Совершенствования деятельности администрации муниципального образования г.Ипатово

Наиболее продвинутые зарубежные поставщики программного обеспечения работы с документами предлагают целые наборы подобных продуктов (suite), комплексное применение которых позволяет создавать полнофункциональные решения для управления работой с документами в организации. При использовании этих продуктов, как правило, предлагается, что создание комплексного решения осуществляется индивидуально для каждой конкретной организации. И лишь в последнее время перспектива  массового использования подобных систем в государственных организациях поставило перед  многими государствами проблемы стандартизации и унификации.

Традиционные же российские термины – «делопроизводство» и «документооборот» - относятся к общему порядку и системе правил работы с документами персонала организации, независимо от используемых при этом технологий. При этом важной особенностью отечественного делопроизводства  является то, что сложившаяся в течение столетий система работы с документами и связанная с нею управленческая культура были тиражированы в национальном масштабе, закреплены в традициях, нормативных документах, кадрах и системе их подготовки.

Следовательно, возможны различные пути создания систем автоматизации делопроизводства и документооборота в России. Можно заново создавать некую систему управления, «выстраивая» под неё управленческую инфраструктуру, включая нормативно – методическую основу, персонал и программное обеспечение, либо используя в качестве основы традиционно сложившуюся систему управления, придать ей качественно новый потенциал за счет возможностей современных информационных технологий. Практический опыт последнего десятилетия показал, что в российских организациях реальную перспективу имеют системы автоматизации делопроизводства и документооборота, построенные на основе отечественных традиций и стандартов документационной деятельности. При этом конечно, в качестве основы или отдельных компонентов этих систем автоматизации делопроизводства и документооборота могут использоваться те или иные зарубежные программные компоненты, обеспечивающие реализацию различных технологических функций работы с документами.

Важнейшим вопросом при принятии администрацией муниципального образования г.Ипатово решения о создании или приобретении систем автоматизации делопроизводства и документооборота  является вопрос их реальной эффективности. Ниже перечислены основные составляющие эффекта, получаемого при вводе в действие систем автоматизации делопроизводства и документооборота в масштабе организации.

Во всех отделах и в администрации в целом вводится единая и строго регламентированная технология делопроизводства. При этом уменьшается зависимость от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами.

Администрация муниципального образования г.Ипатово станет управляемой. Появится возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документальной деятельностью. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только здание аппарата администрации, но и её территориально – удалённые подведомственные предприятия, то управляемость может распространяться на всю территориально – распределённую структуру организации.

Создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по администрации, особенно при реализации электронного документооборота. Для органа местного самоуправления это одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений. Минимизируется трудоёмкость делопроизводственных операций. При этом нужно, конечно, иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации, может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоёмкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, сокращается, как показывает опыт, в несколько раз. Но, самое главное, сокращение трудозатрат операторов само по себе не может являться целью использования систем автоматизации делопроизводства и документооборота.

Качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организаций и между ними, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.

Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет относиться  к делопроизводству не как к  жёсткому и консервативному механизму, а как  к  эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

Сетевые системы  автоматизации делопроизводства и документооборота позволяют решить ключевой вопрос делопроизводства. Они позволяют реализовать любую степень децентрализации управления при одновременном обеспечении централизованного учёта и контроля, вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно регистрировать документы и управлять их дальнейшем прохождением (в пределах своей компетенции, конечно), находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким образом, администрация муниципального образования г.Ипатово сможет динамично перестроить свою управленческую структуру без потери управляемости. Для местного самоуправления это наиболее реальный путь перехода к более эффективной децентрализации управления.

Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем документационного управления. Например, в настоящее время документы в администрации муниципального образования г.Ипатово, направляются по цепочке от руководителя к руководителю, «спускаясь» затем вплоть до конкретных исполнителей  (и обратно). Это позволяет каждому руководителю контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные и, как правило, избыточные цепочки резко снижают эффективность  управления. Правильно построенная автоматизированная система позволяет направлять документы непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, руководители же при этом сохраняют полный контроль как за прохождением самого поручения, так и за его исполнением.

