принимал ли работник ранее участие в программах обучения или повышения квалификации и др.). А также анализ результатов собеседования и тестирования при приеме на работу новых сотрудников. Далеко в не каждой российской компании считают целесообразным обучать сотрудников, недавно принятых на работу. Господствует мнение, что следует набирать только опытных профессионалов, полностью готовых к работе. Однако постепенно, не без участия западных партеров, многие российские компании внедряют обязательное краткосрочное обучение вновь набранных сотрудников. Организация такого внутреннего обучения, конечно же, требует уточнения потребностей.
2. Ежегодная оценка рабочих  результатов (аттестация). Это традиционный для западного менеджмента метод выявления потребностей в обучении, который иногда считают основным в технологии внутрифирменного обучения. Но в эпоху непрерывных изменений определять потребность в обучении каждого сотрудника фирмы раз в год – и притом исключительно индивидуально – вряд ли рационально. Тем не менее, упускать возможность оценить разрыв меду фактической и требуемой квалификацией работников, выявить типичные разрывы и спланировать их устранение все же полезно. После этого может быть рассмотрен вопрос о необходимости обучения для конкретных категорий работников и определена конкретная форма и содержание этого обучения. Главное, видимо, не возлагать излишних надежд на это метод и не считать его единственным.
3. Анализ  долгосрочных  и краткосрочных планов организации и планов отдельных подразделений и определение уровня квалификации и профессиональной подготовки персонала, необходимого для их успешной реализации. Определение того, какое обучение (содержание, используемые методы) позволит работникам достичь требуемого уровня квалификации и профессиональной подготовки.
4. Наблюдение за работой персонала и анализ проблем, мешающих эффективной работе. Выявленное в результате наблюдения несоответствие    работы  персонала установленным стандартам и требованиям может выступать индикатором потребности в проведении соответствующего обучения.  Если в работе персонала регулярно имеют место ошибки, просчеты, ведущие к плохой работе, браку, нарушениям техники безопасности, неоправданно большим потерям времени, то эта информация может быть использована для обоснования заявки на обучение персонала и при подготовке программ внутрифирменного обучения.
5. Сбор и анализ заявок на обучение персонала от руководителей подразделений. Сегодня это один из наиболее распространенных в российских организациях методов определения потребности в обучении работников. К сожалению, многие работники, направленные на обучение, часто узнают о том, чему они будут учиться, лишь в аудитории. Поэтому, чтобы сделать обучение более продуктивным, руководитель должен заблаговременно информировать работников, зачем и на какое обучение он их направляет. Данный метод целесообразно применять для оперативного выявления потребностей в обучении больших групп специалистов по профессиональной тематике. Заявки должны быть составлены таким образом, чтобы  однозначно и адекватно оценить потребности в обучении. Результаты анализа заявок должны являться основанием для определения, кого и чему необходимо обучать.
6. Интервьюирование руководителей подразделений и сотрудников.

Изменения в компании могут иметь различный «калибр» и различную скорость протекания. Крупные изменения, определяемые решениями руководящих органов компании, происходят не так уж часто. Значительно чаще происходят изменения в рамках отдельных подразделений и направлений работы.

Эти изменения сложно или даже невозможно отследить на уровне организации. В связи с этим одной из важнейших технологий выявления потребности во внутреннем обучении является проведение регулярных встреч и бесед менеджера по развитию персонала с руководителями подразделений.

Для повышения эффективности бесед с руководителями и сотрудниками целесообразно использовать специально разработанные для этой цели опросники.

7. Индивидуальные заявки и предложения работников. Если работник заинтересован в получении определенных знаний и навыков, он может подать заявку на имя руководителя отдела обучения, завизированную его непосредственным руководителем, указав, в каком именно обучении он нуждается.
8. Организация работы с кадровым резервом и работа по планированию карьеры.

В процессе работы с кадровым резервом и при планировании карьеры работников специалисты кадровой службы получают дополнительную информацию о потребности во внутрифирменном обучении наиболее перспективных работников.

