Совершенствования деятельности администрации муниципального образования г.Ипатово

Для каждого муниципального служащего Этический кодекс муниципального служащего должен выступать как добровольно принятые на себя обязательства.

Выполнение норм этического кодекса не могут контролировать правоохранительные органы: они не могут решать этических споров, так их постановления исходят из норм уголовного и административного права. Значительная часть действий, запрещенных этическим кодексом, не имеет признаков преступления и поэтому квалифицируется и оценивается иным способом. Мораль выступает регулятором тех отношений, где не существует никакого юридического закона или его роль представлена слабо.

Нарушение норм этического кодекса карается особой системой санкций, носящих характер общественного осуждения и добровольного решения самого муниципального служащего.

Обязательный характер соблюдения этического кодекса должен быть обусловлен соответствующей отметкой о добровольном принятии на себя обязательства следования его нормам либо в трудовых договорах муниципальных служащих, либо в их должностных инструкциях.

Этический кодекс муниципального служащего, конечно, желательно включить в Устав города Ипатово, но, однако же, в качестве ближайшей меры можно утвердить и распоряжением главы в администрации муниципального образования г.Ипатово непосредственно в администрации города.

Установление в администрации муниципального образования г.Ипатово рационально-легальной модели поступления и продвижения по службе.

Все имеющиеся в практике современных стран, в том числе и России, способы поступления на службу и продвижения по службе соответствуют одной из двух моделей: традиционной, в основе которой протекционизм и принцип «по усмотрению начальства», и рационально-легальной, в основе, которой нормативно-правовое регулирование и рациональный отбор на службу, а также при занятии муниципальных должностей. Только установление в администрации муниципального образования г.Ипатово рационально-легальной модели поступления и продвижения по службе  может обеспечить в ней предсказуемость управления, повысить его эффективность.

Установление обязательного конкурсного отбора на муниципальную службу в администрацию муниципального образования г.Ипатово.

Ни федеральный закон «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации» от 8 января 1998 г. № 8-ФЗ, ни закон Ставропольского края «О муниципальной службе в Ставропольском крае» от 11 августа 1998 г. № 23-кз не урегулировали очень важный вопрос: обязательность проведения конкурса при поступлении на муниципальную службу. Таким образом, что хотя в соответствии с действующим законодательством проведение конкурсного отбора на муниципальную службу не является обязательным, тем не менее, для повышения эффективности управления необходимо ввести его обязательность в администрации муниципального образования г.Ипатово.

Конкурсный отбор  на муниципальную службу в администрацию муниципального образования г.Ипатово проводить как открытый в три этапа.

Первый этап – конкурс документов.

Информация о дате и месте проведения конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы администрации муниципального образования г.Ипатово должна быть обязательно опубликована в местной периодической печати  и объявлена по местному радио.

Право на участие имеют граждане Российской Федерации, достигшие восемнадцати лет, владеющие государственным языком Российской Федерации, имеющие профессиональное образование и отвечающие требованиям муниципальной службы, установленным статьей 10 закона Ставропольского края «О муниципальной службе в Ставропольском крае».

Не имеют права на участие в конкурсном отборе  на муниципальную службу граждане,  в случаях:

- признания их  недееспособными или ограниченно  дееспособными решением суда, вступившим  в законную силу;

- лишения их  права занимать должности муниципальной  службы в течение определенного срока решением суда, вступившим в законную силу;

- наличия подтвержденного  заключением медицинского учреждения  заболевания, препятствующего исполнению  им должностных обязанностей;

- близкого родства  или свойства (родители, супруги, братья, сестры, дети, а также братья, сестры, родители и дети супругов) с муниципальным служащим, если их муниципальная служба связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного из них другому.

Второй этап – вступительный экзамен на муниципальную службу, который включает проверку общей культуры, общих знаний (а не знание в какой-то конкретной форме, которое подтверждает документ об образовании), личных качеств.

Важное место на этом этапе должно отводится проверке моральной и нравственной культуры кандидатов на занятия муниципальных должностей. В ходе проверки должны фиксироваться следующие качества муниципальных служащих:

- глубина знаний  принципов и норм обшей и  профессиональной этики;

- развитие нравственного  сознания и нравственной воли;

- характер поведения при преодолении служебных трудностей;

- стиль поведения  в экстремальных и конфликтных  ситуациях;

- устойчивость  к соблазнам власти.

Третий этап – формирование списка кандидатов (резерва) муниципальной службы. Принятые кандидаты получают право в порядке очередности занять вакантную должность младшей группы или участвовать в конкурсе на замещение муниципальной должности соответствующей группы. В случае, если какой-либо кандидат снимет свою кандидатуру, то первый из числа не принятых, но выдержавший конкурсный вступительный экзамен, включается в список резерва на муниципальную службу.

Кадровый резерв приобретет огромное значение для своевременного пополнения администрации муниципального образования г.Ипатово высококвалифицированными кадрами, замещения вакантных муниципальных должностей муниципальной службы, повышения уровня подбора, изучения и расстановки кадров.

При приеме на муниципальные должности муниципальной службы администрации муниципального образования г.Ипатово установить приоритет для специалистов, имеющих квалификацию 080504 (061000) «Государственное и муниципальное управление».

Анализ базового профессионального образования муниципальных служащих муниципальной службы администрации муниципального образования г.Ипатово, по состоянию на 1 января 2003-2005 годов, показал, что лишь 5,3%; 5,1% и 3,6% (соответственно в 2003, 2004 и 2005 гг.) муниципальных служащих администрации района имеют образование по специальности «Государственное и муниципальное управление». Это, п нашему мнению служит одной из главных причин невысокого уровня управления в администрации муниципального образования г.Ипатово.

