Совершенствования деятельности администрации муниципального образования г.Ипатово

- при приеме  на муниципальные должности муниципальной  службы администрации муниципального образования г.Ипатово установить приоритет для специалистов, имеющих квалификацию 080504 (061000) «Государственное и муниципальное управление»;

4) для устранения  финансово-экономических проблем администрации муниципального образования г.Ипатово:

а) совершенствование законодательства, и, прежде всего федерального, регулирующего финансово-экономические основы местного самоуправления;

б) привлечение сотрудников администрации муниципального образования г.Ипатово к разработке сметы расходов;

в) использование внебюджетных фондов финансирования;

г) более рациональное использование выделенных средств;

5) для устранения  технических проблем администрации  муниципального образования г.Ипатово:

а) решение финансово-экономических проблем администрации муниципального образования г.Ипатово;

б) внедрение использования электронного документооборота как основы эффективности современного управления.

 

3.2 Совершенствование организационной структуры администрации муниципального образования г.Ипатово

 

Совершенствование организационной структуры администрации муниципального образования г.Ипатово включает в себя  проведение ряда мероприятий.

Применение в администрации муниципального образования г.Ипатово матричной структуры управления для решения конкретных задач. Анализ взаимоотношений между различными должностями муниципальной службы администрации муниципального образования г.Ипатово показал, что в администрации муниципального образования г.Ипатово существует линейно-функциональная или штабная организационная структура.

Однако необходимо учитывать, что для повышения эффективности управления в администрации муниципального образования г.Ипатово необходима организационная гибкость и подвижность, в связи, с чем целесообразно применение и иных форм организационного инновационного процесса, среди которых следует выделить матричную структуру управления.

Для применения в администрации муниципального образования г.Ипатово наиболее приемлемо применение матричной формы организационной структуры имеющей двухмерную структуру, где  специальная проектная или целевая группа как бы накладывается на линейно-функциональную организацию, т.е. члены проектной группы подчиняются как руководителям проекта, так и руководителям функциональных подразделений.

Матричная организационная структура взяла лучшее из проектного и функционального типов. Такая структура позволяет упорядочить как вертикальные, так и горизонтальные связи, сократить их протяженность в процессе управления, свести к минимуму отрицательные последствия многоуровневого линейного подчинения, ускорить принятие решений, повысить ответственность за их содержание и результаты.

Матричная структура также позволяет достичь большей гибкости и большей координации, то есть она лучше и быстрее реагирует на изменение внешней среды.

Внедрение матричной структуры в целом в администрации муниципального образования г.Ипатово на данном этапе является сложным моментом. Однако, применение ее в отдельных направлениях уже возможно и в настоящее время. Наиболее целесообразно использование матричной структуры в администрации муниципального образования г.Ипатово:

- при выполнении  небольших и средних проектов. При увеличении их масштабов быстро растет сеть коммуникаций, что ведет к замедлению процесса принятия решений;

- при большом  числе выполняемых одновременно  проектов в связи с ростом  нагрузки на высшее звено управления, а также из-за конфликтных ситуаций, возникающих при установлении приоритетов работ по разным проектам.

После успешного завершения проекта члены группы возвращаются в соответствующие функциональные зоны. В этом есть двойная выгода. Во-первых, люди приобретают новые навыки по мере выполнения проекта. Во-вторых, снижается накал традиционных сепаратистских битв между отделами, поскольку сотрудники знакомятся с работой других функциональных подразделений.

Преобразование отдела правового обеспечения и приема граждан в отдел юридической и кадровой работы и перераспределение функций между вновь образованным отделом  и общим отделом

Анализ должностных инструкций муниципальных служащих администрации муниципального образования г.Ипатово выявил явно нерациональное распределение обязанностей между отделами и специалистами общего отдела и отдела правового обеспечения и приема граждан администрации муниципального образования г.Ипатово.

В обязанности общего отдела администрации муниципального образования г.Ипатово входят четыре абсолютно невзаимосвязанные функции: организация делопроизводства; организация работы с кадрами; организация ведомственного архива; материально-техническое обеспечение деятельности администрации.

