Основные характеристики и понятие контроля, как одного из важнейших инструментов повышения эффективности работы на предприятии

 

Введение

 

Контроль признается одной из наиболее важных сфер жизни  любого предприятия, способного многократно  повысить ее эффективность.

Данная функция позволяет  не только выявить, но и предупреждать  отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности.

Поэтому контроль выступает  одним из главных инструментов выработки  политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы  или предприятия, а также достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Актуальность данной работы заключается в том, что в зависимости от того, как будет налажен управленческий процесс, зависит стабильность того или иного предприятия.

Иногда руководители предприятий превращают процесс  контроля в средство давления и запугивания сотрудников, желая заставить их работать лучше. Такая организация контроля может вызвать только негативную реакцию персонала. Эти негативные явления становятся побочными результатами руководящей деятельности и отрицательно сказываются на морально-психологическом состоянии коллектива, а также эффективности работы самого предприятия.

Степень разработки проблемы. Решением вопросов усовершенствования процесса контроля на производстве, занимаются многие маркетологи, другие специалисты экономической отрасли. По данному вопросу написано много трудов таких авторов как: Ф.У. Телор [2], А.А. Радугин [4], И.Н. Герчикова [5], О.С. Виханский [8].

Также вышеперечисленные  авторы раскрыли следующие проблемы:

• основные типы контроля;
• фазы процесса контроля;
• барьеры и сопротивления контролю;
• содержание целей и функций контроля, а также формы, средства и методы реализации контроля.

С мнением данных авторов  трудно не согласиться, однако функция  контроля как средство управленческой деятельности в российском предпринимательском секторе имеет свои специфические особенности, которые могут быть раскрыты только на практике.

В основу объекта исследования темы курсовой работы легла деятельность одного из предприятий Краснодарского края – Вагонного депо Краснодар, как одного из наиболее стабильно развивающихся организаций.

Предметом исследования является механизм функционирования контроля на предприятии.

Целью работы является теоретическое и практическое исследование эффективности контроля на предприятии, что требует решения определённых задач:

• выявить сущность и выделить специфику контроля;
• выявить проблемы его функционирования;
• определить тенденции и перспективы развития.

Структура курсовой работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, два раздела (первый раздел – “Основные характеристики и понятие контроля, как одного из важнейших инструментов повышения эффективности работы на предприятии”; второй раздел – “Реализация и описание практики применения контроля на примере предприятия Вагонное депо Краснодар”), заключение, список использованных источников.

 

1. Основные  характеристики и понятие контроля, как одного из важнейших инструментов  повышения эффективности работы  на предприятии

 

1.1 Понятие  контроля. Его виды и характерные особенности

 

Деятельность любого руководителя обращено в будущее. Он планирует достичь намеченную цель в какое – то время, точно зафиксированное  как день, неделя или месяц, год  или более отдалённый момент в  будущем. В течение этого периода  возможны неблагоприятные изменения, которые в той или иной степени окажут воздействие на всю организацию в целом. Таким изменениями могут быть:

• появление на рынке более сильных конкурентов;
• работники могут отказаться выполнять свои обязанности в соответствии с планом;
• работники могут совершать ошибки при выполнении ими своих обязанностей и т.д.

Все эти изменения  могут заставить организацию  отклониться от основного курса, намеченного первоначально.

Средством, при помощи которого руководство организации  определяет, правильны ли его решения и не нужна ли корректировка действий при достижении целей организации, является функция контроля.

Необходимость контроля обусловлена следующими причинами: изменчивость и неопределенность внутренней и внешней среды.

Планы и организационные структуры организации - лишь модели желаемого. Но в реальной жизни множество обстоятельств могут препятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Изменения законов социальных ценностей, технологий, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто совершенно недостижимое. Для того чтобы подготовиться к возможным изменениям и отреагировать на них должным образом, организации используют функцию контроля, как способ оценки воздействия на них этих перемен.

Необходимость предупреждения возникновения кризисных ситуаций. Ошибки и проблемы, возникающие при  анализе ситуации внутри организации  могут переплетаться, накладываться  на ошибки в оценке внешней среды. Эта совокупность ошибок может стать критичной для выживания организации. Чтобы избежать этого и осуществляется функция контроля. Однако не менее важным является применение контроля для поддержания успеха, достигнутого организацией.