 

3.4 Внедрение использования электронного документооборота как основы эффективности современного управления

 

В основе управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая   интерпретация терминов «делопроизводство» и «документооборот» достаточна, близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке  многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом – бизнес - процессы, связанные с функциональной деятельностью организации.

Однако при более внимательном рассмотрении, очевидно, что невозможно построить эффективную систему управления на основе двух систем управления документационной деятельности: формальной и функциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в масштабе всей организации. Это означает, что правила учёта и контроля за движением документов должны распространяться на все подразделения и рабочие места персонала, работающего с документами. В то же время при решении  различных функциональных задач  и обработке связанных с ними документов должны использоваться специализированные правила работы с документами и содержащейся в них информацией.

Документационная деятельность администрации муниципального образования г.Ипатово включает те же делопроизводственные операции и процессы, что и документационная деятельность любой другой организации. Документы поступают извне или создаются внутри администрации, они регистрируются и направляются для рассмотрения и принятия решений, а принятые решения – для исполнения. Ход рассмотрения документов и их исполнения  контролируется. Исполненные документы передаются на архивное хранение. В связи с этим и проблемы в документационной деятельности администрации муниципального образования г.Ипатово такие же, что и у других организаций:

- невозможно  найти нужный документ или  даже узнать, был ли он вообще;

- документы  движутся крайне медленно, приходится  тратить значительные усилия  на изготовление копий и контроль  прохождения наиболее важных  документов;

- документооборот, как правило, включает значительную  часть избыточных  документов  и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер;

- отсутствует  точная информация о прошлой  и текущей деятельности подразделений  и исполнителей с документами, а также об истории подготовки  и рассмотрения конкретных документов.

То есть следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость администрации, которая выражается в том, что руководители не в состоянии отвечать на многие ключевые вопросы, связанные с ее деятельностью:

- какие  решения принимались организацией;

- какие  документы и по каким проблемам  находятся в работе;

- чем  занимались и занимаются конкретные  исполнители и подразделения.

Источник большинства возникающих проблем – изначальное противоречие между потребностью в централизации управления и децентрализованной  технологией учёта. Традиционный картотечно – журнальный учёт  работы с документами, естественно, ведётся автономно в каждом отделе. Для того же, чтобы обеспечить эффективный контроль за документационной деятельностью в целом, необходимо централизованно отслеживать и фиксировать сведения о каждом шаге рассмотрения и исполнения документа в отделах. Это требует огромных накладных расходов: нужны  строго регламентированные трудоёмкие технологии сбора и анализа распределённой информации, детально проработанные нормативно – методические документы и соответствующим образом подготовительный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объёме поддерживать такие технологии. В лучшем случае контроль осуществляется не систематически, а  «по отклонению». То есть при возникновении вопросов по конкретному  документу приходиться повторять весь маршрут его движения администрации.

Альтернативный путь решения проблемы – максимальное делегирование  прав управленческому персоналу и, как результат, максимальная децентрализация и, как следствие, упрощение управленческих функций. Такой подход к делопроизводству до последнего времени был широко распространён во многих промышленно развитых странах. Однако усложнение задач управления в современном мире и появление сетевых компьютерных технологий явилось предпосылкой к бурному развитию во всём мире централизованных технологий управления документационной деятельностью организаций независимо от степени делегирования прав и ответственности в принятии и исполнении решений.

Таким образом, децентрализация учета и контроля за документационной деятельностью не только вступает в противоречие с отечественными нормами и традициями, но и с сегодняшними мировыми тенденциями, поскольку ведёт к снижению качества  управления организацией в условиях роста масштабов и взаимосвязанности задач управления. Компьютерные сети, охватывающие весь персонал муниципального органа, являются основой для создания более эффективных методов документационного управления.

Использование отдельных автономных компьютеров на рабочих местах делопроизводителей или даже компьютерной сети в канцелярии вышеперечисленных проблем принципиально не решает, фактически это просто меняет способ ведения картотеки или журнала.

Если же существует сеть, объединяющая компьютеры, установленные на рабочих местах в различных подразделениях организации, то данные о работе с документами на рабочих местах могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя информационную базу для управления документационной деятельностью. Более того, появляется возможность использовать сеть не только для пересылки данных о работе с документами, но и самих документов, то есть возможность перехода на электронный документооборот в полном смысле слова. Для организации такого сетевого управления документационной деятельностью необходимо специальное программное обеспечение – системы автоматизации делопроизводства и документооборота.

Чем больше число рабочих мест сотрудников, связанных с обработкой документов, охватывается такой системой, тем эффективнее может осуществляться контроль. В идеале система должна распространяться на все рабочие места, в этом случае – при минимизации дополнительных трудозатрат – обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.

Запутанность терминологии в этой области работы существенно затрудняет правильное позиционирование разнообразных систем, предлагаемых  на рынке. Для лучшего понимания терминов следует выделить два уровня документационной деятельности – технологический и управленческий.

Технологический уровень касается отдельных функций по работе с документами: их составления, регистрации, перемещения, хранения, доступа и так далее. Именно автоматизация этих функций и является целью большинства массовых зарубежных программных продуктов, в том числе представленных на нашем рынке. Отсюда и пришедшие к нам термины классификации этих программ: document processing – обработка документов (создание и редактирование), document  management – управление документами (хранение и доступ к документам), workflow management – управление прохождением работ, workgroup management – управление групповой работой и так далее.