Совершенствование управления предприятием на основе оценки административно-хозяйственной деятельнсти (на примере ОАО «Киреевская типо

 

При использовании дивизионально  – продуктовой структуры управления (рис. 8)  создаются отделения по основным продуктам. Руководство производством и сбытом какого-либо продукта (услуги) передаются одному лицу, которое является ответственным за данный тип продукции. Руководители вспомогательных служб подчиняются ему.

Рис. 8. Дивизионно-продуктовая структура управления

 

Чтобы повысить эффективность  функционирования организационной  структуры  управления предприятием необходимо определить тип структуры.

В ОАО «Киреевская типография» используется смешанная линейно-функциональная структура управления. Ее схема представлена на рис. 9.

На предприятии существуют традиционные функциональные блоки предприятия – это отделы производства, сбыта и маркетинга, финансов. Это широкие области деятельности, или функции, которые имеются на каждом предприятии для обеспечения достижения его целей. Так же в некоторых отделах созданы функциональные подразделения (Приложение 1). Основная роль этих подразделений состоит в подготовке проектов решений, которые вступают в силу после утверждения соответствующими линейными руководителями.

Рис. 9. Линейно-функциональная структура управления: Р–руководитель; Ф – функциональные органы управления (функциональные руководители); Л – линейные органы управления; И– исполнители

 

Наряду с линейными  руководителями – директор, первый заместитель главный инженер, второй заместитель директора по сбыту и маркетингу, начальник административно-хозяйственного отдела, главный бухгалтер, в ОАО «Киреевская типография» существуют руководители функциональных подразделений – мастера производственных цехов, главные специалисты отдела сбыта и маркетинга, сектора ресурсов и материалов, сектора социально-бытового обеспечения. Они подготавливающие проекты планов, отчетов, которые превращаются в официальные документы после подписания линейными руководителями.

Определим преимущества и недостатки функционирования организационной  структуры  управления ОАО «Киреевская  типография».

Основным достоинством этой структуры является то, что она, сохраняя целенаправленность линейной структуры, дает возможность специализировать выполнение отдельных функций и тем самым повысить компетентность управления в целом.

К преимуществам линейно-функциональной структуры можно отнести то, что она стимулирует деловую и профессиональную специализацию, уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях, улучшает координацию деятельности.

Вместе с тем специализация  функциональных отделов нередко является препятствием для успешной деятельности предприятия, поскольку затрудняет координацию управленческих воздействий.

Функциональные отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач  своих подразделений, чем общих  целей всей организации. Это увеличивает вероятность конфликтов между функциональными отделами. Кроме того, на крупном предприятии цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной.

Функционирование организационной структуры  управления ОАО «Киреевская типография» в целом достаточно хороша. Однако основное ее слабое место это «зацикливание» отделов на реализации своих целей и задач, чем общих целей всей организации. Для уменьшения вероятности создания конфликтных ситуаций между функциональными отделами необходимо проведение мероприятий по сплочению коллектива, чтобы не появлялось чувство отдаленности у работников различных подразделений.

На предприятии имеется  локальная внутренняя компьютерная сеть, которая позволяет общаться всем отделам между собой, не выходя из кабинета. Необходимо создать условия для увеличения общения работников между собой визуально. Для этого целесообразно поставить один принтер для печати документации  на два отдела. Это сэкономит затраты на оргтехнику и в тоже время позволить общаться сотрудникам.

Так же необходимо проводить  между производственными цехами конкурсы на лучшего работника. Самое  главное на таких мероприятиях то, что должны присутствовать работники  всех цехов.

Проведение корпоративных  праздников всегда приносит хорошие результаты. На празднике люди могут расслабиться, поговорить на отвлеченные от профессиональной работы темы, понять, что руководящий состав предприятия так же обыкновенные люди. Главное на таких мероприятиях – соблюдение корпоративной этики. [25, с.161].