Сопоставляя реальные результаты с планами, руководство получает возможность определить, где организация потерпела неудачу, а где добилась успехов. Таким образом, контроль позволяет определить область деятельности, наиболее перспективной для расширения фирмы. 

Для эффективного выполнения своей роли (как функции обратной связи), контроль должен быть всеобъемлющим. Руководитель любого уровня должен осуществлять контроль в сфере своей деятельности как составную часть своих должностных обязанностей.

Таким образом, функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы, скорректировать действия руководства и предупредить возникновение кризисных ситуаций.

Имеются разные определения  термина «контроль». Например, контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей [1]. Или, контроль - это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения организационных задач [4]. Но все они сходны в одном, что контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Существует 3 вида контроля: предварительный, текущий и обратный контроль. Все они схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Первый вид контроля - предварительный контроль, который также известен, как “направляющий контроль”. Данный подход к управлению использует ресурсы в системе организационной деятельности как средства контролирования выполнения организационных целей. В процессе предварительного контроля менеджеры определяют ресурсы или моменты в организационном процессе, которые определяют успех всего процесса. Затем они сосредотачивают деятельность по контролю на выборе лучших ресурсов, тем самым, избегая проблемы до того, как она возникнет, и наблюдении за изменениями.

В организациях предварительный  контроль используется в трех ключевых областях:

1) по отношению к  человеческим ресурсам;

2) по отношению к  материальным ресурсам;

3) по отношению к  финансовым ресурсам.

В организациях предварительный  контроль в области человеческих ресурсов осуществляется путём тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, для того чтобы выявить и отобрать наиболее подготовленных и квалифицированных работников. Это осуществляется при помощи многочисленных собеседований с человеком в период перед его наймом, а также путем установления справедливых размеров  выплат и  компенсаций, проведения психологических тестов и т.д.

Многие организации  практикуют продолжение предварительного контроля человеческих ресурсов и после найма на работу в ходе курса обучения. Это даёт возможность повысить уровень квалификации работников и вероятность того, что нанятые работники будут работать эффективно. Это связано с тем, что в ходе курса обучения можно выявить, что дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей.

Что касается материальных ресурсов, то здесь предварительный  контроль проводится относительно качества поставляемых сырья, материалов, комплектующих и т.п., а также относительно их количества. Это означает, что роль предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. А также обеспечение запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Предварительный контроль финансовых ресурсов осуществляется посредством  анализа бюджета (финансового плана) организации. В нем должны быть названы источники, установлены пределы затрат по статьям и по структурным подразделениям. Предварительный контроль бюджета дает уверенность в выполнимости планов организации. Помимо этого бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Следующий вид контроля – это текущий контроль.

Текущий контроль, также  называемый “просеивающим контролем” или “да/нет” контролем – это такой подход к контролю, который основан на его применении в процессе выполнения самой работы.

В ходе текущего контроля промежуточные результаты сравниваются со стандартами или с целями организации. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники.

Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих  проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям  развиться, они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Отличительная особенность  этого вида контроля заключается  в том, что он основан на системе  обратной связи. Что она представляет из себя?

Обратная связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных  проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Все системы обратной связи состоят из одних и тех  же фундаментальных элементов и  работают на одних и тех же принципах:

1) имеют цели;

2) используют внешние ресурсы;

3) преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

4) следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

5) корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей;

Текущий контроль стремится обеспечить выполнение всех работ и развитие событий в соответствии с планом. Менеджеры, выполняющие текущий контроль, обычно сосредотачивают внимание на квартальных результатах и на ключевых вехах для того, чтобы наблюдать организационный процесс и вносить необходимые коррективы.

Последний вид контроля получил название «заключительный  контроль» (он также известен как  «обратный контроль»). Это такой  вид контроля, который сосредоточен на результатах деятельности организации  после завершения производственного процесса. В ходе заключительного контроля фактически достигнутые результаты сравниваются с плановыми, что позволяет оценить реальность планов, уровень отклонений фактических результатов от плановых.

На операционном уровне он играет три основные роли:

• обеспечение операционных менеджеров информацией, необходимой, чтобы оценить эффективность организационной деятельности, за которую они несут ответственность;
• этот вид контроля часто используется как база для оценки и вознаграждения служащих;
• нацеливание менеджеров, ответственных за обеспечение или проведение производственного процесса, на то, чтобы они наладили сою деятельность должным образом;