Совершенствование управления предприятием на основе оценки административно-хозяйственной деятельнсти (на примере ОАО «Киреевская типо

Вопрос о повышении заработной платы актуален всегда и везде. Ясно, что она является основным и часто единственным средством получения доходов.

Разработка системы  стимулирования решается индивидуально для каждого подразделения.  Разработка системы стимулирования является одной из задач, которая традиционно закрепляется за отделом управления персоналом.

И так, подведя итоги  опроса, проведенного в ОАО «Киреевская  типография», можно дать следующие  рекомендации:

1. Разработать систему  стимулирования работников для  каждого подразделения предприятия. В частности, для производственных цехов необходимо пересмотреть процент премии с 10% до 25%. В отделе маркетинга и рекламы целесообразно ввести премию работнику в сумме 1% от каждой заключенной  им сделки, что повысит заинтересованность работников.

2. Провести ревизию  условий труда в производственных  цехах и на основе полученных  результатов принять необходимые  меры. Например, работникам  печатного  цеха необходимо выдавать наушники  более высокого класса защиты  от шума.

3. Не реже, чем 1 раз в квартал проводить конкурсы на лучшего работника отдела. Проведение данных мероприятий возложить на административно-хозяйственный отдел и отдел кадров. А награждать победителей целесообразно  путевками на отдых, абонентами в спортивный клуб, а  для женского контингента – подарочные сертификаты в spa-салон, магазин косметики или одежды.

4. Провести более детальные  наблюдения в коллективе, выяснить  основы неприязни к некоторым  работникам, провести работу с  ними и постараться найти компромисс, который может выражаться как в повышении заработной платы, так и в смене должности работника.

5. Для большего сплочения коллектива целесообразно выпускать ежеквартально собственную газету, пусть небольшую, но в ней каждое подразделение сможет освещать интересующие их проблемы и делиться удачным опытом работы.

 

 

 

 

3.4. Построение системы   управления знаниями на предприятии

 

 Управление знаниями - не огромная база данных, в  которой хранится все, что знают  в организации. Управление знаниями - это идея получения информации из множества источников, включая базы данных. Другими словами, идея о предоставлении информации правильным людям в удобном им виде, для того чтобы они могли принимать решения, а также инструментов и полномочий для осуществления таких решений [1, с.52].

Знания необходимы для принятия взвешенных и обоснованных решений. Поэтому системы управления знаниями еще иногда называют системами поддержки принятия решений.

На практике интеллектуальные работники часто потребляют информацию, не производя никаких видимых действий или не принимая решений. И в то же время они действуют и принимают решения. Несмотря на внешнюю парадоксальность, этот тезис весьма прост. Он очень хорошо иллюстрируется примером с менеджером проекта, который, собрав данные о трудозатратах, превращает их в информацию о выполнении подчиненными поставленных перед ними задач. Сравнив эти данные с планом, он обретает знание о том, что проект выполняется согласно графику, и принимает решение о том, что никаких дополнительных действий предпринимать не надо.      

Что представляет собой  система управления знаниями?

Главные функции системы - это предоставление сотрудникам, принимающим  решения, определенных наборов данных, помещенных в контекст. При этом особый упор делается на то, чтобы данные были представлены в удобной для них форме, например, чтобы это был не десяток бумажных отчетов из разных систем, а одна информационная панель, содержащая всю необходимую информацию в агрегированном виде .

В центре внимания системы  управления знаниями находятся определенные классы пользователей, нуждающиеся в совершенно конкретной информации. Именно они выступают клиентами системы управления знаниями, и именно они ставят задачу, указывая, какие знания, в какой форме и с какой периодичностью они хотят получать. Это еще один важный момент, часто обрекающий на неудачу внедрение системы управления знаниями: отсутствие у потенциальных заказчиков системы (интеллектуальных работников) желания или умения ею пользоваться. Если инициатива создания системы управления знаниями исходит не от самых крупных по численности и (или) по значительности групп интеллектуальных работников, система останется красивой, но весьма ограниченно полезной игрушкой. Существует классическая схема, описывающая круговорот знаний в организации (рис. 14) [31, с.194].

 

Диалог

Осмысление        Неявное

Явное                Передача

 

Использование в деле

 

 

Рис. 14. Круговорот знаний в организации

 

Итак, знания рождаются  у интеллектуальных работников, которые  получают их, осмысливая другую информацию и (или) знания. Как правило, новые знания требуют экспериментов и обсуждений с доверенными лицами для их проверки и уточнения. Этот этап называется социализацией знания.

Создание системы управления знаниями на предприятии позволит решить следующие задачи:

- повысить эффективность  возврата инвестиций в обучение  в компании;

- ускорить принятие  управленческих решений; 

- устранить потери  критически важной для бизнеса  информации;

- быстрее создавать  инновационные товары или услуги;

- понизить риски ведения  бизнеса; 

- получить новое устойчивое  конкурентное преимущество.

Система регулярного  управления знаниями – это набор  повторяемых на регулярной основе управленческих процедур, призванных повысить эффективность  сбора, хранения, распространения и использования ценной информации с точки зрения компании [4, с.238].

Управление знаниями классически включает в себя пять фундаментальных процессов:

1. Создание: результатом  является новое знание.

2. Поиск: поиск и  представление неявных знаний в явной форме, что делает возможным сбор индивидуальных знаний для коллективного использования.