8. Изменения     в     работе, предъявляющие более высокие требования к квалификации персонала. Изменение стандартов или внедрение новых процедур и нового оборудования часто требует дополнительного обучения. Например, переходу предприятия на работу по стандартам ISO 9000 должно   предшествовать обучение основных категорий персонала.
9. Опросы работников. Опросы персонала, призванные оценить их потребность в получении новых профессиональных знаний и развитии навыков позволяют точнее определить потребность в обучении для конкретных категорий персонала, конкретных подразделений или отдельных работников. Опросы могут охватывать всю организацию или отдельные подразделения, могут быть выборочными, охватывая лишь репрезентативную выборку. Если круг респондентов невелик, можно воспользоваться методом интервью.
10. Изучение опыта других организаций. Часто опыт конкурентов или родственных предприятий дает важные подсказки, связанные с необходимостью обучения той или иной категории персонала для поддержания необходимого уровня конкурентоспособности .

III этап: Определение методов и содержания обучения

При определении видов и методов, содержания обучения следует в первую очередь исходить из потребности организации в приобретении ее персоналом новых знаний и навыков, в получении информации, необходимых для эффективной профессиональной деятельности, для успешного достижения целей организации.

Содержание обучения должно, прежде всего, вытекать из задач, стоящих перед компанией в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Другим требованием является своевременное обновление знаний работников и поддержание высокого уровня их профессиональной компетентности.

К важнейшим характеристикам изучаемого материала могут быть отнесены:12

• Содержание учебных программ;
• Сложность изучаемого материала;

• Степень структурированности учебного материала.

Содержание учебных программ зависит от целей внутрифирменного обучения, от категории работников, которые проходят обучение, от уровня подготовки и опыта преподавателя. Успех в освоении учебного материала в значительной степени зависит от того, в какой степени содержание учебного материала соотносится с образовательным уровнем, профессиональным опытом и интересами слушателей. Если мы ошибаемся при определении содержания учебной программы, то нас не спасут ни высочайшая квалификация преподавателя, ни самые изощренные методы преподавания, ни блестящие условия обучения.

Другой фактор, оказывающий влияние на результаты обучения, сложность изучаемого материала. Чем сложнее изучаемая проблематика или тот учебный материал, который должны освоить обучающиеся (высокая доля теоретических знаний, перегруженность специальной терминологией или формулами), тем больше времени требуется для усвоения. Понятно, что и в этом случае профессиональный опыт слушателей и их образовательный уровень играют не последнюю роль. То, что сложно для одних людей, может оказаться элементарным для других. Но в любом случае, для облегчения усвоения слушателями сложного учебного материала особенно полезно широкое использование наглядных средств и активных методов обучения.

Степень структурированности учебного материала, то есть то, насколько он хорошо систематизирован и насколько четко, логично и последовательно организован, также оказывает значительное влияние на успех обучения. Чем лучше структурирован учебный материал, тем легче он воспринимается и усваивается слушателями. Учебный материал должен быть организован так, чтобы не только передать слушателям основные сведения по изучаемой тематике, но и помочь им легче установить связи между разными частями программы, сформировать системное, комплексное понимание изучаемого предмета.

IV этап: Выбор и подготовка преподавателей

Многие организации привлекают к работе в качестве преподавателей собственных работников, обладающих необходимыми знаниями и опытом или пригласить на постоянную работу соответствующих специалистов (преподавателей, тренеров, инструкторов). Участие руководителей в процессе обучения персонала, состоит в том, что руководители, работающие в качестве преподавателей, и сами при этом проходят своеобразное обучение. Как верно сказал французский писатель Жозеф Жубер, "Обучать - значит учиться вдвойне".13 В ходе обучения руководители:

• начинают лучше понимать цели и стратегию компании;
• приобретают более глубокое понимание подхода компании к обучению и переподготовке персонала;
• знакомятся с трудностями, достижениями и неудачами, которые имеют место при обучении и повышении квалификации персонала компании;
• осваивают педагогические методы, приемы и навыки, которые помогают им также в дальнейшей работе в качестве руководителей;
• получают возможность на собственном опыте оценить влияние обучения и повышения квалификации на эффективность работы компании.

