Управленческий контроль на предприятии: функции, виды и направления совершенствования

2)По периодичности

Предварительный контроль

Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут  быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных  структур редко относят к процедуре  контроля, они как таковые позволяют  осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным  потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления  предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий  поведения. Поскольку правила и  линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение – это  способ убедиться, что работа развивается  в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей  до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных  людей, все это будет увеличивать  вероятность того, что организационная  структура будет работать так, как  задумано. В организациях предварительный  контроль используется в трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в  области человеческих ресурсов достигается  в организациях за счет тщательного  анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных  обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для  того чтобы убедиться, что принимаемые  работники окажутся в состоянии  выполнить порученные им обязанности  необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить  документы и рекомендации, предъявляемые нанимаемым. Существенно повысит вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Очевидно, что сделать  высококачественную продукцию из плохого  сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки  стандартов минимально допустимых уровней  качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит  в выборе такого поставщика, который  убедительно доказал свои возможности  поставлять материалы, соответствующие  техническим условиям. К методам  предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение  их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также  осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность, когда организации  потребуются наличные средства, эти  средства у нее будут. Бюджеты  устанавливают также предварительные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил.

3. Текущий контроль

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих  проблем и предложений по усовершенствованию работы позволят исключить отклонение от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям  развиться, они могут перерасти  в серьезные трудности для  всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением  самой работы. Скорее он базируется на изменении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь – это  данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение  начальника подчиненным о том, что  их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы  обратной связи позволяют руководству  выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед  нею задачам.

Контроль при помощи систем обратной связи не является изобретением теории управления организациями. Такие  системы – одно из наиболее широко распространенных явлений природы.

Все системы обратной связи  состоят из одних и тех же фундаментальных  элементов и работают на одних  и тех же принципах.

Системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, влияют на "входы", чтобы достичь  требуемых характеристик на "выходе". "Входом" для организационных  систем с обратной связью являются все виды ресурсов: материальных, финансовых и человеческих. "Выходом" таких  систем являются товары и услуги. Большинство  организационных систем контроля с  обратной связью относятся к открытым, незамкнутым системам. Внешний для  таких систем элемент – руководитель-менеджер, регулярно воздействует на эту систему, внося изменения, как в ее цели, так и в функционирование. В  управлении необходимы системы именно открытого типа, поскольку на организацию  оказывают воздействие очень  много переменных величин.

Отклонения, на которые система  должна реагировать, чтобы достичь  своих целей могут вызываться как внешними, так и внутренними  факторами. К числу внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные  с переменными величинами. Внешние факторы – это все то, что воздействует на организацию из окружающей ее среды: конкуренция, принятие новых законов, изменение технологий, ухудшение общеэкономической ситуации, изменение системы культурных ценностей и др. Вполне допустимо рассматривать управление в основном как попытку обеспечить функционирование организации в качестве системы с эффективной обратной связью, т. е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов. Однако хорошее управление выходит далеко за рамки простого стремления обеспечить статус кво и адекватно реагировать на возникающие проблемы. Если организация не стремится адаптироваться и усовершенствовать свою деятельность, изначально зная активную позицию, она вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане.

4. Заключительный контроль

В рамках заключительного  контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного  заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с  требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы  отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет  важные функции. Одна из них состоит  в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в  случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая  фактически полученные и требовавшиеся  результаты, руководство имеет возможность  лучше оценить, насколько реалистичны  были составленные им планы. Эта процедура  позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция  заключительного контроля состоит  в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает  мотивационные вознаграждения с  достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что  фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе  внешним элементом, может вмешиваться  в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Контроль не только позволяет  выявлять проблемы и реагировать  на них так, чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству  решить, когда нужно вносить радикальные  изменения в деятельность организации

1.3 Организация  процесса контроля

Управленческий контроль – это процесс влияния менеджеров на работников предприятия для эффективной  реализации организационной стратегии. При этом его главной задачей  является контроль по центрам ответственности. Другими словами, необходима система  отражения, обработки и контроля плановой и фактической информации на входе и выходе центра ответственности. Учет по центрам ответственности  предполагает разграничение полных затрат и затрат данного центра ответственности.

Обычно выделяют несколько  центров ответственности:

1) центр доходов, где  формируется информация об объеме  выпуска продукции, в денежной  оценке – доходе предприятия;

2) центр затрат, где осуществляется  измерение затрат;

3) центр нормативной себестоимости  – разновидность центра затрат, где установлены нормативы по  элементам затрат;

4) центр прибыли, где  измеряется соотношение между  доходами, получаемыми центром, и  его затратами. Внутренний управленческий  контроль направлен на анализ  соответствия установленного порядка  ведения учета действующему законодательству  и локальным нормативным актам,  действует в интересах внутренних  пользователей контрольной информации, организован по решению самого  субъекта, содействует укреплению  дисциплины, оптимизации процессов  хозяйственной деятельности и  выполнения персоналом обязательств  перед предприятием.

Службы внутреннего контроля постоянно:

1) следят за эффективностью  и целесообразностью расходования  собственных денежных средств;

2) следят за эффективностью  и целесообразностью расходования  заемных денежных средств;

3) следят за эффективностью  и целесообразностью расходования  привлеченных денежных средств;

4) проводят анализ и  сопоставление фактических финансовых  результатов с прогнозируемыми;

5) дают финансовую оценку  результатов инвестиционных проектов;

6) контролируют финансовое  состояние предприятия.

На уровне каждого предприятия  функции контроля заключаются главным  образом в осуществлении мер, нацеленных на наиболее эффективное  выполнение всеми работниками своих  обязанностей. Внутренний контроль организуется руководством предприятия и определяет законность совершения хозяйственных  операций, их экономическую целесообразность.

Цель внутреннего контроля – обеспечение соблюдения всеми  сотрудниками предприятия своих  должностных обязанностей в соответствии с целями организации. Цель внутреннего  контроля во времени непрерывна, перманентна  и достигается только на короткое время. Внутренний контроль организуется исходя из целей и задач управления предприятием.     Государством регламентируются только основные направления  внутреннего контроля – порядок  проведения инвентаризаций, правила  организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и  некоторые другие. При организации  и осуществлении внутреннего  контроля используются как денежные, так и не денежные измерители.

Успешно применяются натуральные  показатели: штуки, метры, тонны, литры  – в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия. Для измерения  рабочего времени применяются такие  показатели, как часы, машино-часы. При  осуществлении внутреннего контроля объектами организации контроля и, соответственно, объектами проверки являются циклы деятельности предприятия: снабжения, производства, реализации.

Внутренний контроль осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные  мероприятия проводятся по мере надобности.

Руководство предприятия  самостоятельно устанавливает состав, сроки, периодичность контрольных  процедур. Главный принцип организации  внутреннего контроля – целесообразность и экономичность.

Внутренний контроль решает следующие задачи:

1) контроль над состоянием  активов и недопущение убытков;

2) подтверждение выполнения  внутрисистемных контрольных процедур;

3) анализ эффективности  функционирования системы внутреннего  контроля и обработки информации;

4) оценка качества информации, выдаваемой управленческой информационной  системой.

Таким образом, в рамках внутреннего  контроля осуществляется не только детальный  контроль над политикой и качеством  менеджмента.