Так же очень хорошо использовать тренинг командообразования. Он дает эффект корпоративной сплоченности гораздо лучше и быстрее, чем другие мероприятия. На тренинге люди проявляют себя гораздо больше, чем они делают это на работе. Например, можно увидеть, кто является лидеров в коллективе, а кто незаметно вносит раздор, чья деятельность объединяет людей, а чья направлена лишь на достижение исключительно своих целей, кого и за что уважают, как относятся к указаниям руководства, чем мотивированы сотрудники [29, с.16].

В природных условиях организовать тренинг хлопотнее, зато интереснее. К тому же, это можно  совместить с отдыхом. С виду тренинг  на природе похож на туристическую  или спортивную эстафету, поэтому  здесь важно правильно выбрать  упражнения. Самое главное правило: задания должны нести в первую очередь психологическую нагрузку, организовав команды из работников различных подразделений предприятия. Очень хорошо, если каждый участник тренинга будет отмечен руководством, а еще лучше, если команды получат хорошие памятные призы.

Так же необходимо проведение выступления руководящих работников с докладом о работе их отделов  в других подразделениях предприятия. Например, главный бухгалтер один раз в квартал проводит разъяснительную  беседу с работниками производственных цехов по вопросам оплаты труда,  нетрудоспособности, налогообложения. Начальник административно-хозяйственного отдела рассказывает о проведенной работе и выслушивает пожелания работников.

Конечно, предложенные мероприятия  потребуют определенных финансовых вложений, однако отдача от их проведения будет выражена в повышении производительности труда, снижении конфликтных ситуаций на предприятии, выявлении потенциала работников и использования его во благо предприятия.

 

3.3. Методы повышения мотивации персонала

 

Мечта любого руководителя – идеальные подчиненные и  слаженная работа коллектива. Как  добиться того, чтобы каждый сотрудник  выкладывался на 100%, как повлиять на отношение к рабочему процессу и  как вызвать чувство ответственности даже за мельчайшую проделанную работу? Ответ на эти и многие другие вопросы лежит, прежде всего, в умении руководителя управлять подопечными и находить индивидуальный подход к каждому из них.

 «Построение» –  это один из методов подсознательного  воздействия на человека, правильное использование которого дает возможность пробуждать в собеседнике уважительное отношение и стремление брать пример с говорящего. В основе этого метода лежит психологическая особенность человеческого поведения, которая связана с несознательным подражанием [27, с.19].

Обучение. Профессиональное обучение сотрудников является не только методом повышения эффективности работы компании и улучшения ее финансовых показателей, а и мощным мотиватором для каждого сотрудника. Обучение сотрудников необходимо проводить регулярно, повышая уровень их знаний и навыков в зависимости от их достижений и потребностей компании. Не стоит заниматься бесцельным просвещением всех подряд, не имея на то конкретных целей. [36, с.96].

Социальное обеспечение. Наличие в компании социального обеспечения говорит не только о положительной стороне финансового состояния компании, а и, прежде всего, иллюстрирует отношение руководства компании к своим сотрудникам. Наличие хотя бы минимальных социальных льгот для сотрудников, вызывает у них огромное доверие к компании и дает уверенность в будущем, а соответственно мотивирует к добросовестному труду [41, с.39].

Оплата труда. Для любого сотрудника и кандидата в сотрудники заработная плата, ее размеры и своевременность выплаты играют важную роль при выборе места работы. Большинство компаний предусматривает бонусную оплату труда, которая складывается из нескольких составляющих. И, разумеется, что новичок в первые месяцы работы будет получать далеко не максимально возможную зарплату.работник , ощущая ежемесячное, пусть и незначительное, увеличение выплат, будет воодушевлен и настроен на максимальную самоотдачу [3, с.62].

Обратная связь. Что представляет собой обратная связь? Каждому сотруднику следует дать возможность участия в жизни и деятельности компании, дабы каждый смог ощутить свою персональную значимость в общем процессе. Каждый сотрудник может посредством своего участия выносить на рассмотрение руководству компании и предлагать свои методы и пути решения важных для развития компании вопросов [9, с.82].

Составляя программу  мотивации сотрудников, стоит брать  во внимание все вышеизложенное, комбинировать  разнообразные методы поощрения  и время от времени пересматривать внутреннюю политику компании, прислушиваясь  к пожеланиям подчиненных. Только таким путем можно достичь высокого конкурентоспособного уровня кадровой организации и заполучить ценнейших профессионалов [29, с.207].