Подбор преподавателей осуществляется в первую очередь на основании их способности и желания работать в этом качестве. Кроме того, следует учитывать такие формальные критерии, как возраст, образование и опыт работы. Большое значение имеют также коммуникативные способности кандидатов, уровень общего развития и умение ясно излагать свои мысли.

Подготовка преподавателей - это важная обязанность специалистов, занимающихся вопросами обучения. В ходе этой подготовки преподаватели должны более глубоко освоить тот предмет, который им предстоит преподавать, научиться тому, как лучше структурировать учебный материал, как выбирать и использовать наиболее эффективные методы обучения с учетом рассматриваемых тем и состава слушателей. Преподаватели также должны уметь обеспечивать высокий уровень мотивации слушателей к обучению и повышать их готовность к применению полученных знаний и навыков в реальной работе. Если же по каким-либо причинам организация не имеет возможности привлекать к обучению собственных преподавателей, то может быть найдено достаточное число внешних источников для приглашения преподавателей.

V этап: Проведение комплекса подготовительных мероприятий, в том числе подготовка положений и инструкций, регламентирующих процесс обучения или повышения квалификации разных категорий персонала, и назначение ответственных, формирование учебных групп.

Основным документом, регламентирующим деятельность службы кадров по обучению персонала, является Положение о внутрифирменном обучении, которое готовят специалисты кадровой службы и утверждает директор предприятия. В процессе разработки могут принимать участие также руководители заинтересованных отделов.

Положение должно давать ответы на следующие вопросы:

• Каковы цели,  задачи и функции внутрифирменного обучения?
• Каков порядок организации обучения?
• Кто будет осуществлять обучение?

Составляется общий список слушателей, которым необходимо пройти обучение. Затем необходимо проанализировать профессиональный опыт слушателей, их образовательный уровень, для того чтобы правильно сформировать группы, отдельно выделяя группу «новичков».  Для того чтобы не «оголять» производственную линию и вести все запланированные работы, необходимо чтобы в группы входили работники, занимающие разные должности.

Составление расписаний занятий.

Для отдела по управлению персоналом наиболее сложной является работа по составлению расписаний занятий, планированию и  согласованию занятости аудиторий. Это связано с тем, что на время функционирования центра внутрифирменного образования специалисты компании, которые одновременно являются преподавателями, не освобождаются от основных обязанностей и должны осуществлять свою профессиональную деятельность. Менеджеры должны быть готовы к неоднократной корректировки расписания. Расписание занятий составляется с учетом оптимального режима обучения и отдыха. Как правило, продолжительность занятия устанавливается не менее одного академического часа (45 минут) и не более двух академических часов (1 час 20 минут), после чего следует 10-15-минутный перерыв.

Оформление учебно – учетной документации.

Листы учета посещаемости занятий по каждой дисциплине для каждой учебной группы, раздаются преподавателям, а после окончания лекций, семинаров они сдаются в отдел, затем все листы прошиваются, и таким образом формируется «Журнал учета посещаемости занятий». Для проведения обучения преподаватели предоставляют в службу персонала программу своего курса и учебно – тематический план. 14

VI этап: Проведение обучения

Условия, в которых проводится обучения, должны не только обеспечить высокий уровень усвоения знаний и навыков в рамках учебной программы, но и минимизировать отвлекающие моменты, которые могут оказать негативное влияние на уровень мотивации и на концентрацию внимания слушателей. Помещения, в которых проводится обучение должно отвечать следующим требованиям: хорошее освещение; хорошую вентиляцию; комфортную температуру; отсутствие отвлечений и по стороннего шума; возможность трансформации учебного помещения сообразно используемым методам обучения; возможность контроля освещенности; оснащение учебных помещений необходимой мебелью и оборудованием.