3. Систематизация (организация): классификация и категоризация  знаний с целью их последующего  целенаправленного извлечения; поддержание  целостности данных за счет реализации соответствующих процессов.

4. Доступ: действия, с  помощью которых знания посылаются  или запрашиваются конкретным  пользователем.

5. Использование: применение  знаний в работе, принятии решений  и реализации возможностей [4, с.261].

На практике, при реализации проекта по созданию системы регулярного управления  знаниями компания проходит следующие этапы, изображенные на рис. 15.

 

Рис. 15. Процедура создания системы управления знаниями

 

В настоящее время  в ОАО «Киреевская типография»  существует система управления знаниями на основе продуктов фирмы 1С –  «1С: Предприятие 7.7». Это большой  пакет программы, позволяющий охватить практически всю работу предприятия. Эффективность работы предприятия повышается за счет автоматизации рутинных операций, за счет ведения учета в реальном масштабе времени, за счет быстрой и удобной подготовки информации для принятия решений на разных уровнях. Важным достоинством системы "1С: Предприятие" является ее широкая популярность: более 3000 специализированных фирм и множество сертифицированных специалистов готовых помочь предприятию в установке, эксплуатации и дальнейшем совершенствовании системы автоматизации.

Наличие компьютеров  в каждом отделе предприятия, связанных локальной компьютерной сетью, позволяет каждому  руководителю отдела получать необходимую информацию не выходя из своего кабинета.

Руководящие сотрудники ОАО «Киреевская типография»  имеет возможность всегда находится  в курсе совершаемых операций в организации. Возможность оперативного доступа к данным и знаниям позволит им эффективнее исполнять свои должностные обязанности.

Но данное программное  обеспечение охватывает в основном производственно-финансовые вопросы, а на предприятии существует еще много проблем связанных с управлением, персоналом, данными различных служб и т.д.

Руководству предприятия  необходимо внести изменения в систему  управления знаниями. Одним из решений  данной проблемы является  программное  обеспечение следующего уровня – «1С: Управление производственным предприятием».

Данная конфигурация является комплексным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Оно позволяет организовать единую информационную систему для управления различными аспектами деятельности предприятия и осуществлять мониторинг и анализ показателей деятельности предприятия.

Конфигурация "Управление производственным предприятием" предоставляет:

- руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, – широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;

- руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства, – инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;

- работникам учетных служб предприятия – средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.

Так же целесообразно  использовать еще одну разработку фирмы 1С – «1С Предприятие 8.0. Управление персоналом» — продукт нового поколения системы программ «1С: Предприятие», предназначенный для реализации кадровой политики компании по следующим направлениям: планирование потребностей в персонале, обеспечение бизнеса кадрами, кадровый учет,  ведение регламентированного документооборота (рис. 17).

 

Рис. 17 . Схема конфигурации управления персоналом

 

Конфигурация «Управление  персоналом» позволяет повысить эффективность кадровой политики компании. Конфигурация будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих. Примерная схема документооборота, поддерживаемая в конфигурации, представлена на следующей схеме (рис. 18)

Руководство будет иметь  полный контроль за происходящим, задавать структуру компании и входящих в нее организаций, анализировать кадровый

Рис. 18 Схема документооборота.

 

состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной  информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах. Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, возможность формировать гибкие отчеты о сотрудниках с различными условиями отбора и сортировки. Работники компании будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в ПФР и т.д.

Процесс обучения и обмена знаниями технологически может быть реализован в следующих сценариях:

1. Организация электронного обучения для доставки информации по безопасности, новому опыту и технологиям.

2. Видеозапись экспертных выступлений и распространение их посредством портальных и мобильных технологий

3. Формирование базы знаний на основе экспертных выступлений, типовых шаблонов, инструкций, инновационных решений, описании процессов и тд.

Современные технологии обучения позволяют специалистам повышать квалификацию находясь непосредственно  на объекте. Существенным преимуществом  является применение интерактивных  возможностей, которые улучшаю восприятие информации, тем самым повышая  эффективность обучения. Электронное обучение является важным модулем при построении корпоративной системы управления знаниями [42, с.63].

Система может поддерживать мотивацию сотрудников в процессах  извлечения знаний для последующего их распространения.

Для построения эффективного on-line обучения достаточно следующих компонентов: Microsoft E-Learning Kit для проведения курсов в электронном формате, например SCORM; Microsoft Office Communications Server 2007 для проведения и записи экспертных  выступлений, Microsoft SharePoint Portal Server 2007, как интерфейс хранения и доступа к знаниям; Microsoft Office Outlook 2007, как средство доступа к знаниям вне сети.

Успех внедрения системы управления знаниями кроется в гармоничном сочетании технологий реализации, корпоративной культуры и методологии внедрения, содержащей сформулированные критерии успеха. Реализация подобного решения существенно повышает конкурентные преимущества организации за счет принятия более  качественных, экономически эффективных решений.

 

Заключение

 

Административно-хозяйственная  деятельность является самостоятельным структурным подразделением организации и подчиняется непосредственно ее руководителю или одному из его заместителей. В зависимости от специфики и объема деятельности организации, численности ее работников, количества и площадей зданий и помещений, в которых расположены подразделения организации, технического оборудования (лифты, освещение, системы отопления, водоснабжения, вентиляции и т.д.) в состав административно-хозяйственной службы могут входить на правах структурных подразделений АХО различные технические и эксплуатационные службы, мастерские, гараж, котельная, бюро пропусков, общежитие, столовая и т.д.