Так какие же методы повышения  мотивации наиболее действенны? Готовых  рецептов нет. Для каждого предприятия нужно подходить к данному вопросу индивидуально.

Для определения действенных  методов мотивации работников мной в  ОАО «Киреевская типография»  проведено исследование данного  вопроса.

Прежде чем перейти  к выяснению наиболее популярных методов стимулирования, я интересовалась, как работники сами оценивают организацию системы мотивации сотрудников на предприятии в целом.

Результаты были следующие: 24% опрошенных заявили, что мотивация  высока, 43% опрошенных оценили уровень  мотивации на предприятии как низкий, 9% затруднились с ответом (рис. 10).

Рис.10. Как вы оцениваете мотивацию сотрудников на предприятии в целом?

 

Оставшаяся часть респондентов (24%) была в корне не согласна с тем, что мотивация может быть низкая или высокая, и заявили, что она либо есть, либо ее нет. Соответственно ответ этой группы был - "Мотивации на предприятии нет".

 

Рис. 11. Предпринимаются ли со стороны руководства какие-либо действия, чтобы повысить мотивацию сотрудников?

 

В связи с полученными  ответами на первый вопрос интересно  узнать: предпринимаются ли со стороны  руководства какие-либо действия, чтобы повысить мотивацию сотрудников? (рис. 11.) 59% опрошенных сказали, что никак не проявляется, а 5% - что действия руководства только понизили мотивацию сотрудников.

В качестве самых популярных методов стимулирования на предприятии были названы: привязка зарплаты к результатам труда, ее повышение, мероприятия по сплочению коллектива и создание возможности карьерного и профессионального роста сотрудников (рис. 12).

Рис. 12. Если предпринимаются, то какие?

 

Необходимо отметить, что под возможностью карьерного и профессионального роста, понимается только профессиональный рост сотрудников. Это объясняется тем, что ОАО «Киреевская типография» действуют на рынке уже достаточно длительное время и коллектив сформирован; бурного же расширения деятельности не происходит и расширения штата соответственно тоже. Возможности подняться по ступенькам карьеры ограничены, поэтому на предприятии актуально повышение собственной квалификации.

Несмотря на то, что  привязка зарплаты к результатам  труда, используется руководством чаще всего, она не оценивалась как  действенный метод стимулирования сотрудников, так как она привязывается  чаще всего процентов или объема продаж, реализации или от выполнения плана и имеет небольшую величину.

Улучшение условий труда  ставили на первое место, как правило, работники производства (наборный, печатный цеха), для которых это очень важно.

На вопрос о том, какие  методы повышения мотивации сотрудников  являются наиболее действенными, были получены следующие ответы (рис.13).

 

Рис. 13. Какие методы повышения мотивации сотрудников являются

 наиболее действенными?

 

Лидирует с огромным отрывом повышение величины заработной платы. На втором месте - создание возможности карьерного и профессионального роста, затем идет улучшение условий труда и мероприятия по сплочению коллектива.

Важно, что наиболее популярные методы стимулирования работников совпали с их оценкой как наиболее действенных, однако привязка результатов труда к оплате не получила такой популярности, как в предыдущем вопросе. Причем привязка заработной платы к результатам труда чаще всего встречается вместе с предоставлением большей свободы и полномочий сотрудникам, а вручение грамот и устные похвалы - в комплексе различных стимулов, но не отдельно.

На вопрос, почему именно эти методы являются наиболее действенными, ответы зависели от того, в каком отделе работают сотрудники.

Так, работающие в цехах производства, ответили, что предоставление дополнительных полномочий не будет действенным стимулом, потому что особенность данной сферы в том, что все работники действуют согласно должностным инструкциям. А вот улучшение условий труда является просто необходимым фактором мотивации.

И наоборот, для работников отдела сбыта и бухгалтерии предоставление дополнительных полномочий будет действенным стимулом, потому что от этого очень часто зависти объем производства.