Аналогичная ситуация наблюдается и в отделе правового обеспечения и приема граждан администрации муниципального образования г.Ипатово, в функции отдела входят три самостоятельных направления: правовое обеспечение деятельности администрации города; прием граждан руководителями администрации муниципального образования г.Ипатово; организация ведомственного архива.

Кроме того, функция  организации делопроизводства, закрепленная за общим отделом включает в себя документооборот с юридическими лицами, а работа по приему граждан, осуществляемая отделом правового обеспечения и приема граждан фактически представляет собой документооборот с физическими лицами. Также вряд ли можно признать оправданным, что подготовкой нормативно-правовых актов администрации муниципального образования г.Ипатово и кадровой работой занимается заведующий общим отделом, а не юристы отдела правового обеспечения и приема граждан, как и то, что все функции общего отдела, за исключением некоторых операций делопроизводства: приема, регистрации и отправления корреспонденции, возложены на руководителя общего отдела. Качественное выполнение такого количества разнородных и, включающих такой большой объем работ функций одним человеком невозможно.

В связи с вышеизложенным было бы более рационально отдел правового обеспечения и приема граждан преобразовать в отдел юридической и кадровой работы, закрепив за ним  функции по подготовке и проверке на соответствие действующему законодательству нормативно-правовых актов администрации города; оказание методической и консультационной помощи по правовым вопросам; представление интересов администрации города в судебных и иных органах, а также функции по кадровому обеспечению муниципальной службы. При этом, закрепив за общим отделом функции по организации ведомственного архива, материально-технического обеспечения деятельности администрации и организации делопроизводства, выделив в его составе специалистов по работе с обращениями граждан.

Устранение недостатков должностных инструкций муниципальных служащих администрации муниципального образования г.Ипатово, выявленных при их анализе:

- разработать  и утвердить отсутствующие  в  настоящий момент должностные  инструкции заместителя заведующего  отделом учета и отчетности  и главного специалиста сектора  № 2;

- более детально  определить существующее разделения  труда: обязанности, права и ответственность муниципальных служащих;

- доработать  должностные инструкции с учетом  методических правил функционального  и технологического разделения  труда, так, например, недопустимо, чтобы  одним из важнейших направлений  всей деятельности администрации  – текущим и перспективным планированием работы администрации муниципального образования г.Ипатово занимался ведущий специалист организационного отдела – низшая ступень в отделе;

- доработать  должностные инструкции, сформулировав  функции руководителей и специалистов с указанием управленческих решений по общим функциям управления (планирование, организация, координирование, регулирование, контроль и анализ).

 

3.3 Совершенствование кадрового  обеспечения муниципальной службы  в администрации муниципального образования г.Ипатово

 

Совершенствование кадрового обеспечения муниципальной службы администрации муниципального образования г.Ипатово включает в себя  проведение мероприятий двух видов:

1. мероприятий по совершенствованию работы кадровой службы администрации муниципального образования г.Ипатово;
2. мероприятий по реформированию муниципальной службы в администрации муниципального образования г.Ипатово.

Мероприятия по совершенствованию работы кадровой службы администрации муниципального образования г.Ипатово.

В администрации муниципального образования г.Ипатово кадровым обеспечением муниципальной службы занимается общий отдел, а именно заведующий общим отделом. Кадровое обеспечение здесь реализуется лишь как узкотехнологическая функция приема служащих на работу: выполняются функции технического, информационно-учетного характера, регистрирующие, оформительские, документационные задачи, т.е. в основном занимаются делопроизводством.

Кадровая политика основана на корпоративных и идеологических началах. Заведующий общим отделом  вообще не допускается к кадровой политике, его полномочия ограничиваются  технической подготовкой проектов распоряжений. Не случайно, когда нужна всесторонняя оценка того или иного кандидата на должность или подбор кандидата начинается экстренная работа по сбору дополнительной информации и наведению справок.