Появляются предпосылки для организации электронного документооборота в том объёме, к которому готова сама организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы  с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другие) принципиально более эффективны.

Снимается часть проблем, связанных с территориальной удалённостью подразделений организаций или индивидуальных рабочих мест её сотрудников. Система автоматизации делопроизводства и документооборота позволяет организовать нормальную работу с документами всех сотрудников, независимо от местонахождения их офисов и даже отдельных рабочих мест, вплоть до мобильных (конечно, при наличии линий связи). Данное обстоятельство весьма актуально для администрации муниципального образования г.Ипатово, так как ей приходится иметь дело с достаточным количеством подведомственных предприятий.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота создаёт основу для  интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приёма и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов, и так далее.

Характерной чертой проводимых работ является их теоретическая направленность. В качестве конечного результата проектирования может рассматриваться прототип интеллектуальной системы, демонстрирующий возможность применения теоретических разработок и не предполагающий выход на рынок научно-технической продукции. Таким образом, основными источниками затрат при работе над темой как части этапа проектирования жизненного цикла целенаправленной интеллектуальной системы являются капитальные предпроизводственные затраты, которые в определенной степени могут быть учтены и минимизированы.

 Калькулирование осуществляется  по калькуляционным статьям расходов (таблица 3.1, 3.2).

 

 

 

 

 

 

Таблица 3.1 -  Основная заработная плата разработчиков программного продукта (ПП)

Наименование этапа	Исполнители	Трудоём-кость, чел. дн.1	Трудоём-кость, чел. мес.2	Оклад,   руб.	Затраты по з/п, руб.
Подготовительный	Специалист по ИО Программист	20	0,909	3000 3500	2727 3181,5
Техническое задание	Руководитель проекта Специалист по ИО	10	0,455	4500  3000	2047,5 1365
Основной	Программист	60	2,727	3500	9544,5
Тестирование	Специалист по ИО Программист	10	0,455	3000 3500	1365 1592,5
Технический отчёт	Программист	15	0,682	3500	2387
Сдача темы	Руководитель проекта Специалист по ИО	5	0,227	4500 3000	1021,5 681
Итого:					25912,5

      

    

 

Дополнительная заработная плата разработчиков ПП составляет 15 % от основной заработной платы: 

  Здоп = 0,15 × 25912,5=3886,9 (руб.)                                                                                                                         

Фонд заработной платы представляет собой сумму основной и дополнительной заработной платы:

ФЗП = 3886,9+25912,5=29799,4 (руб.)

Отчисления на социальные нужды составляют 26% от фонда оплаты труда:

Осн = 0,26 × 29799,4=7747,9 (руб.)

Накладные расходы составляют 250 % от величины основной заработной платы:

Нр = 2,5 × 25912,5=64781,25 (руб.)

Прочие расходы включают расходы на машинное время (порядка 3-х месяцев на разработку, отладку и тестирование ПП: 700 часов стоимостью 5 руб./час):

Рп = 700 ´ 5 = 3500 (руб.)

 

Таблица 3.2 -  Калькуляция темы

Наименование статей расходов	Затраты, руб.
Расходные материалы	8550,00
Основная заработная плата разработчиков	25912,5
Дополнительная заработная плата разработчиков	3886,9
Отчисления на социальное нужды	7747,9
Накладные расходы	64781,25
Прочие расходы	3500
Итого:	114378,6

 

Необходимо еще добавить капитальные затраты на технику: ПЭВМ, принтер.

Оценка экономической эффективности применения ПП.

Показатель эффекта определяет все позитивные результаты, достигаемые при использовании ПП. Экономический эффект от использования ПП за расчётный период Т определяется по формуле

 

ЭТ = РТ – ЗТ,                                                            (1)

 

 где РТ – стоимостная оценка результатов применения ПП в течение периода Т, руб.;

        ЗТ – стоимостная оценка затрат на создание и сопровождение ПП, руб.

Стоимостная оценка результатов применения ПП за расчётный период Т определяется по формуле 

                                                        Т

                                                        PT = å Pt ´ at ,                                                    (2)