Такая неэффективная работы кадровой службы администрации муниципального образования г.Ипатово приводит к выводу о необходимости ее совершенствования.

В первую очередь к функциям кадровой службы необходимо отнести:

- систематический  анализ состояния кадров в  аппарате администрации муниципального образования г.Ипатово;

- прогнозирование  и планирование потребностей  муниципальных служащих;

- проведение  совместно с руководством отбора  новых сотрудников на службу, обеспечение профессионального роста и служебного продвижения;

- организация  переподготовки кадров, получения  ими второго профессионального  образования;

- подготовка  сведений о муниципальных служащих  для внесения их в реестр  муниципальных служащих, в банк кадровой информации;

- контроль совместно  с юридической службой за соблюдением  законов и нормативов в работе  с кадрами, социальной защиты  служащих;

- организационно-методическое  обеспечение этих задач.

Кадровая служба в администрации муниципального образования г.Ипатово должна стать приоритетным подразделением: активным помощником главе администрации в оптимизации управления персоналом (служащими, их профессиональным и личным развитием), управлении муниципальной службой (служебной деятельностью служащих, их взаимоотношениями по выполнению функций и полномочий администрации города).

Кадровая служба должна в любой момент располагать и предоставлять сведения о том, сколько работников и какой квалификации, когда и где будут необходимы и приняты; каким образом можно привлечь нужный и сократить излишний персонал без нанесения ущерба организации и отдельному человеку; как лучше использовать кадры, персонал в целом в соответствии со способностями людей; каким образом обеспечить развитие кадров для выполнения новых квалифицированных работ и поддержания их знаний на уровне современных требований к муниципальному управлению; каких затрат потребуют запланированные мероприятия в сфере управления персоналом.

Важным средством оптимизации кадровой работы является план использования трудовых ресурсов на перспективу. Кадровые службы, участвуя в его разработке и осуществлении, должны влиять на подбор, работников, на которых распространяется гарантия занятости, осуществляя его тщательно и на конкретной основе.

Таким образом, одним из способов совершенствования кадрового обеспечения муниципальной службы в администрации муниципального образования г.Ипатово является проведение предложенных выше мероприятий, полностью изменяющих  правовой статус кадровой службы.

Мероприятия по реформированию муниципальной службы в администрации муниципального образования г.Ипатово.

Институт муниципальной службы в России имеет совсем незначительную историю, еще очень несовершенен, и находится в процессе становления и непрерывного развития. Анализ кадрового потенциала муниципальных служащих в администрации муниципального образования г.Ипатово выявил несостоятельность данного института, на основе которого можно предложить следующие мероприятия по реформированию муниципальной службы:

Принятие этического кодекса муниципального служащего. Этический кодекс муниципального служащего – это система определенных нравственных стандартов поведения особой социально-профессиональной группы, обеспечивающей реализацию функций муниципального управления.

Он не должен регламентировать частную жизнь муниципального служащего, ограничивать его права и свободы, а лишь должен определять нравственную строну его деятельности, устанавливать этические нормы служебного поведения.

Мораль должностного лица не должна основываться на личной совести. Она определяется и общественными потребностями. Следование этическим нормам при исполнении служебных обязанностей предполагает специальные процедуры и методы контроля, которые зависят от многих обстоятельств и определяются отдельно.

Этический кодекс муниципального служащего должен сообразовываться с существующей политической и правовой системой. Это означает, что он не должен противоречить нормам права, предусмотренным Конвенцией прав человека, Конституцией РФ, федеральным законодательством, законодательством Ставропольского края и местным законодательством города Ипатово.

Этический  кодекс муниципального служащего должен быть свободен от прямого воспроизведения правовых норм, возможно лишь упоминание о соответствующих позициях закона. При этом этическое поведение не складывается по формуле «законно – значит правильно». Никакая формальная процедура не отменяет моральных  оценок и решений, основанных на личном восприятии ценностей. Этические нормы муниципального служащего являются более строгими, чем обычные моральные нормы.